Sivil Savunma İdaresi Mal Yönetmeliği

BÖLÜM I

Genel hükümler

Amaç ve kapsam

Bu Yönetmelik Sivil Savunma mallarının plânlı ve mevzuata uygun bir şekilde ikmali, devamlı bir surette kullanılabilir ve her an hizmete hazır bir durumda bulundurulması için yapılması gereken işleri açıklamak maksadiyle düzenlenmiş olup, Sivil Savunma idaresi teşkilâtına ait vasıta, teçhizat, malzeme ve maddeler gibi taşınabilir malların ikmal, depolama, bakım, kullanma, kayıt, kayıt silme ve denetlemesi gibi hususlarını tâyin ve tesbit eder.

Sivil Savunma idaresinin merkez ve taşra teşkilâtındaki, 7126 sayılı Kanunun geçici üçüncü maddesi gereğince pasif korunmadan devrolunan mallar ile mezkûr kanunun 38 ncı maddesi gereğince teşkil olunan Sivil Savunma fonundan satın alınan veya yine aynı kanunim 41 inci maddesi gereğince el konulan bütün taşınabilir mallar bu Yönetmelik hükümlerine tabidir. (Genel Bütçeden temin olunan mallar bu Yönetmeliğin kapsamına girmez; Devlet Ayniyat Talimatnamesi hükümlerine göre cari işleme tabi tutulurlar. )

Tarif ve tasnif

Sivil Savunma hizmet ve faaliyetlerine ait her türlü teşkilât, tesisat ve tedbirlerde kullanılan taşınır ve taşınamaz mallara Sivil Savunma malları denir.

Sivil Savunma malları:

a. Taşınamaz mal; arazi, tapu siciline kaydedilen haklar, gayrimenkulün tamamlayıcı parçalarından olan sabit tesisler ile teferruatıdır. Taşınamaz mallar hakkında uygulanacak işlemler özel mevzuat ve talimatına göre yapılır.

b. Taşınır mal; Sivil Savunma hizmet ve faaliyetlerine ait her türlü teşkilât, tesisat ve tedbirlerde kullanılan vasıta, malzeme, teçhizat ve maddeler gibi taşınabilen mallardır. (Taşınabilen mallara, sabit tesisleri tahrip etmeden çıkarılabilen malzeme ve eşyalar dahildir. )

Sivil Savunma malları; yeni, kullanılmış HEK (Hurda, enkaz, köhne) olabilir. Yeni ve kullanılmış mallar da sağlam ve arızalı olabilirler.

Bu Yönetmeliğin konusu olan taşınabilir Sivil Savunma malları mal muhasebesi bakımından aşağıdaki bölümlere ayrılır.

a. Muayyen şartlara tabi olmaksızın uzun müddet kullanılıp muhafaza edilebilen sarf edilemeyen miadsız vasıta, malzeme ve teçhizat.

b. Kitaplar ve haritalar.

c. Kullanmadan ötürü zamanla eskiyen, yıpranmak suretiyle şekil ve vasfını kaybeden miadlı mallar (Giyim, kuşam, vesair gibi)

d. Hizmet esnasında yeme, içme ve kullanma sebebiyle tükenen (Yiyecek, yakacak, aydınlatma, ilâç, basılı kâğıt, kırtasiye vesaire gibi) maddeler.

e. İmal ve tamir sırasında sarfedilen maddeler.

Sivil Savunma teşkilâtında kullanılan Sivil Savunma mallarının kayıt ve kontrollarını kolaylaştırmak üzere malların, her birine ekli 1 numaralı cetveldeki kot numaraları verilir. Bu numaralar ile ekli 2 numaralı şekildeki Sivil Savunma işareti, mümkün olanların üzerine kaydolmıyacak ve bozulmıyacak şekilde etiket ve damga ile etiketlenir. Veya damgalanır.

Görev ve sorumluluklar

Mülki İdare Amirleri; imkân ve yetkileri içindeki ikmal işlerinin plânlı ve mevzuata göre yürütülmesinden ve ikmal gücünün aksamasından doğrudan doğruya sorumludur. Sivil Savunma mallarının korunması ve emniyet altında bulundurulması için gerekli tedbir ve tertiplerin tam olarak alınmasını ve aldırılmasını sağlamak da Mülki İdare Amirlerinin esas görevlerindendir. Muamelâtı; merkezde Bakanlık adına Sivil Savunma İdaresi Başkanlığı, Taşrada Mülki İdare Âmirleri adına Sivil Savunma İdaresi teşkilâtı ve bulunmayan yerlerde görevli ve sorumlular tarafından yürütülür.

Bu Yönetmelik hükümlerine göre Sivil Savunma malının alınması, saklanması, dağıtımı ve harcanmasını sağlamak ve sağlatın ıkla ve bunlara ait işlemleri yapmak ve yaptırmakla, zat ve zaman hesaplarını vermekle görevli kimseye mal saymanı denir.

Sivil Savunma mallarının emniyeti için gerekli tedbirlerin alınması, bu malların Yönetmelik hükümlerine göre bakım, koruma ve kullanılması mal mevcudunun ve muhasebesinin tutulması ve sorumluluk süresi hesabının hazırlanması ve verilmesi mal saymanlarının görevidir.

Usulüne göre teslim ve emanet suretiyle Sivil Savunma malını elinde bulunduran şahısların bu malın bakım, muhafaza, alım verim ve sarf sorumluluğuna mal sorumluluğu, bu görevi yapanlara da mal sorumlusu (Ayniyat Mutemedi) denir. Sivil Savunma teşkilâtındaki mal sorumluları veya bu durumda olanlar teslim almış oldukları Sivil Savunma malından mal saymanına karşı sorumludurlar.

Mal sorumluları; Sivil Savunma malını mevzuat hükümlerine uyarak yerinde kullanırlar. Sağlam ve işler bir durumda bulundururlar. Kaybolan, hasara uğrayan, imha, sarf ve istihlâk edilen mallar için gerekli belgeleri ile dağıttıkları mal karşılığında aldıkları belgeleri mal saymanına verirler. İhtiyaçtan fazla olan bütün malları bağlı bulundukları mal saymanlarına bildirir veya iade ederler. Servislere verilen malları kayıtlarına geçirirler.

Zaruri hallerde bir hizmetin yapılması için malın senetsiz olması personelin saklama bakım ve koruma sorumluluğunu kaldırmaz. Sorumluluğun kalkması için malın alınan yere iadesi şarttır. Bu personel malın kaybında, tahribinde mevzuat gereğince tatmin edici bir şekilde suçsuz olduklarını açıklıyamadıkları müddetçe sorumludurlar. Senet karşılığı dağıtılan mallardan kaybolanlar, hasara uğrayanlar, suçluları belli olmayan hallerde senet sahibine ödetilir.

GÖREVLİLER

Mal saymanları

Sivil Savunma İdaresi Teşkilâtında mal saymanlığı, merkezde Sivil Savunma İdaresi Başkanlığınca, İl merkezlerinde Valilerce Sivil Savunma Teşkilâtı personelinden bu işle görevlendirilmiş olanlar tarafından yürütülür.

Mal sorumlulukları

Merkezde ve taşrada lüzum görülen yerlerde mal sorumluluğu; herne ad altında olursa olsun Sivil Savunma mevzuatına göre merkezde Sivil Savunma İdare Başkanı illerde valiler ilçelerde kaymakamlar tarafından görevlendirilen ve kendisine toplu Sivil Savunma malı teslim ve emanet edilmiş kimseler tarafından yürütülür.

Mal Saymanlığı ile görevlendirilenlerin memuriyetleri ile adları, atanma veya görevlendirme emirlerinin birer sureti Sivil Savunma İdaresi Başkanlığına bildirilir. Aynı zamanda Başkanlık veya Bakanlık kanalı ile Sayıştay Kanununun 34 üncü maddesi gereğince Sayıştay Başkanlığına da bilgi verilir.

Mal sorumlularına (Ayniyat mutemetlerine) görevli olduklarını ve yetkilerini göstermek üzere birer tanıtma kartı verilir. (Örnek: 1)

Mal Saymanlığı, Tahakkuk Memurluğu ve Amiri İtalik görevlerinden ikisi bir şahıs üzerinde birleştirilemez.

BÖLÜM II

İkmal işleri

İhtiyaçların tesbiti

Sivil Savunma hizmetlerine ait mal ihtiyaçları; kadro ihtiyacı, bütünleme ihtiyacı, özel görev ihtiyaçları olarak ayrılır.

Kadro ihtiyaçları 6/3150 sayılı Tüzükte gösterildiği şekilde tesbit olunur. Özel görev ve bütünleme ihtiyaçlarına ait malzeme, özel talimatlarla lüzum hasıl oldukça yetkili makamlarca tesbit ve teklif olunur.

Lüzuma halinde üst makamlar, ast makamların ihtiyaçlarını, kontrol ve istek yapılmadan dahi emirlerle tamamlarlar.

Tedarik

Sivil Savunma hizmetlerinde kullanılacak mallar:

a, Pasif korunmadan devredilen malların hizmete uygun görülenlerinin kadro malzemesi yerine konulması,

b. Fon ödeneği ile yurt içinden veya dışından satın alma.

c. Verilecek emirlere göre teşekküller arasında devir alma ve denkleştirme.

d. Gerektiğinde yetkililer tarafından Sivil Savunma mükellefiyeti yolu ile el konulması veya karşılıksız olarak Sivil Savunma teşkilâtına yapılacak yardımlar olmak üzere sağlanır.

Dağıtım

Sivil Savunma mallarının dağıtımı, bir teşkilât kademesinden diğerine nakli ve depolarla kademeler arasında denkleştirilmesi işleri aşağıdaki şekilde yapılır.

a. İller ve teşekküller arası aktarma ve denkleştirme İçişleri Bakanlığının emirleriyle.

b. İllerin ve ilçelerin mülki idare hudutları içinde o il veya ilçenin en büyük Mülki İdare Amirinin emri ve bir üst makamı haberdar etmesi suretiyle yapılır.

Sivil Savunma Malları 55 inci maddede gösterilen makamların yetkilerine göre tasvipleri alınmadıkça elden çıkarılamaz ve hiç bir surette görevli olmıyanlar tarafından veya hizmet dışı kullanılamaz.

Sivil Savunma Mallarından, yurt içinde ve tedariki mümkün olmıyanlara, taşıma, saklama ve sevklerinde özel bir dikkat gösterilir.

Sevk ve tesellüm işleri

Sivil Savunma Fonundan satın alınan ve yaptırılan malların sevk ve tesellüm işleri aşağıdaki şekilde yapılır.

a. Mal sorumlusu (Ayniyat mutemetleri) tarafından yapılacak İşler:

Mal (Örnek 2) geçici makbuz mukabilinde geçici olarak teslim alınır. Derhal (Örnek 3) muayene ihbarnamesi ile şartname ve mukavelelerine göre muayenesi istenir. Muayene neticesi müsbet ise bu rapor muayene heyeti tarafından tasdik, aksi halde reddedilir. Tahlili gerekenler mütehassıslarca, diğerleri muayene heyetince uygun görüldüğü takdirde malı getirenin veya hizmeti yapanın tanzim edeceği biri pullu asıl, diğeri pulsuz suret, iki nüsha faturaya göre mal sorumlusu tarafından üç nüsha (Örnek 4) alındı belgesi tanzim edilir. Bu belgenin birinci ve ikinci nüshaları ile muayene raporları ve faturalar mal saymanına gönderilir. Geçici makbuz ile üçüncü nüsha alındı belgesi mutemetler yanında kalır. Mal saymanına gönderilen alındı belgesi ikinci nüshası birinci nüshanın aynı olduğuna dair tastik edilerek mutemede geri çevrilir. Mutemet tarafından ikinci ve üçüncü nüsha alındı belgeleri depo giriş pusulası olarak dosyasında saklanır. Ve muhteviyatı depo giriş kaydına esas olur. Evvelce tanzim edilen geçici tesellüm makbuzları mutemet tarafından geri alınarak iptal edilir. Geçici makbuz kaybolduğu hallerde keyfiyet alındı belgesinin dip koçanına yazılarak kaybedene imza ettirilir.

b.Mal saymanları tarafından yapılacak işler:

Malı getiren veya mal sorumlusu (Ayniyat mutemedi) tarafından gönderilen ikişer nüsha fatura muayene raporu ve mutemedin alındı belgesini (Örnek 4) alan mal saymanları tarafından, üç nüsha ayniyat tesellüm makbuzu (Örnek 5) tanzim edilerek birinci ve ikinci nüshalariyle birlikte iki fatura ve bir muayene raporu ile satın alma kararı ve mukavelesini hizmetle ilgili şubeye veya tahakkuk kısmına verir. Tahakkuk şubesi veya memuru tarafından alınan ayniyat tesellüm makbuzu ile faturanın ikinci nüshalarının birinci nüshaların aynı olduğuna dair fon saymanı veya fon sayman mutemedi tarafından tastik edilerek mal saymanına geri çevrilir. Mal saymanına dönen bu ikinci nüsha ayniyat tesellüm makbuzu ve faturayı üçüncü nüsha ayniyat tesellüm makbuzu ile birlikte sayman tarafından muhafaza edilir ve sayman giriş kaydına esas olur.

Teşekküller arasında devir alma ve denkleştirme iki tarzda olabilir.

Birinci tarz: ihtiyacı olan kademe istek belgesi ile mal isteğinde bulunur.

İkinci tarzda ise: Herhangi bir istek olmaksızın üst kademece ihtiyacı olan ast kademe ye emirle mal gönderme ve denkleştirme şeklinde olur.

a. İstek belgesi karşılığında mal gönderme ve alma usulü:

Mala ihtiyacı olan mal saymanı tarafından üç nüsha istek belgesi (Örnek 6) tanzim edilerek iki nüshası ilgili mülki idare amirliği kanalı ile malı gönderecek makama yollanır. Bu istek belgesini alan makamın ayniyat saymanı tarafından bu belgeler tetkik ve tasdikten Sonra ait olduğu mutemede gönderilir. Mutemed tarafından istek belgesine göre mal isteğinde bulunan makama gönderilir. Sevkedilen malın miktar ve cinsi gönderilenler sütununa işlenerek buna göre tanzim edilecek çıkış pusulasının (Örnek 7) bir nüshası istek belgesi ve malın gönderildiği ulaştırma makamından (PTT. ve D. D. Y. vs. ) alınan makbuz, ayniyat saymanına verilir. Ayniyat Saymanlığında ulaştırma makbuzu ile istek belgesinin ikinci nüshası kalır ve çıkış pusulası tasdik ve imza edilerek Mutemede iade edilir. Mutemed de kalan istek belgesi ile çıkış pusulası, mutemed için mal çıkış (iade) kaydına esas olur. Malı gönderen saymanlıkça gönderilen mallara ait defterden çıkarılan tasdikli kayıt suretiyle istek belgesinin bir nüshası malı isteyen saymanlığa gönderilir. Malı alan saymanlık tarafından istek belgesi ve kayıt suretine göre iki nüsha (Örnek 5) ayniyat tesellüm makbuzu tanzim edilerek malı gönderen saymanlığa yollanır. Malı gönderen saymanlığa gelen ayniyat tesellüm makbuzundan birinci nüshası kendi çıkış kaydına esas olmak üzere evrakı müsbite olarak saklanır. Diğer ikinci nüsha birinci nüshanın aynı olduğuna dair tasdik edilerek hemen malı alan saymanlığa iade edilir. Ayniyat tesellüm makbuzu engeç bir ay için'de gelmediği takdirde gönderen saymanlıkça gönderme belgelerine dayanılarak malın düşümü yapılır. Ve keyfiyet mal gönderilen saymanlıkla bir üst, müşterek makama bildirilir.

b. Emirle mal dağıtımı:

Üst makamlardan verilen dağıtım emri, malı gönderecek ve alacak makamlara bildirilir. Malı gönderecek makamın ayniyat saymanlığınca üzerinde saymanın verilmesi hakkında meşruhat ve tasdikini ihtiva eden bir emir sureti mal sorumlusuna (Ayniyat mutemedine) gönderilir. Mutemed tarafından, emre göre mal, gidecek makama gönderilir. Ulaştırma müesseselerinden alınan makbuz ile mutemed tarafından tanzim edilen (Örnek 7) çıkış pusulası mal saymanına verilerek ulaştırma müesseselerinden alınan makbuz saymanda kalır. Ve saymanlıkça çıkış pusulası

imza edilerek mutemede iade edilir. Malın gönderilmesine dair tasdikli emir suretiyle çıkış pusulası mutemed için (İade kaydına esas olur. ) Malı gönderen mal saymanı tarafından gönderilen mallara ait tasdikli kayıt sureti bir yazı ile malı alan makama gönderilir. Malı alan makaram saymanlığınca da malın tasdikli kayıt suretinin gelmesini müteakip derhal (Örnek 5) ayniyat tesellüm makbuzu tanzim edilerek birinci ve ikinci nüshaları malı gönderen saymanlığa yollanır. Ayniyat gönderilmediği takdirde yukarıda a fıkrasının sonundaki hükümlere göre hareket edilir. Bu saymanlıkça ikinci nüsha birinci nüshanın aynı olduğu tasdik edilerek hemen iade edilir.

BÖLÜM III

Depolama, bakım, kullanma ve sayım işleri

Depolar hakkında genel hükümler;

Depo; Sivil Savunma vasıta, malzeme ve teçhizatının teslim ve tesellümü ile koruma yollama ve dağıtım işlerini yapan ikmal tesisidir.

Depolar; yangın, hırsızlık, hava taarruzu ve sabotajlara karşı emniyet altında bulundurulur. Bu emniyetin sağlanmasından mülki idare âmirleri dâhil olmak üzere bütün ilgililer sorumludur. Her depo bir mal sorumlusu emrine verilir.

Depolama

Sivil Savunma mallarının depolanmasında teknik yönden:

a. Hava tesirleri ve haşeratın yıpratıcı ve tahrip edici zararlarına karşı her türlü tedbirler alınır.

b. Depolardaki malların istif ve tanziminde cinslerine göre gruplandırılmasına ençok kullanılanların kolaylıkla alınmasına, sarflarda dağıtılacak malların en eski tarihlerden başlanmasına, açıkta depolamalarda ıskara ve örtü kullanılmasına dikkat edilir.

Depolanan Sivil Savunma malzemeleri cins, miktar, kot ve demirbaş defter sıra numaralarını gösterir etiketlerle etiketlenir. Depo dışındaki yerlerde bulunan malzemeler ise bulundukları yerlere asılacak bir liste üzerinde gösterilir. (Örnek 19)

Bakım ve onarım

Bakım elde mevcut Sivil Savunma malının daimî işler bir vaziyette ve hizmete hazır bulundurulabilmesi, bilmesi için yapılan bütün işler ile alınan tedbirlerdir.

Sivil Savunma malları, kullanılmakta veya depoda olduklarına göre aşağıdaki usullerde bakıma tabi tutulur.

a. Kullanılan mallardan eşya ve teçhizata, kullananlar tarafından her gün kullanmadan önce, kullanma esnasında ve kullanmadan sonra gerekli dikkat ve itina gösterilir.

b. Kullanılan araçlar her sefere çıkış ve dönüşleriyle her hafta esaslı bir muayene ve bakıma tabi tutulur. Bu bakımda muayene, bütünleme, sıkıştırma, yağlama, basit değiştirme ve ayar ile genel temizlik gibi hususlar yerine getirilir. Avadanlık, teçhizat ve yedek parçaların yerli yerinde tam bulunmalarına dikkat edilir ve bunlar dışında bulunan noksan ve arızalar ilgililere zamanında haber verilir.

Yangına karşı, devlete ait binaların yangından korunması hakkında Yönetmelik hükümlerine göre hareket edilir.

Sayımlar

Sivil Savunma mallarının sayılması, tartılması ve ölçülmesinden gaye, mal ve hesap kontrolünü sağlamaktır. Normal olarak genel sayımlar her takvim yılı başında yetkili makamlarca görevlendirilecek bir kurul tarafından mevcut mallar yerlerinde görülmek ve sayılmak suretiyle yapılır. Sayımların sonuçlarında düzenlenecek yılbaşı sayım çizelgelerinin (Örnek 20) engeç bar ay içinde merkezde bulundurulması sağlanır.

Lüzüm görüldükçe mallar zaman zaman kontrol sayımına da tabi tutulabilir.

Depo sayımlarında, depodaki mevcut mallar gösterilir. Senetle geçici olarak verilen mal depo mevcuduna dâhil edilmez. Bunun hesabı kayıt ve senetler üzerinde ayrıca görülür.

Sayımlarda görülen ve hesap hatalarından ileri geldiğine kesin kanaat hasıl olan aksaklıklar için düzeltme belgesi tanzim edilir. (Örnek 8), yapılacak inceleme sonucunda malın sarf yeri belgeleri ile sabit olursa, bu belgeler mal saymanlarınca tasdik ve ancak ita âmirlerince de onaylandıktan sonra hatalar düzeltilir.

Sayım ve denetleme kurulları, mal saymanlığınca tasdik edilmiş ve ita âmirlerince onaylanmış sayım düzeltme belgelerini giriş ve çıkış belgesi olarak kabul ederler. Ancak onaylanmıyan sayım düzeltme belgeleriyle kanaat verici olmayanlar hakkında soruşturmaya geçilir.

Ölçü aletleriyle kantar, baskül ve benzeri tartı aletleri kanun ve yönetmeliğine göre belli zamanlarda ilgili memurlarına muayene ettirilir. Ve alınacak raporlar ölçü aletlerinin bulunduğu mahalde muhafaza edilir.

Kullanılan ve tüketilen maddelerden, yıllık normal sayımlarda fazla çıkan mallar tanzim olunacak zabıt varakasına göre giriş kaydolunur. Fazla malların giriş kaydı için Bakanlıktan müsaade almaya lüzum yoktur. Yetkili heyetin tanzim ettiği zabıt varakası evrakı müsbite olarak saklanır.

Noksan kapatmak maksadiyle belge vermek ve almak, noksan veya fazla bulunan cinsleri ayrı mallardan birinin diğeri ile mahsubu yasaktır.

Sorumluların (Ayniyat mutemetleri) tanzim edecekleri sayım çizelgeleri üç nüsha olarak düzenlenir. Bu çizelgeler mülki idare kanalı ile ait olduğu mal saymanlığına gönderilir. Mal saymanı bu çizelgelerin bir nüshasını tasdik ile engeç bir ay içerisinde geldiği yere geri gönderir. Bir nüshası kendinde kalır. Üçüncü nüshası düzenliyeceği (Örnek 21) icmal cetveline ekliyerek her an denetlemeye hazır bulundurur.

BÖLÜM IV

Kayıt ve kayıt silme işleri

Kayıtlar

Sivil Savunma mallarının giriş ve çıkış kayıtlan için mal sorumluları ve mal saymanları tarafından ilgili defterlere zamanında noksansız olarak işlenir.

Mal sorumluları (Ayniyat mutemetleri) kendilerine teslim edilen her çeşit malları (Örnek 16) mal kayıt defterine kaydederler. Depo dışındaki yerlerde bulunan mallar için ayrıca (Örnek 19) liste düzenlenerek buralara asılır. Mal kayıtları, sarf edilemiyen miatsız mallar için ayrı miadlı ve istihlâke ait maddeler için ayrı, sarf ve imalde kullanılan ilk maddeler için ayrı ve kitaplar içinde ayrı defterler ve bölümler halinde tutulur. Bu defterler yapılacak giriş ve çıkış kayıtlarının (Örnek 4) alındı pusulası ile (Örnek 7) çıkış pusulasına dayanması lâzımdır.

Mal saymanları

a. Satınalma usulleri ile alınanların giriş kaydı için dosyalarında bulunduracakları tasdik ve imzalı fatura, muayene raporu ikinci nüshaları ile (Örnek 5) ayniyat tesellüm makbuzunun kendisinde olan nüshalarım esas tutarlar.

b. Başka bir mahalden gelenler için; yapılan istek belgesi sureti veya dağıtım emri suretine göre malı gönderen saymanlığın gönderdiği tastikil mal kayıt sureti ve kendisi tarafından gönderilen (Örnek 5) ayniyat tesellüm makbuzunun suretlerini esas tutarlar.

c. Çıkış kaydı için, karşı tarafın gönderdiği istek belgesi veya üst makamın dağıtım emrine göre karşı taraf saymanlığının gönderdiği tastikli mal kayıt suretiyle yine karşı tarafın tanzim edip gönderdiği (Örnek 5) Ayniyat tesellüm makbuzu esastır.

d. Sayım için: Kayıt silmeler, ikmal ve sarflar dolayısiyle saymanlık giriş ve çıkış kayıtlarındaki değişikliklere alt tanzim edilmiş olan imzalı ve onaylı tutanak tabela, cetvel gibi belgeler esas tutulur.

Ayniyat Tesellüm makbuzunda, fatura ve tasdikli mal kayıt suretlerinde malların cinsi, nevi, ebadı, ağırlığı, adedi, mubaya fiyatları veya takdir olunan kıymetleri açık bir şekilde belirtilmiş olması lâzımdır. Şayet bunlar faturalarda veya tasdikli kayıt suretlerinde gösterilmemişse mal saymanı tarafından tanzim edenlere tamamlattırılır vb tasdik ettirilir.

Kullanılacak belgeler

Sivil Savunma Malının muhasebesinde her nevi değişiklik bir mal belgesi ile tevsik edilir. Ve defterlere kayıt edilir.

Sivil Savunma Mal belgeleri giriş ve çıkış olmak üzere iki türlüdür.

a. Giriş belgeleri; tür mal saymanının veya mal sorumlusunun muhasebesinde çoğaltmayı yapan belgelere giriş belgeleri denir.

b. Çıkış belgeleri: Bir mal saymanının veya mal sorumlusunun muhasebesinde azaltmayı yapan belgelere çıkış belgeleri denir.

Belgeler ya makine ile veya el ile (Kitap harfleri ile) okunaklı bir şekilde doldurulur. Her malın cinsi ve mahiyeti hakkında tam bilgi verilir. (Numara, isim, ebat, marka, model, tip, kıymet vs. gibi)

Belgelerin muteber sayılması için üzerinde belge kayıt numarası bulunur. Her takım belgeye ayrı numara verilir. Müteakip takım belgelerde sıra ile ayrı ayrı numaralanır.

Belgeler üzerinde kazıntı ve silinti olmaz. Kazıntı ve silinti bulunan belgeler muhasebede muteber değildir. Yanlışın üzeri okunaklı şekilde çizilerek doğrusu yazılır. Yazan veya düzenleyen tarafından imza edilerek mal saymanlarına bu düzeltme tasdik ettirilir.

Eski yıllara ait belgeler, yıl yıl ayrı ayrı dosyalanmış olarak 10 yıl saklanır ve gidenden gelene teslim olunur.

Tekmil belgelerde mal saymanı mal sorumlusu ve diğer ilgili memurların adı, soyadı, görevi ve Sicil numaraları mutlaka yazılır.