Türkiye Selüloz ve Kağıt Fabrikaları A.Ş. (SEKA) Genel Müdürlüğünün 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü Maddesinin (g) Bendi Uyarınca Yapacağı Mal ve Hizmet Alımlarında Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik

BİRİNCİ BÖLÜM

Genel Hükümler

Amaç

Bu Yönetmeliğin amacı; Türkiye Selüloz ve Kağıt Fabrikaları A.Ş (SEKA) Genel Müdürlüğünün; Ana Statüsünde belirtilen faaliyetlerini yürütebilmesi için; 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (g) bendi limitleri dahilinde yapacağı mal ve hizmet alımları ihalelerinde uygulanacak esas ve yöntemleri belirlemektir.

Kapsam

Bu Yönetmelik, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (g) bendi uyarınca yapılacak olan mal ve hizmet alımlarını kapsar.

Hukuki dayanak

Bu Yönetmelik, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (g) bendi ile geçici 4 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Bu Yönetmelikte geçen;

SEKA-Şirket: Türkiye Selüloz ve Kağıt Fabrikaları A.Ş (SEKA) Genel Müdürlüğü ile İşletme Müdürlüklerini,

Yönetim Kurulu: SEKA Yönetim Kurulunu,

Genel Müdür: SEKA Genel Müdürünü,

Genel Müdürlük - Şirket Merkezi: Şirketin Genel Müdürlük Merkez Teşkilatını ve Alım Satım Müdürlüğünü,

İşletme: SEKA Genel Müdürlüğüne bağlı İşletme Müdürlüklerini,

Bölüm:

a) Şirket Merkezinde: Savunma Sekreterliğini, Teftiş Kurulu Başkanlığını, 1. Hukuk Müşavirliğini, Daire Başkanlıklarını, Alım-Satım Müdürlüğünü,

b) İşletme Müdürlüklerinde: Kısım Müdürlüğünü, Sivil Savunma Uzmanlığını, Avukatlığı, Doktorluğu, Koruma ve Güvenlik Amirliğini ve Müstakil Şefliği,

Birim:

a) Şirket Merkezinde: Daire Başkanlıklarına bağlı Müdürlükleri, Sivil Savunma Uzmanlığını, II.Hukuk Müşavirliğini, Baştabipliği,

b) İşletme Müdürlüklerinde: Kısım Müdürlüklerine bağlı Şeflikleri,

Satın Alma: Mal ve hizmet alımlarını,

Onay Mercii: Yetki limitleri itibariyle;

a) Merkezde: İhale Organını, Müstakil Müdürü, Daire Başkanını, Genel Müdür Yardımcısını, Genel Müdür ve Yönetim Kurulunu,

b) İşletme Müdürlüklerinde: İlgili Ticaret Kısım Müdürünü, İdari Müdür Yardımcısını ve İşletme Müdürünü,

Talep Sahibi Bölüm veya Birim: Mal ve hizmetin satın alınmasını veya ihalenin yapılmasını isteyen bölüm veya birimi,

Satın Alma ve İhale Organları: Satın alma ve ihale işlemlerinin takibi ve sonuçlandırılması için görevlendirilen SEKA ünitelerini,

İhale Komisyonu: Satın alma ve ihale işlemlerini karara bağlamak üzere Genel Müdürlük ve İşletme Müdürlüklerinin bünyelerinde oluşturulan komisyonları,

İhale Komisyon Kararı: İhale Komisyonlarınca verilmiş olan kararı,

Mal: SEKA’nın işletme faaliyetleri için satın alınan her türlü ihtiyaç maddeleri ile taşınır ve taşınmaz mal ve hakları,

Hizmet: SEKA’nın işletme faaliyetleri için bakım ve onarım, işletme, taşıma, haberleşme, sigorta, gümrük, araştırma ve geliştirme, muhasebe, piyasa araştırması, anket, danışmanlık, mimarlık uygulama, her ölçekte imar planı, tanıtım, basım ve yayım, temizlik, yemek ve dağıtımı, kadastro, imar uygulama, toplantı, organizasyon, sergi, koruma ve güvenlik, mesleki eğitim, fotoğraf, film, fikri ve güzel sanatlar, bilgisayar sistemlerine yönelik hizmetler ile yazılım, taşınır ve taşınmaz mal ve hakların kiralanmasını ve benzeri diğer hizmetleri,

Taşıma: Ambalajlama, yükleme, boşaltma, depolama, personel servisi ile bunlara ilişkin nakil işlerini,

Tedarikçi: Mal alım ihalesine teklif veren gerçek ve tüzel kişilikleri veya bunların oluşturdukları ortak girişimleri,

Hizmet Sunucusu: Hizmet alımı ihalesine teklif veren gerçek veya tüzel kişileri veya bunların oluşturdukları ortak girişimleri,

Yüklenici: SEKA ile sözleşme yapan istekli veya isteklileri veya bunların oluşturduğu ortak girişimleri,

Danışman: Bilgi ve deneyimini SEKA’nın yararı için kullanan, danışmanlığını yaptığı işin yüklenicileri ile hiçbir organik bağ içinde bulunmayan, SEKA’ya danışmanlık hizmetleri karşılığı dışında hiçbir kazanç sağlamayan ve danışmanlık hizmetlerini veren hizmet sunucularını,

Ortak Girişim: İhaleye katılmak üzere birden fazla gerçek veya tüzel kişinin aralarında yaptıkları anlaşma ile oluşturulan iş ortaklığı veya konsorsiyumları,

İstekli: İhaleye katılan gerçek veya tüzel kişileri, ortak girişimleri,

Yerli İstekli: Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı gerçek kişiler ile Türkiye Cumhuriyeti kanunlarına göre kurulmuş tüzel kişilikleri,

Aday: Ön yeterlik için başvuran gerçek veya tüzel kişileri veya bunların oluşturdukları ortak girişimleri,

İhale: Bu Yönetmelikte yazılı usul ve şartlarla mal veya hizmet alımları için istekliler arasından seçilecek biri üzerine bırakıldığını gösteren ve ihale yetkilisinin (onay mercii) onayından sonra sözleşmenin imzalanması ile tamamlanan işlemleri,

Tahmini Bedel: İhale konusu iş veya işlerin teklif alınmadan önceki tahmin edilen bedeli,

İhale Dokümanı: İhale konusu mal veya hizmet alımı işlerinin; isteklilere talimatları da içeren idari şartnameler ve yaptırılacak işin projesini de kapsayan teknik şartnameleri ile sözleşme tasarısını ve gerekli diğer bilgi ve belgeleri,

Sözleşme: SEKA ile yüklenici arasında yapılan yazılı anlaşmayı,

Başvuru Belgesi: Belli istekliler arasında ihale usulünde ön yeterliğe katılan aday tarafından yeterliğinin tespitinde kullanılmak üzere sunulan belgeleri,

Teklif: Bu Yönetmeliğe göre yapılacak ihalelerde isteklinin SEKA’ya sunduğu fiyat teklifi ile değerlendirmeye esas belge ve/veya bilgileri,

Açık İhale Usulü: Bütün isteklilerin teklif verebildiği usulü,

Belli İstekliler Arasında İhale Usulü: Ön yeterlik değerlendirmesi sonucunda SEKA tarafından davet edilen isteklilerin teklif verebildiği usulü,

Pazarlık Usulü: Bu Yönetmelikte belirtilen hallerde kullanılabilen, ihale sürecinin iki aşamalı olarak gerçekleştirildiği ve SEKA’nın ihale konusu işin teknik detayları ile gerçekleştirme yöntemlerini ve belli hallerde fiyatı isteklilerle görüştüğü usulü,

Doğrudan Temin: Bu Yönetmelikte belirtilen hallerde ihtiyaçların, SEKA tarafından davet edilen isteklilerle teknik şartların ve fiyatın görüşülerek doğrudan temin edilebileceği usulü,

İhale Yetkilisi: İhaleye ihale onayını veren ve ihale sonucunu onaylayan kişi ve kurullar ile yetki devri yapılmış görevlilerini,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Satın Alma ve İhale İlkeleri, Sorumluluk

Temel ilkeler

Satın alma ve ihale işlerinin temel ilkeleri şunlardır:

a) SEKA, yapacağı ihalelerde, saydamlığı, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamu oyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.

b) Aralarında doğal ve kabul edilebilir bir bağlantı olmadığı sürece, mal ve hizmet alımı bir arada ihale edilemez.

c) İşletme bütçesinde ödeneği bulunmayan yatırım ve/veya veya ödeneği garanti edilmeyen hiçbir iş için ihaleye çıkılamaz.

d) Satın alma genel olarak birinci elden yapılır. Toptan satın alınması gereken aynı cins mal veya hizmet ile yatırım programında yer alan bir projenin bölünerek satın alma organına tanınan çeşitli limitlere bölünmek suretiyle alımı yapılmaz.

e) Satın alma toplu ve yıllık iş programına göre yapılır. Satın alma süratle sonuçlandırılarak, alımı yapılan ihtiyaç maddeleri süresi içinde ihtiyaç yerlerine gönderilir.

f) Satın alma, karlılık ve verimlilik esaslarına göre yapılır. Satın almada karlılık, fiyatta en ucuzun değil, en uygun bedelin belirlenmesi suretiyle yapılır.

g) Herhangi bir kredi kuruluşu tarafından temin edilen krediler kapsamında yürütülen satın alma ve ihalelerde kredi koşulları geçerlidir.

h) Bu Yönetmeliğe göre yapılacak ihalelerde, açık ihale usulü ve belli istekliler arasında ihale usulü temel usullerdir. Diğer ihale usulleri, Bu Yönetmelikte belirtilen özel hallerde uygulanır.

ı) İlgili mevzuat gereğince Çevresel Etki Değerlendirme (ÇED) raporu olan işlerde ihaleye çıkılabilmesi için ÇED olumlu belgesinin alınmış olması zorunludur. Ancak, olağanüstü durumlar ve deprem durumlarında ÇED raporu aranmaz.

İstisnalar

Şirket kuruluş amacı ve mevzuatı gereği; değerlendirilmek üzere gerek kamu kurum veya kuruluşlarından alınacak muhafazasına lüzum kalmayan evrak ve malzemelerle arşiv evrakı özelliğini kaybetmiş evrak ve gerekse serbest piyasadaki özel sektör kuruluşları tarafından toplanan atık kağıtlar, Şirket Yönetim Kurulunun belirleyeceği barem fiyatıyla satın alınır.

Sorumluluk

Bu Yönetmeliğin kapsamına giren işlerde, kendilerine görev verilen her kademedeki personel üstlenmiş olduğu görev, yetki ve ihaleye etkinliği çerçevesinde sorumludur.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

İhale Organları ve Yetkileri

İhale organları ve yetkileri

İhale Organlarının yetkileri aşağıda belirtilmiştir.

a) Genel Müdürlükte;

1) Alım Memurunun veya uzmanının yetkisi: Kendisine tanınan yetki limitine kadar olan satın almalar, piyasaya uygun fiyatlar üzerinden alım memuru veya uzmanı tarafından yapılır. Alım yapmakla görevli memur veya uzman, malın ticareti ile uğraşan en az üç firmadan belgelenecek şekilde piyasa araştırması yaparak uygun bulduğu malı sözleşme yapmadan ve teminat almadan şefinin sözlü talimatıyla almaya yetkilidir.

Alım memuru veya uzmanının yetkisinin % 10’nu aşmayacak alımlarda en az üç firmadan belgelenecek şekilde piyasa araştırması yapılması zorunlu değildir.

Ancak; alım memuru veya uzmanı alımdan sonra fatura arkasına amirinin görüldü imzasını aldıktan sonra işlemleri tamamlamak üzere evrakı dosyasına koyar ve alım işlemi tamamlanmış olur.

2) Lojistik Müdürünün yetkisi: Tanınan yetki limitine kadar olan ihale ve satın almalar için, Bu Yönetmelik esaslarında temin olunan tekliflerin ilgili bölümün uygun görüşüne dayanarak Alım Şefinin teklifi ve Lojistik Müdürünün onayı ile yürürlüğe girer.

3) Daire Başkanının yetkisi: Tanınan yetki limitine kadar olan ihale ve satın almalar için Bu Yönetmelik hükümlerine göre talep sahibi bölümün uygun görüşü dikkate alınarak Alım Şefinin ve Lojistik Müdürünün teklifi ve Satış Daire Başkanının onayı ile yürürlüğe girer.

4) Genel Müdürün yetkisi: Tanınan yetki limitine kadar olan ihale ve satın almalar için Bu Yönetmelik hükümlerine göre oluşturulan Genel Müdürlük İhale Komisyonunca işlem yapılır. Temin olunan tekliflerin ilgili bölümün uygun görüşüne dayanarak Satış Daire Başkanlığınca hazırlanan sunuş yazısı, İhale Komisyonunda görüşülerek karar verilir. İhale Komisyonunun kararı Genel Müdür’ün onayı ile yürürlüğe girer.

5) Yönetim Kurulunun yetkisi: Genel Müdür’ün yetkisini aşan ihale ve satın almalar için, Bu Yönetmelik hükümlerine göre oluşturulan Genel Müdürlük İhale Komisyonunca işlem yapılır. Temin olunan tekliflerin ilgili bölümün uygun görüşüne dayanarak İhale Komisyon kararı, Satış Daire Başkanlığınca hazırlanan sunuş yazısı ekinde Genel Müdür Yardımcısının uygun görüşü ile Genel Müdür tarafından Yönetim Kuruluna gönderilir ve Yönetim Kurulu kararı ile yürürlüğe girer.

b) İşletme Müdürlüklerinde;

1) Alım Memurunun veya uzmanın yetkisi: Alım memuru veya uzmanın yetki limitlerine kadar olan satın almalar, piyasaya uygun fiyatlar üzerinden alım memuru veya uzmanı tarafından yapılır. Alım yapmakla görevli memur veya uzmanın, malın ticareti ile uğraşan en az üç firmadan belgelenecek şekilde piyasa araştırması yaparak uygun bulduğu malı sözleşme yapmadan ve teminat almadan şefinin sözlü talimatı ile almaya yetkilidir.

Alım memuru veya uzmanının yetkisinin % 10’nu aşmayacak alımlarda en az üç firmadan belgelenecek şekilde piyasa araştırması yapılması zorunlu değildir. Ancak, alım memuru veya uzmanı alımdan sonra fatura arkasına amirinin görüldü imzasını aldıktan sonra işlemleri tamamlamak üzere evrakı dosyasına koyar ve alım işlemi tamamlanmış olur.

2) Ticaret Kısım Müdürünün veya Satın Alma Şefinin yetkisi: Tanınan yetki limitine kadar olan ihale ve satın almalar için bu Yönetmelik esaslarında temin olunan tekliflerin ilgili ünitenin uygun görüşüne istinaden Satın Alma Şefinin teklifi ve Ticaret Müdürünün onayı ile yürürlüğe girer.

3) İşletme Müdür Yardımcısının yetkisi: Tanınan yetki limitine kadar olan ihale ve satın almalar için bu Yönetmelik esaslarında temin olunan tekliflerin ilgili bölümün uygun görüşü, Ticaret Kısım Müdürünün veya Satın Alma Şefinin teklifi İşletme Müdür Yardımcısının onayı ile yürürlüğe girer.

4) İşletme Müdürünün yetkisi: Tanınan yetki limitine kadar olan ihale ve satın almalar (nakliyat işleri dahil) için bu Yönetmelik esaslarında temin olunan tekliflerin ilgili bölümün uygun görüşü Ticaret Kısım Müdürünün veya Satın Alma Şefinin teklifi, İşletme Müdür Yardımcısının uygun görüşü ve İşletme Müdürünün onayı ile yürürlüğe girer.

5) İşletme İhale Komisyonunun yetkisi: Tanınan yetki limitine kadar olan ihale ve satın almalar için bu Yönetmelik esaslarında temin olunan tekliflerin ilgili bölümün uygun görüşü İhale Komisyonu kararı, İşletme Müdürünün onayı ile yürürlüğe girer. (nakliye ihalelerinde eşik değere kadar sınır yoktur.)

İşletme İhale Komisyonu yetkisini aşan alımlarda bu Yönetmelik esaslarında temin olunan teklifler ilgili bölümün teklifi, İşletme Müdürünün uygun görüşü ile İhale Komisyon kararının Genel Müdürlüğe sunulması ve Genel Müdürlük tarafından yetki limitlerine göre onaylanması ile yürürlüğe girer.

c) Alım Satım Müdürlüğünde;

1) Uzmanın (Veznedar) yetkisi: Kendisine tanınan yetki limitine kadar olan satın almalar, rayice uygun fiyatlar üzerinden uzman (Veznedar) tarafından yapılır. Alımı yapmakla görevli uzman (Veznedar) malın ticareti ile iştigal eden en az üç firmadan belgelenecek tarzda piyasa araştırması yaparak uygun bulduğu malı sözleşme yapmadan ve teminat almadan şefinin sözlü talimatı ile almaya yetkilidir.

Uzmanının (Veznedar) yetkisinin % 10’nu aşmayacak alımlarda en az üç firmadan belgelenecek tarzda piyasa araştırması yapılması zorunlu değildir. Ancak, Uzman (Veznedar) alımdan sonra fatura arkasına amirinin görüldü imzasını alarak işlemleri tamamlamak üzere evrakı dosyasına koyar ve alım tamamlanmış olur.

2) Alım Satım Müdür Yardımcısının yetkisi: Tanınan yetki limitine kadar olan ihale ve satın almalar için bu Yönetmelik esaslarında temin olunan teklifler ilgili Alım-Satım Şefinin teklifi Alım Satım Yardımcısının onayı ile yürürlüğe girer.

Satın alma yetki limitinin Alım Satım Müdür Yardımcısının yetkisini aşması halinde satın alma kararının oluşması için konu Genel Müdürlüğe veya ait olduğu İşletme Müdürlüğüne gönderilir. İlgili karar Genel Müdürlüğü ilgilendiriyor ise Genel Müdürlüğün, İşletme Müdürlüğünü ilgilendiriyorsa İşletme Müdürlüğünün onayı ile yürürlüğe girer.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Satın Alma İşlemleri, Düzensiz Sipariş, Aykırı Alım

Satın alma işlemleri

Satın almayla ilgili esaslar aşağıda belirtilmiştir:

a) Her alım, ihtiyaç sahibi bölümün ihtiyaç fişine dayanır. İhtiyacın ambar mevcudu ve ödeneğin ilgili bölümce incelenmesi ve imzalanmasından sonra ihtiyaç fişi hazırlanmış olur ve bu belge makam onayına sunulurken, yıllık ihtiyaçların düzenlenmesinde her grup mal ve hizmet için ayrı listeler yapılır. İhtiyaç fişi üzerine kural dışı olan durumlar dışında ve gerekçeleri açıklanmaksızın "ACELE" kaydı konularak ihtiyaç belgesi düzenlenemez.

b) Genel Müdürlükte, kırtasiye ve büro sarf malzemesi ile ilgili talepler, doğrudan Satış Dairesi Başkanlığına gönderilir. Satış Daire Başkanlığı Lojistik Müdürlüğü, (uzman) sınıflama işlemlerini takiben yetki limitlerine göre ihale onayı alınarak satın alma işlemlerine başlanır. İşletme Müdürlüklerinde de aynı yöntem uygulanmak suretiyle sonuçlandırılır.

c) İşletmelerin ihtiyacına karşılık Genel Müdürlükçe yapılan toplu alımlarda ise;

İhtiyaç sahibi İşletmelerce düzenlenerek imza işlemleri tamamlanmış ihtiyaç fişi, bir yazı ekinde Genel Müdürlüğe gönderilir. İşletmelerce gönderilen alım isteklerini inceleyen ilgili bölüm kendi görüşünü de belirterek İşletme Müdürlüklerinin isteğini Makamın onayına sunar.

Ancak, daha önce yetkili komisyondan geçmiş olan teknik şartnamede değişiklik gerekiyorsa Makamın onayına sunulan yazı ekinde yeni şartnamede eklenir. Aksi halde alım daha önceki teknik şartnameye göre yapılır.

İlgili bölümce Makamdan alınan satın alma onayının Satış Dairesi Başkanlığına gönderilmesinden sonra satın alma işlemleri başlar.

İhtiyaç fişinde ve Makam uygun yazısında aşağıda belirtilen bilgiler bulunur.

1) İhtiyaç fişinin tarih ve numarası,

2) İhtiyaç bildiren bölümün adı,

3) İhtiyaç maddesinin ismi, özellikleri, varsa TSE normu ve niteliği,

4) Ölçü birimi,

5) Miktarı,

6) Ambar azami-asgari ve fiili stok durumu ile son üç yıllık kullanım miktarı, (periyodik alınanlar)

7) Ödenek miktarı ve muhasebe vizesi,

8) Numune esası ile alım yapılacaksa bu durumun belirtilmesi,

9) Gerekli görülecek diğer bilgiler.

Alımı yapılacak maddenin kullanılma zamanı ve ne kadarlık bir süre içerisinde temin edilmesinin gerektiği belirtilir. İhtiyaç fişinde belirtilen zaman süreleri her şartta alım formalitelerinin tamamlanması için yeterli süreden az olamaz. Gerektiğinde; aylık ihtiyaç, zaman programları ihtiyaç fişine eklenir.

İhtiyaç fişlerine, alınacak malın özelliğine göre teknik şartname, plan, kopya, prospektüs, kroki, resim ve benzeri belgeler eklenir. Bu ekler özellikle teknik şartnameler alım bölümünü ve teklif verecek firmaları herhangi bir kararsızlığa düşürmeyecek, alım sonrası da bir sorun yaratmayacak şekilde hazırlanır.

İhtiyaç fişlerinin ve şartnamelerin hazırlanmasında uygulama imkanı bulunmayan hükümlere ve şartlara yer verilmez.

Özelliği bakımından bir markayı taşıyan ve teknik şartname ya da resmin düzenlenememesi nedeniyle zorunlu olarak amili mütehassıs firmadan sağlanması gereken mallarda bu konu ihtiyaç fişlerinde ayrıca belirtilir.

Düzensiz sipariş ve aykırı alım sorumluluğu

Herhangi bir nedenle yatırım ve işletme bütçe programlarına girmemiş olup, sonradan çıkan ihtiyaçların, ödeneği ve onay merciin onayı sağlanmak suretiyle alımı yapılır.

İhtiyaç fişlerinin düzenlenmesinde veya Makam uygun yazılarında yukarıda belirtilen şartlara uyulmaması veya istek hakkında yeterli bilgi verilmekle beraber sonra bu bilgilerin gerçek ihtiyaca uymaması yüzünden ihtiyaç fişinin yanlış düzenlendiğinin anlaşılması durumunda bundan dolayı meydana gelecek zararlarda, ihtiyaç gösteren bölümlerin görevlileri müteselsilen sorumludurlar.

BEŞİNCİ BÖLÜM

İhale Komisyonu ve Görevleri

İhale Komisyonunun kurulması ve çalışma esasları

SEKA, ihaleyi gerçekleştirmek üzere bir "İhale Komisyonu" oluşturur.

İhale Komisyonunun kuruluşu biri başkan olmak üzere, birinin ihtiyaç fişini açan bölüm ya da birim olması şartıyla, Satış Dairesi Başkanlığı personelinden uzman iki kişinin, muhasebe veya mali işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla, tek sayı olmak üzere en az beş kişiden oluşacak şekilde ve komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak yeterli sayıda yedek üye de belirlenerek oluşturulur. SEKA’da ihale konusu işin uzmanının bulunmaması halinde, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınır.

İhale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar oluşturulmaksızın, ihale sürecindeki bütün değerlendirmeler ihale komisyonu tarafından yapılır.

İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon başkanı ve üyeleri, kararlarda çekimser oy kullanamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup, karşı oy kullananlar gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22 nci maddesinin (d) bendi uyarınca doğrudan temin usulüyle alınacak mal ve/veya hizmet alımlarında ise ihale komisyonu kurulmaz.

İhale Komisyonu aşağıdaki şekilde oluşur.

a) Şirket Merkezinde;

Başkan : İhaleye çıkan bölümün bağlı bulunduğu Genel Müdür Yardımcısı.

Üye : İhaleye çıkan bölüm Başkanı. (Satış Daire Başkanı)

Üye : Muhasebe ve Mali İşler Daire Başkanı.

Üye : Siparişi açan bölümle ilgili Daire Başkanı ve/veya Müdürü

Üye : İhaleye çıkan bölümün Müdürü ya da yerine bakan

b) İşletme Müdürlüklerinde;

Başkan : İhaleye çıkan bölümün bağlı bulunduğu Müdür Yardımcısı.

Üye : İhaleye çıkan bölümün Kısım Müdürü. (Ticaret Ks.Md. veya Satın Alma Şefi)

Üye : Muhasebe Kısım Müdürü.

Üye : Siparişi açan bölümle ilgili Kısım Müdürü.

Üye : İhaleye çıkan birimin Şefi veya yetkilisi.

c) Alım-Satım Müdürlüğünde;

Başkan : Alım-Satım Müdür Yardımcısı.

Üye : Alım-Satım Şefi.

Üye : Uzman (Veznedar)

Asil üyelerden herhangi birisi mazeretinden dolayı komisyon toplantılarına katılamadığı takdirde yerine belirlenmiş olan yedeği katılır.

İhale Komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, Komisyon Başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.

Komisyonun raportörlüğünü Genel Müdürlükte; Satış Dairesi Başkanı, İşletme Müdürlüklerinde ise Ticaret Kısım Müdürü yapar.

İhale Komisyonlarının görevleri

İhale Komisyonlarının görevleri aşağıda belirtilmiştir.

a) İhale Komisyonu, Başkanın daveti üzerine gündemdeki konuların görüşülmesi için toplanır.

Gündemde herhangi bir değişiklik yapılması zorunlu görüldüğü takdirde bu değişiklik başkanın onayı ile yapılır.

b) İhale Komisyonu eksik üye ile toplanamaz, görevli veya izinli bulunmaları durumunda o üyenin görevini yürütmeye yetkili kişi, üye olarak toplantıya katılır. Asil üyelerin görevlerinin başında olması durumunda toplantıya başkası katılamaz.

İhale Komisyonu Başkanı gerekli gördüğü durumlarda diğer bölüm sorumlularını ya da konusunda uzman personeli, görüşlerini almak üzere toplantıya çağırabilir.

Teklif mektupları ve diğer dokümanları ile var ise numuneler, en kısa sürede satın alma organınca ilgili bölüme gönderilir. İlgili bölüm gerekli incelemeyi ve yapılması gerekiyor ise laboratuar analizlerini yaptırır. Konu ile ilgili görüşünü de eklemek suretiyle dosyayı İhale Komisyonunda görüşülmek üzere satın alma organına gönderir.

İhale Komisyonu, incelemekte olduğu satın alma dosyasında yeterli açıklığa kavuşturulması gereken konuların, ilgili satın alma organınca tekrar çalışma yapılarak teklif veren firmalar nezdinde temaslarından sonra tekrar karar için toplantıya getirilmesini isteyebilir. Bu gibi durumlarda aynı konu üzerinde karar vermek için komisyon birden fazla toplanabilir.

c) İhale Komisyon çalışmalarında mal satın alma şartnamesiyle bu Yönetmelikteki esaslar çerçevesinde teklif olunan fiyat ve şartları, sipariş prensipleri ve piyasa durumu bakımından incelemeye tabi tutarak en uygun olanı belirler. Her konu için ayrı bir tutanak düzenlenir. Her toplantıda alınan kararlar bir tutanakla tespit edilir.

d) İhale Komisyonunda görüşülecek satın alma konusuyla ilgili tekliflerin opsiyon süreleri içerisinde değerlendirilip, sonuçlandırılması esastır. Ancak; gerekli ve zorunlu durumlarda satın alma organı tarafından opsiyon uzatma işlemleri, zamanında olmak kaydıyla yapılabilir.

e) Makamca gerekli görülmesi durumunda bir satın alma konusunun olgunlaştırılması amacıyla İhale Komisyon üyelerinin de katılabileceği uzmanlık alt komisyonu oluşturulabilir.

Bu komisyonun inceleme, değerlendirme sonuçları, ilgili İhale Komisyonunda görüşülerek karara bağlanır.

f) Kararlar bu Yönetmelikte belirtilen yetki limitlerine göre ilgili mercilerin onayı ile yürürlüğe girer.

ALTINCI BÖLÜM

Yetki Limitleri

Yetki limitleri

Şirket Merkezi ile İşletme Müdürlüklerinin mal, hizmet ve yapım işleri alımı için İhale Komisyonunun yetki limitleri sipariş verilecek bedel esas alınarak (her türlü gümrük ve banka masrafları fiyat farkı kararnamesiyle verilen fiyat farkları ve masrafları ile KDV hariç) yetki limitleri içinde verilecek onay ile yapılır.

Yetki limitleri her yıl, bir önceki yılın yetki limitleri esas alınıp, DİE tarafından Ocak ayı içerisinde yayınlanan geçmiş 12 aylık ortalama Toptan Eşya Fiyatları Endeksi (TEFE) esas alınarak Kamu İhale Kurumu tarafından güncelleştirilen oranlarda 01 Şubat tarihinden itibaren artırılarak Satış Daire Başkanlığının teklifi ve Genel Müdürün onayı ile bu maddenin (a), (b), (c ), (d), (e) bendindeki yetki limitleri artırılarak ilgili personel, makam veya diğer yetkili organlar tarafından kullanılır.

a) Genel Müdürlükteki satın alma yetki limitleri:

1) 7.249.000.000,-TL’ye kadar (7.249.000.000,-TL dahil) satın almalar, Alım Şefinin teklifi ve Lojistik Müdürünün onayı ile,

2) 7.249.000.000,-TL’den yukarı 21.749.000.000,-TL’ye kadar (21.749.000.000,-TL dahil) satın almalar, Lojistik Müdürünün teklifi ve Satış Daire Başkanının onayı ile,

3) 21.749.000.000,-TL’den yukarı 255.000.000.000,-TL’ye kadar (255.000.000.000,-TL dahil) satın almalar, (Nakliye ihalelerinde eşik değere kadar yetki sınırı yoktur.) İhale Komisyonunun kararı, Genel Müdürün onayı ile,

4) 255.000.000.000,-TL’den yukarı 3.335.000.000.000,-TL’ye kadar (eşik değer, 3.335.000.000.000,-TL dahil) satın almalar, İhale Komisyonunun kararı Genel Müdürün teklifi ve Yönetim Kurulunun kabulü ve onayı ile,

5) 3.335.000.000.000,-TL’den yukarı satın almalar, Kamu İhale Kanunu ve Kamu İhale Uygulama Yönetmeliklerine bağlı kalınarak İhale Komisyonunun kararı Genel Müdürün teklif ve Yönetim Kurulunun kabul ve onayı ile,

tamamlanır.

b) İşletme Müdürlüklerindeki satın alma yetki limitleri:

1) 3.200.000.000,-TL’ye kadar (3.200.000.000,-TL dahil) satın almalar, ilgili Satın Alma Şefinin veya Şef Yardımcısının teklifi, Ticaret Kısım Müdürünün veya Satın Alma Şefinin onayı ile,

2) 3.200.000.000,-TL’den yukarı 7.249.000.000,-TL’ye kadar (7.249.000.000,-TL dahil) satın almalar, Ticaret Kısım Müdürünün veya Satın Alma Şefinin teklifi ve ilgili İşletme Müdür Yardımcısının onayı ile,

3) 7.249.000.000,-TL’den yukarı 21.749.000.000,-TL’ye kadar (21.749.000.000,-TL dahil) satın almalar, Ticaret Kısım Müdürünün veya Satın Alma Şefinin teklifi ve ilgili İşletme Müdür Yardımcısının uygun görüşü ve İşletme Müdürünün onayı ile,

4) 21.749.000.000,-TL’den yukarı 131.000.000.000,-TL’ye kadar (131.000.000.000,-TL dahil) satın almalar, (Nakliye ihalelerinde eşik değere kadar yetki sınırı yoktur.) İhale Komisyonunun kararı ve İşletme Müdürünün onayı ile,

5) 131.000.000.000,-TL’den yukarı 255.000.000.000,-TL’ye kadar (255.000.000.000,-TL dahil) olan satın almalar, İhale Komisyonunun kararı, İşletme Müdürünün teklifi ve Genel Müdürün onayı ile,

6) 255.000.000.000,-TL’den yukarı satın almalar, İhale Komisyonunun kararı Genel Müdürün teklifi ve Yönetim Kurulunun onayı ile,

tamamlanır.

c) Alım-Satım Müdürlüğünde;

1) 5.800.000.000,-TL’ye kadar (5.800.000.000,-TL dahil) satın almalar, Alım-Satım Şefinin veya yerine bakanın teklifi ve Alım Satım Müdür Yardımcısının onayı ile,

2) 5.800.000.000,-TL’den yukarı 12.000.000.000,-TL’ye kadar (12.000.000.000,-TL dahil) satın almalar, İhale Komisyonunun kararı ve Alım Satım Müdür Yardımcısının onayı ile,

Satın almanın 12.000.000.000,-TL’yi aşması halinde satın alma kararının oluşması için konu Genel Müdürlüğe veya ait olduğu İşletme Müdürlüğüne gönderilir.

3) Alım Satım Müdürlüğünün kendi ihtiyacı için satın alacağı her türlü mal ve hizmet, yöntemine uygun işlemle Genel Müdürlük onayı ile satın alınır. Ancak, Alım-Satım Müdürlüğü yükleme, boşaltma ve nakil işlerinde kullanılan araç ve gereçlerin acilen onarılması gereken ve diğer çeşitli ihtiyaçları için 600.000.000,-TL’ye kadar olan (600.000.000,-TL’ dahil) satın almalar, Alım Satım Müdür Yardımcısının ya da yok ise bu iş için görevlendirilen Şefin onayı ile belge (fatura, makbuz v.b) alınmak suretiyle yerel piyasadan yapılır.

d) Çeşitli mal ve hizmetler herhangi bir formaliteye tabi olmaksızın 130.000.000,-TL’ye kadar olan (130.000.000,-TL dahil) yetkili ve görevli satın alma personeli tarafından fatura ve benzeri belgeler karşılığında amirlerinin kontrolünde satın alınır.

Gıda ve gıda dışı tüm satın almalar: Mal veya hizmetin ticaretini yapan en az üç firmadan teklif almak suretiyle belgelenecek tarzda piyasa araştırması yapılarak uygun bulunan mal veya hizmetin sözleşme yapmaları ve teminat almadan veya iade kabul şartıyla,

Gıda ve gıda dışı tüm satın almalar, 1.300.000.000,-TL’ye kadar (1.300.000.000,-TL dahil) satın alınır.

Bu satın almalar Şirket merkezinde; Satış Daire Başkanı, Lojistik Müdürü, Alım Şefi, İşletme Müdürlüklerinde; İşletme Müdür Yardımcısı, Ticaret Kısım Müdürü, Satın Alma Şefi, Alım Satım Müdürlüklerinde ise Müdür Yardımcısı ya da Alım-Satım Şefinin gözetimi ya da talimatı ile diğer görevliler tarafından yapılır.

e) Zorunlu Araç Tamiri: Yolculuk sırasında zorunlu durumlarda şoförü tarafından satın alınarak araçlara takılan oto parçaları ile tamiri yaptırılan araçlar için alınan fatura, zorlayıcı nedenlerini belirten bir yazı ekinde Şirket Merkezinde İşletmeler Daire Başkanlığına, İşletme Müdürlüklerinde ise Bakım ve Atölyeler Kısım Müdürlüğüne gönderilir. Takılan parça ile onarılan kısmın araştırması yapılarak sonuç hakkında gerekli yazılı görüş verilmek ve ambar girişi yapılmak suretiyle fatura bedeli ödenir.

Her defada 100.000.000,-TL’ sına kadar (100.000.000,-TL dahil) zorunlu masraflar, otonun şoförü tarafından fatura göstermek kaydıyla yukarıdaki işlemlere gerek duyulmadan kendisine ödenir.

YEDİNCİ BÖLÜM

Satın Alma ve İhale İşlemleri

Şartname hazırlanması

İhale konusu mal veya hizmet alımları ile ilgili işlerin her türlü özelliğini belirten idari ve teknik şartnamelerin SEKA’ca hazırlanması esastır. Ancak, söz konusu mal veya hizmet alımı ile ilgili işin özelliği nedeniyle, şartnamenin SEKA’ca hazırlanmasının mümkün olmadığının onay merciince onaylanması kaydıyla, ilgili teknik şartnameler, bu Yönetmelik hükümlerine göre işin uzmanı kişilere ve/veya kuruluşlara bedeli karşılığı hazırlattırılabilir.

İhale konusu mal veya hizmet alımları ile ilgili işlerinin teknik kriterlerine ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamelerde yer verilir. Belirlenecek teknik kriterler; kaliteden ödün verilmeden, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olacak, rekabeti engelleyici konuları içermeyecek ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlayacak şekilde olmalıdır.

Teknik şartnamelerde, varsa ulusal ve/veya uluslararası teknik standartlara uygunluğu sağlamaya yönelik düzenlemeler yapılır. Bu şartnamelerde, teknik özelliklere ve tanımlamalara yer verilir. Belli bir marka, model, patent, kaynak veya ürün belirtilemez. Belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilemez. Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde "veya dengi" ifadesine yer verilmek şartıyla marka veya model belirtilebilir.

İhale organına ihtiyaç talep formu veya ihtiyaç talep yazısı ekinde verilecek şartnamelerin her sayfası ihtiyaç bildiren bölüm tarafından parafe edilerek mühürlenir.

Şartnamelerde bulunması gereken konular

SEKA tarafından hazırlanacak olan İhale dokümanında; isteklilere talimatları da içeren idari şartnameler ile yaptırılacak işin varsa projesini de kapsayan teknik şartnameler, sözleşme tasarısı ve gerekli diğer bilgi ve belgeler bulunur. Ön yeterlik dokümanında ise adaylarda aranılan şartlara, ön yeterlik kriterlerine ve gerekli diğer belge ve bilgilere yer verilir.

İdari Şartnamede, ihale konusuna göre asgari aşağıdaki konuların belirtilmesi zorunludur:

a) İşin adı, niteliği, türü ve miktarı, hizmetlerde iş tanımı.

b) SEKA’nın adı, adresi, telefon ve faks numarası.

c) İhale usulü, ihale tarih ve saati ile tekliflerin verileceği adres.

d) İsteklilere talimatlar.

e) Tekliflerin geçerlilik süresi.

f) İhale konusu işin tamamına veya bir kısmına teklif verilmesinin mümkün olup olmadığı, mal alımı ihalelerinde alternatif teklif verilip verilemeyeceği.

g) Ulaşım, sigorta, gümrük, vergi, resim ve harç giderlerinden hangisinin teklif fiyatının içinde olacağı.

h) Tekliflerin alınması, açılması ve değerlendirilmesinde uygulanması gereken ve bu Yönetmelikte belirtilen esas ve yöntemler.

i) İhalenin sadece yerli isteklilere açık olup olmadığı ve yerli istekliler lehine fiyat avantajı uygulanıp uygulanmayacağı.

j) Geçici ve kesin teminat oranları ile teminatlara ait şartlar.

k) İhale saatinden önce ihalenin iptal edilmesinde SEKA’nın serbest olduğu.

l) Bütün tekliflerin reddedilmesi ve ihalenin iptal edilmesi halinde, SEKA’nın serbest olduğu ve isteklilerin bu nedenle SEKA’dan herhangi bir parasal talepte bulunmayacağı.

m) İhale konusu işin başlama ve bitirme tarihi, yapılma yeri, teslim şartları ve gecikme halinde alınacak cezalar.

n) Ödeme yeri ve şartlarıyla avans verilip verilmeyeceği, verilecekse şartları ve miktarı ile sözleşme konusu işler için eğer ödenecekse fiyat farkının ne şekilde ödeneceği.

o) Süre uzatımı verilebilecek haller ve şartları.

p) Sözleşme ile ilgili vergi, resim ve harçlar ile diğer giderlerin kimin tarafından ödeneceği.

r) Denetim, muayene ve kabul işlemlerine ilişkin şartlar.

s) Anlaşmazlıkların çözümü.

İhale ilân süreleri ve kuralları

Bütün isteklilere, tekliflerini hazırlayabilmeleri için yeterli bir süre tanımak esastır.

İhalenin yapılacağı yerde, gazete çıkmaması halinde; ilân, aynı süreler içinde, SEKA ile hükümet ve belediye binalarının ilân tahtalarına asılacak ilanlar ve belediye yayın araçları ile yapılır ve SEKA tarafından bu işlemler bir tutanakla belgelendirilir.

İhale tarihindeki satın alınacak mal veya hizmetin maliyeti bu Yönetmeliğin 60-d maddesinde belirtilen doğrudan temin usulündeki miktarları aşan ve 43.499.000.000,-TL’yi aşmayan (43.499.000.000,-TL dahil) alım ihale ilanları ihale tarihinden en az 7 gün önce ihalenin yapıldığı yerde çıkan gazetelerin en az ikisinde veya Resmî Gazete’de bir defa,

İhale tarihindeki satın alınacak mal veya hizmetin maliyeti 43.499.000.000,-TL ile 86.999.000.000,-TL (86.999.000.000,-TL dahil) arasında olan alım ihale ilanları ihale tarihinden en az 14 gün önce Resmî Gazete’de ve işin yapıldığı yerde çıkan gazetelerden birinde,

İhale tarihindeki satın alınacak mal veya hizmetin maliyeti 86.999.000.000,-TL’yi aşan ve eşik değerin altında olan mal ve hizmet alım ihale ilanları ihale tarihinden en az 21 gün önce Resmî Gazete’de ve işin yapıldığı yerde çıkan gazetelerin birinde en az birer defa,

yayınlanmak suretiyle ilan edilerek duyurulur.

İhale uluslararası ise bu süreye 12 takvim günü ilave edilir.

İhale ilânlarında bulunması zorunlu konular

İhale dokümanında belirtilmeyen konulara ilânlarda yer verilemez. İhale ilânlarında aşağıdaki konuların belirtilmesi zorunludur:

a) SEKA’nın adı, adresi, telefon ve faks numarası.

b) İhalenin adı, niteliği, türü, miktarı.

c) Mal alımı ihalelerinde teslim yeri, hizmet alımı ihalelerinde işin yapılacağı yer.

d) İhale konusu işe başlama ve işi bitirme tarihi veya yapım süresi.

e) Uygulanacak ihale usulü, ihaleye katılabilme şartları ve istenilen belgelerin neler olduğu.

f) İhalenin sadece yerli isteklilere açık olup olmadığı ve yerli istekliler lehine fiyat avantajı uygulanıp uygulanmayacağı.

g) İhale dokümanının nerede görülebileceği ve hangi bedelle alınacağı.

h) İhalenin nerede, hangi tarih ve saatte ve hangi usulle yapılacağı.

i) Tekliflerin ihale saatine kadar nereye verileceği.

j) Teklif edilen bedelin en az % 3 ü oranında geçici teminat verileceği.

k) Tekliflerin geçerlilik süresi.

Ön yeterlik ilânlarında bulunması zorunlu konular

Ön yeterlik dokümanında belirtilmeyen konulara ilânlarda yer verilemez. Ön yeterlik ilânlarında aşağıdaki konuların belirtilmesi zorunludur.

a) SEKA’nın adı, adresi, telefon ve faks numarası.

b) İhalenin adı, niteliği, türü, miktarı.

c) Mal alımı ihalelerinde teslim yeri, hizmet alımı ihalelerinde işin yapılacağı yer.

d) İhale konusu işin başlama ve bitirme tarihi veya yapım süresi.

e) Ön yeterliğe katılabilme şartları ve istenilen belgelerin neler olduğu.

f) Ön yeterlik değerlendirmesinde uygulanacak ana kriterler.

g) İhalenin sadece yerli isteklilere açık olup olmadığı ve yerli istekliler lehine fiyat avantajı uygulanıp uygulanmayacağı.

h) Ön yeterlik dokümanının nerede görülebileceği ve hangi bedelle alınacağı.

i) Ön yeterlik başvurusunun sunulacağı yer ile son başvuru tarih ve saati.

İhale ve ön yeterlik dokümanlarının verilmesi

İhale ve ön yeterlik dokümanı SEKA’da bedelsiz görülebilir. Ancak, ön yeterlik veya ihaleye katılmak isteyen isteklilerin bu dokümanı (ihale dosyası) satın almaları zorunludur.

İhale dosya bedeli, ihaleyi yapan bölüm tarafından belirlenir. Ancak dosya bedeli hazırlanan maliyeti aşmayacak ve rekabeti engellemeyecek şekilde tespit edilir.

İhalelere katılamayacak olanlar

Aşağıda sayılanlar, doğrudan veya dolaylı veya alt yüklenici olarak, kendileri veya başkaları adına hiçbir şekilde ihalelere katılamazlar:

a) Kamu İhale Kanunu ve diğer kanunlardaki hükümler gereğince geçici veya sürekli olarak kamu ihalelerine katılmaktan yasaklanmış olanlar ile 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu kapsamına giren suçlardan ve organize suçlardan dolayı hükümlü bulunanlar.

b) İlgili mercilerce hileli iflas ettiğine karar verilenler.

c) İhaleyi yapan SEKA’nın ihale yetkilisi kişileri ile bu yetkiye sahip kurullarda görevli kişiler.

d) İhaleyi yapan SEKA’nın ihale konusu işle ilgili her türlü ihale işlemlerini hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak ve onaylamakla görevli olanlar.

e) Bu maddenin (c) ve (d) bentlerinde belirtilen şahısların eşleri ve üçüncü dereceye kadar kan ve ikinci dereceye kadar kayın hısımları ile evlatlıkları ve evlat edinilenleri.

f) Bu maddenin (c), (d) ve (e) bentlerinde belirtilenlerin ortakları ile şirketleri (bu kişilerin yönetim kurullarında görevli bulunmadıkları veya sermayesinin % 10 undan fazlasına sahip olmadıkları anonim şirketler hariç).

İhale konusu işin danışmanlık hizmetlerini yapan yükleniciler bu işin ihalesine katılamazlar. Aynı şekilde, ihale konusu işin yüklenicileri de o işin danışmanlık hizmeti ihalelerine katılamazlar. Bu yasaklar, bunların ortaklık ve yönetim ilişkisi olan şirketleri ile bu şirketlerin sermayesinin yarısından fazlasına sahip oldukları şirketleri için de geçerlidir.

İhaleyi yapan SEKA bünyesinde bulunan veya SEKA ile ilgili her ne amaçla kurulmuş olursa olsun vakıf, dernek, birlik, sandık gibi kuruluşlar ile bu kuruluşların ortak oldukları şirketler bu idarelerin ihalelerine katılamazlar. Bu yasaklara rağmen ihaleye katılan istekliler ihale dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir.

Ayrıca bu durumun, tekliflerin değerlendirmesi aşamasında belirlenememesi durumunda bunlardan biri üzerine ihale yapılmışsa, teminatı gelir kaydedilerek ihale iptal edilir.

Ortak girişim

Birden fazla gerçek veya tüzel kişinin ortak girişim ya da konsorsiyum oluşturmak suretiyle ihalelere teklif verip veremeyecekleri teklif isteme dokümanlarında belirtilir. Ortak girişim olarak teklif vermemeleri dokümanlarda belirtilmesine rağmen teklif veren ortak girişimin tüm teklifleri reddedilerek geçici teminatları geri verilecektir. Teklif vermeleri öngörülmüş ise ortak girişimciler kendi aralarında bir ortak girişim yaptıklarına dair beyannamelerini ve/veya konsorsiyum protokolünü pilot ortağın da belirtildiği şekilde noter tasdikli olarak teklif zarfı içerisinde vermek zorundadır. Ortaklık beyannamesinde ve/veya konsorsiyum protokolünde, ortak girişimi oluşturan gerçek veya tüzel kişilerin taahhüdün yerine getirilmesinde müştereken ve müteselsilen sorumlu oldukları belirtilir.

Alt yükleniciler

İhale konusu işin özelliği nedeniyle ihtiyaç görülmesi halinde, ihale aşamasında isteklilerden alt yüklenicilere yaptırmayı düşündükleri işleri belirtmeleri, sözleşme imzalamadan önce de alt yüklenicilerin listesini SEKA’nın onayına sunmaları istenebilir. Ancak bu durumda, alt yüklenicilerin yaptıkları işlerle ilgili sorumluluğu yüklenicinin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

İhale gününden önce ihalenin iptal edilmesi

SEKA’nın gerekli gördüğü veya ihale dokümanında yer alan belgelerde ihalenin yapılmasına engel olan ve düzeltilmesi mümkün bulunmayan hususların bulunduğunun belirlendiği durumlarda ihale gününden önce ihale iptal edilebilir.

Bu durumda ihalenin iptal edilme nedeni belirtilmek suretiyle ihalenin iptal edildiği isteklilere hemen ilan edilerek duyurulur. Bu aşamaya kadar teklif vermiş isteklilere ve para karşılığı şartname alanlara ihalenin iptali bir yazı ile duyurularak yeni şartname parasız verilir. İlk defa şartname alacaklara ise şartname ücreti karşılığında verilir. İhalenin iptal edilmesi halinde, verilmiş olan bütün teklifler reddedilmiş sayılır ve bu teklifler açılmaksızın isteklilere geri verilir. İhalenin iptal edilmesi nedeniyle isteklilerce Şirketten herhangi bir hak talebinde bulunulamaz. İhalenin iptal edilmesi durumunda, iptal nedenleri ve varsa eksiklikleri gözden geçirilerek yeniden ihaleye çıkılabilir. İhalenin iptal edilmesi durumunda yatırılan şartname bedeli geri verilmez.

Yasak fiil veya davranışlar

İhalelerde aşağıda belirtilen fiil veya davranışlarda bulunmak yasaktır:

a) Hile, vaat, tehdit, nüfuz kullanma, çıkar sağlama, anlaşma, irtikap, rüşvet suretiyle veya başka yollarla ihaleye ilişkin işlemlere fesat karıştırmak veya buna girişmek.

b) İsteklileri tereddüde düşürmek, katılımı engellemek, isteklilere anlaşma teklifinde bulunmak veya teşvik etmek, rekabeti veya ihale kararını etkileyecek davranışlarda bulunmak.

c) Sahte belge veya sahte teminat düzenlemek, kullanmak veya bunlara girişmek.

d) Alternatif teklif verebilme durumları dışında, ihalelerde bir istekli tarafından kendisi veya başkaları adına doğrudan veya dolaylı olarak, asaleten ya da vekaleten birden fazla teklif vermek.

e) Bu Yönetmeliğin 20 nci maddesine göre ihaleye katılamayacağı belirtildiği halde ihaleye katılmak.

Bu yasak fiil veya davranışlarda bulunanlar hakkında 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun Dördüncü Kısmında belirtilen hükümler uygulanır.

Firmalarla ticari ilişkilerin kesilmesi

Bu Yönetmeliğin 24 üncü maddesinde belirtilen fiil veya davranışlarda bulundukları belirlenenler hakkında fiil veya davranışlarının özelliğine göre, bir yıldan az olmamak üzere iki yıla kadar, üzerine ihale yapıldığı halde mücbir sebep halleri dışında usulüne göre sözleşme yapmayanlar hakkında ise altı aydan az olmamak üzere bir yıla kadar, Kamu İhale Kanununun 2 nci ve 3 üncü maddeleri ile istisna edilenler dahil bütün kamu kurum ve kuruluşlarının ihalelerine katılmaktan Kamu İhale Kanununun 58 inci maddesine göre yasaklama kararı verilir.

Haklarında yasaklama kararı verilen tüzel kişilerin şahıs şirketi olması halinde şirket ortaklarının tamamı hakkında, sermaye şirketi olması halinde ise sermayesinin yarısından fazlasına sahip olan gerçek veya tüzel kişi ortaklar hakkında birinci fıkra hükmüne göre yasaklama kararı verilir. Haklarında yasaklama kararı verilenlerin gerçek veya tüzel kişi olması durumuna göre; ayrıca bir şahıs şirketinde ortak olmaları halinde bu şahıs şirketi hakkında da, sermaye şirketinde ortak olmaları halinde ise sermayesinin yarısından fazlasına sahip olmaları kaydıyla bu sermaye şirketi hakkında da aynı şekilde yasaklama kararı verilir.

İhale sırasında veya sonrasında bu fiil veya davranışlarda bulundukları belirlenenler, SEKA tarafından o ihaleye katılmasına izin verilmeyeceği gibi yasaklama kararının yürürlüğe girdiği tarihe kadar aynı SEKA tarafından yapılacak sonraki ihalelere de katılmalarına izin verilmez.

Yasaklama kararları, yasaklamayı gerektiren fiil veya davranışın belirlendiği tarihi izleyen kırk beş gün içinde verilir. Verilen bu karar Resmi Gazete’de yayımlanmak üzere en geç on beş gün içinde gönderilir ve yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

İhaleyi yapan SEKA, ihalelere katılmaktan yasaklamayı gerektirir bir durumla karşılaştığı takdirde, Yönetim Kurulunca alınan kararın gereğinin yapılması için ilgili veya bağlı bulunulan Özelleştirme İdaresi Başkanlığına ve Kamu İhale Kurumuna bildirmekle yükümlüdür.

İsteklilerin ceza sorumluluğu

Taahhüt tamamlandıktan ve kabul işlemi yapıldıktan sonra tespit edilmiş olsa dahi, bu Yönetmeliğin 24 üncü maddesinde belirtilen fiil veya davranışlardan Türk Ceza Kanununa göre suç teşkil eden fiil veya davranışlarda bulunan gerçek veya tüzel kişiler ile o işteki ortak veya vekilleri hakkında Türk Ceza Kanunu hükümlerine göre ceza kovuşturması yapılmak üzere yetkili Cumhuriyet Savcılığına suç duyurusunda bulunulur. Hükmolunacak cezanın yanı sıra, SEKA’ca bu Yönetmeliğin 25 inci maddesine göre verilen yasaklama kararının bitiş tarihini izleyen günden itibaren uygulanmak şartıyla bir yıldan az olmamak üzere üç yıla kadar Kamu İhale Kanununun kapsamında yer alan bütün kamu kurum ve kuruluşlarının ihalelerine katılmaktan mahkeme kararıyla bu Yönetmeliğin 25 inci maddesinin ikinci fıkrasında sayılanlarla birlikte yasaklanırlar.

Kamu İhale Kanununun kapsamında yapılan ihalelerden dolayı haklarında birinci fıkra gereğince ceza kovuşturması yapılarak kamu davası açılmasına karar verilenler ve bu Yönetmeliğin 25 inci maddesinin ikinci fıkrasında sayılanlar yargılama sonuna kadar Kamu İhale Kanunu’nun kapsamında yer alan kamu kurum ve kuruluşlarının ihalelerine katılamaz. Haklarında kamu davası açılmasına karar verilenler, Cumhuriyet Savcılıklarınca sicillerine işlenmek üzere Kamu İhale Kurumuna bildirilir.

Kamu İhale Kanununda belirtilen yasak fiil veya davranışları nedeniyle haklarında mükerrer ceza hükmolunanlar ile bu kişilerin sermayesinin yarısından fazlasına sahip olduğu sermaye şirketleri veya bu kişilerin ortağı olduğu şahıs şirketleri, mahkeme kararı ile sürekli olarak kamu ihalelerine katılmaktan yasaklanır.

Bu madde hükümlerine göre; mahkeme kararı ile yasaklananlar ve ceza hükmolunanlar, Cumhuriyet Savcılıklarınca sicillerine işlenmek üzere Kamu İhale Kurumuna, meslek sicillerine işlenmek üzere de ilgili meslek odalarına bildirilir.

Sürekli olarak kamu ihalelerine katılmaktan yasaklanmış olanlara ilişkin mahkeme kararları, Kamu İhale Kurumunca, bildirimi izleyen on beş gün içinde Resmî Gazete’de yayımlanmak suretiyle duyurulur.

Görevlilerin ceza sorumluluğu

İhale yetkilisi ile ihale komisyonlarının başkan ve üyeleri ile ihale işlemlerinden sözleşme yapılmasına kadar ihale sürecindeki her aşamada görev alan diğer ilgililerin; bu Yönetmeliğin 24 üncü maddesinde belirtilen fiil veya davranışlarda bulunduklarının, görevlerini kanuni gereklere uygun veya tarafsızlıkla yapmadıklarının, taraflardan birinin zararına yol açacak ihmalde veya kusurlu hareketlerde bulunduklarının belirlenmesi halinde, haklarında ilgili mevzuatları gereğince disiplin cezası uygulanır. Ayrıca, fiil veya davranışlarının özelliğine göre haklarında ceza kovuşturması da yapılır ve hükmolunacak ceza ile birlikte tarafların uğradıkları zarar ve ziyan genel hükümlere göre kendilerine ödettirilir. Kamu İhale Kanununa aykırı fiil veya davranışlardan dolayı hüküm giyen SEKA görevlileri, Kamu İhale Kanununun kapsamına giren işlerde görevlendirilemezler.

Kamu İhale Kanunu kapsamına giren işlerden dolayı yargı organlarınca herhangi bir ceza verilmiş olanlar, bu Kanun kapsamına giren bütün kamu kurum ve kuruluşlarınca bu Kanunun ve ilgili diğer mevzuatın uygulanması ile görevli ve yetkili kadrolara atanamaz ve görev alamazlar.

Bu Yönetmeliğin 5, 24 ve 29 uncu maddelerinde belirtilen kurallara aykırı olarak ihaleye çıkılmasına izin verenler ve ihale yapanlar hakkında da yukarıda belirtilen müeyyideler uygulanır.

Bilgi ve belgeleri açıklama yasağı

Bu Yönetmeliğin uygulanmasında görevliler; ihale süreci ile ilgili bütün işlemlere, isteklinin iş ve işlemleri ile tekliflerin teknik ve mali yönlerine ilişkin olarak gizli kalması gereken bilgi ve belgeleri açıklayamazlar, kendilerinin veya üçüncü şahısların yararına kullanamazlar. Aksine hareket edenler hakkında ilgisine göre bu Yönetmeliğin 25 inci ve 27 nci maddelerinde belirtilen yaptırımlar uygulanır.

SEKA’ca uyulması gereken diğer kurallar

Kamu İhale Kanununun kapsamındaki SEKA tarafından mal veya hizmet alımları için ihaleye çıkılmadan önce aşağıda belirtilen konulara uyulması zorunludur:

a) Yatırım projelerinin plânlanan sürede tamamlanarak ekonomiye kazandırılabilmesi amacıyla, birden fazla yılı kapsayan işlerde ihaleye çıkılabilmesi için, işin süresine uygun olarak yıllar itibariyle ödeneğin bütçelerinde bulunmasını sağlamak üzere programlamanın yapılmış olması zorunludur. İlk yıl için öngörülen ödenek proje maliyetinin % 10 undan az olamaz ve başlangıçta daha sonraki yıllar için programlanmış olan ödenek dilimleri sonraki yıllarda azaltılamaz.

b) Öngörülen ödeneklerin kullanılmasına imkan verecek süre dikkate alınarak, SEKA’ca ihalelerin zamanında yapılması, birden fazla yılı kapsayan ve yatırım niteliği olan işlerde (doğal afetler nedeniyle yapılması gerekenler hariç) ise yılın ilk dokuz ayında ihalenin sonuçlandırılması esastır. Ancak ertesi mali yılda gerçekleştirilecek süreklilik arz eden mal ve hizmet alımları için bir önceki mali yıl sona ermeden ihaleye çıkılabilir.

c) SEKA’ca bütçesinin programlanmasında, ihalede ise isteklilerce verilen tekliflerin karşılanmasında kullanılmak üzere belirlenen maliyet isteklilere duyurulmaz. Bu maliyete ilişkin herhangi bir bilgi ve onay belgesi ve eki hesap cetveli dışında bir belgede yer verilmez.

d) SEKA’ca kanun, tüzük ve yönetmeliklere göre istihdam edilen personelin yeterli nitelik veya sayıda olmaması halinde, ihale yetkilisinin onayı alınmak kaydıyla Kamu İhale Kanununda belirtilen hizmetler için ihaleye çıkılabilir.

e) İhale dokümanı hazırlanmadan ilân yapılamaz. İlân sürelerinin hesaplanmasında ilânın yayımlandığı gün dikkate alınır, ihale günü veya son başvuru günü dikkate alınmaz.

Bu Yönetmeliğin 16 ncı maddesinde belirtilen ilân sürelerine uyulmak üzere, ilân yapılmasına kadar geçecek süre de göz önüne alınarak ilân yapılacak yerlere yeterli süre öncesinde ilân metinlerinin gönderilmesi zorunludur.

f) İhale için belirlenen tarih tatil gününe rastlamışsa ihale, tekrar ilâna gerek kalmaksızın tatili takip eden ilk iş gününde aynı yer ve saatte yapılır ve bu saate kadar verilen teklifler kabul edilir. İhale saati çalışma saati dikkate alınarak belirlenir. İlândan sonra çalışma saati değişse de ihale ilân edilen saatte yapılır.

g) Kamu İhale Kanununun 21 ve 22 nci maddelerindeki parasal limitler içinde yapılacak harcamaların yıllık toplamı, SEKA’nın bütçesine bu amaçla konulacak ödeneklerin %10 unu Kamu İhale Kurulunun uygun görüşü olmadıkça aşamaz.

İhale Organlarınca alım konularına göre kod numarası verilmek suretiyle içindekiler düzenlenir. Her alım için ayrı bir dosya açılır. Açılan bu dosyalar içindekilerdeki kod numarasına göre numaralandırılır.

Dosyalarda; alımla ilgili malzeme talep yazısı veya olur’u, varsa idari ve teknik şartnameler, duyuru ile ilgili belgeler, teklif mektupları, ihale komisyon tutanağı ve kararlarının asılları, Yönetim Kurulu, takrir ve kararlarıyla Makam Olurları sözleşme veya sözleşme yerine geçen belgelerin suretleri, varsa muayene ile ilgili analiz raporları, inceleme ve teslim alma tutanağı, ödeme emirleri, fatura veya fatura yerine geçen belgelerin fotokopi veya örnekleri, alımın özelliğine göre bulunması gereken diğer belgeler ve yazışmalar tarih sırasına göre saklanır.

SEKA’nın piyasada aranılan ve güvenilen müşteri durumunu koruyabilmesi için, iş ilişkilerinde firmalara gereksiz sıkıntı yüklememek, zorluk çıkarmamak, teslim ve teslim alma işlerini süratle sonuçlandırmak, firmalara yapılacak ödemelerde gereksiz gecikmelere neden olmamak esastır.

İhale dokümanında değişiklik veya açıklama yapılması

İlân yapıldıktan sonra ihale dokümanında değişiklik yapılmaması esastır. Ancak değişiklik yapılması zorunlu olursa, bunu gerektiren sebepler gerekçeleri ile birlikte bir tutanakla belirlenerek, değişikliği talep eden bölüm tarafından söz konusu değişiklikle ilgili zeyilname hazırlanır. İhale, İhaleye yetkili Makamdan onay alınarak yapılan onaylı değişiklik üç gün içinde şartname satın alan ve alacaklara duyurulması için ihaleyi yapan bölüm veya birime gönderilir.

Zeyilname ile yapılan değişiklikler nedeniyle tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması durumunda, ihale tarihi bir defaya mahsus olmak üzere en fazla yedi takvim günü zeyilname ile ertelenebilir. Erteleme kararı ilan edilir. Zeyilname düzenlenmesi durumunda, teklifini bu düzenlemeden önce vermiş olan isteklilere tekliflerini geri çekerek, yeniden teklif verme imkanı sağlanır.

Ayrıca, istekliler tekliflerini hazırlarken ihale dokümanında açıklanmasına ihtiyaç duyulan konularla ilgili olarak yazılı açıklama isteyebilir. SEKA talebi uygun görür ise cevaplar, uygun görmezse cevaplamaz.

Telefon veya faksla yapılacak talepler

Acil durumlarda istek sahibi bölüm ihale makamından alacağı yazılı olurdan sonra ihale organına, telefonla veya faksla ihtiyaç bildirebilirler. Ancak, aciliyet sebeplerinin, sonradan ihale organına süratle yazılı olarak bildirilmesi, telefon ve faks teyitlerinin aynı gün gönderilmesi şarttır. Bu halde telefaksla da teklif istenebilir.

Taleplerin acele kaydıyla verilemiyeceği

İhtiyaçların acele kaydı ile verilmemesi esastır. Acele talep etme zorunluluğu bulunması durumunda, aciliyet sebeplerinin gerekçeleriyle birlikte makam onayını içeren isteklerini ihale organına yazılı olarak bildirilmesi şarttır.

İhale organı, ihtiyaç konusu malzemenin veya hizmetin bulunamaması halinde, durumu, en kısa zamanda ihtiyaç sahibi bölüme bildirir.

Tekliflerin hazırlanması ve sunulması

Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler bir zarfa konulur. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan satın alma organının açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir.

Teklif mektupları yazılı ve imzalı olarak sunulur. Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması (farklı durumlarda yazılı olan esas alınır.), üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması gereklidir. İhale dokümanında alternatif teklif verilemeyeceği belirtilmesine rağmen alternatif teklif veren isteklinin tüm teklifi reddedilerek geçici teminatı geriye verilir.

İhale dokümanında alternatif teklif verilebileceğine dair hüküm bulunması halinde, alternatif tekliflerde aynı şekilde hazırlanarak sunulur.

Teklifler, ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar sıra numaralı alındılar karşılığında belirtilen adrese verilir. Bu saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın geriye verilir. Teklifler iadeli taahhütlü olarak da gönderilebilir. Posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla belirlenir.

Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi durumu dışında, herhangi bir sebeple geri alınamaz.

Tekliflerin geçerlilik süresi

Tekliflerin geçerlilik süresi ihale dokümanında belirtilir. İhtiyaç duyulması durumunda bu süre, teklif ve sözleşme koşulları değiştirilmemek ve isteklinin kabulü kaydıyla, en fazla ihale dokümanında belirtilen teklif geçerlilik süresi kadar uzatılabilir.

Geçici teminat

İhalelerde, teklif edilen bedelin % 3 ü, danışmanlık hizmeti ihalelerinde ise, teklif edilen bedelin % 2 sinden az olmamak üzere geçici teminat alınır.

Teminat olarak kabul edilecek değerler

Teminat olarak kabul edilecek değerler aşağıda gösterilmiştir:

a) Tedavüldeki Türk Parası veya teklifindeki yabancı para birimi üzerinden nakit para.

b) Bankalar ve Özel Finans Kuruluşları tarafından verilen teminat mektupları.

c) Devlet İç Borçlanma Senetleri ve bu senetler yerine düzenlenen belgeler.

İlgili mevzuatına göre Türkiye de faaliyette bulunmasına izin verilen yabancı bankaların düzenleyecekleri teminat mektupları ile Türkiye dışında faaliyette bulunan banka veya benzeri kredi kuruluşlarının kontrgarantisi üzerine Türkiye de faaliyette bulunan bankaların düzenleyecekleri teminat mektupları da teminat olarak kabul edilir.

Bu maddenin (c) bendinde belirtilen senetler ve bu senetler yerine düzenlenen belgelerden nominal değere faiz dahil edilerek ihraç edilenler, anaparaya tekabül eden satış değeri üzerinden teminat olarak kabul edilir.

İhale üzerinde kalan istekli ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekliye ait teminat mektubu ihaleden sonra saklanır. Diğer isteklilere ait teminatlar ise istemeleri halinde imzası alınarak firma yetkililerine hemen geriye verilir, alınmayanlar ise bir yazı ekinde ilgili bankasına gönderilir. İhale üzerinde kalan istekli ile sözleşme imzalanması halinde, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibine ait teminat geriye verilir.

Teminatlar, teminat olarak kabul edilen diğer değerlerle değiştirilebilir.

Her ne suretle olursa olsun, SEKA’ca alınan teminatlar haczedilemez ve üzerine ihtiyati tedbir konulamaz.

Banka ve özel finans kuruluşları tarafından verilen teminat mektupları

Teminat mektuplarının süreleri; tekliflerin geçerlilik süresinden en az otuz gün fazla süreli olmak kaydıyla, geçici teminat mektuplarında süre belirtilir. Teklif geçerlilik süresinin uzatılması durumunda, geçici teminat mektuplarının süresi de aynı süre ile uzatılır. Kesin teminat mektuplarının süresi ihale konusu işin bitiş tarihi dikkate alınmak suretiyle SEKA tarafından belirlenir.

Kamu kurum ve kuruluşlardan teklif alınması

Resmi kurum ve kuruluşların SEKA’nın açmış olduğu mal ve hizmet alımı ihalelerine katılmak istemeleri durumunda, ihale dokümanlarında belirtilen ve diğer isteklilerin de tabi olduğu şartları sağlamaları ve geçici teminat ile kesin teminat vermeleri istenir.

Kamu kurum ve kuruluşlarının yukarıdaki konuları sağlamayan teklifleri dahi değerlendirilir.

Üçten az teklif temin edilmesi hali

Açık ihale ve belli istekliler arasında yapılan ihale usullerinde üçten az teklif sağlanması durumunda ihtiyacın sağlanmasında aciliyet varsa ve fiyatlar tahmini bedelin altında ise tekliflerin üçten az olmasına bakılmaksızın, fiyatlar tahmini bedelin üzerinde ise fiyatların tahmini bedel altına çekilmesi durumunda ihale sonuçlandırılır. Bu şekilde ihale sonuçlandırılması durumunda tüm konular ihale komisyonu kararında açıkça belirtilir.

Teklif gibi bir zarf içinde verilen teşekkür mektupları teklif olarak kabul edilemez.

Tekliflerin alınması ve açılması

Teklifler, ihale dokümanında belirtilen son teklif verme gün ve saatine kadar ilanda belirtilen haberleşme birimine verilir. Haberleşme birimlerince alınan teklif zarfları Genel Müdürlükte; Satış Dairesi Başkanlığına, İşletme Müdürlüklerinde; Ticaret Kısım Müdürlüklerine, Alım-Satım Müdürlüğünde ise ilgili kişiye teslim edilir. İhale dokümanında belirtilen gün ve saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla belirlenerek, zarfların açılıp açılmadığını ve tekliflerin kimlere ait olduğunu, evrak kayıt numarası da belirtilerek bir tutanakla kayıt altına alınır. Dış zarflar açılmadan önce komisyon üyelerince paraflanır. Hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır.

İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. Teklif mektupları komisyon üyelerince paraflanır. Teklif zarfları hazır bulunan istekliler önünde alınış sırasına göre açılır.

İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif zarfı ile geçici teminatlarının yeterli ve uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik ya da teklif zarfı ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan ve teklif edilen fiyatın %3 ünden az olan geçici teminat belirlenir ise firmanın teklif fiyatları okunmaz ihale dışı bırakılır ve bu firmanın teklifi tüm komisyon üyeleri tarafından imzalanır ve dosyasına konur. Usulüne uygun olmayan geçici teminat daha sonra firmaya geri verilir. Diğer isteklilerin teklif fiyatları açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak İhale Komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlatılamaz (Öze etki etmeyen eksiklikler hariç olmak üzere).

Teklifler ve değerlendirmeye esas belgeler komisyon üyelerince parafe edilir ve saklanması için ihaleyi yapan bölüme komisyon huzurunda teslim edilir ve tutanağa geçirilir.

Tekliflerin değerlendirilmesi

İhale Komisyonunun kararı doğrultusunda, tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde kullanılmak amacıyla bu Yönetmeliğin 40 ıncı maddesi hükümleri kapsamında net olmadığı anlaşılan konularla ilgili olmak üzere, isteklilerden yazılı şekilde tekliflerini açıklamaları istenebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilemez ve yapılamaz. Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı belirlenen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerin eksik olması veya belgelerde önemsiz bilgi eksikliği bulunması halinde, belirlenen sürede isteklilerden bu eksik belge veya bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede eksik belge veya bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. En son aşamada, isteklilerin teklif mektubu eki cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı kontrol edilir. Teklif edilen fiyatları gösteren teklif mektubu eki cetvelde çarpım ve toplamlarda aritmetik hata bulunması halinde, isteklilerce teklif edilen birim fiyatlar esas alınmak kaydıyla, aritmetik hatalar İhale komisyonunca hemen düzeltilir.

Yapılan bu düzeltme sonucu bulunan teklif isteklinin esas teklifi olarak kabul edilir ve bu durum hemen istekliye yazı ile bildirilir. İstekli düzeltilmiş teklifi kabul edip etmediğini tebliğ tarihini izleyen beş takvim günü içinde yazılı olarak bildirmek zorundadır. İsteklinin düzeltilmiş teklifi kabul etmediğini süresinde bildirmesi veya bu süre içinde herhangi bir cevap vermemesi halinde, teklifi değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatı gelir kaydedilir.

Tekliflerin eşit olması hali

Teklifleri yeterli bulunan birden fazla istekli tarafından aynı fiyatın teklif edilmesi ve bu tekliflerin en ekonomik teklif olması halinde, varsa fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak ekonomik açıdan en avantajlı teklifler belirlenir. Fiyat dışı unsurlar yoksa aynı fiyat teklifinde bulunan isteklilerden ikinci bir kapalı teklif istenir ya da aynı fiyat teklifinde bulunan istekliler arasında, komisyonca kararlaştırılacak belli bir gün ve saatte açık eksiltme yapılır.

Açık eksiltme yapılması

Teklifler, ilk açıldıkları durumu ile geçerlidir. Kapalı zarfların Komisyon önünde açılmasından sonra, ihaleye katılanların kendiliğinden yapacakları indirim teklifleri dikkate alınamaz.

Açık ihale usulü veya belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılan ihalelerde, temin edilen ve huzurda açılan kapalı zarf teklif fiyat ve şartlarıyla, ihalenin sonuçlandırılamayacağının İhale Komisyonunca belirlenmesi halinde, açık eksiltmeye gidilir.

Açık eksiltme; ihale konusu işin, önceden bildirilen veya ilan edilen esaslara ve şartnamesinde yazılı şartlara uygun kimseler arasında, birbirini izleyen tekliflerle uygun fiyatın belli olması üzerine, en uygun teklifte bulunana ihalesidir.

Açık eksiltmeye, kapalı zarfla geçerli teklif vermiş firmaların arasından en düşük fiyatı veren, ilk üç firma çağrılır ve en düşük fiyat üzerinden en az üç tur açık eksiltme yapılır. Komisyon, açık eksiltme turları sonucunda kalan firmalardan, yazılı son teklifi alır ve ihaleyi sonuçlandırır. Açık eksiltme yapılırken, her tur bazında geri çekilen firma, tutanağı imzalayarak açık eksiltme mahallini terk eder.

Açık eksiltmelerde, isteklilerin rekabetini kıracak sözler söylenmesi veya istekliler arasında anlaşmaya daveti belirtecek işaretler veya hareketlerde bulunulması, eksiltmenin doğruluğunu bozacak şekilde görüşme ve konuşmalar yapılması yasaktır. Bu yasağa karşı gelenler, komisyon kararı ile eksiltme yapılan yerden uzaklaştırılır ve durumları bir tutanakla belirlenir.

Aşırı düşük teklifler

Teklifler değerlendirilirken, diğer tekliflere veya SEKA’nın belirlediği maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olan teklifler reddedilmeden önce, belirlenen süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğu belirlenen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir.

a) Satın alınacak mal ve hizmetin teslim ya da tamamlanma süresi,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal veya hizmetlerin temininde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal veya hizmet veya tesis ve tesis niteliğindeki işin özgünlüğü, konuları, belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamalar dikkate alınarak, aşırı düşük teklifler değerlendirilir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları İhaleye yetkili makam tarafından yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri kabul edilmez.

Bütün tekliflerin reddedilmesi ve ihalenin iptali

İhale dokümanında belirtilmiş olması kaydıyla, yetki limitleri içinde ihale kararının onayından önceki herhangi bir aşamada, İhaleye yetkili Makam’ın kararı üzerine SEKA, verilmiş olan bütün teklifleri kabul etmeyerek ihaleyi iptal etmekte serbesttir. İhalenin iptal edilmesi halinde bu durum bütün isteklilere derhal bildirilir. SEKA bütün tekliflerin kabul edilmemesi nedeniyle herhangi bir yükümlülük altına girmez. Ancak, SEKA isteklilerden herhangi birinin istekte bulunması halinde, ihalenin iptal edilme gerekçelerini bütün isteklilere bildirir.

İhalenin karara bağlanması ve onaylanması

Yapılan değerlendirmeler sonucunda; ihale, en uygun (ekonomik açıdan en avantajlı) teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılır. En uygun teklif; teklif fiyatı, işletme ve bakım maliyeti, verimlilik, kalite ve teknik üstünlükler gibi unsurlar dikkate alınarak belirlenir.

Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin, fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirleneceği ihalelerde, ihale dokümanında bunu belirleyen unsurların açıkça ifade edilmesi zorunludur.

İhale dokümanında, yerli istekliler lehine fiyat avantajı sağlanacağı belirtilen ihalelerde, bu fiyat avantajı da uygulanmak suretiyle ekonomik açıdan en avantajlı teklif belirlenerek ihale sonuçlandırılır.

En düşük fiyatın, ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak değerlendirildiği ihalelerde, birden fazla istekli tarafından aynı fiyatın teklif edildiği ve bunların da ekonomik açıdan en avantajlı teklif olduğu anlaşıldığı takdirde, ikinci paragrafta belirtilen fiyat dışındaki unsurlar dikkate alınmak suretiyle ekonomik açıdan en avantajlı teklif belirlenerek ihale sonuçlandırılır.

İhale Komisyonu gerekçeli kararını belirleyerek, ihaleyi yetki limitlerine göre onaya sunar. Kararlarda isteklilerin adları veya ticaret unvanları, teklif edilen bedeller, ihalenin tarihi ve hangi istekli üzerine hangi gerekçelerle yapıldığı, ihale yapılmamış ise nedenleri belirtilir.

Onay Mercii, ihale kararını onaylar veya gerekçesini belirterek iptal eder.

İhale; kararın onaylanması halinde geçerli, iptal edilmesi halinde ise hükümsüz sayılır.

Kesinleşen ihale kararlarının bildirilmesi

İhale sonucu, ihale kararlarının yetki limitlerine göre onaylandığı günü izleyen en geç üç takvim günü içinde, ihale üzerinde bırakılan dahil ihaleye teklif veren bütün isteklilere iadeli taahhütlü mektup ile tebligat adresine postalanmak suretiyle bildirilebileceği gibi faks veya isteklinin imzası alınmak suretiyle de bildirilebilir. Yedi takvim günü içinde de kesin teminatın yatırılması istenir. Kesin teminatın yatırılmasından sonra (kesin teminat banka teminatı olması halinde teyidinin alınmasını) geçici teminat geriye verilir. Mektubun postaya verilmesini takip eden yedinci takvim günü kararın isteklilere tebliğ tarihi sayılır. Yabancı istekliler için bu süreye 12 takvim günü daha ilave edilir.

İhalenin iptal edilmesi durumunda da isteklilere aynı şekilde bildirim yapılır.

Kesin teminat

Taahhüdün sözleşme ve ihale dokümanı hükümlerine uygun olarak yerine getirilmesini sağlamak amacıyla, sözleşmenin yapılmasından önce ihale üzerinde kalan istekliden ihale bedeli üzerinden hesaplanmak suretiyle en az % 6 oranında kesin teminat alınır.

Hizmet alımlarına ilişkin sözleşmelerin süresinin bitiminde fiyat ve piyasa durumu bakımından faydalı görülmesi, yüklenicinin hizmetinden memnun kalınması ve SEKA’nın sahip olacağı avantajlarda göz önünde bulundurulması kaydıyla yeni bir ihaleye çıkılmaksızın bir yıl veya sözleşmede yazılı süre kadar sözleşmenin aynı sözleşme şartları ile uzatma yapıldığında teminatın bu süredeki hizmet için de geçerli olduğunu belirten banka teyidinin alınması gerekir.

Ancak, danışmanlık hizmet ihalelerinde ihale dokümanında belirtilmesi kaydıyla, kesin teminat sözleşme yapılmadan önce alınmayabilir. Bu durumda, düzenlenecek her hak edişten en az % 6 oranında yapılacak kesintiler teminat olarak alıkonulur.

Dış alımlarda teminat mektuplarının niteliği

Dış alımlarda geçici ve kesin teminatın bir Türk bankasından alınması yeterlidir.

Sözleşme yapılmasında SEKA’nın görev sorumluluğu ve ihalenin sözleşmeye bağlanması

SEKA, belirtilen süre içinde sözleşme yapması konusunda kendisine düşen görevleri yapmakla yükümlüdür. SEKA’nın bu yükümlülüğü yerine getirmemesi durumunda, istekli sürenin bitimini izleyen günden itibaren en geç 5 takvim günü içinde, 10 takvim günü süreli bir noter ihtarnamesi ile bildirmek şartıyla taahhüdünden vazgeçebilir. Bu takdirde, geçici teminat geri verilir ve istekli teminat vermek için yaptığı belgelendirmiş giderleri istemeye hak kazanır.

Gazete ilanı ile yapılan bütün ihaleler bir sözleşmeye bağlanır ve SEKA ile ihale üzerinde kalan istekli tarafından imzalanır. İsteklinin ortak girişim olması halinde, sözleşme ortak girişimin bütün ortakları tarafından imzalanır.

Mal ve hizmet alımı ihalelerinin yürütülmesinde 4734 sayılı Kanunun 3/g maddesi yetki limitlerine giren tüm mal ve hizmet alımları ihalelerinde, Kamu İhale Kurumunun 11/09/2003 tarihli ve 25926 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ekinde yayımlanan standart formlar, tip şartnameler ve tip sözleşmeler de kullanılır.

İsteklinin görev ve sorumluluğu

İhale üzerinde kalan istekli, kesin teminatı vererek sözleşmeyi imzalamak zorundadır. Sözleşme imzalandıktan sonra geçici teminatı geriye verilir.

Bu zorunluluklara uyulmadığı takdirde, protesto çekmeye ve hüküm almaya gerek kalmaksızın ihale üzerinde kalan isteklinin geçici teminatı gelir kaydedilir ve hakkında bu Yönetmeliğin 26 ncı maddesi hükümleri uygulanır. Bu durumda, SEKA, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif fiyatının, ihale yetkilisince (onay merciince) uygun görülmesi kaydıyla, bu teklif sahibi istekli ile de bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre hareket edilir.

İkinci teklif sahibinin de kesin teminatı yatırmaması durumunda ise, bu teklif sahibinin de geçici teminatı gelir kaydedilir.