Gaziantep Üniversitesi Arşiv Yönetmeliği

BİRİNCİ KISIM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tarifler

Amaç

Bu Yönetmeliğin amacı, Gaziantep Üniversitesi’nin eğitim - öğretim, araştırma ve İdarî birimleri elinde bulunan arşiv malzemesi ile ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarının temini ile millî menfaatlere uygun olarak Devletin gerçek ve tüzel kişilerin ve bilimin hizmetinde değerlendirilmelerini, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklanma ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

Bu Yönetmelik, Gaziantep Üniversitesi’nin eğitim-öğretîm, araştırma ve İdarî birimleri ile bunlara bağlı döner sermayeli kuruluşları kapsar.

Dayanak

Bu Yönetmelik, Başbakanlık tarafından hazırlanarak, 16/5/1988 tarih ve 19816 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”in 45 inci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tarifler

Bu Yönetmelikte geçen:

a) Arşiv Malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden onbeş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, ikinci maddede belirtilen Gaziantep Üniversitesi birimleri ve bunlara bağlı kuruluşların işlemleri sonucunda teşekkül eden ve Üniversite tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine, tarihî, siyasî, sosyal, kültürel, hukukî ve teknik değer olarak intikâl etmesi gereken belgeler ve devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlemler ve münasebetler bakımından tarihî, hukukî, idari, askerî, İktisadî, dinî, İlmî, edebî, estetik, kültürel, biyografik', jenelojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tesbite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlâk, örf ve âdetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazıtı evrak, defler, resim, plân, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, bilgisayar bantları ile bunların kullanılabilirliğini sağlayan dokümantasyon, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi,

b) Arşivlik Malzeme : (a) bendinde sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyalarını,

c) Birim Arşivi: Gaziantep Üniversitesi birim ve kuruluşlarının görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu birim ve kuruluşların bünyesinde aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini,

d) Üniversite Arşivi: Üniversitenin Rektörlük teşkilâtı içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezi arşivi,

e) Üniversite: Gaziantep Üniversitesini, f) Rektörlük: Gaziantep Üniversitesi Rektörlüğünü,

g) Birimler: Bu Yönetmeliğin ikinci maddesinde belirtilen, Gaziantep Üniversitesi’ nin eğitim-öğretim, araştırma ve İdarî birimleri ile bunlara bağlı kuruluşları,ifade eder.

İKİNCİ KISIM

Teşkilat ve Yükümlülükler

Üniversite Arşivinin Yükümlülükleri

Üniversite Arşivinin Yükümlülükleri :

a)Madde I’de belirtilen amaçlar doğrultusunda muhafazasına lüzum görülmeyen malzemeyi ayıklamak ve imha etmek,

b)Saklanacak arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin uluslararası arşiv standartları ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 4 üncü maddesi hükmünce saklanması ve korunmasını sağlamak,

c)Birim arşivlerini denetlemek, birim arşiv sorumlularına gerektiğinde hizmet içi eğitim yaptırmak,

d)Üniversite arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşiv malzemesini Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 28 inci maddesi gereğince Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim etmek.

Birim Arşivinin Yükümlülükleri

Birim Arşivinin Yükümlülükleri :

a)5 inci maddenin (b) bendinde belirtildiği şekilde saklanacak arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin saklanması ve korunmasını sağlamak,

b)Üniversite arşivine devredilecek malzemenin Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 3 üncü kısmındaki hükümlere göre düzenlenmesini sağlamak.

Arşiv Malzemesi ve Arşivlik Malzemenin Saklanma Süreleri

Üniversite elinde bulunan arşivlik malzeme, birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile, arşiv malzemesi ise Üniversite arşivinde 10-14 yıl süre ile saklanır. Arşiv malzemesi içinde hizmet gereği akti vitesini koruyanlar, Üniversite arşivinde tutulur.

Arşivden Yararlanma

Üniversitenin yetki ve sorumluluğuna geçmiş olan arşiv malzemesinin aslı hiçbir sebep ve suretle arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilmez. Halen Üniversite arşivlerinde bulunan malzemenin 3 üncü kısımdaki hükümler çerçevesinde ilgili birimlere ödünç verilme hakkı saklıdır.

Ancak, Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bîr hakkın korunması ispatı gerektiğinde, usulüne göre Örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

Arşiv Malzemesinin Yurtdışına İzinsiz Çıkarılamayacağı

Üniversiteye ait arşiv malzemesi ile arşivlik malzeme yurtdışına izinsiz çıkarılamaz. Arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin yurtdışına çıkarılabilmesi için gerekli izin Rektörlüğün talebi üzerine Başbakanlıkça verilir.

Yararlanma Usul ve Esaslar

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik’in 10 uncu maddesi gereğince Üniversite elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakikî ve hükmî şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesi örneklerinin verilmesi usul ve esasları hakkında 18/9/1989 tarih, 20286 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan 89/14269 sayılı Bakanlar Kurulu kararı uygulanır.

ÜÇÜNCÜ KISIM

Birim Arşivi İşlemleri

Birim arşivi işlemleri 16 Mayıs 1988 tarih ve 19816 Sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”in 3 üncü kısmında yer alan 11 ilâ 20 nci madde hükümleri çerçevesinde yapılır.

Sözkonusu Yönetmeliğin 14 üncü maddesinde yer alan Resmî Gazete, kitap, broşür ve benzerleri gibi malzemeden hizmetin yürütülmesi ite ilgili olarak, ilgili birimlerce yayımlanan talimatname, genelge ve sair malzemenin bir örneği, ayıklama İşlemine tabi tutulmak kaydıyla arşivde ilgili birimin arşiv ve arşivlik malzemesiyle birlikte saklanabilir.

Üniversite Arşivi İşlemleri

Üniversite arşivi işlemleri Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 3 üncü kısmında yer alan 21 ilâ 29 uncu madde hükümleri çerçevesinde yapılır. Sözkonusu hükümlere ek veya bu hükümlerden farklı olarak bu Yönetmeliğin aşağıda 13 ilâ 18 inci madde hükümleri uygulanır.

Yardımcı Araçların Hazırlanması

Yardımcı araçlardan “Gaziantep Üniversitesi Arşiv Rehberi” giriş bölümü ile 1. ve 11. bölümlerden oluşur. Giriş bölümünde arşivlemeye esas olacak evrakların genel tasnif sistemi ve kodları açıklanır. J. bölümde teşkilât şeması, 11. bölümde dosya plânı yer alır.

Yardımcı araçlardan “Analitik Envanter”in hazırlanmasında, ayıklama ve imhadan sonra yapılan kesin tasnif sırasında doldurulan “Dosya Muhteviyatı Döküm Formları"ndan faydalanılır.

Gizlilik derecesine haiz evraklarla, araştırmaya açılmasında sakınca görülenler, Rektörlüğün görüşü alınmak kaydıyla yerli ya da yabancı araştırmacıların kullanacağı analitik envanterler de gösterilmeyebilir. Analitik envanterlerde bu tür malzemenin yalnızca numarası gösterilir ve araştırma yasağının hangi tarihte kalkacağı belirtilir. Yasaklamanın kalktığı tarihte bu evraklarla ilgili bilgiler analitik envantere eklenir. Arşivde arşivcilerin kendi kullanımları için kullanılacak analitik envanter kopyasında bu sınırlamalara gidilmez, ancak araştırma yasağının sona ereceği tarih ve bu yasakla ilgili yazışmanın tarih ve sayısı belirtilir.

Bilgisayar Kayıtları ve Arşivi

Birimlerde hizmet sırasında oluşan ve kâğıt dışındaki (manyetik v.b.) ortamlarda bulunan kayıtların ayıklama, imha, tasnif ve saklanması Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün görüşü alınarak hazırlanacak talimatnamelerde belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde yapılır.

Kartografik Arşivlik Malzeme ve Arşiv Malzemesi

Harita, plân, proje, kroki v.b. kartografik malzemenin varsa aşıtları, yoksa birinci kopyaları dosyalarından çıkarılarak yerlerine bunların hangi kod altında ve nerede saklandığım gösteren “vekil” kayıtlar konur, Sözkonusu malzemenin ait olduğu dosyadan çıkarılması bu dosyaların bilgi' bütünlüğünü bozuyorsa yerlerine “vekil” kayıtlara ek olarak yeni bir kopya konur.

Dosyadan çıkarılan aşıtlar ayrıca tasnif edilir ve bunların küçük ebatları olanları bu iş için özel olarak imal edilen yatay çekmeceli çelik harita dolaplarında yatay ve düz olarak saklanır. Harita çekmecesi ebadından büyük olan malzeme rulolar halinde bu iş için özel olarak imal edilen silindirik kutularda saklanır. Kartografik malzemenin asılları hiçbir şekilde katlanamaz ve kaili vaziyette muhafaza edilemez.

Holografik Arşivlik Malzeme ve Arşiv Malzemesi

Fotografik malzemenin varsa negatifleri yoksa birinci kopya pozitifleri dosyalarından çıkarılarak, yerlerine bunların hangi kod altında ve nerede saklandığını gösteren "vekil” kayıtlar konur. Sözkonusu malzemenin ait olduğu dosyadan çıkarılması bu dosyaların bilgi bütünlüğünü bozuyorsa yerlerine “vekil” kayıtlara ek olarak yeni bir kopya konur.

Negatif olmayan fotoğrafik malzeme, cam negatifler ve renkli fotoğrafların yeni siyah- beyaz negatifleri alınarak bu malzemeye ek olarak muhafaza edilir.

Fotoğrafik malzemenin muhafazası için uluslararası arşivcilik standartlarına uygun negatif ve pozitif albümleri kullanılır.

Üniversite Arşivinden Yararlanma

Birimlerin Üniversite arşivinde saklı malzemeye hizmet gereği ihtiyaç duyması halinde, bu malzeme 15 günü aşmayan bir süre için ödünç verilebilir veya arşivde incelenebilir. Ödünç verilen malzeme takip formlarına işlenerek gününde arşive geri dönmesi temin edilir. Birimler kendilerine ödünç verilen malzeme üzerinde değişiklik yapamaz, dosyalardan evrak çıkaramaz ve evrak ekleyemez. Ödünç verilen veya arşivde incelenen malzeme içinde gizlilik derecesine haiz evrak bulunması halinde bu malzemenin ilgili birimden dahi gelseler yetkili olmayan kişilerce görülmesine izin verilmez.

15 günlük ödünç verme süresine istisnaî bir durum olarak Üniversiteden emeklilik, tayin, el çektirme, istifa v.b. nedenlerle ilişkisi kesilen personelin sicil dosyaları ile mezuniyet, kendi isteği ile ayrılma, yatay geçiş, atılma v.b. nedenlerle ilişkisi kesilen öğrencilerin öğrenci dosyaları, sözkonusu personel veya öğrencinin yeniden Üniversiteye dönmesi halinde ilgili birime iade edilir.

Üniversite arşiv personeli, işlemleri süratlendirmek amacıyla, arşivde saklı malzemenin aşıtlarının görülmesine ihtiyaç olmayan durumlarda ilgili birimin ihtiyaç duyduğu bilgiyi telefon veya fotokopi ile iletmek üzere, arşivin işlerini aksatmamak koşuluyla bir araştırma hizmeti sunar. Mümkün olan durumlarda ödünç verme yerine bu araştırma hizmetinin hayata geçirilmesine çaba gösterilir. Fotokopi verilmesi durumunda, fotokopinin arkasına “işi bitince imha ediniz” damgası basılır. Verilecek araştırma hizmetinde gizlilikle ilgili hükümler saklıdır.

Arşiv Hizmetleri İstatistiği

Üniversite arşivi verdiği hizmetlerle ilgili istatistikler tutar ve bir yılı geçmeyen aralıklarla rapor haline getirilir. Bu istatistikler imha planlarının gözden geçirilmesi sırasında yapılacak değişikliklerde temel alınacak unsurlardan birini oluşturur.

DÖRDÜNCÜ KISIM

Muhafazasına Lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme Ayıklama ve imha Komisyonları

Ayıklama ve İmha Komisyonları

Muhafazasına lüzum kalmayan ve imha edilecek malzeme ile ilgili işlemlerle, ayıklama ve imha komisyonlarının teşkili ve çakması 16/5/1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” in 4 üncü kısmında yer alan 30 ilâ 35 inci madde hükümleri çerçevesinde yapılır.

Sözkonusu hükümlere ek ya da bu hükümlerden farklı olarak 20 nci madde hükmü uygulanır.

Ayıklama ve imha

Üniversite, elinde bulunan kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası Üniversite arşivinde Üniversite tarafından yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.

BEŞİNCİ KISIM

İmha İşlemleri

İmha işlemleri 16/5/1988 tarih ve 19816 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik'in 5 İnci kısmında yer alan 36 ilâ 43 üncü madde hükümleri çerçevesinde yapılır.

Sözkonusu hükümlere ek ya da bu hükümlerden farklı olarak aşağıdaki 22 ilâ 24 üncü madde hükümleri uygulanır.

Yeniden Gözden Geçirme

Ayıklama işlemleri sırasında arşivlik malzeme değeri taşıdığına kesin karar verilememesi nedeniyle muhafazasına lüzum olup olmadığı şüpheli görülen malzeme ileri bir tarihte ikinci bir kez gözden geçirilerek yeniden ayıklama işlemine tabi tutulmak üzere ayrılabilir.

İmha Plânlarının Hazırlanması

Ayıklama ve imha işlemlerinde bir kolaylık teşkil etmek üzere bütün evrak ve malzeme tür ve vasıflarına göre gruplandırılarak imha plânları düzenlenir. Bu plânlarda her gruptaki malzemenin ne kadar süre saklanacağı veya ne kadar süre sonra yeniden gözden geçirileceği, ne kadar süre sonra imha edileceği veya Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredebileceği belirtilir.

İmha plânları her sene gözden geçirilerek gerekli değişiklikler yapılır.

Kayıt Defter ve Föylerînin Tamamlanması

İmha olunacak malzemenin kayıt defter ve föylerindeki karşılık gelen kayıtları, kırmızı renkli ıstampa mürekkebi kullanarak “imha edildi" damgası ile damgalanır.

ALTINCI KISIM

Geçici Madde

Üniversitenin kuruluşu sırasında mevcut bulunan veya daha sonra Üniversite bünyesinde kurulan Fakülte ve Yüksekokullardan aynı il içindekilerin ayıklama ve imha işlemleri Üniversitede, diğer illerdekilerin ise Fakülte ve Yüksekokullarında yapılır.

YEDİNCİ KISIM

Son Hükümler

Yürürlük

Bu Yönetmelik hükümleri yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Bu Yönetmelik hükümlerini Gaziantep Üniversitesi Rektörü yürütür.