Adnan Menderes Üniversitesi Arşiv Yönetmeliği (mülga)

BİRİNCİ BÖLÜM

Genel Hükümler

Amaç ve Kapsam

Bu Yönetmeliğin amacı, Adnan Menderes Üniversitesi'nin eğitim-öğretim, araştırma, uygulama ve idarî tüm birimlerinde bulunan arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tesbit edilmesini, herhangibir nedenle bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarının teminini, ulusal yararlara uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve bilimin hizmetinde değerlendirilmelerini, saklanmasına gerek görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.

Bu Yönetmelik Adnan Menderes Üniversitesi’nin eğitim-öğretim, araştırma, uygulama ve idari tüm birimlerini kapsar.

Tanımlar

Bu Yönetmelikte geçen;

a)Arşiv Malzemesi:

Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden onbeş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup birinci maddede belirtilen Adnan Menderes Üniversitesi birimleri ve bunlara bağlı kuruluşların işlemleri sonucunda oluşan ve üniversite tarafından saklanması gereken Türk Milletinin geleceğine, tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukukî ve teknik değer olarak intikâl etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile uluslararası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve ilişkiler bakımından tarihî, hukukî, idari, askeri, İktisadî, dinî, ilmî, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, belirlemeye yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlâk örf ve âdetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plân, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, bilgisayar bantları, elektronik kayıt ortamları ve bunların kullanılabilirliğini sağlayan dokümantasyonu, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi,

b)Arşivlik Malzeme:

Yukarıda bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi özelliğini kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet özlük ve sicil dosyalarını ve üniversitenin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı Devlet ve Uluslararası kuruluşlarla imzaladığı protokol ve anlaşmaları,

c)Üniversite:

Adnan Menderes Üniversitesi'ni,

d)Rektörlük: Adnan Menderes Üniversitesi Rektörlüğü’nü,

e)Rektör:

Adnan Menderes Üniversitesi Rektörü’nü,

f) Üniversite Arşivi:

Üniversitenin merkez teşkilâtı içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezi arşivi,

g) Birim Arşivi:

Üniversitenin tüm birimlerinin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden oluşan ve bu birim ve kuruluşların bünyesinde güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini,

h) Birimler:

Üniversitenin akademik ve idari teşkilât şemasında gösterilen fakülte, yüksekokul, enstitü, araştırma ve uygulama merkezleri ile daire başkanlıkları ve Rektörlüğe doğrudan bağlı diğer kuruluşları,

ı) Alt Birim:

Bu maddenin h bendinde belirtilen birimlere bağlı alt birimleri,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması, Üniversite ve Birim Arşivlerinde Saklanması, Gizliliği ve Yararlanma

Koruma Yükümlülüğü

Üniversite birimleri; arşivlerinde bulunan ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim edilmeyen arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut aslî düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdür.

Rektörlükçe belirlenecek birimler, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;

a)Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toz ve her türlü hayvan ve haşeratın zararlarına karşı gerekli önlemlerin alınmasından,

b)Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde sürekli çalışır durumda bulundurulmasından,

c)Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin % 50-60 arasında tutulmasından,

d)Fazla rutubeti önlemek için rutubet emici cihaz veya kimyasal maddelerin kullanılmasından,

e)Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu önlem olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden,

f)Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,

g)Isının mümkün olduğu kadar sabit (kâğıt malzeme için 12-15 derece arasında) tutulmasından,

sorumludur.

Görev ve Sorumluluk

Üniversite Arşivi hizmet ve faaliyetleri Genel Sekreterin gözetim ve denetiminde, arşiv konusunda eğitim görmüş yöneticiler, arşivciler, uzmanlar, teknisyenler ve büro personelinden oluşan ayrı bir birim tarafından yürütülür. Birim arşiv hizmetlerinin bu Yönetmelik hükümlerine göre yürütülmesi, Üniversite Genel Sekreteri tarafından denetlenir ve Rektörlüğe gereken önerilerde bulunulur.

Üniversite Arşivi ve Birim Arşivleri

Rektörlük merkezinde uzun süre saklanacak arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için “Üniversite Arşivi”

Üniversite birimlerinde ise belirli bir süre saklanacak arşivlik malzeme için “Birim Arşivi” kurulur.

Saklama Süresi

Arşivlik malzeme birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile, arşiv malzemesi ise Üniversite Arşivinde 10-14 yıl süre ile saklanır.

Arşiv Malzemelerinin Yurtdışına İzinsiz Çıkarılamayacağı

Arşiv malzemesi her ne sebep ve suretle olursa olsun, toplu veya ayrı parçalar halinde yurt dışına izinsiz çıkarılamaz. Bu tür malzemenin yurt dışına çıkarılabilmesi için gerekli izin Rektörlüğün isteği üzerine Başbakanlıkça verilir.

Arşiv Malzemesinin Gizliliği

Birimlerin elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliğini koruyan arşiv malzemesi, Üniversite arşivine geçtikten sonra da gizli kalır. Bu tür arşiv malzemesinin gizliliğinin kaldırılması ilgili birimin görüşü alındıktan sonra Rektörlükçe kararlaştırılır.

Arşivlerden Yararlanma

Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce de yerinde incelenebilir.

Yararlanma ve Usul Esasları

Üniversite arşivindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı, gerçek ve tüzel kişilerin yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda Bakanlar Kurulunca tespit edilen hükümler uygulanır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Birim Arşivi İşlemleri

Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması

Her yılın Ocak ayı içerisinde önceki yıla ait arşivlik malzeme birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tabi tutulur.

Ayırım işlemlerinden sonra, birim arşivine devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre;

a)Birimi,

b)İşlem yılı (oluştuğu yıl),

c)Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,

d)Aidiyet içerisindeki tarih (aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de aynı usul uygulanır) ve sıra numarası esas alınmak suretiyle hazırlanır.

Ancak istisnai bir kural olarak, sicil ve özlük dosyalan, kurum sicil numarası veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de, buna göre bir yerleştirme yapılır.

İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile “gizli” damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tabi tutulur.

Gizlilik dereceli kamu evrakı, gizliliği kaldırılmadıkça, bu özelliğini korur.

Gizliliği kaldırılan malzemeye “Gizliliği Kaldırıldı” damgası vurularak, gizlilik damgası iptal edilir.

Uygunluk Kontrolü

Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde;

a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus “Kayıt Defteri” veya “Föyleri” gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekrar veya eksiklik olup olmadığına,

b)Bir aidiyet içerisinde, aynı özellikte birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine,

c)Dosya içerisinde bulunan evrakın gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,

d)Klasörler ve dosyalar üzerine devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

e)Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların ciltlenip ciltlenmediğine,

f)Zarflanması gerekenlerin zarflanıp zarflanmadığına,

g)Defterlerle ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

h)İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine,

ı) Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına bakılır, eksiklikleri varsa tamamlanır.

Uygunluk kontrolü, ilgili alt birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince birlikte yapılır.

Malzemenin Birim Arşivine Devri

İlgili alt birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, bir sonraki takvim yılının Ocak ayı içerisinde birim arşivine devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın belirlenmesinde, birim arşivince ilgili alt birimler arasında görüş birliği sağlanır.

Malzemenin bu şekilde belirlenip, ayırım ve birim arşivine devrine karar verme yetkisi birimlerin amirlerine aittir.

Teslim işlemleri ise, birimlerin arşiv işleriyle görevli personeli tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzeme, birim arşivine uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile devredilir.

Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme

Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzerleri, ilgili alt birimlerde saklanır. (Rektörlükçe yayımlanan ve arşivlik malzeme özelliği taşıyan basılı yayınlar hariç.)

Malzemenin Birim Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi

Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme alt birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresi sonunda Üniversite arşivine aynı düzende teslim edilir.

Üniversite birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılamaz. Ancak, bu işlem Aydın dışındaki Üniversite kampüslerindeki birim arşivlerinde kurulacak Ayıklama ve İmha Komisyonu kararıyla yapılabilir. Bu işlemden sonra arşivdeki malzemenin tasnif ve yerleştirilmesi 21 inci madde hükümlerine göre yapılır.

Üniversite Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Devredilmesi

Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme “ Üniversite Arşivine Devredilecek” olanlar şeklinde ayrılır ve kayıt defterleri veya föyleri ile Üniversite arşivine devredilir.

Birim Arşivinden Yararlanma

Biriminden, gerektiğinde görülmek ve incelenmek üzere ve dışarıya çıkarılmamak kaydıyla, birim arşivinde izleme föyü düzenlemek ve birim amirinden izin alınmak suretiyle dosya alınabilir. Birim arşivinden alınan dosya inceleme sonunda geri verilir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Üniversite Arşivi İşlemleri

Uygunluk Kontrolü

Üniversite arşivine devredilecek arşivlik malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksiklikleri varsa 12 nci maddede gösterilen biçimde tamamlanır.

Üniversite Arşivinden Ayıklama ve İmha

Üniversite arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri, bu Yönetmeliğin 5 inci bölümündeki hükümlere göre yapılır.

Üniversite arşivinde yapılacak kesin tasnif 21 inci maddede açıklandığı üzere, dosya, kutu veya klasör gruplarının hazırlanması, Üniversite arşivinde saklanmasına gerek görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır.

Damgalama

Ayıklama ve imha işleminden sonra Üniversite arşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla “Adnan Menderes Üniversitesi Arşivi” damgası ile damgalanır. Damga, evrakların ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga uygulanır.

Malzemenin Üniversite Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi

Arşivlik malzeme ve arşiv malzemesi, işlem gördüğü tarihte meydana gelen oluşum ve ilişki biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metodla (Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen fonları (malzeme gruplarını), bütünlüklerini bozmadan asli düzeni ile bırakmaktır.

Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu birim ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük içerisinde tesbit edilir ve birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir.

Tasnif işlemleri Şu Sıraya Göre Yapılır:

a)Önce, her birime ait evrak tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı, işlem gördükleri tarihlerdeki biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir.

Ayırma işlemi Üniversite akademik ve idari teşkilat şemasına göre yapılır.

Kesin tasnif, saklanmasına gerek görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır.

b)Üniversite arşivindeki arşivlik malzeme teşkilat şeması dikkate alınarak ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile varılacak görüş birliği sonucu düzenlenecek olan kodlama plânı ve esaslarına göre kodlanır.

Kodlama Esasları

Kurum kodu, (Rektörlük için belirlenen kod)

Birim kodu, (Daire Başkanlıkları ile Rektörlüğe bağlı diğer birimler için belirlenen kod)

Alt Birim kodu, (Birimlerin alt birimleri için belirlenen kod)

Hizmet türü kodu, (Dosya tasnif numarası almamış belgelerden, hizmetlerde farklılık varsa, bu hizmetler kodlanacaktır. Eğer Rektörlükçe ayrıca dosyalama sistemi kabul edilerek hizmetler sınıflanmışsa, yeniden kod verme yoluna gidilmeyip, bu numaralar Ek-3’ün 8 inci hanesine yazılacaktır.)

Ayrıca kodların tesbit edilmesinde ve uygulanmasında;

-Mümkün olduğu kadar fazla rakam (harf ve rakam-harf) kullanılmasından kaçınılır.

-Yeni kurulan birim ve alt birimler için kod belirlenirken bunların eski kodlarla çakışmamasına dikkat edilir.

-Evrakın eklerine de, aidiyeti ve bütünlüğü bozmamak için mevcut kodlama, kendi bütünlüğü içerisinde ayrı ayrı verilir.

c)Ayırımı yapılan evraktan, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar, ekleriyle birlikte bir araya getirilir.

Evraka ekli olan harita, plân, proje ve benzerleri, asıl evraktan ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ile birlikte ele alınır.

Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına engel olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyle kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evraklar l’den başlamak üzere sıra numarası alır.

Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır.

d)Daha sonra birimleri belirlenmiş olan evrak kendi içerisinde “gün, ay ve yıl’’ sırasına göre kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususlar gözönüne alınır.

-Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrakın, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır.

-Üzerinde yalnızca “ay”ı olup, günü belli olamayan evraklar, sıralamada evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna toplu olarak konulur.

-Üzerinde gün ve ay olmayıp sadece yıl yazılı olan evraklar ait oldukları yılın en sonuna konulur.

-Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde, tahmini tarihlemesi yapılan evraklar da ait oldukları yılın ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir.

e) Ayırma neticesinde arşiv malzemesinin ait olduğu alt birime kadar daha önceden belirlenmiş kodlarını içeren lastikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (Ek:1) evrakın ön yüz alt bölümüne, siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, "Alt Birim Kodu"na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın "Klasör Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur.

“Kutu Numarası” bölümüne, evrakın dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara yazılır.

“Dosya Numarası” bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır.

“Evrak Sıra Numarası” bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar l’den başlamak üzere sıra numarası alır. “Arşiv Yer Damgası”, aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından, evrakın eklerine de basılır.

Kodlamada, “Kutu veya Klasör Numarası”, “Dosya Numarası” ve “Evrak Sıra Numarası” bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit, tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz.

f) Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü vererek bir “Dosya İçerik Döküm Formu” (Ek-2) konulur.

g)İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klasörlerin) sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın “Evrak Sıra Numarası” hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (Ek-3) “Dosya Numarası” hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile ayrıca “İşlem Yılı” yazılır. Aynı şekilde dosya gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlamanın “Dosya Sıra Numarası” dahil, “İşlem Yılı” kaydedilir.

Ayrıca hizmetlerin özelliği ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde “İşlem Yılı” hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrakın almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için, “İşlem Yılı” hanesinin altında bu numaraların yer alacağı boş bir kısım bırakılır.

h)Kutulara verilecek sıra numaraları seriler halinde müteselsil olarak devam ettirilir. Dosya sıra numaraları ise yıl veya yıl gruplarına göre yeniden başlatılır.

i)Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın, envarteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün içeriği hakkında özeli çıkarılıp fişlenir.

i)Bütün bu işlemler, daha sonra kataloglara geçirilir.

j)Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (Ek-4) (veya klasörlere) konmuş olarak, gerekli şartları taşıyan arşiv depolarında ve madeni raflarda, tasnif plânına uygun olarak bir yerleştirme plânı dahilinde yerleştirilir.

Bu yerleştirmede, raflarda çift taraflı ranzalar da dahil, soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru bir sıra dahilinde hareket edilir.

Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır.

Arşiv deposunun yerleşim şeması çakarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.

Bu tasnif sistemi yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (film, fotoğraf, plak, ses, bilgisayar kütükleri ve görüntü bandı, v.b.) tasnifi özel sistem ve işlemlere göre yapılır.

Malzemenin Envanterinin Çıkarılması

Üniversite arşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin kullanılmasını kolaylaştırmak için envanterleri çıkarılır.

Üniversite Arşivinden Yararlanma

Üniversite arşivinden yararlanmada bu Yönetmeliğin 9, 10 ve 17 nci madde hükümleri uygulanır.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi

Üniversite arşivi ile fakülte, yüksekokul, enstitü ve araştırma, uygulama merkezlerinde saklama süresini tamamlayan ve arşiv malzemesi niteliğini kazanan malzemeler "Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak "Arşiv Malzemesi Devir Teslim ve Envanter Formu" (Ek:5), varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir.

Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir.

Devir-Teslim ve Envanter Formunun bir örneği Üniversite arşivinde saklanır, bir örneği de bilgi için ilgili birim arşivine gönderilir.

Arşiv malzemesinden hangilerinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nce teslim alınıp, hangilerinin geçici veya sürekli olarak Üniversitenin elinde kalacağı, Rektörlüğün görüşü alındıktan sonra Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nce kararlaştırılır. Üniversite Rektörlüğünün kendi arşivlerinde kalan arşiv malzemesi bu Yönetmeliğin 3 üncü maddesi hükümlerine göre saklanır.

Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi

Aynı tür arşiv malzemesi, aynı forma kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde, her biri için ayrı form düzenlenir.

Teslim edilen arşiv malzemesiyle ilgili olarak bu form üzerindeki;

a)“Birimi” bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı,

b)“Türü” bölümüne, dosya, defter, form, plân, program, model, fotoğraf, resim, film, plak, görüntü bandı, ses bandı, damga v.b. olduğu,

c)“İşlem Yılı” bölümüne, arşiv malzemesinin olduğu yıl,

d)“Teşkilat Kodu” bölümüne, her dikdörtgen içine sırayla kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları, yanındaki “kutu” ve “dosya” bölümüne de dosya numarası,

e)“Envanter Sıra Numarası” bölümüne, ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası,

f)“İşlem Tarihi” bölümüne, evrakın gün, ay, yıl olarak aldığı tarih,

g)“Sayı” bölümüne, evraka verilen sayı,

h)“Gizlilik Derecesi” bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (gizli evrak “G" kısaltması ile gösterilir.),

ı) “Konusu” bölümüne, evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama,

i)“Adedi” bölümüne, dosya içindeki toplam evrak sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam adet,

j)“Açıklama” bölümüne, yıpranma, eksiklik v.b. gibi devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli, açıklamalar,

k)“Evrak Sıra Numarası” bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası,

yazılır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Saklanmasına Gerek Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme ile Ayıklama ve İmha Komisyonları

İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme

Güncel işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar, (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 27 nci maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ile mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar.

İmha Edilecek Malzeme

Aşağıda sayılan evrakın ayıklanmasına, saklanmasına ve imhasına, Ayıklama ve İmha Komisyonu karar verir.

Bu malzemeler şunlardır:

a)Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekid yazıları,

b)Elle, daktilo ile veya başka bir teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler,

c)Resmi veya özel her çeşit zarflar (tarihi değeri olanlar hariç),

d)Adli ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kâğıtlar, PTT’ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adi ve taahhütlü zarf ve benzeri) kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,

e)Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (Anket soru kâğıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları),

f) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,

g)Esasa ilişkin olmayıp, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar,

ğ) Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerinin fazla kopyaları,

h)Yapılan yazışmalardan, ilgili birimde bulunan asılları dışındakilerin tamamı,

ı) Birimlerce yazılan ve diğer birim, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi için gönderilen tamim, genelge, genel mektup v.b. fazla kopyaları, aslı ilgili birimlerde bulunan raporlar ile ilgili görüş yazılarının, diğer birimlerde bulunan kopya ve benzerleri,

i)Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon birimlerine mâl edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat ve form değişikliği sebebiyle kullanım olanağı kalmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,

j)Demirbaş, mefruşat ve benzeri istekler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,

k)İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları,

l)Çalışma raporlarının fazla kopyaları,

m)Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar,

n)Kanun, tüzük ve yönetmelikler gereği belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma süresini doldurmuş bulunan yazışmalar,

o)İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikayet yazıları,

ö) Bilgi için gönderilmiş yazılar ile müteferrik işler kapsamında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar,

p)Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüş bilgi verme yazıları,

r)Sınav duyuruları, başvuruları, tutanakları, yazılı kâğıtları, sonuç yazılan ve duyuru cetvelleri,

s)Görev istekleri ve cevap yazılan, işleme konmamış (hıfz edilmiş) başvurular ve yazılar,

ş) Birimler arası müteferrik yazışmalar ile davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri,

t)Vatandaşlarla yapılan müteferrik yazışmalar ve vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazı ve cevaplan,

u)Yararlanılması, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri,

ü) Güncelliğini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler,

v)Bunların dışında kalıp da bürokratik gelişmeler sonucunda zamanla kendiliğinden oluşan delil olma niteliği taşımayan, hukukî ve ilmî kıymeti bulunmayan ve saklanmasına gerek görülmeyenler.

Yukarıda sayılan malzemeler bir örnekleri saklanmak suretiyle tür ve yılları gösteren imha listeleri tutularak imha edilebilir.

Üniversite Arşivinde Yapılacak Ayıklama ve İmha

Birim arşivinde bulunan, kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası üniversite arşivinde yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.

Üniversite Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu, çeşitli sebeplerle zamanında bu arşive intikal ettirilmeyen ve saklanmasına gerek görülmeyen malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutup, arşivlik malzemeyi üniversite arşivine teslim ettirir.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Oluşumu

Üniversite arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, Rektörün onayı ile, “Üniversite Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu” kurulur. Üniversite Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya üniversite arşivi sorumlusunun başkanlığında üniversite arşivinde görev yapan iki memur ile malzemeleri ayıklayacak ve imha edilecek ilgili birim amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda birimin verdiği hizmetler konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki eleman olmak üzere 5 kişiden oluşur.

Üniversite bünyesindeki kütüphane ve dokümantasyon hizmetlerinin sorumlusu veya görevlendireceği kişi de bu komisyona doğal üye olarak katılır.

Rektörlük dışındaki kampuslar için aynı yöntemle ayrıca “Ayıklama ve İmha Komisyonu” oluşturulur.

Ayıklama ve İmha Komisyonunun Yetki ve Sorumlulukları

Kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen her türlü malzemenin imhası Ayıklama ve İmha Komisyonu kararı ile yapılır. Ancak bu Yönetmeliğin 33 üncü maddesi hükümleri saklıdır.

Ayıklama ve İmha Komisyonunun Çalışma Esasları

Ayıklama ve İmha Komisyonu, her yıl Mart ayı başında çalışmaya başlar.

Komisyon, kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutar.

Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır.

İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.

Ayıklama ve Tasnif

Ayıklama ve İmha Komisyonunca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme özelliklerine göre, birimi, yılı, niteliği, aidiyeti içerisindeki tarih, sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya plânı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir.

İmha Listelerinin Düzenlenmesi ve Kesinlik Kazanması

İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği birim, yılı, niteliği, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya plânı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, Ayıklama ve İmha Komisyonunun baş kan ve üyeleri tarafından imzalanır.

Ayıklama ve imha komisyonunca hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alındıktan sonra, Rektörün onayını müteakip kesinlik kazanır.

Fakülte, yüksekokul, enstitü ve araştırma uygulama merkezlerinde hazırlanan imha listeleri ise, Rektörlüğün uygun görüşü alındıktan sonra, ilgili birimin en üst amirinin onayı ile kesinlik kazanır.

İmha Şekilleri

İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir.

Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması

İmha edilecek malzeme, iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlarından ve karbon kağıtlarından ayıklanır. Kullanılabilecek durumda bulunan klâsör ve dosyalar ayrılır.

İmha Tutanağı

İmha işlemi düzenlenecek iki nüsna tutanakla tesbit edilir. Bu tutanak Ayıklama ve İmha Komisyonunun başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

İmha Listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme

İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri gözönünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi ilgili birim, İkincisi Üniversite arşivinde saklanır.

Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile İşbirliği

Ayıklama ve imha işlemlerinde tereddüt edilen konularda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün görüşü istenebilir.

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli Hükümler

Yasal Dayanak

Bu Yönetmelik 16/5/1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” esasları çerçevesinde düzenlenmiştir.

Bu Yönetmelik gereğince oluşturulacak Üniversite ve birim arşivleri için yetkililer gereken önlemleri alırlar.

Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır.

Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi

Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir.

Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir vb. arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır.

Faaliyet Raporu

Üniversite Arşiv Müdürlüğü yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri 8/8/2001 tarihli ve 24487 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ekinde yer alan "Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu" ile, müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderir.

Üniversite arşivi için yeterli yer sağlanıncaya kadar bu Yönetmelikte sözü edilen ayıklama ve imha işlemleri Ayıklama ve İmha Komisyonu tarafından birim arşivlerinde gerçekleştirilir.

Yürürlük

Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Bu Yönetmelik hükümlerini Adnan Menderes Üniversitesi Rektörü yürütür.

Ekler