Harran Üniversitesi Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

BİRİNCİ BÖLÜM

Genel Hükümler

Amaç, Kapsam ve Uygulama Alanı

Amaç ve Kapsam

Bu Yönetmeliğin amacı T.C. Harran Üniversitesi Rektörlüğü merkez ve akademik teşkilatı birimlerinde bulunan arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tesbit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarının temini ve milli menfaatlere uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmelerini, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir.

Bu Yönetmelik, Harran Üniversitesi Rektörlük merkez ve dekanlık, yüksekokul müdürlükleri, enstitü müdürlükleri ile merkez müdürlükleri teşkilatını kapsar.

Kavramlar

Bu Yönetmelikte geçen:

Rektörlük'ten: Harran Üniversitesi Rektörlüğü,

Rektör’den: Harran Üniversitesi Rektörü,

Merkez Teşkilatından: Rektörlük merkezinde bulunan hizmet birimleri,

Akademik Teşkilatından: Dekanlıklar, Enstitü Müdürlükleri, Yüksekokul Müdürlükleri ile Araştırma ve Uygulama Merkez Müdürlükleri,

anlaşılır.

Görev ve Sorumluluk

Rektörlük kurum arşiv hizmet ve faaliyetleri, İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığınca yürütülür.

Arşiv Hizmetlerinde Görevlendirilecek Personel

Kurum arşiv hizmet ve faaliyetlerinin yürütülebilmesi için arşiv konusunda eğitim görmüş Yöneticiler, Arşivistler, Uzmanlar, Teknisyenler ve Büro personeli görevlendirilir. Bu elemanların temin edilememesi halinde ve birim arşivlerinde, arşiv hizmetlerinin yürütülebilmesi için mevcut personel arasında yeterli bilgi ve tecrübeye sahip elemanlardan yararlanılır.

İKİNCİ BÖLÜM

Birinci Kısım Arşiv İşleri

Tanımlar

a) Arşiv Malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinde otuz yıl geçmiş veya üzerinden onbeş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, Rektörlük işlemleri sonucunda teşekkül eden ve Rektörlük tarafından muhafazası gereken Türk Milletinin geleceğine tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tesbite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlak, ört ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belge ve malzemeleri,

b) Arşivlik malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, Rektörlüğün, gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası andlaşmalar ve benzerleri,

c) Kurum Arşivi: Arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin birim arşivlerine göre daha uzun süre saklandığı Rektörlük merkez arşivini,

d) Birim Arşivi: Rektörlük merkez ve akademik teşkilatı birimlerinin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşivleri,

Rektörlükte; Daire Başkanlıkları ile Rektöre doğrudan bağlı birimler düzeyinde,

Akademik Teşkifat’ta; Dekanlıklar, Enstitü Müdürlükleri, Yüksekokul Müdürlükleri, Araştırma ve Uygulama Merkez Müdürlükleri düzeyinde ayrı ayrı teşkil olunan arşivleri, ifade eder.

İkinci Kısım

Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması, Kurum ve Birim Arşivlerinde Saklanması, Gizliliği ve Yararlanma

Koruma Yükümlülüğü

Rektörlük merkez ve akademik teşkilatı birimleri, arşivlerinde bulunan ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim edilmeyen arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdür.

Rektörlük, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;

a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toz ve her türlü hayvan ve haşeratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,

b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından,

c) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından,

d) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden,

e) lşık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,

f) Işının mümkün olduğu kadar sabit (kağıt malzeme için 12-15 derece arasında) tutulmasından sorumludur.

Kurum ve Birim Arşivleri

Rektörlük merkezinde uzun süre saklanacak arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için "Kurum Arşivi"

Rektörlük merkez birimleri ile akademik teşkilatında ise, belirli bir süre saklanacak malzeme için "Birim Arşivi" kurulur.

Saklama Süresi

Birimler elinde bulunan arşivlik malzeme, birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile; arşiv malzemesi ise kurum arşivinde 10-14 yıl süreyle saklanır.

Arşiv Malzemelerinin Yurtdışına İzinsiz Çıkarılamayacağı

Arşiv malzemesi hüviyetindeki belgeler, her ne sebep ve suretle olursa olsun, toplu veya ayrı parçalar halinde yurtdışına izinsiz çıkarılamaz. Bu çeşit arşiv malzemesinin yurtdışına çıkarılabilmesi için gerekli izin, Rektörlüğün talebi üzerine Başbakanlıkça verilir.

Arşiv Malzemesinin Gizliliği

Birimler elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliği koruyan arşiv malzemesi, kurum arşivine geçtikten sonra da gizli kalır. Bu tür arşiv malzemesinin gizliliğinin kaldırılması ilgili birimin görüşü alındıktan sonra Rektörlükçe kararlaştırılır.

Arşivlerden Yararlanma

Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulune göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

Yararlanma Usul ve Esasları

Kurum arşivindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi usul ve esasları, Bakanlar Kurulunca tesbit edilen 18.9.1989 tarih ve 20286 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan 89/14269 sayılı kararı uygulanır.

Üçüncü Kısım

Birim Arşiv İşlemleri

Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması

Her yıl Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir işlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tabi tutulur.

Ayırım işlemlerini müteakip, arşive devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre,

a) Birimi,

b) İşlem yılı (teşekkül ettiği yıl),

c) Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,

d) Aidiyet içerisindeki tarih (aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de aynı usul uygulanır.) ve sıra numarası esas alınmak suretiyle hazırlanır.

Ancak istisnai bir husus olarak, sicil dosyaları, sicil numarası (kurum ve emekli sicil numarası) veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de, buna göre bir yerleştirme yapılır. İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile "Gizli" damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tabi tutulur.

Gizlilik dereceli kamu evrakı, ait olduğu dairesinde gizliliği kaldırılmadıkça, bu hüviyetini muhafaza eder.

Gizliliği kaldırılan malzemeye Gizliliği Kaldırıldı” damgası vurularak, gizlilik damgası iptal edilir.

Uygunluk Kontrolü

Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde;

a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus "Kayıt Defteri" veya "Föyleri" gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına,

b) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine,

c) Dosya içerisinde bulunan evrakın gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,

d) Klasörler ve dosya üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların ciltlenip ciltlenmediğine,

f) Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına,

g) Defterlerde ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üstlerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, alt olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığını,

h) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterinin veya bu maksatla kutlanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine,

ı) Sayfaların veya eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına bakılır, eksiklikleri varsa tamamlanır.

Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır.

Malzemenin Birim Arşivine Devri

İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış veya uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir. Malzemenin belirtilen sure içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tesbitinde, birim arşivince ilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır.

Malzemenin bu şekilde tesbit, ayırım ve birim arşivine devrine karar verme yetkisi, birimlerin münhasıran amirlerine aittir.

Teslim işlemleri ise, birimlerin arşiv işleriyle görevli personeli tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzeme, birim arşivine uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleriyle devredilir.

Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme

Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzerleri, ilgili birimlerinde muhafaza edilir.

Malzemenin Birim Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi

Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip kurum arşivine aynı düzende teslim edilir.

Merkez birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılamaz. Ancak Rektörlük dışındaki taşra birim arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemlerinden sonra, arşivdeki malzemenin tasnif ve yerleştirilmesi 23. madde hükümlerine göre yapılır.

Kurum Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Devredilmesi

Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme "Kurum Arşivine devredilecek olanlar şeklinde ayrılır ve kayıt defterleri veya föyleri ile kurum arşivine devredilir.

Birim Arşivinden Yararlanma

Birimlerce, gerektiğinde görülmek ve incelenmek üzere ve dışarıya çıkarılmamak kaydıyla, birim arşivinden, izleme föyü düzenlemek suretiyle dosya alınabilir. Birim arşivinden alınan dosya inceleme sonunda geri verilir.

Dördüncü Kısım

Kurum Arşivi İşlemleri

Uygunluk Kontrolü

Kurum arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksiklikleri varsa 14. maddede gösterilen biçimde tamamlanır.

Kurum Arşivinde Ayıklama ve İmha

Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri, bu Yönetmeliğin 3. bölümündeki hükümlere göre yapılır.

Kurum arşivinde yapılacak kesin tasnif 23 üncü maddede açıklandığı üzere, dosya ve kutu veya klasör gruplarının hazırlanması, kurum arşivindeki muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır.

Damgalama

Ayıklama ve imha işlemini müteakip Rektörlük kurum arşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla, “Harran Üniversitesi Rektörlüğü Arşivi" damgası ile damgalanır. Damga, evrakların ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.

Malzemenin Kurum Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi

Arşivlik malzeme (ve arşiv malzemesi), işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metodla (Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen fonları, bütünlüklerini bozmadan asli düzeni ile bırakmaktır. Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu kurum, daire ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük içerisinde tesbit edilir ve birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir.

Tasnif işlemleri şu sıraya göre yapılır:

a) Önce, her birime ait evrak tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı, işlem gördükleri tarihlerdeki oluşum ve münasebet biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir.

Kesin tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır.

b) Kurum arşivindeki arşivlik malzeme, organizasyon şeması dikkate alınarak ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile varılacak mutabakat sonucu düzenlenecek olan kodlama planı ve esaslarına göre kodlanır.

Kodlama Esasları

Kurum kodu (Rektörlük için belirlenen kod),

Birim kodu (Daire Başkanlıkları ile Rektörlüğe doğrudan bağlı birimler için belirlenen kod).

Alt birim kodu (Birimlerin alt birimleri için belirlenen kod),

Kodların tesbit edilmesinde ve uygulanmasında aşağıdaki esaslara uyulur:

-Mümkün olduğu kadar fazla rakam (harf-rakam) kullanılmasından kaçınılır.

-Yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdas edilirken bunların eski kodlarla çakışmamasına dikkat edilir.

-Evrak ve vesaikin eklerine de, aidiyeti ve bütünlüğü bozmamak için mevcut kodlama, kendi bütünlüğü içerisinde ayrı ayrı verilir.

c) Ayırımı yapılan evrak ve vesaikten, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar, ekleriyle biraraya getirilir. Evraka ekli olan harita, plan, proje ve benzerleri, asıl evrak ve vesaikten ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve vesaik ile birlikte ele alınır.

Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evraklar 1'den başlamak üzere sıra numarası alır.

d) Daha sonra birimleri tesbit edilmiş olan evrak ve vesaik kendi içerisinde "Gün, Ay ve Yıl" sırasına göre, kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususlar gözönüne alınır:

-Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve vesaikin kronolojik sıralamasında da aynı işlem uygulanır.

-Üzerine yalnızca “ay"ı olup, günü belli olmayan evraklar sıralamada, evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna, topluca konur.

-Eski harfli belgelerdeki Hicri ve Rumi tarihler, Miladi tarihe çevrilerek alınır.

-Bazı eski harfli evrak ve vesaikte, tarihler, "ay" alarak üç parçaya bölünerek

"Evail “Evasıt" ve “Evahir'' tabirleri ile kullanıldığından; “Evail" yazılı olanlar, ait oldukları ayın 10 uncu gününden sonra “Evasıt" yazılı olanlar, ait oldukları ayın 20 nci gününden sonraya "Evahir" yazılı olanlar ise, ait oldukları ayın 30 uncu gününden sonraya konulur.

Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konulur.

Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde, tahmini tarihlemesi yapılan evraklar da, ait oldukları yılın, ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı köşeli parantez içerisinde gösterilir.

e) Ayırma neticesinde, evrak ve vesaikin ait olduğu birimler için daha önceden belirlenmiş kodları ihtiva eden, lastikten yapılmış “Arşiv Yer Damgası" evrakın arka yüzünün sol üst köşesine siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında “Alt Birim Kodu"na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın “Kutu veya Klasör Numarası" "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur.

“Kutu Numarası" bölümüne, evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara verilir.

Dosya Numarası" bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır.

"Evrak Sıra Numarası" bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar 1'den başlamak üzere sıra numarası alır. "Arşiv Yer Damgası" aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından, evrakın eklerine de basılır.

Kodlamada "Kutu ve Klasör Numarası", “Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Diğer tür kalemlerle evrak üzerine yazı yazılmaz.

f) Her bit dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek bir "Dosya Muhteviyatı Döküm Formu "konulacaktır.

g) İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klasörlerin) sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın, "Evrak Sıra Numarası" hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir.

Bu etiketlerde “Dosya Numarası'’ hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile, ayrıca “İşlem Yılı'' yazılır. Aynı şekilde dosya gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlamanın “Dosya Sıra Numarası" dahil, “İşlem Yılı" kaydedilir.

Ayrıca hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve vesaik için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, “İşlem Yılı" hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve vesaikin almış okluğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık olması bakımından kaydedilir. Bunun için "İşlem Yılı” hanesinin altına bu numaraların yer alacağı bir boş kısım bırakılır.

h) Kutulara verilecek sıra numaraları seriler halinde müteselsil olarak devam ettirilir. Dosya sıra numaraları ise, yıl veya yıl gruplarına göre yeniden başlatılır.

ı) Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın, envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün, mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp işlenir.

i) Bütün bu işlemler daha sonra kataloglara geçirilir.

j) Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (veya klasörlere) konmuş olarak, gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve madeni raflarda, tasnif planına uygun olarak bir yerleştirme planı dahilinde yerleştirilir.

Bu yerleştirmede, raflarda, çift taraflı ranzalar da dahil soldan sağa gözlerde ise, yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden bir sıra dahilinde hareket edilir.

Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinde başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır. Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.

Bu tasnif sistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (film, fotoğraf, plak, ses ve görüntü bandı) tasnifi değişik sistem ve işlemlere göre yapılır.

Malzemenin Envanterinin Çıkarılması

Kurum arşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkarılır.

Kurum Arşivinden Yararlanma

Kurum arşivinden yararlanmada bu yönetmeliğin 11., 12. ve 19 uncu madde hükümleri saklıdır.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi

Kurum arşivinde saklanma süresini tamamlayan ve arşiv malzemesi vasfını kazanan malzemeler “Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Malzeme" şeklinde ayrılır. Hazırlanacak devir listeleri onayı müteakip Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir.

Devir -Teslim ve Envanter Formunun bir sureti Rektörlük Kurum Arşivinde saklanır, bir sureti de bilgi için ilgili birim arşivine gönderilir.

Arşiv malzemesinden hangilerinin Devlet Arşivleri Genel Müdürluğü’nce teslim alınıp, hangilerinin geçici ve sürekli olarak Harran Üniversitesi Rektörlüğü’nün elinde kalacağı, Rektörlüğün görüşü alındıktan sonra Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nce kararlaştırılır. Harran üniversitesi Rektörlüğünün kendi arşivlerinde kalan arşiv malzemesi, bu Yönetmeliğinin 6 ncı maddesi hükümlerine göre muhafaza edilir.

Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi

Aynı tür arşiv malzemesi aynı forma kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde, her biri için ayrı form düzenlenir.

Teslim edilen arşiv malzemesiyle ilgili olarak üzerindeki;

a) ”Birimi” bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı,

b) "Türü" bölümüne, dosya, defter, form, plan, program, model, fotoğraf, resim, film, plak, görüntü bandı, damga v. b. olduğu,

c) "İşlem Yılı" bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl,

d) ”Teşkilat kodu" bölümüne, her dikdörtgen içine sırayla, kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları, yanındaki "kutu" ve “dosya" bölümüne de kutu ve dosya numarası,

e) ''Envanter Sıra Numarası" bölümüne, ekleri dışında evraka teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası,

f) ”İşlem Tarihi" bölümüne, evrakın gün, ay, yıl olarak aldığı tarih,

g) "Sayı'' bölümüne, evraka verilen sayı,

h) "Gizlilik Derecesi” bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı,

ı) ''Konusu" bölümüne, evrakın konusu ifade edecek kısa açıklama.

i) "Adedi" bölümüne, dosya içindeki toplam evrak sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler içinde toplam adet,

j) "Açıklama" bölümüne, yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar,

k) "Evrak Sıra Numarası“ bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası yazılır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Muhafazasına Lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme ile Ayıklama ve İmha Komisyonları

İmha Edilecek Malzemenin Tesbit Ölçüsü

Cari İşlemlerde fiilen rolü bulunan, belli süreler saklanmaları kanun ve diğer mevzuatla tayin olunan (özel mevzuat hükümlerine göre belirli süre saklanmasına gerek görülenler) malzemeler, bu Yönetmeliğin 29 uncu maddesinde sayılan malzeme içerisinde yer alsalar dahi, mevzuatın tayin ettiği süreler dahilinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutulmazlar,

İmha Edilecek Malzeme

Aşağıda sayılan evrak ve vesaikin ayıklanmasına, saklanmasına ve imhasına, ayıklama ve imha komisyonlarınca karar verilir.

Bu malzemeler şunlardır:

a) Şekli nasıl olursa olsun, her çeşit tekid yazıları,

b) Elle, daktilo ile veya başka bir teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler,

c) Resmi ve özel her çeşit zarflar, (Tarihi değeri olanlar hariç).

d) Adli ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve her çeşit kağıtlar, PTT’ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adı ve taahhütlü zarf ve benzeri) kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale (işleri,

e) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar,

f) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,

g) Esasa taallük etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar,

ğ) Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerinin fazla kopyaları,

h) Yapılan yazışmalardan, ilgili birimde bulunan asılları dışındakilerin tamamı.

ı) Birimlerce yazılan ve diğer birim, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi için gönderilen tamim, genelge, genel mektup v.b. fazla kopyaları, aslı ilgili birimlerde bulunan raporlar ile ilgili mütalaaların, diğer birimlerde bulunan kopya ve benzerleri,

i) Diş kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dökümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat ve form değişikliği sebebiyle kullanım imkanı kalmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,

j) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ite ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlem tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,

k) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları,

l) Çalışma raporlarının fazla kopyaları,

m) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar,

n) Kanun, tüzük ve yönetmelikler icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma süresini doldurmuş bulunan yazışmalar,

o) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikayet yazıları,

ö) Bilgi için gönderilmiş yazılar ile müteferrik işler meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar,

p) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları,

r) İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kağıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri,

s) Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış başvurular ve yazılar, ş) Birimler arası müteferrik yazışmalar ile davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri,

t) Vatandaşlarla yapılan müteferrik yazışmalar ve vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazı ve cevapları,

u) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri,

ü) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler,

v) Bunların dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden oluşan delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmıkıymeti bulunmayan ve muhafazasına gerek görülmeyen,

evrak ve vesaikin imhasına "Ayıklama ve imha Komisyonunca karar verilir. Yukarıda sayılan malzemeler bir örnekleri saklanmak suretiyle tür ve yılları gösteren imha listeleri tutularak imha edilebilir.

Kurum Arşivinde Yapılacak Ayıklama ve İmha

Merkez birim arşivlerinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurum arşivinde yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.

Kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonu, çeşitli sebeplerle, zamanında kurum arşivine intikal ettirilmemiş olup, muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutup, arşivlik malzemeyi kurum arşivine intikal ettirir.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili

Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için; Rektörün onayı ile, “Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu’ kurulur. Kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonu arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında, kurum arşivinde görev yapan iki memur ile, malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili birim amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda birimin verdiği hizmetler konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki eleman olmak üzere beş kişiden teşekkül eder.

Üniversite bünyesinde, kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer almışsa, bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumluları da bu komisyona tabii üye olarak katılırlar.

Rektörlük dışındaki birim arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemi için, arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim arşiv şefi ve birim arşivinde görevli memur, yoksa bu işlerle görevlendirilmiş sorumlu kişi ile malzemelerin ayıklanacak ve imha edilecek ilgili birimin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak dört veya beş kişilik "Birim Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu" kurulur. Yeterli personelin olmaması halinde bu komisyon en az üç kişiden teşkil olunur.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları

Kullanılmasına ve muhafazasına luzüm görülmeyen her türlü malzemenin imhası, merkezde kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonunun, taşra teşkilatında ise birim arşivi ayıklama ve imha komisyonlarının nihai kararı ile yapılır. Ancak, bu yönetmeliğin 35. maddesi hükümleri saklıdır.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları

Ayıklama ve İmha komisyonları, her yılın mart ayı başında çalışmaya başlar. Komisyonlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar.

Komisyon kararları oy çokluğu ile alınır. Komisyonların oy çokluğu ile karar veremediği durumlarda komisyon başkanının bulunduğu tarafın oyu esas alınır.

Ayıklama ve Tasnif

Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih, sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya planı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir.

İmha Listelerinin Düzenlenmesi ve Kesinlik Kazanması

İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas, alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

Ayıklama ve imha komisyonlarınca hazırlanan imha listeleri, merkezde Rektör veya vekilinin, Rektörlük dışında ise üst düzey yetkilisinin onayını müteakip kesinlik kazanır.

İmha Şekilleri

İmha işlemi aşağıdaki esaslara göre yapılır:

a) Kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere Türkiye Selüloz ve Kağıt Fabrikaları Genel Müdürlüğü’ne (SEKA)’ya gönderilmesi ve SEKA’nın yetkili mahalli kuruluşlarına teslim edilmesi suretiyle yerine getirilir.

Gizli evrak ve malzeme ile başkaları tarafından görülüp okunması mahzurlu olan malzemenin SEKA'ya verilmesi gerektiği takdirde, gönderilmeden önce özel makinalarla okunamayacak şekilde kıyılması şarttır.

Bu hususun yerine getirilebilmesi için, kurum arşivi emrine teknik teçhizat sağlanır.

b) SEKA’ya gönderilmesi veya mahallinde özel makinalarla kıyılması mümkün olmayan, yahut ekonomik görülmeyen malzeme, 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu veya özel mevzuat hükümlerine göre, sorumluluk ihaleyi yapan birime ait olmak üzere, kıyılmak kaydı ile özel şahıslara ihale edilebilir.

İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması

İmha edilecek malzemeden iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımları ve karbon kağıtları ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır.

İmha Tutanağı

İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tesbit edilir. Bu tutanak. Ayıklama ve İmha Komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

İmha Listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme

İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri gözönünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi ilgili birim, İkincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süre ile saklanır.

Ayıklama ve İmha işlemlerinde tereddüt edilen konularda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nün görüşü talep edilebilir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Son Hükümler

Kanuni Dayanak

Bu Yönetmelik, 16/5/1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan ''Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik'' esasları çerçevesinde düzenlenmiştir.

Bu yönetmelik gereğince oluşturulacak kurum ve birim arşivleri için yetkililer gereken tedbirleri alırlar.

Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır.

Yürürlük

Bu yönetmelik, yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Bu Yönetmelik hükümlerini Harran Üniversitesi Rektörü yürütür.