Kırıkkale Üniversitesi Arşiv Yönetmeliği

BİRİNCİ KISIM

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar

Amaç

Bu Yönetmeliğin amacı, Kırıkkale Üniversitesi’nin eğitim-öğretim, araştırma, yayın ve idari birimlerinin elinde bulunan arşiv malzemesi ile ilerde arşiv malzemesi haline gelecek dokümanların tesbit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı, bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında ilgili esaslar uyarınca korunmalarının teminini ve milli menfaatlere uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve bilimin hizmetinde değerlendirilmelerini, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usül ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

Bu Yönetmelik Kırıkkale Üniversitesi’nin eğitim-öğretim, araştırma, yayın ve idari birimleri ile bunlara bağlı sabit ve döner sermayeli kuruluşları kapsar.

Hukuki Dayanak

Bu Yönetmelik 3473 sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun" ile 16/5/1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’’in 45 inci maddesine göre düzenlenmiştir.

Tanımlar

Bu Yönetmelikte geçen;

a) Arşiv Malzemesi: Türk Devlet ve Millet Hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlamış olup ikinci maddede belirtilen Kırıkkale Üniversitesi birimleri ve bunlara bağlı kuruluşların hizmetleri, haberleşme ve işlemleri sonucunda teşekkül eden ve Üniversite tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tesbite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, mikrofilm, fotoğraf, film, ses ve görüntü bantı, bilgisayar bantları ile bunların kullanılabilirliğini sağlayan dokümantasyonu, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi,

b) Arşivlik Malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyalarım, Üniversitenin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası andlaşmaları,

c) Birim Arşivi: Kırıkkale Üniversitesi birimleriyle kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu birim ve kuruluşların bünyesinde aktüalitesini muhafaza ederek günlük iş akımı içinde aktif bir şekilde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini,

d) Üniversite Arşivi: Üniversitenin Rektörlük teşkilatı içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezi arşivi,

e) Üniversite: Kırıkkale Üniversitesi'ni,

f) Rektörlük: Kırıkkale Üniversitesi Rektörlüğü’nü,

g) Birimler: Bu Yönetmeliğin ikinci maddesinde belirtilen Kırıkkale Üniversitesi’nin eğitim-öğretim, araştırma, yayın ve idari birimleri ile bunlara bağlı kuruluşları,

ifade eder.

İKİNCİ KISIM

Teşkilat ve Yükümlülükler

Üniversite Arşivinin Yükümlülükleri

Üniversite arşivinin yükümlülükleri arasında şunlar vardır:

a) Madde 1 'de belirtilen amaçlar doğrultusunda muhafazasına lüzum görülmeyen malzemeyi ayıklamak ve imha etmek,

b) Saklanacak arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin uluslararası arşiv standartları ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 4 üncü maddesi hükmünce saklanmasını ve korunmasını sağlamak,

c) Birim arşivlerini denetlemek,

d) Üniversite bünyesinde kullanılan her türlü basılı ve yazılı formları denetlemek ve kullanılacak kırtasiye malzemeleri konusunda Rektörlüğe öneride bulunmak.

Birim Arşivinin Yükümlülükleri

Birim arşivlerinin yükümlülükleri arasında şunlar vardır:

a) Madde 5 (b) bendinde belirtildiği şekilde saklanacak arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin saklanmasını ve korunmasını sağlamak,

b) Üniversite arşivine devredilecek malzemenin Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in üçüncü kısmındaki hükümlerine göre düzenlenmesini sağlamak.

Arşiv Malzemesi ve Arşivlik Malzemenin Saklanma Süreleri

Üniversite elinde bulunan arşivlik malzeme, birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile; arşiv malzemesi ise Üniversite arşivinde 10-14 yıl süre ile saklanır. Arşiv malzemesi içinde, hizmet gereği aktivitesini koruyanlar, Üniversite arşivinde saklanır.

Arşivlerden Yararlanma

Üniversitenin yetki ve sorumluluğuna geçmiş olan arşiv malzemesini aslı, hiçbir sebep ve suretle arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya çıkarılamaz. Halen Üniversite arşivlerinde bulunan malzemenin üçüncü kısmındaki hükümler çerçevesinde ilgili birimlere ödünç verilme hakkı saklıdır.

Ancak Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması, ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

Arşiv Malzemesinin Yurtdışına İzinsiz Çıkarılamayacağı

Üniversiteye ait arşiv malzemesi ile arşivlik malzeme yurtdışına izinsiz çıkarılamaz. Arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin yurtdışına çıkarılabilmesi için gerekli izin Rektörlüğün talebi üzerine Başbakanlıkça verilir.

Yararlanma Usül ve Esasları

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 10 uncu maddesi gereğince Üniversite elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri arşiv malzemesi örneklerinin verilmesi usul ve esasları hakkında Bakanlar Kurulu’nca tesbit edilen ve 18/9/1989 tarih ve 20286 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 89/14269 sayılı kararı uygulanır.

ÜÇÜNCÜ KISIM

Birim Arşivi İşlemleri

Birim arşivi işlemleri 16/5/1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik’’in üçüncü kısmında yer alan 11 ilâ 20. nci madde hükümleri çerçevesinde yapılır.

Sözkonusu Yönetmeliğin 14 üncü maddesinde yer alan Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzerleri gibi malzemeden hizmetin yürütülmesi ile ilgili olarak ilgili birimlerce yayımlanan talimatname, genelge ve sair malzemenin bir örneği, ayıklama işlemine tâbi tutulmak kaydıyla arşivde ilgili birimin, arşiv malzemesi ve arşivlik malzemesiyle birlikte saklanabilir.

Üniversite Arşivi İşlemleri

Üniversite arşivi işlemleri Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in üçüncü kısmında yer alan 21 ilâ 29 uncu madde hükümleri çerçevesinde yapılır.

Sözkonusu hükümlere ek ya da bu hükümlerden farklı olarak bu Yönetmeliğin aşağıdaki 13 ilâ 18 inci madde hükümleri uygulanır.

Yardımcı Araçların Hazırlanması

Yardımcı araçlardan “Kırıkkale Üniversite Arşiv Rehberi” üç ana bölüm ile bir giriş bölümünden oluşur. Giriş bölümünde kullanılan tasnif sistemi ve kodları genel düzeyde açıklanır. Birinci bölümde teşkilat şemasına uygun olarak her bir birimin kısa teşkilat tarihçesi ayrı ayrı yazılır. Bu tarihçelerin altında ilgili evrakların hangi fonlarda olduğu belirtilir. İkinci bölümde tasnif ve kodlama planına uygun olarak her bir sınıfın kısa muhtevası açıklanır. Üçüncü bölümde ise, birinci ve ikinci bölümlerde geçen önemli kavramların indeksi oluşturulur.

Yardımcı araçlardan “Analitik Envanter”in hazırlanmasında, ayıklama ve imhadan sonra yapılan kesin tasnif sırasında doldurulan “Dosya Muhteviyatı Döküm Formları”ndan faydalanılır.

Hazırlanan rehber ve analitik envanterler ciltlenmez, değişebilir yaprak sistemi kullanılan klasörlerde muhafaza edilir ve üzerlerinde değişiklik yapıldıkça ilgili yapraklar çıkarılarak yenileri ile değiştirilir.

Gizlilik derecesine haiz evraklarla araştırmaya açılmasında sakınca görülenler, Rektörlüğün görüşü alınmak şartıyla yerli ya da yabancı araştırmacıların kullanacağı analitik envanterlerde gösterilmeyebilir. Analitik envanterlerde bu tür malzemenin yalnızca numarası gösterilir ve araştırma yasağının hangi tarihte kalkacağı belirtilir. Yasaklamanın kalktığı tarihte bu evraklarla ilgili bilgiler analitik envantere eklenir. Arşivde arşivcilerin kendi hizmetleri için kullanılacak analitik envanter kopyasında bu sınırlamalara gidilmez; ancak araştırma yasağının sona ereceği tarih ve bu yasakla ilgili yazışmanın tarih ve sayısı belirtilir.

Bilgisayar Kayıtları ve Arşivi

Birimlerde hizmet sırasında oluşan ve kâğıt dışındaki (Manyetik v.b.) ortamlarda bulunan kayıtların ayıklama, imha, tasnif ve saklanması Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün görüşü alınarak hazırlanacak talimatnamelerde belirtilen usûl ve esaslar çerçevesinde yapılır.

Kartografik Arşivlik Malzeme ve Arşiv Malzemesi

Harita, plan, proje, kroki ve benzeri kartografik malzemenin varsa asılları, yoksa birinci kopyaları dosyalarından çıkarılarak yerlerine bunların hangi kod altında ve nerede saklandığını gösteren “vekil” kayıtlar konur. Sözkonusu malzemenin ait olduğu dosyadan çıkarılması, bu dosyaların bilgi bütünlüğünü bozuyorsa yerlerine “vekil” kayıtlara ek olarak yeni bir kopya konur.

Dosyadan çıkarılan asıllar ayrıca tasnif edilir ve bunların küçük ebatlı olanları bu iş için özel olarak imal edilen yatay çekmeceli çelik harita dolaplarında yatay ve düz olarak saklanır. Harita çekmecesi ebadından büyük olan malzeme rulolar halinde ve bu iş için özel olarak imal edilen silindirik kutularda saklanır. Kartografik malzemenin asılları hiçbir şekilde katlanmaz ve katlı vaziyette muhafaza edilmez.

Fotografik Arşivlik Malzeme ve Arşiv Malzemesi

Fotografik malzemenin varsa negatifleri yoksa birinci kopya pozitifleri dosyalardan çıkarılarak yerlerine, bunların hangi kod altında ve nerede saklandığını gösteren “vekil” kayıtlar konur. Sözkonusu malzemenin ait olduğu dosyadan çıkarılması bu dosyaların bilgi bütünlüğünü bozuyorsa yerlerine “vekil” kayıtlara ek olarak yeni bir kopya konur.

Negatif olmayan fotografik malzeme, cam negatifler ve renkli fotoğrafların yeni siyah beyaz negatifleri alınarak bu malzemeye ek olarak muhafaza edilir.

Fotografik malzemenin muhafazası için uluslararası arşivcilik standartlarına uygun negatif ve pozitif albümleri kullanılır.

Üniversite Arşivinden Yararlanma

Birimlerin Üniversite arşivinde saklı malzemeye hizmet gereği ihtiyaç duyması halinde, bu malzeme 15 günü aşmayan bir süre için ödünç verilebilir veya arşivde incelenebilir. Ödünç verilen malzeme takip formlarına işlenerek gününde arşive geri dönmesi temin edilir. Birimler kendilerine ödünç verilen malzeme üzerinde değişiklik yapamaz, dosyalardan evrak çıkaramaz ve evrak ekleyemezler. Ödünç verilen veya arşivde incelenen malzeme içinde gizlilik derecesini haiz evrak bulunması halinde, bu malzemenin ilgili birimlerden gelseler dahi yetkisi olmayan kişilerce görülmesine izin verilmez.

15 günlük ödünç verme süresine istisnai bir durum olarak Üniversiteden emeklilik, tayin, el çektirme, istifa ve benzeri nedenlerle ilişkisi kesilen personelin sicil dosyaları ile mezuniyet, kendi isteği ile ayrılma, yatay geçiş, atılma gibi nedenlerle ilişkisi kesilen öğrencilerin, öğrenci dosyaları, sözkonusu personel veya öğrencinin yeniden üniversiteye dönmesi halinde ilgili birime iade edilir.

Üniversite arşiv personeli, işlemleri süratlendirmek amacıyla, arşivde saklı malzemenin asıllarının görülmesine ihtiyaç olmayan durumlarda, ilgili birimin ihtiyaç duyduğu bilgiyi telefon veya fotokopi ile iletmek üzere, arşivin işlerini aksatmamak şartıyla bir araştırma hizmeti sunar. Mümkün olan durumlarda ödünç verme yerine bu araştırma hizmetinin hayata geçirilmesine çaba gösterir. Fotokopi verilmesi durumunda, fotokopinin arkasına “İşi bitince imha ediniz” damgası basılır. Verilecek araştırma hizmetinde gizlilikle ilgili hükümler saklıdır.

Arşiv Hizmetleri İstatistiği

Üniversite arşivi verdiği hizmetlerle ilgili istatistikler tutar ve bir yılı geçmeyen aralıklarla rapor haline getirilir. Bu istatistikler imha planlarının gözden geçirilmesi sırasında yapılacak değişikliklerde temel alınacak unsurlardan birini oluşturur.

DÖRDÜNCÜ KISIM

Muhafazasına Lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme

Ayıklama ve İmha Komisyonları

Muhafazasına lüzum kalmayan ve imha edilecek Malzeme ile ilgili işlemlerle, ayıklama ve imha komisyonlarının teşkili ve çalışması 16/5/1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik"in dördüncü kısmında yer alan 30 ilâ 35 inci madde hükümleri çerçevesinde yapılır.

Sözkonusu hükümlere ek ya da bu hükümlerden farklı olarak aşağıdaki 20, 21, 22 ve 24 üncü madde hükümleri uygulanır.

İmha Edilecek Malzeme

Yukarıda sözü edilen Yönetmeliğin 31 inci maddesinde yer alan malzemenin 1 ilâ 27 nci bentlerinde sıralanan malzeme, gerektiğinde bir örnek saklamak suretiyle tür ve yılları gösteren imha listeleri tutularak imha edilebilir.

Ayıklama ve İmha

Üniversite bünyesinde bulunmakla beraber, arşiv malzemesi hüviyetinde olmayan, hukukî ve ilmî bir değer taşımayan, dolayısıyla kişilere ve topluma bir hak ve araştırıcılara faydalanma yönünden bir katkı sağlamayacağı için kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, üniversite arşivlerinde, üniversite ilgili ve yetkililerince büyük bir titizlikle yapılır. Bu konuda yukarıda sözü edilen Yönetmelikte öngörülen esaslara uygun işlem yapılırken eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.

BEŞİNCİ KISIM

İmha İşlemleri

İmha işlemleri 16/5/1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik"in beşinci kısmında yer alan 36 ilâ 43 üncü madde hükümleri çerçevesinde yapılır.

Sözkonusu hükümlere ek ya da bu hükümlerden farklı olarak aşağıdaki 23 üncü madde hükümleri uygulanır.

Yeniden Gözden Geçirme

Ayıklama işlemleri sırasında arşivlik malzeme değeri taşıdığına kesin karar verilememesi nedeniyle muhafazasına lüzum olup olmadığı şüpheli görülen malzeme ileri bir tarihte ikinci bir kez gözden geçirilerek yeniden ayıklama işlemine tabi tutulmak üzere ayrılabilir.

İmha Planlarıma Hazırlanması

MADDE 24

Ayıklama ve imha işlemlerinde bir kolaylık teşkil etmek üzere bütün evrak ve malzeme tür ve vasıflarına göre gruplandırılarak imha planlan düzenlenir. Bu planlarda her gruptaki malzemenin ne kadar süre saklanacağı veya ne kadar süre sonra yeniden gözden geçirileceği, ne kadar süre sonra imha edileceği veya Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredileceği belirtilir.

İmha planları her sene gözden geçirilerek gerekli değişiklikler yapılır.

Kayıt Defter ve Föylerin Damgalanması

İmha olunan malzemenin kayıt defter ve föylerindeki karşılık gelen kayıtları, kırmızı renkli ıstampa mürekkebi kullanılarak “imha edildi” damgasıyla damgalanır.

ALTINCI KISIM

Geçici Hükümler

Üniversitenin kuruluşu sırasında veya daha sonra üniversite bünyesine dahil edilen kurum ve kuruluşlardan devrolunan malzemenin ayıklama ve imha işlemleri üniversite tarafından bu Yönetmelik hükümlerine göre yürütülür.

YEDİNCİ KISIM

Son Hükümler

Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır.

Yürürlük

Bu Yönetmelik hükümleri yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Bu Yönetmelik hükümlerini Kırıkkale Üniversitesi Rektörü yürütür.