Yükseköğretim Kurulu Arşiv Yönetmeliği (mülga)

BİRİNCİ BÖLÜM

Genel Hükümler

Amaç, Kapsam ve Uygulama Alanı

Amaç

Bu Yönetmeliğin amacı, Yükseköğretim Kurulu ve bağlı kuruluşlarında bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tesbit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarının temini ve millî menfaatlere uygun olarak Devletin gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmelerini, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usûl ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

Bu Yönetmelik, Yükseköğretim Kurulu ve bağlı birimlerini kapsar.

Kavramlar

Bu Yönetmelikte geçen:

Kurul’dan, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı,

Başkan’dan; Yükseköğretim Kurulu Başkanı,

Genel Sekreter’den; Yükseköğretim Kurulu Genel Sekreteri,

Bağlı Birimlerinden; Yükseköğretim Denetleme Kurulu ile Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Merkezi,

anlaşılır.

Görev ve sorumluluk

Yükseköğretim Kurulu arşiv hizmet ve faaliyetleri İdari ve Mali İşler Dairesince yürütülür.

Arşiv hizmetlerinde görevlendirilecek personel

Kurum arşiv hizmet ve faaliyetlerinin yürütülebilmesi için arşiv konusunda eğitim görmüş Yöneticiler, Arşiv Uzmanı, Teknisyenler ve Büro Personeli görevlendirilir. Bu elemanların temin edilememesi halinde ve birim arşivlerinde, arşiv hizmetlerinin yürütülebilmesi için mevcut personel arasında yeterli bilgi ve tecrübeye sahip elemanlardan yararlanılır.

İKİNCİ BÖLÜM

Arşiv İşleri

Birinci Kısım

Tanımlar

a) Arşiv Malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden 30 yıl geçmiş veya üzerinden 15 yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, Yükseköğretim Kurulu işlemleri sonucunda teşekkül eden ve muhafazası gereken Türk Milletinin geleceğine tarihî, siyasî, sosyal, kültürel, hukukî ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet haklan ile Milletlerarası haklan belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihi, hukukî, idari, askeri, iktisadi, dinî, ilmî, edebî, estetik, kültürel, biyoğrafik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tesbite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlâk örf ve âdetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plân, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belge ve malzemelerdir.

b) Arşivlik Malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyalan, Yükseköğretim Kurulu’nun gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı Devlet ve Milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası andlaşmalar, tapu ve benzeri özellik arzeden belgelerdir.

c) Kurum Arşivi: Arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin birim arşivlerine göre daha uzun süre saklandığı Yükseköğretim Kurulu Merkez arşividir.

d) Birim Arşivi: Yükseköğretim Kurulu ve bağlı birimlerinin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı; arşivlerdir.

İkinci Kısım

Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması, Kurum ve Birim Arşivlerinde Saklanması, Gizliliği ve Yararlanma

Koruma yükümlülüğü

Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı merkez arşivinde bulunan ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim edilmeyen arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut aslî düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdür.

Kurul, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;

a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toz ve her türlü hayvan ve haşeratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,

b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimî çalışır durumda bulundurulmasından,

c) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin % 50-60 arasında tutulmasından,

d) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevî maddelerin kullanılmasından,

e) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden,

f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,

g) Isının mümkün olduğu kadar sabit (kâğıt malzeme için 12-15 derece arasında) tutulmasından,

sorumludur.

Kurum ve birim arşivleri

Yükseköğretim Kurulu merkezinde uzun süre saklanacak arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için “Kurum Arşivi”,

Yükseköğretim Kurulu bağlı birimlerinde belirli bir süre saklanacak arşivlik malzeme için birer “Birim Arşivi”,

kurulur.

Saklama süresi

Birimler elinde bulunan arşivlik malzeme, birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile; arşiv malzemesi ise kurum arşivinde 10-14 yıl süre ile saklanır.

Arşiv malzemelerinin yurtdışına izinsiz çıkarılamıyacağı

Arşiv malzemesi hüviyetindeki belgeler, her ne sebep ve suretle olursa olsun, toplu veya ayrı parçalar halinde yurt dışına izinsiz çıkarılamaz. Bu çeşit arşiv malzemesinin yurt dışına çıkarılabilmesi için gerekli izin, Yükseköğretim Kurulu’nun talebi üzerine Başbakanlıkça verilir.

Arşiv malzemesinin gizliliği

Birimler elinde bulunan ve carî olduğu donemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliğini koruyan arşiv malzemesi, kurum arşivine geçtikten sonra da gizli kalır. Bu tür arşiv malzemesinin gizliliğinin kaldırılması ilgili birimin görüşü alındıktan sonra Yükseköğretim Kurulu’nca kararlaştırılır.

Arşivlerden yararlanma

Devlete, geçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekle verilebilir. Yahut mahkemelece tayin edilecek bilir kişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

Yararlanma usul ve esasları

Kurum arşivindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda Bakanlar Kurulunca tesbit edilen hükümler uygulanır.'

Üçüncü Kısım

Birim Arşivi İşlemleri

Birim arşivine verilecek malzemenin ayırımı ve hazırlanması

He yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenle ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayrıma tâbi tutulur.

Ayrım işlemlerini müteakip, arşive devredilecek malzeme, ilgili biriminde işin ve malzemenin özelliklerine göre;

a) Birimi,

b) İşlem yılı (teşekkül ettiği yıl),

c) Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,

d) Aidiyet içerisindeki tarih (aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekle için de, aynı usûl uygulanır. ) ve sıra numarası, esas alınmak suretiyle hazırlanır.

Ancak istisnâi bir kaide olarak, sicil dosyaları, sicil numarası (Kurum ve emekli sicil numarası) veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de, buna göre bir yerleştirme yapılır.

İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile "Gizli” damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tâbi tutulur.

Gizlilik dereceli kamu evrakı, ait olduğu dairesinde gizliliği kaldırılmadıkça, bu hüviyetini muhafaza eder.

Gizliliği kaldırılan malzemeye "Gizliliği kaldırıldı’’ damgası vurularak gizlilik damgası iptal edilir.

Uygunluk kontrolü

Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir.

Bu kontrolde;

a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus “Kayıt Defteri” veya "Föyleri” gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına,

b) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine,

c) Dosya içerisinde bulunan evrakın gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,

d) Klâsörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klâsör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların ciltlenip ciltlenmediğine,

f) Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına,

g) Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

h) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine,

ı) Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına, bakılır, eksiklikleri varsa tamamlanır.

Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır.

Malzemenin birim arşivine devri

İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tesbitinde, birim arşivince ilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır.

Malzemenin bu şekilde tesbit, ayırım ve birim arşivine devrine karar verme yetkisi, birimlerin münhasıran amirlerine aittir.

Teslim işlemleri ise, birimlerin arşiv işleriyle görevli personeli tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzeme, birim arşivine uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile yapılır.

Birim arşivine devredilmesi gerekmeyen malzeme

Resmî Gazete, kitap, broşür ve benzerleri, ilgili birimlerde muhafaza edilir. (Yükseköğretim Kurulunca yayımlanan ve arşivlik malzeme özelliği taşıyan basılı yayınlar hariç)

Kurum arşivine devredilmesi gerekmeyen malzeme

Birimlerin elinde bulunan veya görev ve faaliyetleri sonucunda oluşan ve günlük iş akımı içerisinde sürekli olarak ellerinde bulunması gereken arşivlik malzeme ile Resmî Gazete, kitap, broşür gibi belgeler Kurum Arşivine devredilmez.

Malzemenin birim arşivinde tasnifi ve yerleştirilmesi

Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki aslî düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip kurum arşivine aynı düzende teslim edilir.

Kurum arşivine devredilecek malzemenin ayrılması ve kurum arşivine devretme

Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme "Kurum Arşivine Devredilecek” olanlar şeklinde ayrılır ve kayıt defterleri veya föyleri ile kurum arşivine devredilir.

Birim arşivinden yararlanma

Birimlerce, gerektiğinde görülmek veya incelenmek üzere ve dışarıya çıkarılmamak kaydıyla, birim arşivinden, izleme föyü düzenlenmek suretiyle dosya. alınabilir. Birim arşivinden alınan dosya inceleme sonucunda geri verilir.

Kurum Arşivi İşlemleri

Uygunluk kontrolü

Kurum arşivine devredilecek arşivlik malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksiklikleri varsa 14 üncü maddede gösterilen biçimde tamamlanır.

Kurum arşivinde ayıklama ve imha

Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri, bu Yönetmeliğin 3 üncü bölümündeki hükümlere göre yapılır.

Kurum arşivinde yapılacak kesin tasnif 24 üncü maddede açıklandığı üzere, dosya, kutu veya, klâsör gruplarının hazırlanması, kurum arşivindeki muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabî tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır.

Damgalama

Ayıklama ve imha işlemini müteakip Yükseköğretim Kurulu kurum arşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla “Yükseköğretim Kurulu Arşivi” damgasıyla damgalanır. Damga, evrakların ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol Üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.

Malzemenin kurum arşivinde tasnifi ve yerleştirilmesi

Arşivlik malzeme ve arşiv malzemesi, işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle, düzenleme esasına dayanan organik metodla (Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen fonları (malzeme gruplarına), bütünlüklerini bozmadan aslî düzeni ile bırakmaktır.

Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu kurum, daire ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük içerisinde tesbit edilir ve birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir.

Tasnif işlemleri şu sıraya göre yapılır:

a) Önce, her birime ait evrak tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı, işlem gördükleri tarihlerdeki oluşum ve münasebet biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir.

Ayırma işlemi Yükseköğretim Kurulu oraganizasyon şemasına göre yapılır.

Kesin tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır.

(b) Teşkilat kodlarının tebiti, uygulanması veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır.

Kodlama Esasları:

Kurum kodu, (Yükseköğretim Kurulu için belirlenen kod)

Birim kodu, (Yükseköğretim Kurulu’na bağlı birimler için belirlenen kod)

Alt birim kodu, (Yükseköğretim Kurulu’na bağlı birimlerin alt birimleri için belirlenen kod)

Hizmet türü kodu, (Dosya tasnif numarası almamış belgelerden hizmetlerde farklılık varsa bu hizmetler kodlanacaktır. Eğer dosya yönetmeliği tatbik edilsek hizmetler sınıflanmışsa, yeniden kod verme yoluna gidilmeyip, bu numaralar Ek-3’ün 8 inci haneline yazılacaktır. )

Ayrıca kodların tesbit edilmesinde ve uygulanmasında;

-Mümkün olduğu kadar fazla rakam (harf veya rakam-harf) kullanılmasından kaçınılır.

-Yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdas edilirken bunların eski kodlarla çakışmamasına dikkat edilir.

-Evrak ve vesaikin eklerine de, aidiyeti ve bütünlüğü bozmamak için mevcut kodlama, kendi bütünlüğü içerisinde ayrı ayrı verilir.

c) Ayrımı yapılan evrak ve vesaikten, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar, ekleriyle birlikte bir araya getirilir.

Evraka ekli olan harita, plân, proje ve benzerleri, asıl evrak ve vesaikten ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve vesaik ile birlikte ele alınır.

Birden fazla yaprak ve sayfadan İbaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evraklar 1’den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine adet olarak kurşun kalemle yazılır.

d) Daha sonra birimleri tesbit edilmiş olan evrak ve vesaik kendi içerisinde “Gün, Ay ve Yıl'' sırasına göre, kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususlar gözönüne alınır:

-Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve vesaikin, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır.

-Üzerinde yalnızca “ay"ı olup, günü belli olmayan evraklar sıralamada, evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna, toplu olarak konulur.

-Eski harfli belgelerdeki Hicrî ve Rumî tarihler, Milâdi tarihe çevrilerek alınır.

-Bazı eski harfli evrak ve vesaikde, tarihler, “Ay” olarak üç parçaya bölünerek, “Evâil”, “Evâsıt” ve “Evâhir” tabirleri ile kullanıldığından “Evâil” yazılı olanlar, ait oldukları ayın 10 uncu gününden sonraya, “Evâsıt” yazılı olanlar, ait oldukları ayın 20 nci gününden sonraya, “Evâhir” yazılı olanlar ise ait oldukları ayın 30 uncu gününden sonraya konulur.

Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar ait oldukları yılın en sonuna konulur.

-Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde, tahmini tarihlemesi yapılan evraklarda, ait oldukları yılın, ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir.

(e) Ayırma neticesinde evrak ve vesaikin ait olduğu birimler için daha önceden belirlenmiş kodları ihtiva eden, lastikden yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (Ek 1), evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürakkebi kullanmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, "Alt Birim Kodu'na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu veya Klasör Numarası". "Dosya Numarası", ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle yazılır.

“Kutu Numarası” bölümüne, evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara yazılır.

“Dosya Numarası" bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır.

“Evrak Sıra Numarası” bölümüne İse, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar l’den başlamak üzere sıra numarası alır. “Arşiv Yer Damgası”, aidiyet ve bütünlüğü sağlanması bakımından, evrakın eklerine de basılır.

Kodlamada, “Kutu veya Klâsör Numarası”, “Dosya Numarası” ve “Evrak Sıra Numarası” bölümleri kurşun kalemle doldurulur. Boyalı sabit, tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz.

f) Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek bir “Dosya Muhteviyatı Döküm Formu” (Ek-2) konulacaktır.

g) İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klâsörlerin) sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın “Evrak Sıra Numarası” hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (Ek-3), “Dosya Numarası” hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaralan ile ayrıca “İşlem Yılı” yazılır. Aynı şekilde, dosya gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlamanın “Dosya Sıra Numarası" dahil, “İşlem Yılı” kaydedilir.

Ayrıca, hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve vesaik için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, “İşlem Yılı'' hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve vesaikin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için, “İşlem Yılı" hanesinin altında bu numaraların yer alacağı boş bir kısım bırakılır.

h) Kutulara verilecek sıra numaraları seriler halinde müteselsil olarak devam ettirilir. Dosya sıra numaraları ise yıl veya yıl gruplarına göre yeniden başlatılır.

ı) Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın, envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleri ile birlikte evrak bütünlüğünün, mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir.

i) Bütün bu işlemler daha sonra kataloglara geçirilir.

j) Tasnifi tamamlanmış olan olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (Ek-4) (veya klâsörlere) konmuş olarak, gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve madeni raflarda, tasnif plânına uygun olarak, bir yerleştirme plânı dahilinde yerleştirilir.

Bu yerleştirmede, raflarda, çift taraflı ranzalar dahil soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden bir sıra dahilinde hareket edilir.

Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf gurubu için tekrarlanır.

Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.

Bu tasnif sistemi, yalnızca klâsik tip arşiv belgesi denilen evrak için sözkonusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (film, fotoğraf, plâk, ses ve görüntü bandı, v. b. ) tasnifi, özelliğine uygun değişik sistem ve işlemlere göre yapılır.

Malzemenin envanterlerinin çıkarılması

Kurum arşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkarılır.

Kurum arşivinden yararlanma

Kurum arşivinden yararlanmada, bu Yönetmeliğin 11, 12 ve 20 nci madde hükümleri saklıdır.

Devlet arşivleri genel müdürlüğü'ne devredilecek malzemenin ayrılması ve teslimi

Kurum arşivinde saklanma sürelerini tamamlayan ve arşiv malzemesi vasfını kazanan malzemeler "Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Malzeme" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak "Arşiv Malzemesi Devir Teslim ve Envanter Formu" (Ek:5), varsa kayıt defterleri ile birlikte onayı müteakip 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'ne devredilir.

Devir-teslim ve envanter formunun bir sureti Yükseköğretim Kurulu kurum arşivinde saklanır, bir sureti de bilgi için ilgili birim arşivine gönderilir.

Bu yükümlülüğün yerine getirilip, getirilmediği Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce denetlenir.

Arşiv malzemesinden hangilerinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce teslim alınıp, hangilerinin geçici veya sürekli olarak Yükseköğretim Kurulunun elinde kalacağı, Yükseköğretim Kurulunun görüşü alındıktan sonra Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce kararlaştırılır. Yükseköğretim Kurulunun kendi arşivlerinde kalan arşiv malzemesi, bu Yönetmeliğin 6 ncı maddesi hükümlerine göre muhafaza edilir.

Arşiv malzemesi devir-teslim ve envanter formunun düzenlenmesi

Aynı tür arşiv malzemesi, aynı forma kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde, herbiri için ayrı form düzenlenir.

Teslim edilen arşiv malzemesiyle ilgili olarak üzerindeki;

a)“Birimi” bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı,

b)“Türü” bölümüne, dosya, defter, form, plân, program, model, fotoğraf, resim, plâk, film, görüntü bandı, ses bandı, damga vb. olduğu,

c)“İşlem Yılı” bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl,

d)“Teşkilât kodu” bölümüne her dikdörtgen içine sırasıyla kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları, yanındaki “Kutu" ve “Dosya” bölümüne de kutu ve dosya numarası,

e)“Envanter Sıra Numarası" bölümüne, ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası,

f)“İşlem Tarihi" bölümüne evrakın gün, ay, yıl olarak aldığı tarih,

g)“Sayı” bölümüne, evraka verilen sayı,

h)“Gizlilik Derecesi" bölümüne, evrakın gizli olup, olmadığı (gizli evrak “G" kısaltması ile gösterilir. )

ı) “Konusu” bölümüne, evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama,

i)“Adedi” bölümüne, dosya içindeki toplam evrak sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam adet,

j)“Açıklama" bölümüne, yıpranma, eksiklik vb. gibi devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar,

k)“Evrak Sıra Numarası” bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası yazılır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Muhafazasına Lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme ile Ayıklama ve İmha Komisyonları

İmha işlemine tabi tutulmayacak malzeme

Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu gçrülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 30 uncu maddede sayılan malzemeler içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar.

İmha edilecek malzeme

Aşağıda sayılan evrak ve vesaikin ayıklanmasına ve imhasına, ayıklama ve imha komisyonlarınca karar verilir.

Bu malzemeler şunlardır:

a) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekid yazıları,

b) Elle, daktilo ile veya başka bir teknikte yazılmış her çeşit müsveddeler,

c) Resmî veya özel her çeşit zarflar (tarihi değeri olanlar hariç),

d) Adlî ve idarî yargı organları ile PTT ve diğer resmî kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kâğıtlar, PTT'ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adi ve taahhütlü zarf vb. ) kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,

e) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kâğıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları),

f) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyalan ve çoğaltılmış örnekleri,

g) Esasa taallûk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar,

ğ) Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları,

h) Yapılan yazışmalardan, ilgili birimde bulunan asılları dışındakilerin tamamı,

ı) Birimlerce yazılan ve diğer birim, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi için gönderilen tamim, genelge, genel mektup, vb. fazla kopyalan, aslı ilgili birimlerde bulunan raporlar ile ilgili mütalâaların, diğer birimlerde bulunan kopya ve benzerleri,

i) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat ve form değişikliği sebebiyle kullanım imkânı kalmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,

k) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,

l) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları,

m) Çalışma raporlarının fazla kopyalan,

n) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar,

o) Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,

ö) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikâyet yazıları,

p) Bilgi için gönderilmiş yazılar ile müteferrik işler meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar,

r) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüş bilgi verme yazılan, hasta sevk formları,

s) İmtihan duyurulan, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kâğıtları, imtihan sonuç yazılan ve duyuru cetvelleri,

ş) Görev talepleri ve cevap yazılan, işleme konmamış (Hıfzedilmiş) başvurular ve yazılar,

t) Birimler arası müteferrik yazışmalar ile davetiyeler, bayram tebrikleri vb.,

u) Vatandaşlarla yapılan müteferrik yazışmalar ve vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazı ve cevapları,

ü) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri,

v) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler,

y) Bunların dışında kalıp da bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden oluşan, delil olma vasfı taşımayan, hukukî ve ilmî kıymeti bulunmayan ve muhafazasına gerek görülmeyen evrak ve vesaik,

Yukarıda sayılan malzemeler, bir örnekleri saklanmak suretiyle, tür ve yılları gösteren imha listesiyle imhaya tabi tutulabilir.

Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha

Bağlı birim arşivlerinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurum arşivinde yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.

Kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonu, çeşitli sebeplerle, zamanında kurum arşivine intikal ettirilmemiş olup, muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tâbi tutup, arşivlik malzemeyi kurum arşivine intikal ettirir.

Kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonunun teşkili

Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, Yükseköğretim Kurulu Genel Sekreterinin onayı ile, "Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu" kurulur. Kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonu arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında, kurum arşivinde görev yapan iki memur ile, malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili birim amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda birimin verdiği hizmetler konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki eleman olmak üzere beş kişiden teşekkül eder. Kurum bünyesinde, kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer almışsa, bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumluları da bu komisyona tabiî üye olarak katılırlar.

Ayıklama ve imha komisyonlarının yetki ve sorumlulukları

Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonunun nihai kararı ile yapılır. Ancak bu Yönetmeliğin 36 ncı madde hükümleri saklıdır.

Ayıklama ve imha komisyonlarının çalışma esasları

Ayıklama ve imha komisyonları, her yıl Mart ayı başında çalışmaya başlar.

Komisyonlar, kullanılmasına ve mahafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tâbi tutarlar.

Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oyçokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır.

İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.

Ayıklama ve tasnif

Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih, sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya plânı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir.

İmha listelerinin düzenlenmesi ve kesinlik kazanması

İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya plânı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

Ayıklama ve imha komisyonlarınca hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nün uygun görüşü alındıktan sonra Yükseköğretim Kurulu Genel Sekreterinin onayını müteakip kesinlik kazanır.

İmha şekilleri

İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir.

Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhasında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

İmha edilecek malzemenin ayıklanması

İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madenî kısımlarından ve karbon kâğıtlarından ayıklanır. Kullanma imkânı bulunan klâsör ve dosyalar ayrılır.

İmha tutanağı

İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tesbit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

İmha listeleri ve tutanakların saklanması ve denetleme

İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri gözönünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi ilgili birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler, denetime hazır vaziyette on yıl süreyle saklanır.

Devlet arşivleri genel müdürlüğü ile işbirliği

Ayıklama ve imha işlemlerinde tereddüt edilen konularda, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün görüşü talep edilir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli Hükümler ve Yürürlük

Kanuni dayanak

Bu Yönetmelik 16 Mayıs 1988 tarih ve 19816 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 45 inci maddesine göre düzenlenmiştir.

Bu Yönetmelik gereğince oluşturulacak kurum ve birim arşivleri için yetkililer gereken tedbirleri alırlar.

Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi

Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası CD, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir.

Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir vb. arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır.

Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir."

Faaliyet Raporu

Kurum yıl içindeki Arşiv faaliyetleriyle ilgili bilgileri ”8.8.2001 tarihli ve 24487 Sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikle Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ekinde yer alan Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu" ile müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderir.

Yürürlük

Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Bu Yönetmelik hükümlerini Yükseköğretim Kurulu Başkanı yürütür.

Ekler