Zirve Üniversitesi Satın Alma ve İhale Yönetmeliği

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç ve kapsam

(1) Bu Yönetmeliğin amacı; Zirve Üniversitesi tarafından yapılacak mal ve hizmet alımı, kiralama ve inşaat işlerinde uygulanacak esasları düzenlemektir.

(2) Bu Yönetmelik, Zirve Üniversitesi tarafından yerine getirilecek alım, satım, hizmet, yapım, kira, taşıma ve benzeri mal ve hizmet satın almaya ilişkin hükümleri kapsar.

Dayanak

(1) Bu Yönetmelik; 4/11/1981 tarihli ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununa ve 28/3/1983 tarihli ve 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanununun ek 109 uncu maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

(1) Bu Yönetmelikte geçen;

a) Başkan: Zirve Üniversitesi Mütevelli Heyet Başkanını,

b) Genel Sekreter: Zirve Üniversitesi Genel Sekreterini,

c) Müdür ve müdürlükler: Zirve Üniversitesi Rektörlüğü bünyesindeki idari müdür ve müdürlükleri,

ç) Mütevelli Heyeti: Zirve Üniversitesi Mütevelli Heyetini,

d) Rektör: Zirve Üniversitesi Rektörünü,

e) Satın alma Komisyonu: Zirve Üniversitesi satın alma ve ihale komisyonunu,

f) Üniversite: Zirve Üniversitesini,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Satın Alma İşlerinde Yetkili Organlar ve Satın Alma Usulleri

Mütevelli Heyet

(1) Bu Yönetmelikte belirtilen işleri yaptırma, satın alma kararlarını onama ve iptal etme yetkisi, harcama yetkilisi (ita amiri) sıfatıyla Başkana aittir. Başkan bu yetkisini uygun gördüğü ölçüde ve sürede bir Mütevelli Heyet üyesine, Rektöre, Genel Sekretere veya satın alma yetkilisine devredebilir.

(2) Birinci fıkrada belirtilen şartlarla gerçekleştirilemeyen işler, Başkanın onayı alınarak yerine getirilebilir.

(3) Bütçe dışı harcamalar başkanın onayı ile yapılabilir.

Komisyonlar

(1) Satın alma Komisyonu; Üniversitenin Satın alma Komisyonu Mütevelli Heyet Başkanı tarafından görevlendirilir. Gerekli hallerde ilgili birim temsilcileri ve/veya uzman kişiler komisyona davet edilebilir ve/veya yazılı görüş istenebilir.

(2) Muayene ve kabul komisyonu; satın alınan mal ve hizmetlerle yaptırılan işlerin geçici ve kesin kabullerini yapmak üzere en az biri o işle ilgili olmak kaydıyla ve ilgili birimden de bir kişi olmak üzere en az iki kişiden oluşur. Fatura, irsaliye ve/veya tutanakla mal veya hizmet teslim alınır.

(3) Komisyonlar, üye tam sayısının salt çoğunluğuyla toplanır ve toplantıya katılanların salt çoğunluğu ile karar alınır. Oyların eşit olması halinde komisyon başkanının oyu yönünde çoğunluk sağlanmış sayılır. Muhalif kalan üye itiraz gerekçesini karara yazmak zorundadır. Kararlar idarenin yararı dikkate alınarak fiyat, kalite, en iyi hizmet ve iş esasına göre tercih yapılarak verilir.

Satın alma işlemleri

(1) Satın alma işlemlerinde aşağıdaki bilgiler bulunur:

a) Satın alma talebinde bulunan birimin adı ve talep tarihi,

b) Satın alma kararının ilgili olduğu iş,

c) Satın alınmasına karar verilen malın/hizmetin tanımı, özelliği, cinsi, ölçüsü (teknik şartname) ve miktarı,

ç) Teklif veren firma/firmaların isimleri, tekliflerindeki birim fiyatlar ve toplam tutarlar,

d) Satın alma Komisyonu kararı.

Satın alma esasları

(1) Her satın alma işleminde Üniversite menfaatleri göz önünde bulundurulmak suretiyle, en makul ve en kaliteli ürünü/hizmeti tedarik eden firma/firmalardan teklif alınır.

(2) Satın almanın mümkün olan en uygun şartlarda, ilk elden ve piyasa rekabet şartları gözetilerek yapılması gerekir.

(3) Satın almalarda yalnızca en düşük fiyat değil, istenilen kaliteyi verme yeteneği, en uygun fiyat ve ödeme koşulu, istenilen zamanda teslim ve bakım şartlarını taşıyan en uygun teklifte bulunma gibi koşullar tercihte göz önünde tutulur.

(4) Satın alma talebinin belirli nitelikleri, teknik özellikleri ve markayı içermesi durumunda satınalma, doğrudan pazarlık usulü ile gerçekleştirilebilir.

(5) Satın alınması kararlaştırılan mal, hizmet, proje ve inşaat işlerinin belirlenen usullerle gerçekleştirilmesini müteakip, aynı işin devamı, ilave ve benzeri işler için gereken satınalma işlemleri ve inşaat işlerinin projeye bağlı olarak sonuçlandırılması ve tamamlanması bakımından, yeni bir teklif alınmadan ve ihaleye çıkılmaksızın devam ettirilebilir, bu ilave işler ve satın almalar için yeni teklif ve karar almaya gerek duyulmaz, satın alma aynı kararla ilişkilendirilerek gerçekleştirilir.

(6) Satın alma Komisyonu bütçesi onaylanan satın almaları yapar.

İhaleye katılamayacak olanlar

(1) Aşağıda sayılanlar doğrudan veya dolaylı ya da alt yüklenici olarak kendileri veya başkaları adına ihale işlemlerine katılamazlar:

a) Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyenler ile sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilip, 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 58 inci maddesi uyarınca kamu ihalelerine katılmaktan yasaklama getirilenler ve 12/4/1991 tarihli ve 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu kapsamına giren suçlardan ve organize suçlardan dolayı hükümlü bulunanlar,

b) İlgili mevzuat hükümlerine göre geçici veya devamlı olarak, 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kontrol Kanununda belirtilen merkezi yönetim kapsamındaki kamu idareleri ve özel kanunlarla kurulmuş bankalar ile iktisadi devlet teşekküllerinin ihalelerine girmekten men edilmiş olanlar.

Satın alma usulleri

(1) Bu Yönetmelik hükümleri kapsamındaki alımlarda duruma göre aşağıdaki satın alma usullerinden herhangi biri uygulanabilir;

a) Doğrudan temin usulü: Bu satın alma usulünde satın alma komisyonları, istekli veya isteklilerden alım veya kiralama şartlarını elektronik posta, faks, elden veya mektup yoluyla temin eder. Görüşmeler sonunda seçilen istekliden nihai teklif alınır ve alım sonuçlandırılır.

b) Pazarlık usulü: Bu satın alma usulünde belirlenen işlerin niteliklerine, özelliklerine ve gereklerine göre belirlenen mal ve hizmet için istekli/isteklilerden elektronik posta, faks, elden veya mektup yoluyla teklif alınır. Aranan koşulları taşıyan isteklilerle alım, satım veya kiralama şartları bedel üzerinde pazarlık yapılarak satın alma sonuçlandırılır.

c) Açık teklif usulü: Bu Yönetmelik hükümlerine göre doğrudan temin veya pazarlık usulü ile yapılması mümkün olmayan veya bu usullerin uygulanmasının uygun görülmediği hallerde satınalma komisyonu tarafından uygulanan usuldür. Açık teklif usulünün uygulandığı hallerde ilgili birim tarafından idari şartname hazırlanır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Satın Alma Talepleri ve Taleplere İlişkin Yapılacak İşlemler

Satın alma talepleri

(1) Üniversite birimleri, satın alınmasını talep ettikleri mal ve hizmeti satın alma istek formunu doldurarak Üniversite Satın Alma Müdürlüğüne gönderirler. Toplanan tüm satın alma taleplerinin ayrı ayrı veya birleştirilerek değerlendirilmesi sürecinde stok seviyeleri, bütçeye uygunluk ve ödenek kontrolü de yapılır. Gerek duyulduğunda talep sahibi birimlerin yetkililerinden talebin yeniden incelenmesi ve varsa eksikliklerin giderilmesi istenebilir. Tamamlanan talepler için; Üniversite Satın Alma Müdürlüğünce, belirlenen şekilde ve yetki limitleri dâhilinde satın alma işlemi başlatılır.

Acil durumlarda satın alma işlemleri

(1) Acil durumlarda satın alma işlemleri, gerekçesi belirtilerek Rektör ve Genel Sekreterin bilgisi dâhilinde Üniversite Satın Alma Müdürlüğünce doğrudan alım usulü ile gerçekleştirilebilir ya da 9 uncu madde de belirtilen alım usullerinden herhangi biri uygulanır.

(2) Üniversitede meydana gelen/gelebilecek ve anında müdahale edilemediğinde maddi-manevi zarar doğurabileceği veya öğretimi aksatabilecek satın alma usullerinin uygulanmasının beklenemeyeceği olaylar acil durum olarak kabul edilir.

Toplu satın alma işlemleri

(1) Toplu satın alma esastır, alınan her türlü sarf malzemesi, gerektiğinde haftalık veya aylık olarak toplu satın alma kararlarına da bağlanabilir. Bu işlemler Üniversite Satın Alma Müdürlüğünce gerçekleştirilir.

Satınalma talep/istek formunda bulunması gereken bilgiler

(1) Satın alma talep/ istek formunda aşağıda belirtilen bilgiler bulunur:

a) İhtiyaç bildiren birimin talep sisteminden/istek formundan talepte bulunması,

b) Tarih,

c) Satın alınması talep edilen malın/hizmetin tanımı, özelliği, cinsi, ölçüsü ve miktarı,

ç) Satın alma talebinin gerekçesi,

d) Gerekli görülecek diğer hususlar.

Satın alma komisyonunun kararını gerektirmeyen işler

(1) Akademik ve idari personel hizmetlerinin (günlük ihtiyaç ve her türlü sarf malzemeleri, yedek parçalar, temizlik işleri, gıda gibi, olağan hizmetler, küçük donanım ve yazılımların satın alınması) temini sözleşmeyle bağlanan firmalardan yapılan alımlar, satın alma kararı olmaksızın ihtiyaç sahibi birimlerin talebi, Genel Sekreterin bilgisi ve Üniversite Satın Alma Müdürünün onayı ile doğrudan gerçekleştirilebilir.

(2) Mütevelli Heyeti her bütçe dönemi başında Rektör ve Genel Sekreterin onaylamaya yetkili olduğu limitleri belirler. Bu limitler dahilinde yapılacak satın almalarda komisyon kararı aranmaz.

(3) Bedeli ne olursa olsun elektrik, su, posta ve benzeri abonman sözleşmesine veya akaryakıt, köprü, vapur, feribot, tercihli yol gibi ücretleri tarifeye bağlanmış her türlü işlerde öğrenci ve personele yönelik olarak düzenlenen sosyal, kültürel, sportif ve sanatsal ve benzeri faaliyetlerle ilgili satın almalarda satınalma kararı aranmaz. Bu işlerde ödemeler Üniversite Satın Alma/Mali İşler Müdürlüklerinden herhangi birisinin bilgisi dâhilinde gerçekleştirilir.

(4) Bilimsel araştırma projelerinin finansmanı, öğretim elemanları temini, telif haklarının alınması gibi akademik işler ve her türlü personel alımları ve benzeri özellikli işler bu Yönetmelik kapsamı dışındadır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Hüküm bulunmayan haller

(1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde, ilgili diğer mevzuat hükümleri ile Yükseköğretim Kurulu, Rektörlük ve Mütevelli Heyet kararları uygulanır.

Yürürlükten kaldırılan yönetmelik

(1) 18/11/2011 tarihli ve 28116 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Zirve Üniversitesi Satın Alma ve İhale Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

Yürürlük

(1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

(1) Bu Yönetmelik hükümlerini Zirve Üniversitesi Rektörü yürütür.