2020/37-162 Botaş Boru Hatları ile Petrol Taşıma A.Ş. Genel Müdürlüğü Kurumsal İletişim Yönergesi

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

(1) Bu Yönergenin amacı, BOTAŞ Boru Hatları ile Petrol Taşıma A.Ş.’de kurumsal iletişim faaliyetlerini yürüten daire başkanlığının görev ve faaliyetlerine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

(1) Bu Yönerge BOTAŞ Boru Hatları ile Petrol Taşıma A.Ş.’nin merkez ve taşra birimlerini kapsar.

Dayanak

(1) Bu Yönerge 09.10.2003 tarih ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, 01.11.1984 tarih ve 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, 09.06.2004 tarih ve 5187 sayılı Basın Kanunu, 08.06.1984 tarih ve 233 sayılı Kamu İktisadi Teşebbüsleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname, 19.04.2004 tarih ve 2004/7189 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile kabul edilen Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ile BOTAŞ Boru Hatları ile Petrol Taşıma A.Ş. Ana Statüsü hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

(1) Bu Yönergenin uygulanmasında;

a) Başkanlık: Kurumsal iletişim faaliyetlerini yürüten daire başkanlığını,

b) CİMER: Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezini,

c) Enerji Parkı: Maden Tetkik ve Arama Genel Müdürlüğü Kampüsü’nde bulunan tanıtım parkında, Kuruluşa ait fotoğraf, harita ve teknik teçhizat gibi materyalleri içeren sabit tanıtım alanını,

ç) ETKB: Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığını,

d) Kuruluş: BOTAŞ Boru Hatları ile Petrol Taşıma A.Ş.’yi,

e) Kurumsal iletişim faaliyetleri: Kuruluşun basınla ve halkla ilişkiler ile protokol faaliyetleri dâhil olmak üzere Yönergede yer alan faaliyetleri,

f) Kurumsal Kimlik Kılavuzu: Kuruluşun kurumsal kimliğine ilişkin Başkanlık tarafından hazırlanan ve üst yönetimin onayı ile yürürlüğe giren kılavuzu,

g) Medya: Yazılı ve görsel medya/televizyon yayınları ve kanalları/internet yayınlarını,

ğ) Ünite: Kuruluş organizasyon şemasında yer alan Başkanlık dışındaki daire

başkanlıkları/bölge müdürlükleri/işletme müdürlükleri/birimleri,

h) Üst yönetim: Genel Müdür ve ilgili Genel Müdür Yardımcısını,

ı) Yönerge: Kurumsal İletişim Yönergesini

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Görevler, Faaliyetler ve İlkeler

Başkanlığın görevleri ve faaliyet alanı

(1) Başkanlık, Kuruluşun belirlenen strateji ve hedefleri doğrultusunda ilgili üniteler ile iş birliği içinde çalışmak, iç ve dış paydaşlar ile etkin iletişim sağlama faaliyetlerini yürütür.

(2) Başkanlık, Kuruluş ve faaliyetleri ile ilgili kamuoyunun doğru bilgilendirilmesi ve güçlü bir kurum imajına sahip olunması için gerekli çalışmaların yapılması, Kuruluşun dâhil olduğu projeler ve faaliyetlerin yurt içinde ve yurt dışında kamuoyuna tanıtılması, gerçek ve tüzel kişilerden gelen bilgi edinme, dilekçe taleplerinin Kuruluş adına CIMER sistemi aracılığı ile cevaplandırılması, Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun kapsamındaki taleplerin cevaplandırılması, üst yönetim tarafından uygun görülen açılış, tören, toplantı, karşılama, ağırlama ve fuar organizasyonlarının yapılması ya da organizasyonlarında görev alarak gerekli protokol hizmetlerinin verilmesi, protokol, basınla ve halka ilişkiler konularında gerekli eğitimlerin alınması/alınmasının sağlanması ile ilgili faaliyetleri ve kurumsal iletişim kapsamındaki diğer faaliyetleri yürütür.

Basınla ilişkiler faaliyetleri

(1) Basınla ilişkiler faaliyetleri aşağıda belirtilmiştir:

a) Medya takip hizmet alımı yoluyla Kuruluş hakkında medyada çıkan haberleri izlemek ve açıklama gerektirebilecek haberler hakkında üst yönetimi bilgilendirmek.

b) Günlük basın bülteni hazırlamak, intranette yayımlamak ve arşivlemek.

c) Üst yönetim tarafından uygun bulunan çerçevede basına yönelik açıklamaları ve duyuruları hazırlamak, basın toplantıları organize etmek.

ç) Kuruluş ve/veya Kuruluş yöneticileri ile ilgili medya organlarından gelen röportaj ve çekim yapma taleplerini değerlendirerek üst yönetimin bilgilendirilmesi sonrası gerekli işlemleri yürütmek.

d) Cevap ve düzeltme hakkı gerektiren haberlerle ilgili üst yönetim tarafından uygun bulunduğu takdirde bu hakkın kullanımına yönelik gerekli işlemleri yürütmek.

e) İç iletişimdeki ekranlarda, intranette ve web sayfasında haberleri yayımlamak.

f) Etkinlik ve organizasyonlarda fotoğraf, video çekimi, grafik tasarım işlemlerini yapmak/yaptırmak.

Halkla ilişkiler faaliyetleri

(1) Halkla ilişkiler faaliyetleri aşağıda belirtilmiştir:

a) Gerçek ve tüzel kişilerden CİMER sistemi üzerinden gelen dilekçe, bilgi edinme, dilek, şikâyet ve taleplerini, ilgili mevzuat çerçevesinde ve konuyla ilgili ünitelerden, bağlı şirket ve iştiraklerden gerekli verileri temin ederek sistem üzerinden cevaplandırmak/sonuçlandırmak; Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun kapsamındaki talepleri ilgili mevzuat çerçevesinde ve konuyla ilgili ünitelerden, bağlı şirket ve iştiraklerden gerekli verileri temin ederek cevaplandırmak/sonuçlandırmak.

b) Yurt içi ve yurt dışı fuar/sergilere katılım sağlamak.

c) Yurt içi ve yurt dışı fuar/sergiler için stant dekoru yapmak/yaptırmak.

ç) Kuruluş genelinde konferans, seminer, etkinlik vb. organize ve koordine etmek.

d) Afiş, broşür, katalog, tanıtıcı video, promosyon malzemesi, infografik, harita gibi tanıtıcı materyalleri yapmak/yaptırmak.

e) Enerji Parkı faaliyetlerinin takibini ve güncellemesini yapmak.

f) Kurumsal Kimlik Kılavuzu uygulamalarının güncellemesini yapmak.

g) Kurumsal sosyal medya hesaplarını yönetmek, içerik sağlamak ve sosyal medyada Kuruluşla ilgili beyanlara ilişkin açıklama gerektirebilecek hususlar hakkında üst yönetimi bilgilendirmek.

Protokol faaliyetleri

(1) Protokol faaliyetleri aşağıda belirtilmiştir:

a) Kuruluş faaliyetleri ile ilgili açılış, temel atma, imza törenleri ile üst düzey toplantıların organizasyonunu/koordinasyonunu yapmak ya da organizasyonunda/ koordinasyonunda görev almak.

b) Talep edilmesi halinde Kuruluşu ziyaret eden üst düzey heyetlerin Ülkemizde bulundukları süre içerisindeki konaklama, toplantı, yemek ve sosyal programları organize etmek.

c) İhtiyaç olması halinde ETKB protokol biriminden gelen talepler ile ilgili Kuruluşta koordinasyonu sağlamak.

Genel çalışma ilkeleri

(1) Genel çalışma ilkeleri aşağıda belirtilmiştir:

a) CIMER sistemi üzerinden gelen bilgi edinme, dilekçe talepleri ile Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun kapsamındaki talepler; ilgili ünitelere, bağlı şirket ve iştiraklere e- posta ve/ veya yazı ile gönderilir. İlgili ünite, bağlı şirket veya iştirakler, amirlerinin bilgisi dâhilinde ve yasal süreleri dikkate alarak Başkanlık tarafından belirlenecek/belirtilecek süre içerisinde, e-posta ve/veya yazılı olarak Başkanlığa bilgi, belge ile birlikte cevap verir.

b) Gerek Kuruluşta ve gerekse Kuruluş dışında gerçekleştirilen organizasyonlara yönelik teknik desteğe ihtiyaç duyulması halinde Başkanlığın ünitelerden talep edeceği teknik personel, ünitesi tarafından görevlendirilir.

c) Kurumsal kimlik uygulamalarının yeknesaklığının sağlanması amacıyla Başkanlık tarafından yayımlanan Kurumsal Kimlik Kılavuzuna, Kuruluş genelindeki bütün uygulamalarda uyulması esastır.

ç) Üst yönetim tarafından uygun bulunan çerçevede yapılacak basın

açıklaması/duyurusu, düzenlenecek basın toplantısı ve basın kuruluşlarının sorularının cevaplandırılması için, ilgili ünitelerden gerektiğinde bilgi notu talep edilir. Talep edilen bilgi notu, bildirilen süre içerisinde, ilgili üniteler tarafından Başkanlığa ulaştırılır.

d) Üst düzey heyetlere protokol hizmeti verilmesini talep eden üniteler, taleplerini Protokol Hizmetleri Prosedürü’ne uygun şekilde Başkanlığa en az 2 iş günü önceden iletir.

e) Talep edilen protokol hizmetleri kapsamında; konaklama, toplantı, araç kiralama/transfer, yemek, teknik ekipman ve basılı malzeme temini vb. harcama yapılmasının öngörülmesi halinde, hizmeti talep eden ünite tarafından gerekli “Genel Müdürlük Oluru” alınır ve söz konusu Olur üst yazı ile Başkanlığa iletilir.

f) Üst düzey heyetlerin ağırlanması kapsamında heyetlere, ziyaret süreleri boyunca değiştirilmeksizin araç ve şoför tahsis edilir. Mesai saatleri dışında araç ihtiyacı olması durumunda ise, Başkanlığa doğrudan araç tahsisi yapılır.

g) Protokol, basınla ve hakla ilişkiler konularındaki tecrübelerin geliştirilmesi için ilgili eğitim kurum ve kuruluşları ile bunlarla sınırlı olmaksızın anılan konularda uzmanlığı bulunan gerçek ve tüzel kişilerden eğitim alınmasını teminen Başkanlık tarafından eğitim faaliyetlerinden sorumlu üniteden talepte bulunularak personelin gerekli eğitimleri alması sağlanır. Eğitim kapsamında personelin gerekli görülen seminerlere, konferanslara, kurslara ve benzeri faaliyetlere katılması sağlanır.

ğ) Açılış, temel atma töreni vb. protokol işleri kapsamında kendilerinden katılımcı, davetli ve/veya görevli personel listesi istenen üniteler, personel bilgilerini içeren söz konusu listeleri bildirilen süre içinde eksiksiz bir şekilde Başkanlığa iletir.

(2) Bu Yönergede yer alan faaliyetlerin uygulanmasına yönelik detaylı iş ve işlemler, ilgili prosedürlerle düzenlenmiştir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Yürürlük ve Yürütme

Yürürlükten kaldırılan mevzuat

(1) 26.07.2005 tarih ve 328 sayılı Yönetim Kurulu Kararı ile yürürlüğe girmiş olan “BOTAŞ Boru Hatları İle Petrol Taşıma A.Ş. Genel Müdürlüğü Tanıtma ve Halkla İlişkiler Yönergesi” yürürlükten kaldırılmıştır.

Yürürlük

(1) İşbu Yönerge Yönetim Kurulu tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme

(1) İşbu Yönerge hükümleri Genel Müdür tarafından yürütülür.