75287231-900 İçişleri Bakanlığı Özel Kalem Müdürlüğü Birim Yönergesi

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

(1) Bu yönerge, İçişleri Bakanlığı Özel Kalem Müdürlüğü ve alt birimlerinin fonksiyonel görev dağılımını belirlemek, birim teşkilat şemasını ortaya koymak, verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar geliştirmek, hesap verebilirliği ve uygun raporlama ilişkisini göstermek, yönetici ve personelin görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmasını sağlamaya yönelik tedbirler almayı amaçlar.

Dayanak

(1) Bu yönerge, 10/07/2018 tarihli ve 30474 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında 1 Nolu Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 270 inci maddesi ile 18/11/1992 tarihli ve 21409 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Merkezde Görevlendirilen Valilerin Görev ve Çalışma Yönetmeliğine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

(1) Bu Yönergede yer alan deyimlerden;

a) Bakan: İçişleri Bakanını,

b) Bakanlık: İçişleri Bakanlığını,

c) Bakan Yardımcısı: İçişleri Bakan Yardımcılarını,

ç) Büro Yöneticisi: Büroların sevk ve idaresinden sorumlu yönetici veya görevliyi,

d) Müdürlük: Özel Kalem Müdürlüğünü,

e) Özel Kalem Müdürü: Bakan Özel Kalem Müdürünü,

f) Özel Kalem Müdür Yardımcısı: Bakan Özel Kalem Müdür Yardımcısını,

g) Personel: Müdürlükte kadrolu, geçici, sözleşmeli ve hizmet alımı yöntemiyle istihdam edilen personeli,

ğ) Yönerge: İçişleri Bakanlığı Özel Kalem Müdürlüğü Birim Yönergesini,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Görevler, Teşkilat Şeması ve Görev Dağılım Çizelgesi

Görevler

(1) Müdürlüğün görev ve yetkileri şunlardır:

a) Bakanın resmi ve özel yazışmalarını yürütmek,

b) Bakanın her türlü protokol ve tören işlerini düzenlemek ve yürütmek,

c) Bakanın ziyaret, davet, karşılama ve uğurlama, ağırlama, milli ve dini bayramları ile ilgili hizmetleri düzenlemek ve diğer kuruluşlarla koordine etmek,

ç) İdari ve mali karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişini sağlamak,

d) Bakan tarafından verilecek diğer görevleri yapmak,

Teşkilat şeması

(1) Müdürlüğün teşkilat şeması; temel yetki ve sorumluluk dağılımını, hesap verilebilirliği ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde Ek-1’deki gibi belirlenmiştir. Teşkilat şeması Özel Kalem Müdürü tarafından personele duyurulur.

Görev dağılım çizelgesi

(1) Müdürlük birimlerinde görev yapan personelin görev dağılımı Özel Kalem Müdürünün onayıyla yürürlüğe konulur. Geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma nedenleriyle görevi devralacak personel ile personelin asli olarak yürüttüğü göreve ilişkin bilgileri içeren görev dağılım çizelgeleri Özel Kalem Müdürü tarafından personele duyurulur.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Özel Kalem Müdürünün Görev ve Yetkileri

Özel Kalem Müdürünün görev ve yetkileri

(1) Özel Kalem Müdürü, en üst amir sıfatıyla Müdürlüğün sevk ve idaresini sağlar.

(2) Müdürlük birimlerinde yürütülen hizmetlerin çalışma usul ve esaslarına göre uygunluğunu denetler.

(3) Müdürlüğün kullanımında bulunan ödenekleri Harcama Yetkilisi sıfatıyla kullanır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Birimler ve Görevleri

Özel Kalem Müdürlüğü

(1) Müdürlük; İdari Hizmetler Bürosu, Protokol Hizmetleri Bürosu, Koruma Hizmetleri Bürosu, Sekretarya Hizmetleri Bürosu ve Talep/Başvuru Hizmetleri Bürosu olmak üzere 5 Bürodan oluşur.

İdari Hizmetler Bürosu

(1) İdari Hizmetler Bürosu; Yazı İşleri Ofisi, Bütçe, Satınalma ve Ayniyat Ofisi ile Özlük İşlemleri Ofisinden oluşur.

(2) Yazı İşleri Ofisinin görevleri şunlardır:

a) Sayın Bakan adına gelen dilekçe, davetiye, tebrik, dergi, gazete ve kitapların takibi ve kayıtlarına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek,

b) Sayın Bakan adına gelen düğün, program, tören ve açılış davetlerine çelenk, çiçek veya tebrik mesajı ulaştırmak,

c) Şehit cenazelerine Sayın Bakan adına çelenk göndermek, şehit ailelerine taziye mesajı ulaştırmak,

ç) Gazilere Sayın Bakan adına çiçek göndermek,

d) Diğer Bakanlarca çeşitli illere yapılacak ziyaretler için talep edilen uçak veya helikopterlerin Emniyet Genel Müdürlüğü, Jandarma Genel Komutanlığı ve ilgili Valilikler arasında koordinasyon görevini yürütmek,

e) Bakanlık Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı Genel Evrak Şube Müdürlüğü kanalıyla Müdürlüğe ıslak imza ile gelen evrakların e-İçişleri sistemine kayıt işlemini yürütmek ve ilgili birim, büro veya ofislere intikalini sağlamak,

f) e-İçişleri sisteminden gelen evrakları ilgili birim, büro veya ofislere zamanında yönlendirmek,

g) e-İçişleri sisteminden giden evrakların elektronik ortamda postalama işlemlerini yürütmek,

ğ) ‘Çok Gizli’, ‘Gizli’, ‘İvedi’, ‘Acele’, ‘Günlü’, ‘Hizmete Özel’, ‘Kişiye Özel’ gizlilik dereceli evraklar dahil ıslak imzalı yazışmalara ilişkin evrakı zamanında ilgili kuruma/birime ulaştırmak, kurye ile gitmesi gereken evrakı kurye aracılığı ile iletmek,

h) Müdürlüğe gelen Çok Gizli ve Gizli dereceli evraklar ile diğer gizlilik dereceli evrakları ilgisine göre ve zamanında üst yöneticilere iletmek, gerekli iş ve işlemleri yürütmek ve emniyetli olarak muhafazasını sağlamak,

ı) 26/04/2022 tarihli ve 31821 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Gizlilik Dereceli Belgelerde Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik kapsamındaki iş ve işlemleri yürütmek,

i) Müdürlük personelinin yıllık, mazeret ve hastalık izni onayları ile ilgili işlemleri yürütmek,

j) 9/11/1983 tarihli ve 2946 sayılı Kamu Konutları Kanunu ile 23/09/1984 tarihli ve 28524 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan Kamu Konutları Yönetmeliği gereğince Müdürlük personeline tahsisi gerçekleşen lojmanların tebliğ işlemini yürütmek, ücret kesintisi için tahsis yazısının bir örneğini Özlük İşlemleri Ofisine göndermek,

k) Eğitim Dairesi Başkanlığınca planlanan hizmet içi eğitimlere katılacak personel ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,

l) Görev dağılım çizelgesini hazırlamak,

m) Müdürlük personeli hakkında yapılan şikâyet başvuruları ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,

n) Müdürlük personelinin Bakanlık Makamı, Bakan Yardımcıları, Müşavirler, Danışmanlar ve Bürolarda görevlendirilmesi işlemlerini yürütmek,

o) Müdürlük görev alanına giren bilgi edinme başvuruları ile Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezine (CİMER) yapılan müracaatların Büro ve Ofisler nezdinde koordinasyonunu sağlamak,

ö) Müdürlüğün görev alanı kapsamında Türkiye Büyük Millet Meclisi üyeleri tarafından Sayın Bakanımızın yanıtlaması istemiyle gönderilen soru önergelerinin cevaplandırılması işlemlerini yürütmek,

p) Müdürlüğün brifing çalışmalarını yürütmek,

r) Müdürlük personeli tarafından pasaport, silah ruhsatı ve benzeri işlemlere esas olmak üzere talep edilen görev belgesini hazırlamak,

s) Müdürlük personelinin e-İçişleri sistemine girişi için gerekli tanımlamaları yapmak,

ş) Resmi yazışmaları, 10/06/2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak yapmak,

t) Müdürlüğün görev alanı kapsamında Bakanlık aleyhine açılmış davalara karşı Hukuk Hizmetleri Genel Müdürlüğünce yapılacak asıl savunmaya esas olacak bilgi, belge ve görüş bildirme iş ve işlemlerini yürütmek,

u) Müdürlükte görevli sürekli işçilerin izin, puantaj ve mesai çizelgeleri ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,

ü) 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu kapsamında, iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi çalışmalarında bürolar arasında koordinasyonu sağlamak ve buna ilişkin iş ve işlemleri yürütmek,

v) Özel Kalem Müdürü ve üst yöneticiler tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

(3) Bütçe, Satınalma ve Ayniyat Ofisinin görevleri şunlardır:

a) Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlamak, Hazine ve Maliye Bakanlığı nezdinde takibini yapmak,

b) Bütçe Kanunu esas alınarak yılı içerisinde yapılan ödemelerle ilgili, Nakit Talebi İşlemleri, Ayrıntılı Harcama Programı, Kesin Hesap Cetveli, Kurumsal Mali Durum ve Beklenti Raporu ile Bütçe Gideri Tablosunu hazırlamak,

c) Bakanlık Makamı, Bakan Yardımcıları, Genel Sekreterlik, Müşavirler, Danışmanlar ve Müdürlüğün ihtiyaç duyacağı demirbaş malzemesinin alım, bakım ve onarım işlemlerini yürütmek,

ç) Bakanlık Makamı, Bakan Yardımcıları, Genel Sekreterlik, Müşavirler, Danışmanlar ve Müdürlüğün ihtiyaç duyacağı kırtasiye, büro ve temizlik malzemeleri başta olmak her türlü alım işlemlerini yürütmek, dağıtımını ve takibini yapmak,

d) Demirbaş ve tüketime yönelik mal ve malzemelerin 18/01/2007 tarihli ve 26407 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Taşınır Mal Yönetmeliğine uygun olarak Taşınır Kayıt Kontrol Sistemine girişini ve takibini yapmak, yıl sonu kapatma işlemlerini gerçekleştirmek,

e) Bakanlık Makamı, Bakan Yardımcıları, Genel Sekreter, Müşavirler, Danışmanlar ve Müdürlüğün ihtiyaç duyacağı sabit ve cep telefonu ile data hatları ve dijital platform aboneliği işlemlerini yürütmek, bu aboneliklere ilişkin faturaları ödemek,

f) Bakanlık Makamı, Bakan Yardımcıları, Genel Sekreter, Müşavirler, Danışmanlar ve Müdürlüğün uygun gördüğü görevliler tarafından yapılan ziyaret ve gerçekleşen toplantılara katılanlara 18/2/1954 tarihli ve 6245 sayılı Harcırah Kanunu kapsamında yurtiçi ve yurtdışı geçici görev yollukları ile uçak bilet ücretlerini ödemek,

g) Bakanlık ve bağlı kuruluşlarının bütçe tasarılarının Türkiye Büyük Millet Meclisi Plan ve Bütçe Komisyonu ile Genel Kurul görüşmelerinde Müdürlüğe ait bütçe dosyasını hazırlamak,

ğ) İhtiyaç halinde hafta içi, hafta sonu ile milli ve dini bayramlarda 7/24 esasına göre oluşturulacak nöbet çizelgesini hazırlamak ve ilgili personellere tebliğ etmek,

h) Müdürlük bünyesinde görev yapan şoförler ile hizmet veren resmi araçların görevlendirme işlemlerini yürütmek,

ı) Özel Kalem Müdürü ve üst yöneticiler tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

(4) Özlük İşlemleri Ofisinin görevleri şunlardır:

a) Sayın Bakan, Bakan Yardımcıları, Danışmanlar, Müşavirler, Merkez Valileri ile Müdürlük personelinin maaş, vekalet ve fazla mesai ücretlerini ödemek, emekli kesenekleri ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,

b) Müdürlük personelinin yurtiçi ve yurtdışı tedavi ve cenaze giderleri ile ölüm yardımı ödeneği işlemlerini yürütmek,

c) Müdürlükten nakil veya başka sebeplerle ayrılan personelin nakil bildiriminin düzenlenmesi, varsa kişi borcunun çıkarılması ve İçişleri Bakanlığı Merkez Saymanlığı kanalıyla Müdürlükten ilişiğinin kesilmesi işlemlerini gerçekleştirmek,

ç) Merkezde Görevlendirilen Valilerin Görev ve Çalışma Yönetmeliği kapsamında valilerin izin, sağlık, emeklilik ve mutemetlik gibi hizmetlerini yürütmek,

d) Merkez valilerine gelen evrakı teslim almak, kaydetmek, gidecek evrakı ilgili yere ve kişilere ulaştırmak,

e) Özel Kalem Müdürü ve üst yöneticiler tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

Protokol Hizmetleri Bürosu

(1) Protokol Hizmetleri Bürosunun görevleri şunlardır:

a) Ulusal ve Resmi Bayramlar ile tarihi günlerde yapılacak törenlerin protokol düzenine uygun olarak yapılmasını sağlamak,

b) 02/12/2006 tarihli ve 26364 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Devlet Cenaze Törenleri Yönetmeliğine göre düzenlenecek ulusal, resmi ve kurumsal cenaze törenleri ile ilgili işlemleri yapmak,

c) Sayın Bakanın yurtdışı ziyaretlerine ilişkin ilgili kurum ve kuruluşlarla iş birliği içerisinde seyahat planlaması yapmak, gerekli teknik ve lojistik hazırlıkları ile program içeriklerini hazırlamak,

ç) Yabancı devlet erkânının ülkemizi ziyaretlerinde ilgili kurum ve kuruluşlarla işbirliği içerisinde gerekli planlamaları yapmak ve söz konusu programlar için gerekli teknik ve lojistik hazırlıkları ile program içeriklerini hazırlamak,

d) Toplantı, brifing ve tören protokolü; görev devir-teslim ve imza törenleri; kurumsal törenler ve etkinlikler, temel atma, açılış, anma, kutlama, festival, şenlik ve benzerleri; oturma düzenleri ve konuşma sıraları, davet, karşılama, ağırlama, uğurlama ile resepsiyon, kokteyl ve resmî yemekler; dini bayramlarda bayramlaşma ve benzeri temsil ile protokol işlerini düzenlemek ve ilgili birim, kurum ve kuruluşlarla iş birliği halinde yürütmek,

d) Sayın Bakanın yurtiçi ziyaretlerinde, ilgili valilikler ve diğer kamu kurum ve kuruluşlarıyla iş birliği içerisinde; program ve içerikleri düzenlemek, ulaşım ve konaklamaları ayarlamak, tören ve etkinliklerde oturma düzeni, konuşma sırası, davet, karşılama ve ağırlama gibi iş ve işlemleri yürütmek,

e) Bakanlık protokol listesinin güncel olarak tutulmasını sağlamak,

f) Özel Kalem Müdürü ve üst yöneticiler tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

Koruma Hizmetleri Bürosu

(1) Koruma Hizmetleri Bürosunun görevleri şunlardır:

a) Sayın Bakanın can güvenliği ve saygınlığı başta olmak üzere, konut, çalışma yeri, her türlü ulaşım vasıtası ile intikali esnasında, yurt dışı ve yurt içinde bulunduğu yerlerde ve gerçekleştireceği tüm faaliyetlerinde her türlü tehdit ve tehlikeden korunabilmesi amacıyla gerekli tertip ve tedbirleri almak,

b) Özel Kalem Müdürü ve üst yöneticiler tarafından verilecek diğer görevler yapmak.

Sekretarya Hizmetleri Bürosu

(1) Sekretarya Hizmetleri Bürosunun görevleri şunlardır:

a) Özel Kalem Müdürü ile Özel Kalem Müdür Yardımcısının talimatları doğrultusunda Sayın Bakanın programlarının koordinasyonunu sağlamak ve takibini yapmak,

b) Sayın Bakana gelen randevu taleplerinin kaydını tutmak ve Özel Kalem Müdürü ile Özel Kalem Müdür Yardımcısına arz etmek,

c) Bakanlık merkez birimleri ile bağlı kuruluşlarının birim amirlerinden Sayın Bakana gelen arz taleplerinin kaydını tutmak, koordinasyonunu ve takibi yapmak,

ç) Bakanlık bünyesinde ve Sayın Bakanın ev sahipliğinde yapılacak toplantıların koordinasyonunu sağlamak, katılımcılara bildirim yapmak ve katılım (LCV) işlemlerini takip etmek,

d) Müdürlüğe gelen faksların kaydını, tasnifini ve takibini yapmak,

e) Büroya gelen gizlilik dereceli evrakların kaydını, tasnifini, takibini ve gönderimini sağlamak,

f) Sayın Bakanın uçak bileti, Check-İn, VİP geçiş ve fatura işlemlerinin takibini yapmak,

g) İl dışında Sayın Bakana toplantı, etkinlik ve ziyaretlerde eşlik edecek Koruma ve Protokol Büro ekiplerinin uçak biletlerini tanzim etmek, VİP geçiş bilgilerini iletmek,

ğ) Özel Kalem Müdürü, Özel Kalem Müdür Yardımcısı, Müşavirler, Danışmanlar ve büro yöneticilerinin uçak bileti, Check-İn ve VİP geçiş işlemlerini yapmak,

h) Sayın Bakanın Bakanlığın diğer yerleşkelerindeki sekretarya ve asistanlık görevini yürütmek,

ı) Sayın Bakan, Özel Kalem Müdürü ve Özel Kalem Müdür Yardımcısı ile büro yöneticilerinin gelen arama ve randevu taleplerinin kaydını tutmak,

i) Sayın Bakan, Özel Kalem Müdürü, Özel Kalem Müdür Yardımcısı ve büro yöneticilerinin telefonlarını bağlamak,

j) Sayın Bakanın telefon görüşme taleplerinin kaydını tutmak, günlük meteoroloji ve takvim bilgilerini Özel Kalem Müdürü ve Özel Kalem Müdür Yardımcısı ile ilgili büro yöneticilerine iletmek,

k) Özel Kalem Müdürü ve üst yöneticiler tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

Talep/Başvuru Hizmetleri Bürosu

(1) Talep/Başvuru Bürosunun görevleri şunlardır:

a) Bakanlık Makamına ulaşan talep, şikâyet ve benzeri konuları ilgili veya bağlı kurumlara ileterek takibini yapmak, mevzuat hükümleri doğrultusunda sonuçlandırmak ve istendiğinde Bakanlık Makamına arz etmek,

b) Özel Kalem Müdürü ve üst yöneticiler tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Sorumluluklar

(1) Müdürlük görev alanına giren iş ve işlemlerin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi sorumluluğu tüm personele aittir.

(2) Özel Kalem Müdürü ile büro yöneticileri;

a) İdari ve mali işlemlere ilişkin faaliyetlerin mevzuata, Bakanlık Stratejik Planında belirtilen amaç ve hedeflere, Bakanlığın temel değerlerine uygun, verimli, etkili ve tutumlu bir şekilde yerine getirilmesinden,

b) Etik ilkelere ve mesleki değerlere uygun hareket edilmesinden,

c) Uygun çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından,

ç) Personelin görev ve sorumluklarıyla paralel eğitimlere katılımın sağlanmasından sorumludur.

Çalışma usulleri

(1) Müdürlüğün görev alanına giren iş ve işlemleri etkin verimli bir şekilde yürütülmesi için;

a) Büro yöneticileri hizmetlerin sağlıklı bir biçimde yürütülmesini ve koordinesini sağlamakla görevlidir.

b) Müdürlükte hizmet birimleri bürolardır. Her büro yöneticisi bürosunda yürütülen hizmetlerin etkin, süratli, standartlara uygun olarak yerine getirilmesini sağlamakla görevlidir. Büro yöneticileri, büro personeli arasında adil, dengeli ve planlı iş bölümü yaparak personelin yetiştirilmesi, mesaiye uyumu, işlerin zamanında tamamlanması, evrak güvenliği ve çalışma ortamının hizmet gereklerine uygun hale getirilmesi ile büroların tertip ve düzeninden Özel Kalem Müdürüne karşı sorumludur.

c) Hizmetlerin yürütülmesinde iş birliği, yardımlaşma ve koordinasyon esastır.

ç) Müdürlüğe ıslak imzalı intikal eden her türlü evrak ve yazı, İdari Hizmetler Bürosu Yazı İşleri Ofisi tarafından havale yapılmak üzere ilgili yöneticiye sunulur. Acil hallerde evrakın havalesi Özel Kalem Müdür Yardımcısı tarafından yapılır.

d) Kurumsal hafızanın tesisi ve korunmasında özel öneme sahip arşiv hizmetleri 10/07/2010 tarihli ve 27637 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren İçişleri Bakanlığı Merkez ve Taşra Teşkilatı Arşiv Yönetmeliğine göre yürütülür. Bürolar, hizmet alanlarındaki her türlü bilgi, belge ve uygulamaya ilişkin evrakı ihtiyaç duyulduğunda hizmete hazır halde bulundurmak üzere gerekli tedbirleri alır.

d) Evrak güvenliğinin sağlanması amacıyla üst yöneticilere evrak ve yazıların sureti arz edilir, aslı bürodaki dosyasında saklanır.

Tereddütlerin giderilmesi

(1) Bu yönergenin uygulanmasında ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye Özel Kalem Müdürü yetkilidir.

Yürürlükten kaldırılan mevzuat

(1) 01/01/2000 tarihinde yürürlüğe konulan “İçişleri Bakanlığı Özel Kalem Müdürlüğü Büroları Görev ve Çalışma Yönergesi” yürürlükten kaldırılmıştır.

Yürürlük

(1) Bu yönerge onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme

(1) Bu Yönerge hükümlerini Özel Kalem Müdürü yürütür.

Ek-1 Teşkilat Şeması (1 Sayfa)