Pttmatik İşletme Talimatı

1. AMAÇ

Pttmatik’lerin işletimi, kasa mutabakatı ve arızalarına müdahale edilmesi, Pttmatik’lerde yaşanan müşteri sorunlarının giderilmesi, iş akışlarının ve sorumlulukların belirlenmesi, işlemlerin belirlenen akışlara ve esaslara göre yapılmasını sağlamak amacıyla PTTMATİK TALİMATI hazırlanmıştır.

2. KAPSAM

Pttmatik’lerin işletimine ilişkin işlemler ile PTT’nin tüm Pttmatik uygulaması işlemlerini ve sorumlulukları kapsar.

3. TANIMLAR

Pttmatik : ATM olarak bilinen, PTT İşyerlerindeki Merkez iş yükünü asgari seviyeye indirebilmek, mevcut müşteri grafiğimizi yükselterek posta çeki hesap sahibi sayısını arttırabilmek ve kesintisiz 24 saat müşterilerimize hizmet verebilmek amacı ile PTT İşyerleri ve işlem potansiyeli yüksek noktalara kurulan otomatik vezne makinesidir.

PTT KART : Pttmatik’lerden para çekme, para yatırma, para aktarma, fatura ve başka bankalara ait kredi kartı tahsilâtı, maaş ödeme, hesap hareketlerini görme, hesap ekstresi alma, bağış yapma, şifre değiştirme, PTT İşyeri/Pttmatik adresleri görüntüleme vb. PTTBank işlemlerinin yapılmasını sağlayan akıllı karttır.

e-JOURNAL : 01.08.2013 tarihi itibariyle Pttmatik’den yapılan tüm işlemlerin elektronik ortamda tutulduğu kayıttır.

REJECT(GeriDönen Banknot Kaseti) : Para kasetlerine baknotların yüklenmesinden sonra Pttmatik’in müşteri hizmetine sunulması için bakım modundan çıkarılması sonrasında cihaz para kasetlerindeki paraların kontrol edilip, her bir para kasetinden banknotun çekilerek, attığı kasettir.

PAYS(ATMYönetim Sistemi) : Pttmatik ile ilgili e-journal, nakit yönetimi, sorumlu güncelleme modüllerinin bulunduğu, hataların ve uyarıların izlendiği, oluşan hataların otomatik olarak kayıt altına alınarak mail ile bildirildiği, izleme ve süreçlerin yönetildiği programın adıdır.

MERKEZ : PTT Merkez Müdürlüklerini ifade eder.

Pttmatik SORUMLUSU : Pttmatik’lere para ikmali ile birinci seviye bakım hizmetlerini yapmak üzere görevlendirilmiş personeldir.

4. SORUMLU BİRİMLER VE SORUMLULUKLARI

4.1. PTTBANK DAİRE BAŞKANLIĞI:

Pttmatik’lerin hizmete açılması, Pttmatik sorumlularına eğitim verilmesine yönelik İnsan Kaynakları Daire Başkanlığı ile gerekli koordinasyonun sağlanması, Pttmatik’lerin daha sağlıklı ve güvenli işletilmesi amacıyla görülebilen yazılım ve donanım, değişiklik ve geliştirme önerilerinin Bilişim ve Teknik Hizmetler kapsamında faaliyet gösteren ilgili Daire Başkanlıklarına iletilmesi, takip edilmesi, yapılan değişikliklerin test ve kontrolünün yapılması, Pttmatik’lerin izlenmesine ve desteğine yönelik olarak kurum ve kuruluşlar ile yapılan protokoller kapsamında alınan hizmetlerin kontrol ve koordinasyonu, Pttmatik’lerin 24 saat kesintisiz hizmet sunmasını sağlamaya yönelik tüm Başmüdürlük ve Genel Müdürlük birimleri ile teknik/lojistik vb. destek hizmeti alınan Şirketimiz dışı kişi ya da kurumların sorumluluklarını yerine getirmelerine yönelik gerekli koordinasyonu sağlamaktan sorumludur.

Pttmatik dağıtım kanalından müşterilere sunulan her türlü hizmetin PTT’nin kurumsal imaj ve stratejilerine uygunluğunu kontrol etmekten, Pttmatik’lerde kullanılacak etiket, reklam, afiş vb görsel malzemelerin oluşturulmasına ve Pttmatik’ler üzerinden etkin olarak reklam ve tanıtım yapılmasına yönelik Pazarlama Dairesi Başkanlığı ile gerekli koordinasyonun sağlanmasından, diğer Birimlerin Pttmatik’lerin kullanımına ilişkin taleplerini değerlendirmek ve bu kanal ile ilgili görsel malzeme kullanımı ve operasyonel kullanımının kendi bilgisi ve onayı dahilinde yapılması için gerekli koordinasyonu sağlamaktan, Pttmatik’lere ilişkin Başmüdürlüklere yapılacak kendisi ve diğer Birimler ile ilgili Genelge ve tebliğlerin koordinasyonunu sağlamaktan sorumludur.

Pttmatik paylaşımı ile ilgili diğer banka ve kurumlarla görüşmelerde bulunarak paylaşım ağının geliştirilmesi yönünde çalışmalarda bulunulmasından, bu kurumlarda PTT’yi temsil etmekten sorumludur.

Pttmatik işlem limitlerini müşteri ihtiyacı ve piyasa koşullarına göre belirlemekten, Pttmatik ekranlarının tasarlanmasında müşteri kullanımını dikkate alarak gereğini sağlamaktan, Pttmatik kullanımı ile ilgili diğer bankaların uygulamalarını incelemekten, Pttmatik’lerin PTT müşterilerince daha etkin kullanımına yönelik satış ve pazarlama çalışmalarının yapılmasını koordine etmekten ve Pttmatik’lerin kullanımında müşteri beklentilerinin karşılanmasına yönelik operasyonel iyileştirme yaptırılmasını sağlamaktan, Pttmatik’lerden bireysel ve kurumsal müşterilere sunulacak yeni hizmet/ürün taleplerini ilgili bölümlere iletmekten, müşteri/Başmüdürlük talepleri veya diğer incelemeler sonucu Pttmatik kurulması uygun bulunan yerlerle ilgili gerekli onayları alarak gereğini sağlamaktan sorumludur.

Denetim Hizmetleri Başkanlığı tarafından gerçekleştirilen teftiş çalışmaları neticesinde problemlerin çözümüne yönelik yapılan önerilerin değerlendirilmesi, gerekirse bu önerilerin diğer Birimlerle koordine edilmesinden sorumludur.

Pttmatik’lerde kullanılan Kuruluşumuza ait kartları ve bankalara ait diğer tüm kartların yapmış oldukları işlemlerde oluşan hataların düzeltilmesi ile ilgili gerekli koordinasyonun sağlanmasından sorumludur.

PTT A.Ş Genel Müdürlüğüne muhatap yapılmış olan, Pttmatiklerle ilgili her türlü şikayet dilekçesinin değerlendirilerek gereğine göre sonuçlandırılması ve sonucundan şikayet sahibine cevap verilmesi ile ilgili koordinasyon ve faaliyetlerinin yönetilmesini sağlamaktan sorumludur.

4.2. BİLİŞİM DAİRE BAŞKANLIĞI:

PTTBank Daire Başkanlığı tarafından yapılan ana sistem ile ilgili taleplerin değerlendirilmesi, kaynakların durumu ve talebin aciliyetine göre mümkün olanların gerçekleştirilmesinin sağlanması, Pttmatik’lerin 24 saat kesintisiz hizmet sunmasını sağlamaya yönelik faaliyetlerden sorumludur.

Pttmatik’lerin sağlıklı ve düzgün bir şekilde çalışması için sistemde gerekli her yazılım çalışmalarının yürütülmesinden, Pttmatik’lerden bireysel ve kurumsal müşterilere sunulacak yeni hizmet/ürünler ilgili yazılım çalışmaları yapmaktan, oluşan hataların düzeltilmesinden sorumludur.

4.3. BİLGİ TEKNOLOJİLERİ ALTYAPI DAİRE BAŞKANLIĞI:

Pttmatik cihazına ilişkin network ile ilgili taleplerin değerlendirilmesi, kaynakların durumu ve talebin aciliyetine göre mümkün olanların gerçekleştirilmesinin sağlanması,

Pttmatik’lerin garanti süresi içerisinde ve dışındaki bakım-onarım, garanti ve bakım-onarım kapsamı dışındaki arızalar, performans ve ceza kriterlerinin işletilmesi vb. iş ve işlemler ile söz konusu donanımların sağlıklı bir şekilde hizmet vermesine ilişkin olarak; cihazların işletimi işini üstlenen 3. Parti Şirketler tarafından geliştirilen ATM Yönetim Sistemi üzerinden Pttmatik’lerin arıza ve müdahalelerine ilişkin izleme ve takip işlemlerinin ve Pttmatik’lerde ortaya çıkabilecek network alt yapısı kaynaklı arızaların ilgili Daire Başkanlıkları ve Başmüdürlüklerle ile koordineli olarak çözüme kavuşturulmasına yönelik işlemlerden sorumludur.

4.4. YAPI DAİRE BAŞKANLIĞI:

Şirketimiz bünyesinde kurulumu yapılacak olan Pttmatik’lere ait onaylı proje doğrultusunda inşaat, makine tesisatı ve elektriksel alt yapısının hazırlanması ile Pttmatik’ler için ihtiyaç duyulan alarm ve Kapalı Devre Kamera Sistemi (CCTV) benzeri güvenlik sistemlerinin kurulumundan sorumludur.

Bu kapsamda belirlenen kriterler aşağıda verilmiştir.

• Başmüdürlüklerce kurulumu yapılacak olan Pttmatik cihazı için, onaylı proje doğrultusunda gerekli inşaat, makine tesisatı ve elektriksel alt yapı hazırlanacaktır.

• Pttmatik cihazları için gerekli elektrik enerjisi kesinlikle Kesintisi Güç Kaynağı (KGK) tablosundan alınacaktır.

• Pttmatik için çekilen elektrik kablosu hattına ait nötr iletkeni ile topraklama iletkeni arasındaki gerilim farkının 1.5 V'un üzerinde olup olmadığı kontrol edilecektir.

• Nötr iletkeni ile Topraklama iletkeni arasındaki gerilim farkı 1.5 V üzerinde ise topraklama direnci ölçülecek ve gerilim farkının 1.5 V'un altına düşürülmesi için fazladan topraklama çubuğu çakılarak topraklama direnci (Ohm değeri) düşürülecektir.

• Topraklama direncinin düşürülmesinden sonra, nötr iletkeni ile topraklama iletkeni arasındaki gerilim farkı tekrar ölçülecektir. Nötr iletkeni ile topraklama iletkeni arasındaki gerilim farkı 1.5 V'un altına düşmemiş ise; söz konusu değerin sağlanması için izolasyon trafosu, voltaj dalgalanması varsa izalasyon trafolu voltaj regülatörü kurulacaktır.

• Pttmatik cihazının devreye alınması aşamasında mutlaka Başmüdürlük teknik elemanı bulunacak ve KGK çıkış gerilimi ile nötr iletkeni ile topraklama iletkeni arasındaki gerilim farkı ölçülerek ölçüm yapılan cihaz bilgileri ile birlikte "devreye alma formuna veya firmayla birlikte düzenlenecek tutanağa" yazılacaktır.

• Pttmatik’lerin devreye alınmasından sonra KGK'nın yük oranı kontrol edilecek yük oranı %80'in üzerinde ise ayrı bir cihaz temini veya mevcut cihazın gücünün yükseltilmesi cihetine gidilecektir.

• Pttmatik’lerin cinsine ve kurulum yerinin özelliklerine göre önceden yapılmış tebliğler ve bilgilendirmeler doğrultusunda Pttmatik’e kamera sistemi ve alarm tesisatı kurulumu yapılacaktır.

4.5. PAZARLAMA DAİRE BAŞKANLIĞI:

Pttmatik’lerde kullanılacak etiket, reklam, afiş vb görsel malzemelerin oluşturulması ve Pttmatik’lerin reklam ve tanıtım amaçlı etkin kullanımına yönelik stratejileri, PTTBank Daire Başkanlığı ile birlikte belirlemekten, Pttmatik’lerin PTT müşterilerince daha etkin kullanımına yönelik reklam ve tanıtım faaliyetleri yapmaktan sorumludur.

Pttmatik’lerden yapılan işlemler vasıtasıyla müşteri bilgilerinin elde edilebilmesi için işlemlere ve ekranlara eklenecek uygun formatta giriş alanları ile depolanması gereken verilerin tespitinden sorumludur.

4.6. MUHASEBE VE FİNANSMAN DAİRE BAŞKANLIĞI:

Pttmatik işlemleri için Pttmatik sorumlularına gerekli paranın veznedar tarafından veznede teslimi işleminin “Mali Sorumluluk ve Kasa İşlemleri Yönergesi”nde belirtilen belgelerin tanzimi ile veznede gerçekleştirilmesinin sağlanmasından sorumludur.

Pttmatik işlemlerinin ve Pttmatik Sorumlularınca yapılan gün sonu kasa mutabakatının muhasebe kayıtlarının tutulmasından sorumludur.

Pttmatik kasasının anahtarları ve şifrenin, “Mali Sorumluluk ve Kasa İşlemleri Yönergesi” ve ilgili tebliğlerdeki hükümlere göre saklanmasının sağlanmasından sorumludur.

4.7. SATINALMA DAİRE BAŞKANLIĞI:

Pttmatik’ler için gerekli olan her türlü malzemenin tedarik edilmesinden PTTBank Daire Başkanlığı ile koordineli olarak yürütülmesinden sorumludur.

4.8. DESTEK HİZMETLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI:

Pttmatik’lere ilişkin gerekli güvenlik önlemlerin alınmasını sağlamaktan, Pttmatik’lerin iç kabin ve dış mekanların temizliklerinin düzenli yaptırılması konularında gerekli tedbirlerin alınmasından sorumludur.

4.9. İNSAN KAYNAKLARI DAİRE BAŞKANLIĞI:

Merkez Müdürlükleri, Başmüdürlükler ve ilgili Daire Başkanlıklarınca Pttmatik sayılarını da dikkate alarak, Merkez personelinin bu hizmetin uygulama esaslarını yerine getirmesi için uygun ve yeterli olup olmadığının değerlendirilmesi sonucunda ortaya çıkan eğitim ihtiyacının gereğini sağlamakla sorumludur.

İlgili birimlerin talebi doğrultusunda Pttmatik’ler ile ilgili görevlendirilmiş personelin eğitimlerinin organize edilmesinden sorumludur.

4.10. PTT BAŞMÜDÜRLÜKLERİ:

Başmüdürlük bünyesinde kurulu bulunan Pttmatik’lerin 24 saat kesintisiz hizmet vermesinin sağlanmasına yönelik her türlü tedbiri almaktan sorumludur.

Pttmatik’lerin PTT müşterilerince daha etkin kullanımına yönelik satış ve pazarlama çalışmalarını yürütmekten, Pttmatik’lerin kullanımında müşteri beklentilerini karşılanmasına yönelik faaliyetler yürütmekten, iyileştirme önerileri yapmaktan, Pttmatik’lerden bireysel ve kurumsal müşterilere sunulacak yeni hizmet/ürün taleplerini ilgili bölümlere iletmekten sorumludur.

Pttmatik’lerin verimliliklerini karlılık yönüyle takip etmekten, mevcut lokasyonunda verimi düşük Pttmatik’lerin sökülmesi veya potansiyeli yüksek bölgelere taşınması gereken Pttmatik’leri belirleyerek yer değişim talebi yapmaktan, müşteri/Merkez talepleri veya diğer incelemeler sonucu Pttmatik kurulması için teklifte bulunmaktan, Başmüdürlük bünyesinde kurulu bulunan Pttmatik sorumluların PAYS ekranında güncellenmesinden, nakit yönetim sistemine göre ikmalinin yapılıp yapılmadığının kontrolünden Başmüdürlük İşletme Birimleri sorumludur.

Başmüdürlükler yılda 2 kere Merkezine haber verilmeksizin Pttmatiklerin sayımının bu konuda yetkin ve deneyimli personel tarafından yaptırılmasını sağlamaktan sorumludur.

Yüklenici Firma tarafından, Pttmatik cihazlarının yılda 4 defa bakım-onarımlarının yaptırılmasını sağlamaktan, kontrolünden ve bakım formlarının saklanmasından Başmüdürlük teknik birimleri sorumludur.

PTT A.Ş Genel Müdürlüğüne muhatap yapılmış olan, Pttmatiklerle ilgili her türlü şikayet dilekçesinin değerlendirilerek gereğine göre sonuçlandırılması ve sonucundan şikayet sahibine cevap verilmesi ile ilgili koordinasyon ve faaliyetlerinin yönetilmesini sağlamaktan sorumludur.

4.11. PTT MERKEZ MÜDÜRLÜĞÜ:

Merkez bünyesinde kurulu bulunan Pttmatik’lerin 24 saat kesintisiz hizmet vermesinin sağlanmasına yönelik her türlü tedbiri almaktan sorumludur. Pttmatik’lerin iç ve dış mekânların temizliklerinin düzenli yaptırılmasından sorumludur.

PTT Merkez Müdürü, Pttmatik’lerin idari ve işletimiyle ilgili faaliyetlerin gerçekleşmesinden, bu faaliyetleri gerçekleştirecek Pttmatik sorumluların tespitinden sorumludur. En az 2 kişi çalışan Şubelerde Şube personelinden biri Pttmatik sorumlusu olarak belirlenebilir.

Günlük işlemlerden sorumlu olan Pttmatik sorumluları; gün sonu kapanış işlemleri, Pttmatik de para azaldığında veya bittiğinde vezneden para alarak ekleme, nakit yönetimine uygun yükleme yapmak, Pttmatik ile ilgili basit müdahaleler niteliğindeki para ve kağıt sıkışmasını gidermek, sarf malzemeleri bittiğinde yenilemek, arıza tespitine yardımcı olmak, arıza veya sorunun giderilmesi için girişimlerde bulunmak, alıkonulan kartların toplanması ve teslim edilmesinden, kartın teslim edilmesi sırasında gerekli formların hazırlanması, Pttmatik ile ilgili aksaklıkların giderilmesi, cihazın genel temizliği ve giderilemeyen problemlerin ilgililere bildirilmesi işlemlerinden sorumludur.

Pttmatiklere para yükleme, ikmal ve mutabakat işlemlerinin müşteriye açık şekilde yapılmamasına, paraların açık alanda sayılmamasına dikkat edilecektir.

Pttmatik’lerin 24 saat sorunsuz çalışması ve sağlıklı hizmet vermesinden, Pttmatik kasa anahtarlarının ve şifresinin, “Mali Sorumluluk ve Kasa İşlemleri Yönergesi” ve ilgili tebliğlerdeki hükümlere göre kullanılmasından ve saklanmasından, Pttmatik Sayım/Mutabakat, Pttmatik Tutanağı ve Devir/Teslim Formu’nun düzenli şekilde doldurulup dosyalanmasından, kendisine bağlı Pttmatik’lerin data, telefon, elektrik vb. hatlarının fatura ödemelerinin takibinden, gerekirse faturaların otomatik ödemeye alınmasından, sorumludur.

Pttmatik’lerin 2. Seviye teknisyen müdahalelerine yetkili Firmaların teknik personeli tarafından yapılacak olan müdahalelerde durumun herhangi bir aksaklık yaşanmaması bakımından İşletim hizmeti veren Birime/Firmaya bildirilmesinden sorumludur.

Pttmatik’lerde ortaya çıkan ve 1. seviye müdahale sonucunda giderilemeyen sorunların ATM Operasyon Birimine bildirilmesinden sorumludur.

Jeneratörlerle desteklenmeyen Kesintisiz Güç Kaynağı beslemesi olan Pttmatik cihazlarında uzun sürecek elektrik kesintilerinde cihazların normal prosedürle kapatılmasından sorumludur.

PTT A.Ş Genel Müdürlüğüne muhatap yapılmış olan, Pttmatiklerle ilgili her türlü şikayet dilekçesinin değerlendirilerek gereğine göre sonuçlandırılması ve sonucundan şikayet sahibine cevap verilmesini sağlamaktan sorumludur.

5. UYGULAMA

5.1. Pttmatik’ler ile Yapılan İşlemler

PTT’ye özgü kartlar, diğer banka kartları ve kartsız olarak yapılabilen işlemler aşağıdaki tablolarda belirtilmiştir. İlave edilen yeni hizmetler Şirket web sitesinde ayrıca duyurulmaktadır.

5.2. Pttmatik Para Kasetleri

Pttmatik’lerimizde 4 adet para kasedi mevcuttur. Bu Pttmatik’lerin 1.no lu kasetine 10 TL’lik, 2 no lu kasetine 20 TL’lik, 3 no lu kasetine 50 TL’lik ve 4 no lu kasetine 100 TL’lik para konulmaktadır.

5.3. Pttmatik’lerimizin Günlük ve Bir Seferde Para Çekme Limitleri

Pttmatik’lerden günlük ve bir seferde para çekme limiti piyasa şartları ve ihtiyaçlara göre PTTBank Daire Başkanlığınca belirlenecek ve güncel tutulacaktır.

5.4. Pttmatik Kasa Anahtar ve Şifresinin Kullanımı

İşyerlerimizde devreye alınan Pttmatik’lerin üzerinde fabrika çıkışı orijinal kasa şifresi bulunmaktadır. Orijinal kasa şifresi 3 versiyonlu şifre ile değiştirilecektir.

Pttmatiklerin üst kapak anahtarlarının bir tanesi Şubedeki ATM sorumlusunda bulunabilecek olup gerektiğinde operasyonel destek vermek için (kart sıkışması ya da arızaya müdahale) kullanılacaktır.

Yeni şifre ile Wincor-Nixdorf marka ve Procash2150xe model Pttmatik’lerle birlikte gönderilen kasa, hopper bölümü, üst kapak ve para alma kasetlerine ait 4 ayrı anahtardan 3’er adet gönderilmiş olan toplam 12 anahtar, Diebold marka ve OPTEVA 760 model Duvar Tipi ile OPTEVA 720 model Lobi Tipi Pttmatik’ler için teslim alınan toplam 4 anahtar “Mali Sorumluluk ve Kasa İşlemleri Yönergesi” ve ilgili tebliğlerdeki hükümlere göre saklanacaktır.

Pttmatik kasa kapağı açılırken kasa anahtarı ile birlikte kasa şifresi mutlaka kullanılacaktır. Kasa kapağı kapatılırken ise şifre karıştırılacak ve kasa anahtarı ile kilitlenecektir.

Pttmatik kasa kilitlerinde ortaya çıkacak arızalara müdahale işlemleri koordinatör olarak yetkilendirilen Başmüdürlüklerin sözleşme imzaladığı Yüklenici Firmalar tarafından gerçekleştirilecek olup, bildirim Pttmatik’in bağlı olduğu Başmüdürlük tarafından kendi koordinatör Başmüdürlüğüne yapılacaktır.

5.5. Pttmatik Para İkmali ve Günsonu İşlemleri

PTT Merkezlerinde Kurulu bulunan Pttmatik’lerin para ikmali ve gün sonu işlemleri hafta içi her gün; PTT Şubeleri ile dış mekânlarda kurulu bulunan offside Pttmatik’lere para ikmali ve gün sonu işlemleri ise haftada en az 2 defa gidilmek kaydıyla yapılacaktır.

PTT Şubeleri ile dış mekânlarda kurulu bulunan offside Pttmatik’lere haftanın hangi günleri gidileceği PTT Merkez Müdürünce önceden belirlenecek ve Başmüdürlüğüne bildirilecektir.

Pttmatik’lere para ikmali yapılmadan önce; Pttmatik üst kapağı açılır ve hizmet dışı/bakım konumuna alınır.

Pttmatik Kasa hesabına girilerek yatırılan ve ödenen nakdin özet dökümü alınır ve banknot verici (metal para verici dâhil) ile banknot alıcı kasetlerinde bulunması gereken tutarlar incelenir. En son kasa mutabakat işlemi sırasında doldurulmuş olan “Pttmatik Mutabakat Formu” alındıktan sonra;

Pttmatik üzerinde bulunan sayaçların izlendiği ekrana giriş yapılarak tüm sayaçlar yazdırılır. Bilgi yazıcı kağıdı üzerinde bulunan işlem kayıtlarını ve yazdırılan sayaçları kapsayacak şekilde,

kesilerek bilgi yazıcı kağıdı yazıcısından alınır. Bilgi yazıcı kağıdı yazıcısından alınan çıktılar “Pttmatik Mutabakat Formuna” iliştirilir.

Pttmatik kasa kapağı şifre girilerek açılır.

Banknot kasetleri ve reject (Geri Dönen Banknot Kaseti) çıkarılır, kasetler tek tek açılarak içindeki para sayılır ve paralar kupürlerine göre mutabakat formuna işlenir. Pttmatik nakit vericiden çıkan paraların toplamı ile Pttmatik nakit vericiden çıkması gereken tutar (Pttmatik’den alınan sayaç çıktısı ve Pttmatik kasa hesabı özet dökümü) karşılaştırılarak paranın mutabakatı sağlanır.

Metal para verme ünitesi açılarak içerisinde bulunan metal paralar çıkarılır ve sayılır. Metal paralar değerlerine göre “Metal Para Verici Mutabakat Formuna” işlenir. Pttmatik metal para vericiden çıkan paraların toplamı ile Pttmatik metal para vericiden çıkması gereken tutar (Pttmatik’den alınan sayaç çıktısı ve Pttmatik kasa hesabı özet dökümü ) karşılaştırılarak paranın mutabakatı sağlanır.

Nakit para yatırma ünitesinin alt kısmında bulunan, yatırılan paraların toplandığı para yatırma kutusu ile geri dönen ve alıkonan banknot kutusu açılarak içerisindeki banknotlar alınır. Her bir kutudan çıkan banknot adedi, banknot alıcı mutabakat formunda bulunan ilgili alanlara işlenir. Pttmatik banknot alıcıya yatırılan banknotların toplamı ile Pttmatik banknot alıcıdan çıkması gereken tutar (Pttmatik’den alınan sayaç çıktısı ve Pttmatik kasa hesabı özet dökümü) karşılaştırılarak paranın mutabakatı sağlanır.

Pttmatik kart okuyucusunun, arkasında bulunan ve alıkonan kartların içerisinde bulunduğu hazne incelenir. Alıkonan kart/kartlar varsa, buradan alınarak mutabakat formunda ilgili alan doldurulur ve tutanak tutulur.

Pttmatik üzerinde bulunan sayaçların izlendiği ekrana giriş yapılarak tüm sayaçlar üzerinde bulunan değerler silinir.

Pttmatik sorumlusu tarafından, Pttmatik banknot kasetlerinden çıkan toplam tutar ile metal para vericiden çıkan metal paraların toplam tutarı ve Pttmatik’e yatırılan nakdin toplam tutarı “Gişelerin Vezneye Teslim Ettiği Paralara Ait Teslim Fişi (Stok No. 150.0001-004332)” ve Pttmatik Mutabakat Formu ile birlikte vezneye teslim edilir.

Pttmatik’e Nakit Yönetim Prosedürü programında belirtilen para tutarları veznedar tarafından Günlük Nakit Zimmet Fişi (Stok No. 150.0001-004331) ile Pttmatik Sorumlusuna teslim edilir yeni konulacak banknotlar için yeni bir “Pttmatik Mutabakat Formu” doldurularak, bir sonraki gün sonunda kullanılmak üzere muhafaza edilir.

Öncelikle; Banknotlar kupür değerlerine göre tasnif edilerek kendisine ait banknot kasetlerine konulur ve kasetler yerlerine takılır. Pttmatik üzerindeki İlgili banknot tanım ekranından kasetlere konulan banknotlar kupür değerleri ve adetlerine göre tanımlanır.

Metal paralar değerlerine göre tasnif edilerek, kendilerine ait metal para yuvalarına konulur.

Altın satışı yapılan Wincor Nixdorf Marka Pttmatik’lerin 50 kuruşluk yuvasına gram altın konulur.

Daha sonra Pttmatik üzerindeki ilgili metal para tanım ekranından adet ve değerlerine göre altın ve metal paranın tanımı yapılır.

Yatırılan banknot kaseti ile geri dönen/alıkonan banknot kasetleri incelenerek, içlerinin boş olduğu kontrol edilir.

Pttmatik kasa kapağı kapatılarak, Pttmatik kasa şifresi karıştırılır.

Pttmatik sarf malzemelerinin (makbuz kağıdı vb.) kontrolü yapılır. Azalan, biten malzemenin ikmali yapılır. Bu işlemler bittikten sonra bakım konumunda iken gerekli testler yapılır.

Pttmatik üzerinde bulunan sayaçların izlendiği ekrana giriş yapılarak tüm sayaçlar müşteri yazıcısına yazdırılır. Müşteri yazıcısından alınan çıktı, mutabakat formuna iliştirilir. Bakım menüsünden çıkılarak, Pttmatik müşteri hizmetine açılır ve Pttmatik üst kapağı kapatılır.

5.5.1. Gün İçinde Merkez Pttmatik’lerine Para Konulması

Pttmatik’lere para konulması Nakit Yönetim Prosedürüne göre yerine getirilecektir. Nakit yönetim prosedürüne uygun olarak para yükleme yapıldığı halde Pttmatik’lerde para bitmesi durumunda gün içinde bilahare para yükleme işlemi yapılacaktır. Ayrıca PTT Merkezlerinde kurulu bulunan Pttmatik’lerin para ikmalinin hafta içi her gün; PTT Şubeleri ile dış mekânlarda kurulu bulunan offside Pttmatik’lere para ikmalinin ise haftada en az 2 defa gidilmek kaydıyla nakit yönetim programında belirtilen tutarların konulmasıyla sağlanacaktır.

“Nakit Yönetim” modülü;

• Pttmatik PAYS sisteminde https://172.17.1.208/PAYSWeb/faces/login.xhtml?inst_id=PTT adresinde yer almakta olup, bu ekranda 14 gün boyunca Pttmatik’lere yüklenmesi gereken tutarlar gösterilecektir.

• Belirtilen tutarlara bozuk para miktarı da eklenerek (azami 1.000 TL) Pttmatik’lere nakit ikmali yapılacaktır.

• Belirtilen tutarlara göre ikmal yapılması zorunlu olup, Merkezlerde kurulu bulunan cihazlarda son iş gününde, hafta sonu veya resmi tatil günleri dâhil etmek suretiyle yükleme yapılması, (örneğin Cumartesi-Pazar günü mesaisi olmayan PTT Merkezi Cuma günü Cuma-Cumartesi ve Pazar gününü kapsayan üç günlük yükleme yapacaktır) Şube/Offside Pttmatik cihazlarda ise haftada en az 2 defa para ikmali yapılacağından bu cihazlara bir sonraki gün sonu ve mutabakat tarihi dikkate alınarak iki tarih arasındaki günleri dahil etmek suretiyle yükleme yapılacaktır ve bu sorumluluk Pttmatik sorumluları ile PTT Merkez Müdürünün ukdesinde olacaktır.

• Pttmatik’lere belirtilen tutar ikmal edildiği halde Pttmatik'teki paranın öngörülen süreden önce bitmesi durumunda imkanlar dahilinde yeniden yükleme yapılacaktır.

Para kasetlerinin üzerine banknot ve madeni para cinsini belirten etiket yapıştırılarak ileride doğabilecek hatalar önlenmelidir.

Para kasetlerinin içine çok eski, yırtık, yağlı, kirlenmiş ve kesinlikle bantlı banknot konulmamalı, mümkün olduğunca da çok yeni banknot kullanılmamalıdır. Yeni paralar, havalandırılarak, birbirine yapışmasını önleyecek şekilde harmanlanarak konulmalıdır.

Madeni para verme ünitesi içine ezik, fiziksel bütünlüğü bozulmuş madeni paralar konulmamalıdır.

Gün içinde parası biten Pttmatik’in bağlı olduğu Merkezin Pttmatik Sorumlusuna, PAYS tarafından otomatik mail gönderilerek, Pttmatik’e para ikmali yapılması gerektiği bilgisi verilmektedir. Bildirimi alan Pttmatik Sorumlusu, sistemden kasa bakiyesini kontrol ederek, konulacak tutarı belirler ve veznedar tarafından nakit zimmet fişi düzenlenerek Pttmatik görevlisine teslim edilerek muhasebeye esas işlem yapılır.

Pttmatik bakım konumuna alınır. Pttmatik üzerinde bulunan sayaçların izlendiği menüye giriş yapılarak tüm sayaçlar müşteri yazıcısına yazdırılır. Müşteri yazıcısından alınan çıktı “Pttmatik Mutabakat Formuna” iliştirilir .

Kasa kapağı açılarak, ikmal yapılmak istenen metal para verici yuvalarına ve/veya banknot kasetlerine gerekli para eklemeleri yapılır. İlgili menüden metal paralar ve banknotların adet ve kupür değerlerinin girişi yapılır.

Tüm sayaçlar müşteri yazıcısına yazdırılır. Müşteri yazıcısından alınan çıktı mevcut “Pttmatik Mutabakat Formuna” iliştirilir.

Gerekli testler yapıldıktan sonra kasa kapağı kapatılarak kilitlenir ve şifre bozulur.

Pttmatik sarf malzemelerinin (makbuz kâğıdı) kontrolü yapılır. Azalan, biten malzemenin ikmali yapılır. Bu işlemler bittikten sonra bakım konumunda iken gerekli testler yapılır ve Pttmatik üst kapağı kapatılarak, Pttmatik müşteri hizmetine açılır.

Konulan banknot adet ve tutarları “Pttmatik Mutabakat Formuna” işlenecektir. (Pttmatik’lere para ikmali ve para alımı yapılması durumunda Pttmatik Sayım/Mutabakat Devir Teslim Formu mutlaka doldurulup imzalandıktan sonra usulüne uygun muhafaza edilir.)

Diğer taraftan gün içinde Pttmatik Sorumlusu, sistemden Pttmatik kasa bakiyesini kontrol ederek, gerektiğinde izleme (monitoring) elemanları tarafından bildirim yapılmaksızın mali sorumluluk ortağı personelin bilgisi ve merkez müdürünün onayını alarak Pttmatik’e para ikmali yapabilir.

5.6. Para Verici Kısmının Mutabakatı

Pttmatik kasa mutabakatı için Madde 5.5.’de belirtildiği şekilde, Pttmatik Sorumlusu tarafından para kasetlerindeki fiziki para sayılmalı ve Pttmatik de bulunan para miktarı tespit edilmelidir. Pttmatik kasasının farkı iki şekilde olabilir. Bunlar; kasa noksanı veya kasa fazlasıdır.

Kasa farkları için aşağıda belirtildiği şekilde işlem yapılır.

Kasa fazlası ve kasa noksanı oluşan gün sonu işlemlerinin ardından, Pttmatik Sorumlusu e-journal kayıtlarından Pttmatik kasa hesabında bulunan işlemleri tek tek karşılaştırarak mutabakatsızlığın sebebini bulmaya çalışacaktır. Sebebi bulunamayan mutabakatsızlıklar için belgeleriyle birlikte işletim hizmeti alınan Şirkete aktaracak, sonuçlandırılamayan mutabakatsızlıklar en geç 1 ay içinde PTTBank Daire Başkanlığına yazı ile bildirecektir. Kasa mutabakat formunun ayrıntılı işlem listesi, kaset durum raporları, banknot verici/alıcı mutabakat formu fotokopisi yazı ekine eklenerek gönderilecektir.

5.6.1. Reject Kasedinden Çıkan Paralar İçin Yapılması Gereken İşlemler

Müşterilerin para çekme işlemi yaparken, ön kısma gelen ancak almakta geciktiği paralar ve/veya Pttmatik’in banknot kasetinden çıkarmış olmasına rağmen herhangi bir sebeple müşteriye teslim etmediği banknotlar Pttmatik tarafından reject kasetine geri alınır. Bu kasetten çıkarılan banknotlar kasa mutabakat formuna işlenecek ve toplam tutarı, kasetlerden çıkan banknot tutarlarına eklenerek kasa mutabakatı gerçekleştirilecektir.

Kasa mutabakatsızlığı durumunda reject kasetinden çıkan banknot tutarı dikkate alınacaktır ve Kaset Durum Raporu üzerinden yapılacak olan incelemede reject kasetten çıkan tutar kadar bir işlemin Kaset Durum Raporu kaydında olup/olmadığı araştırılacaktır.

Kasa farkı oluşmasının sebepleri;

• Müşterinin Pttmatik tarafından verilen nakiti zamanında almaması.

• Pttmatik’in müşterinin istediği tutardan daha az nakdi teknik problemlerden dolayı müşteriye vermesi ancak, müşteri hesabından müşterinin istediği tutarın tamamının düşmesi.

5.6.2. İşlem tutarıyla reject kasetinden çıkan tutarın aynı olması durumunda yapılacak işlemler

Reject kasetinden çıkan ve kasa fazlasını oluşturan tutar, PTT kartıyla yapılan bir işleme ait ise; kasa fazlasına alınan işlemin Kaset Durum Raporu kayıtları ve incelemeyi anlatan bir yazı PTTBank Daire Başkanlığına derhal fakslanır. PTTBank Daire Başkanlığı tarafından incelenen veya incelettirilen kasa fazlasına ait işlemler, müşteri hesaplarına iade edilmek üzere ilgili Birimlere talimat verilir.

5.6.3. İşlem tutarıyla reject kasetinden çıkan tutarın farklı olması (kısmi ödeme) durumunda yapılacak işlemler

PTT kartıyla yapılan işlemlerde, işlem tutarıyla reject kasetinden çıkan tutarın farklı olması (kısmi ödeme) durumunda yapılacak işlemler:

Müşterinin, Pttmatik’den alamadığı ancak hesaptan düşen tutar için itiraz etmesi sonucu incelenen kayıtlarda, kısmi ödeme yani reject kasetten çıkan tutarın işlem tutarıyla aynı olmaması, (müşterinin, paranın bir kısmını alıp bir kısmını alamaması) durumunda, yapılan kasa sayımında çıkan kasa fazlası tutarı dikkate alınmalıdır. Bu itiraza sebebiyet veren işlemin yapıldığı güne ait e- journal kayıtları, sistemdeki “Hesap Hareketleri Görüntüleme” ekranından alınan Pttmatik’e ait kasa hareketleri birebir karşılaştırmalı ve başka bir işlemden oluşabilecek kasa fazlası olup olmadığı kontrol edilmelidir.

Karşılaştırma sonrasında, kasa fazlası oluşturabilecek başka bir hatalı para çekme işlemine rastlanmaması durumunda yani kasa fazlası tutarının, Pttmatik tarafından kısmi ödeme yapılan müşteriye ait olduğuna emin olunduktan sonra tutar “Mali Sorumluluk ve Kasa İşlemleri Yönergesi” ve ilgili tebliğlerdeki hükümlere göre ilgiliye ödenir.

5.7. Para Yatırma Mutabakat İşlemleri

Pttmatik’e yatırılan naktin kasa mutabakatı Madde 5.5. de belirtildiği şekilde, Pttmatik Sorumlusu tarafından yatırılan paraların toplandığı para yatırma kutusu ve geri dönen banknot kutusu açılarak alınan banknotlar sayılmalı ve Pttmatik’e yatırılan para miktarı tespit edilmelidir.

Pttmatik para yatırma kutusundaki noksanlık veya fazlalıklar için Madde 5.6.’da belirtildiği şekilde işlem yapılır.

5.8. Pttmatik Sayım Formu

Pttmatik’lerde gün sonu yapıldığında bu tutanak mutlaka doldurulup imzalandıktan sonra ilgili evrakıyla birlikte yevmiye ekinde Başmüdürlük Muhasebe birimine de gönderilir. Muhasebe birimlerince de Pttmatik Sayım Formu üzerinden gerekli tetkikler yapılır.

5.9. Pttmatik’leri Besleyen Kesintisiz Güç Kaynaklarının Bakım ve Kontrolü

Pttmatik, modem ve router cihazlarının kısa süreli elektrik kesintilerinden ve voltajdaki dalgalanmalardan korumak ve zarar görmesini önlemek amacı ile kullanılan Kesintisiz Güç Kaynaklarının ilgi Başmüdürlüğünce belirli aralıklarla kontrolü ve bakımı yapılır.

Ayrıca Kesintisiz Güç Kaynağı kontrol ve bakımı esnasında nötr-toprak arası voltaj ölçümleri de yapılır. Nötr-Toprak arası voltajın 1.5 V değerinin üstüne çıktığı durumlarda ilave önlemler Başmüdürlüğünce alınır.

5.10. Pttmatik’lerin Temizliği ve Bakımı

Pttmatik’lerin düzenli olarak temizlenmesi için Başmüdürlüklerce mobil ekipler oluşturulur. Mobil ekiplerin çalışma alanı dışında kalan pttmatik’ler için ilgili Başmüdürlüğünce gereği sağlanır.

5.11. Pttmatik Güvenliği

Merkez Pttmatik’lerinin güvenliği Merkez genel güvenliği içinde sayılacağından, Merkez Müdürünün denetiminde olmalıdır. Tüm Pttmatik’lerde aydınlatmanın yeterli olması ve 7 gün 24 saat kamera ile kayıt altına alınması sağlanmalıdır.

PTT Pttmatik’lerine yapılan kötü niyetli saldırılar (terör, hırsızlık, vs.) ile ilgili herhangi bir ihbar alınması durumunda beklemeden ilgili Birim telefon ile aranarak bilgi verilir.

5.12. Pttmatik Arızalarının Müdahalesi

PTT Merkezleri Pttmatik arızalarına müdahale edilmesinden, Başmüdürlükler ise söz konusu sürecin yukarıda belirtilen işleyiş sırasıyla sağlanmasından sorumludurlar.

5.13. Pttmatik Görevlilerinin Eğitimi

İnsan Kaynakları Daire Başkanlığı tarafından Pttmatik ile ilgili personelin eğitimleri organize edilir ve yapılan planlamalar çerçevesinde uygun görülen zaman ve yerde bu eğitimlerin yapılması sağlanır.

5.14. Pttmatik Kasası Açılırken Alınacak Güvenlik Önlemleri

Pttmatik kasası, en az 2 Pttmatik sorumlusu tarafından açılacaktır. Güvenlik görevlisince gerekli emniyet tedbirleri alınmadan ve emniyet sağlanmadan Pttmatik kasası kesinlikle açılmayacaktır. Güvenlik görevlisi olmayan İşyerlerinde veya güvenlik görevlisinin Pttmatik’in açımında hazır bulunmasına imkan olmayan durumlarda, gerekli güvenlik tedbirleri alınmak suretiyle Pttmatik kasası açılabilecektir.

Mesai saatleri dışında Pttmatik’e müdahale edilmesi gerektiğinde, Merkez Müdürünün bilgisi dahilinde ATM Operasyon bölümü ve alarm sistemini izlemekten sorumlu Alarm İzleme Merkezine bilgi verilmek suretiyle yukarıda belirtilen hususlar dikkate alınmak suretiyle işlem tesis edilebilecektir.

5.15. Pttmatik’lerde Alıkonan Kartlar

Pttmatik tarafından alıkonulan kartların, kartın alıkonulduğu gün yapılacak olan gün sonu işlemini takip eden ertesi iş günü teslim edilebileceği gibi aynı gün içerisinde de yapılabilecektir.

Alıkonulan kartları almak üzere Pttmatik üst kapağı açılır ve Pttmatik bakım konumuna alınır.

Gün sonu işlemi sırasında alıkonulan kart, Pttmatik’ten alındıktan sonra PTT Ana Menüsü içinde yer alan “Kart Sıfırlama” seçeneği ile Pttmatik’teki kart hafızası silinecektir.

Pttmatik’lerin kart alıkoyma bölmesinde alıkonulan kartların “Pttmatik Banknot Verici Mutabakat Formu”ndaki ilgili bölümüne dökümü yapılacak ve bu formdaki teslim kısmı mutlaka Pttmatik Sorumlusu tarafından imzalanacak ve “Alıkonulan Kart Tutanağı” tutulduktan sonra kartlar Merkez kasasında muhafazaya alınacaktır. Söz konusu tutanak Pttmatik kasa mutabakat formlarına eklenecektir.

Pttmatik cihazlarında alıkonulan Pttkartlar ve diğer banka kartları ilgili Merkez Müdürlüğüne 5 gün içerisinde bizzat kart sahibinin geçerli bir kimlik belgesi ile başvurması halinde kendisine teslim edilecek ve belirtilen süre içerisinde teslim alınmayan kartlar fiziki olarak imha edilecektir.

Alıkonulan kartın, teslim sırasında kartın üzerinde yer alan ad ve soyadı bilgileri ile kartı teslim almak isteyen şahsın geçerli kimlik belgesindeki bilgileri karşılaştırılacak, “Kart Teslim Tutanağı” doldurularak kart sahibine imzalattırılacaktır. Kart sahibinin ibraz ettiği geçerli kimlik belgesinin bir fotokopisi alınıp tutanağa iliştirilerek kartın teslimi yapılacaktır. Kartı teslim almak isteyen şahıs kartın sahibi olmalıdır, aksi durumda kart teslim edilemez.

5.16. Pttmatik Eski Kayıtlarına Ulaşılması

Elektronik journal sistemi tüm Pttmatik’lerde devreye alınmış olup e-journal modülüne;Pttmatik PAYS sisteminde https://172.17.1.208/PAYSWeb/faces/login.xhtml?inst_id=PTT adresinden ulaşılmaktadır.

5.17. Pttmatik Sarf Malzeme Temini

Pttmatik ile ilgili sarf malzemelerin (makbuz yazıcı kağıdı, çıkartma, vs.) ve basılı malzemenin takibi Merkezin Pttmatik Sorumlusu tarafından yapılır.

Merkezler Başmüdürlükleri aracılığı ile Pttmatik sarf malzeme talebini, sarf malzeme cinsi ve adedini belirtmek suretiyle( Makbuz rulo kağıdı, çıkartma, vb.) Satınalma Daire Başkanlığından istemelidirler.

Pttmatik sarf malzemeleri her Pttmatik için 3 adetten az kaldığı durumlarda derhal istenmelidir.

Bununla birlikte, müşterilerimizin Pttmatik’lerden yapmış oldukları işlemlerden sonra almakta olduğu makbuz uygulamasına devam edildiğinden, makbuz rulosu temini konusunda uygulama Başmüdürlüğünce sağlanacaktır.

5.18. Dosyalama Sistemi

Pttmatik üzerinden alınan;

• Kaset Durum Raporu

• Kasetlere konulan paranın tanımı yapıldıktan sonra alınan makbuz,

• Pttmatik’lere para nakli / yüklemesi yapılması sırasında doldurulan Pttmatik Sayım / Mutabakat ve Devir / Teslim Formu,

• Pttmatik Sayım Formu

Birlikte ayrı bir klasör açılarak ilgili mevzuat çerçevesindeki saklama süresince muhafaza edilecektir.

6. YÜRÜTME

Bu Talimat, Pttmatik ile ilgili görevlendirilmiş Posta Telgraf Teşkilat A.Ş. Merkez ve Taşra teşkilatı birimlerince yürütülür.

7. YÜRÜRLÜLÜK

Bu Talimat teşkilata yapılan tebliğ tarihi itibariyle yürürlüğe girer. Bu Talimatın yürürlüğe girmesiyle birlikte 20/06/2014 tarihli ve 25137 sayılı Tebliğ ile yayımlanan Pttmatik Talimatı ve ekleri yürürlükten kalkar.

8. REFERANSLAR

“Mali Sorumluluk ve Kasa İşlemleri Yönergesi” ve bu konuda yapılacak tebliğler.

9. EKLER

EK.1- Pttmatik Banknot Verici mutabakat Formu

EK.2- Pttmatik Banknot Alıcı Mutabakat Formu

Ek.3- Pttmatik Metal Para Verici Mutabakat Formu

EK.4- Alıkonulan Kart Tutanağı

EK.5- Kart Teslim Tutanağı EK-6-Pttmatik Sayım Formu