Ticaret Bakanlığı Elektronik Belge Yönetim Sitemi Uygulama Yönergesi

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar, İlkeler ve Kurallar

Amaç

(1) Bu Yönergenin amacı, Ticaret Bakanlığı'nda bürokratik işlemlerin azaltılması, zaman, iş gücü ve kırtasiye giderlerinde tasarruf ile uygulamada birliğin sağlanması ve resmî yazışmalar ile diğer iş ve işlemlerde fiziksel ortamın kaldırılması amacıyla elektronik ortamlarda kayıt altına alınacak, üretilecek, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacakları usul ve esaslarını belirlemektir.

Kapsam

(1) Bu Yönerge, Bakanlık merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatındaki resmî yazışma ve evrak sisteminin Elektronik Belge Yönetim Sistemi altında düzenlenmesini ve gerçekleştirilmesini kapsar.

Dayanak

(1) Bu Yönerge, 10/07/2018 Tarihli ve 30474 Sayılı Resmî Gazetede yayımlanan 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 441’ inci maddesi ile 31/07/ 2009 tarihli 27305 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 2009/15169 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik, 23/01/2004 tarihli ve 25355 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 5070 sayılı “Elektronik İmza Kanunu”, Bakanlar Kurulunun 15/12/2014 tarihli ve 2014/7074 sayılı Kararı ile 02/02/2015 tarihli ve 29255 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik”, 25/03/2005 tarihli 25766 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Standart Dosya Planı” na ilişkin 24/03/2005 tarih ve 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi, 16/07/2008 tarihli ve 26938 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan, Başbakanlığın 15/07/2008 tarihli ve 2008/16 sayılı Elektronik Belge Standartları Genelgesi, TS 13298 Bilgi ve Dokümantasyon Elektronik Belge Yönetimi Standardı, 22/02/2005 tarihli ve 25735 sayılı Resmi Gazetede güncellenen Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar ve Kısaltmalar

(1) Bu Yönergede geçen;

a) Alt Dosya Planı: Birimler tarafından talep edilen standart dosya planları dahilinde dosya planları altında açılan özellikli (ya da köşeli parantezli) dosyayı,

b) Alternatif giriş yöntemi: Kullanıcının elektronik imzası ile eşleştirilmiş akıllı mobil cihazlara yüklenen bir uygulama ile şifre üreterek geçici bir süre için EBYS’ye giriş yapılmasına olanak sağlayan yöntemi,

c) Arşiv Yöneticisi: EBYS ile elektronik olmayan belgelerin entegrasyonu ve yönetiminden sorumlu birimi,

ç) Bakanlık: Ticaret Bakanlığını,

d) Barkod: Yeni oluşturulan ya da kaydı yapılan her belgeye sistemin otomatik olarak verdiği sayıyı sembolize eden şekli,

e) Barkod okuyucusu: Belgenin barkodunu okuyarak sistem ekranı üzerine getiren cihazı,

f) Başkanlık: Strateji Geliştirme Başkanlığını,

g) Belge: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idare tarafından üretilmiş; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek mülkiyet zincirini muhafaza eden, ıslak imzayla ya da elektronik imzayla imzalanmış ve kurumsal belge kayıt sistemleri içerisinde kayıt altına alınmış her türlü kayıtlı bilgi veya belgeyi,

ğ) Birim Adına Belge İmzalama Yetkisi (İmza Yetkisi): İlgili birimler tarafından hazırlanan belgelerin son imzasını atmaya Bakanlık imza yetkileri yönergesi ve ilgili birimin imza yetki düzenlemesine göre yetkili olan kullanıcının dokümanda son imzacı (onay mercii) olarak seçilebilmesi için gerekli olan yetkiyi,

h) Birim Adına Havale Yapma Yetkisi (Havale Yetkisi): Kullanıcıların gelen belgeyi havale edebilmeleri için gerekli olan yetkiyi,

ı) Birim Belge Yöneticisi (BBY): Birimleri adına yetki verilen standart dosya planları dahilinde alt dosya planı açmaya yetkili kullanıcıyı,

i) Birim evrak servisi: Merkez birimleri için genel evrak servisinden gelen evrakı havale akışına sokmak, birimin kurumsal e-posta ve faks adreslerine gelen evrakların niteliğine göre EBYS’ye kaydını yaparak havale akışına sokmakla görevli birimi, taşrada ise birimlerin evrak servislerini ya da personelini,

j) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): Bakanlığın faaliyetlerini yerine getirirken oluşturduğu her türlü belgenin içerik, format, üst veri ve ilişkisel özelliklerini koruyarak, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve bu belgelerin üretimi, arşivi, erişimi ve nihai tasfiyesine kadar olan sürecin elektronik ortamda yönetimini sağlayan sistemi,

k) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,

l) Elektronik belge yöneticisi: EBYS içerisindeki belge yönetimi fonksiyonlarını yerine getiren birimi,

m) Elektronik belge yönetimi: Kurumların gündelik işlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurum aktivitelerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format ve ilişkisel özelliklerini korumayı ve bu belgeleri üretimden nihai tasfiyeye kadar olan süreç içerisinde yönetmeyi,

n) Elektronik imza: 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili ikincil mevzuat gereğince, ıslak imza ile aynı hukuksal etkiye sahip hale getirilmiş olan güvenli ve nitelikli, başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi,

o) Elektronik onay: Güvenli elektronik imza kullanılmayan durumlarda paraf yerine geçecek kaydın elektronik ortamda alınmasını,

ö) Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayar, mobil elektronik cihazlar, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünleri,

p) Fiziksel ortam: Belge ve bilgilerin yer aldığı elektronik olmayan her türlü ortamı,

r) Genel evrak servisi: Bakanlığa gelen evrakı almak, tarayıcı vasıtasıyla elektronik ortama aktarıp evrakın ilgili birimlere dağıtımını, evrak kayıtlarının düzenli bir şekilde tutulması ve Bakanlıktan çıkan evrakların gönderilmesini sağlamakla görevli olan birimi, taşra ve yurtdışı teşkilatında ise bu işleri yapmakla görevli olan birim ya da personeli,

s) Kurum dışı kullanıcı: Evrak süreçlerine dâhil olduğu halde Bakanlığımız personeli olmayan (Serbest Bölgelerdeki işletici kuruluş görevlileri, yurt dışı teşkilatında çalışan yerel personel vb.) ancak EBYS’yi kullanma zorunluluğu olan ve Ticaret Bakanlığı tarafından kullanım için yetkilendirilmiş kişileri,

ş) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan, imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,

t) Islak imza: Kağıt belge üzerine el ile atılan imzayı,

u) Mobil imza: Cep telefonu, tablet bilgisayar gibi taşınabilir elektronik aletlerde ve bir GSM şebekesi üzerinden kullanılmak üzere geliştirilen elektronik imzayı,

ü) Paraf: Bir belgeyi hazırlayan veya hazırlanmasında katkısı olanların isim ve soy isimlerinin baş harflerinden oluşan kısa imzayı,

v) KEP: Kayıtlı Elektronik Postayı,

y) Koordine Paraf: Bakanlığın birden fazla birimini ilgilendiren, bir birim tarafından koordine edilen ve diğer birimlerin yetkili amirleri tarafından onaylanan belgeye atılan elektronik imzayı,

z) Kullanıcı Yetkilendirme Yetkilisi (KYY): İlgili birim amiri tarafından görevlendirilen ve Başkanlıkça EBYS'ye tanımlanan; birimlerdeki kullanıcıları EBYS'ye tanımlamakla, yetkilendirmekle ve birimindeki gerekli güncellemeleri yapmakla yetkili ve görevli olan kullanıcıyı,

za) Kullanıcı: EBYS'de tanımlı olan Bakanlık personeli ya da geçici görevli gerçek kişileri,

zb) Sanal Kullanıcı: Bir kullanıcının aynı anda birden fazla görev yeri bulunması halinde KYY tarafından o kullanıcı için sonradan verilen her görev yeri için EBYS'de belirlenen kullanıcı çeşidini,

zç) Muhatap Birim: Bir belgenin gönderileceği birimi,

zç) Sistem Yöneticisi: EBYS üzerinde Bakanlık ihtiyaçları doğrultusunda tanımlanmış tüm yetkileri kullanan yöneticiyi,

zd) Standart Dosya Planı (SDP): Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen ve Cumhurbaşkanlığı tarafından yayımlanan sınıflama şemasını,

ze) Son imzacı: Bakanlık imza genelgesi çerçevesinde dokümana belge vasfını kazandıracak imza yetkisine sahip Bakanlık personelini,

zf) Taslak: Bir dokümanın, hukukî olarak bir sonuç doğuracak aşamaya gelmeden önceki halini,

zg)Tüketici Bilgi Sistemi (TÜBİS): Elektronik ortamda tüketicilerin şikayetlerini iletebildikleri ve tüketici hakem heyetlerinin iş ve işlemlerini gerçekleştirdikleri çevrimiçi sistemi.

zğ)Yönetim Birimi: Merkez teşkilatında, Bakanlık, Bakan Yardımcılığı, Genel Müdürlük, Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı, Başmüfettiş, Müfettiş, Müfettiş Yardımcılığı, İç Denetim Birimi Başkanlığı, İç Denetçi, Başkanlık, Hukuk Müşavirliği, Müstakil Daire Başkanlığı ile Basın ve Halkla İlişkiler Müşavirliğini, taşra teşkilatında Bölge Müdürlüğü teşkilatı, İl Müdürlüğü teşkilatı, Serbest Bölge Müdürlükleri ve Yurtdışı teşkilatında Müşavirlik ve Ataşelikleri,

zh) Zaman Damgası: Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kaydı, İfade eder.

İlkeler ve kurallar

(1) Bakanlık merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatınca uyulması gereken ilkeler ve kurallar şunlardır:

a) Görevleri gereği yürütülen iş ve işlemler ile ilgili belgeler istisnalar dışında elektronik ortamda üretilir. Bakanlıkta tüm resmi yazışmalar (gizlilik dereceli belgeler 5-ç maddesine tabidir.) EBYS üzerinden yapılır. Ancak fiziki imkânsızlık, zorunluluk halleri ile evrakın gizlilik derecesini haiz olması hallerinde genel usul ve esaslar çerçevesinde fiziksel ortamda belge üretimi, dağıtımı ve takibi de yapılabilir.

b) EBYS’ne TB’ na ait kullanıcı kılavuzları, yardım dosyaları, sıkça sorulan sorular, yardım masası prosedürleri ve ilgili güncel mevzuat Bakanlığın http://ebys.ticaret.gov.tr adresinde yayımlanmaktadır. EBYS kullanıcıları bu adresteki bilgileri takip etmekle yükümlüdür. İlave güncelleme ya da duyurular bu adresten ve EBYS açılışında ekrana gelen güncelleme/duyuru sayfasından ilan edilir ve ayrıca bir bildirim yapılmaz.

c) EBYS üzerinde hazırlanan doküman taslakları, onay/imza safhasına gelinceye kadar hazırlayan kişiden başlamak üzere onay merciine kadar sıralı amirlerce paraflanır. Onay mercii tarafından elektronik olarak imzalanmadan önce taslak üzerinde değişiklik yapılabilir. Onay merciince elektronik olarak imzalandıktan sonra belge haline gelen taslak üzerinde değişiklik yapılamaz. Kullanıcılar onay/imza aşamalarında yer almalarına rağmen, ilgili mevzuatı esas alarak e-imza atmayacakları ya da teknik gerekçelerle e-imza atamayacakları durumlarda kendilerini iş akış listesinden çıkartırlar. Başkanlık 2014/7074 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğin 19. maddesi 3. fıkrasına göre paraf işlemlerinde elektronik imza kullanılmaması durumunda elektronik onay verilmesine ilişkin düzenleme yapmaya yetkilidir. Bu tür durumlarda kullanıcılar EBYS içerisinde gerekçelerini notlar bölümüne kaydetmekle yükümlüdürler. Onay mercilerinin e- imza atamayacakları durumlarda, ıslak imza kullanılarak hazırlanan belge taratılarak sisteme kaydedilir. Onay mercilerinin Bakanlık imza yetkileri yönergesi ve ilgili birimin imza yetkileri düzenlemesine göre yetki devri yapabilmesi mümkündür.

ç) İlgili birim amirleri tarafından, EBYS'ne dahil edilmesi uygun görülmeyen gizlilik dereceli belgeler haricindeki tüm işlemlerin EBYS üzerinden yapılması esastır. Kullanıcılar EBYS üzerinde kendilerine havale edilen belgeleri idari amirleri tarafından belirlenecek düzenli aralıklarla okumak ve gereğini yapmakla yükümlüdür.

d) Bakanlığın tüm birimlerinde aynı EBYS'nin kullanımı esas olmakla birlikte, teknik gereklilikler sebebiyle farklı otomasyon ve/veya belge/doküman yönetim sisteminin kullanılması halinde, bu sistemlerin ve kullanılan tüm şablonların EBYS'ne uyumlu olması gerekir.

e) Belge akışında iş ve işlemlerin en az zamanda ve ekonomik olarak yürütülmesi esastır.

f) Ticaret Bakanlığı İmza Yetkileri Genelgesi ile getirilen imza yetkilerine uyulmak suretiyle doküman akışı mümkün olduğunca aracısız yapılır.

g) Tüm birimlerce hazırlanan her türlü belgeye Standart Dosya Planına uygun bir dosya numarası verilir.

ğ) EBYS'de mobil imza da kullanılabilir. Ancak, buna ilişkin işlemler Başkanlıkça düzenlenir.

h) KYY tarafından EBYS'de kullanıcılarla ilgili değişikliklere ait veri girişleri yapılır ve bu işlemlerin kontrolünden birim amirleri sorumludur.

ı) EBYS'nin uygulanmasında görülen elektronik belge yönetimine ilişkin sorun ve teklifler Başkanlığa, teknik problemler ise Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına (BİD) bildirilir ve teknik problemler BİD tarafından giderilir.

i) EBYS'de oluşturulacak yazılar, yazı başlıklarına (Ek-1) uygun olarak hazırlanır.

j) EBYS üzerinden yapılacak tüm resmi yazışmalarda 2014/7074 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümleri esas alınır.

k) Tüm kullanıcıların elektronik imza sertifikası sahibi olması esastır.

l) EBYS'de yapılması istenen tüm değişiklik, ekleme ve yetki talepleri birimlerden gelecek resmi talep üzerine Başkanlıkça ve BİD tarafından incelenerek sonuçlandırılır.

m) EBYS ile entegrasyon işlemlerinde Başkanlığın uygun görüşünün alınması ve belge taslaklarının imza onay işlemleri EBYS'de tamamlandıktan sonra belgelerin diğer bilgi sistemlerine aktarılması esastır. Mevcut entegrasyonlar bu esasa göre yeniden düzenlenir.

n) Başkanlık EBYS’nin uygulamasına ilişkin bu yönergede yer almayan beklenmeyen durumlarda mevzuata uygun olmak kaydıyla her türlü idari tedbiri alıp uygulamaya yetkilidir.

o) Çok gizli, gizli, özel ve hizmete özel yazılarla ilgili olarak elektronik ortamda dağıtılmasına ilişkin 2017/21 sayılı genelgeyle ilgili işlemleri yürütmekle Başkanlık yetkilidir.

EBYS’ye giriş işlemleri

(1) EBYS’ ne kullanıcılar tarafından girişler; elektronik imza ya da alternatif giriş yöntemi ile yapılır.

(2) Elektronik imzanın kullanılamadığı durumlarda (e-imza sertifikasının bozuk veya kayıp olması, e-imza ile ilgili teknik aksaklıklar vb.) “alternatif giriş yöntemi” ile EBYS’ ne giriş yapılır. Bu durumda kullanıcılar EBYS üzerinde elektronik imza atamayacak, sadece paraflar için elektronik onay verebileceklerdir.

(3) EBYS’ de işlem yapabilmesi için tüm Bakanlık personelinin elektronik imzaya sahip olması gerekmektedir. Elektronik imzaların, personelin çalıştığı biriminin talebi doğrultusunda ilk alımı ve kullanım süresi bitiminde yenileme işlemi ücreti Bakanlıkça karşılanmak üzere ilgili birimlerce yapılır. Kayıp, çalıntı, PİN-PUK bloke, bilgi değişikliği ya da kullanıcı hatası nedeniyle kart ya da okuyucunun bozulması gibi durumlarda ise personelin başvurusu üzerine ve ücreti personel tarafından ödenmek suretiyle yenileme işlemi ilgili birimlerce yapılır. Personel söz konusu durumlarda elektronik imzasının temin edilmesi için en kısa sürede başvurmak ve bu işlemin takibini yapmakla yükümlüdür.

(4) Yurtdışı teşkilatında görev yapan yerel personelin sisteme giriş yapabilmesi için ise alternatif giriş yöntemi kullanılacaktır. Bahse konu personelin EBYS için yetkilendirilmesi ve yetkisinin gecikmeksizin iptal edilmesinden ilgili Müşavir/Ataşe sorumludur.

İKİNCİ BÖLÜM

EBYS Üzerinden Belge Akışı

Gelen belge işlemleri

(1) Gelen belge işlemleri aşağıdaki şekilde yapılır:

a) Gelen belge, genel evrak/birim evrak birimi tarafından gerekli bilgiler girilerek sisteme kaydedilir. Kaydedilen belge birimlere/dairelere/şubelere/servislere birim amirlerince ya da evrak birimlerince dağıtılır.

b) KEP ile Bakanlığa gelen evrakların kayıt işlemleri Genel Evrak Servisince, bu işlem için yetkilendirilen kişiler tarafından yapılır.

c) EBYS uygulamasına taranarak kaydı yapılan evrak, havalesi yapılmak üzere Makam veya ilgili birime sevk edilir. Gelen evrakın taranamayacak eki olması durumunda, EBYS’ne kaydı yapılan evrak üst yazısı ve ekleri ile fiziksel olarak da ilgili birime iletilir.

ç) Birim Evrak Servislerince; Birimlerin kurumsal KEP, e-posta ve faks adreslerine gelen evrakların niteliğine göre kayıt ve takibi EBYS uygulaması kullanılarak yapılır.

d) Ticaret Bakanlığı’na evrak sunan kurum, kuruluş, gerçek ve tüzel kişiler Ticaret Bakanlığı resmi internet sitesi üzerinden evraklarının hangi birimde olduğunu ve evrak ilgi tutularak cevaplandı ise cevabi yazının tarih ve sayısı ile gönderim şekli ve bilgisini görebilecektir.

e) Birim amiri veya gelen evrak görme yetkisine sahip birim evrak personeli tarafından, gelen belge uygun birimlere ya da kişilere Gizlilik dereceli belgeler hariç olmak üzere gereği ve/veya bilgi kaydıyla havale edilir.

f) Gelen belgenin işlemini birden fazla birim ve/veya kullanıcının yapması gerekiyor ise, belge birden fazla kullanıcıya ve/veya birime koordine havale olarak işlem yapılır. Koordine havale işlemlerinde, belgenin bir birim ve/veya kullanıcıya gereği diğerlerine koordine olarak havale edilmesi gerekir. Ancak, birim amirlerince uygun görülmesi halinde birden fazla kullanıcıya da gereği kaydıyla havale yapılabilir.

g) Herhangi bir işlem gerektirmeyen fakat Daire/Şube/Servis personelinin bilgi alması gerektiği düşünülen belge, birden fazla kullanıcıya ve/veya birime bilgi olarak havale edilir. Ancak, belge dosyaya kaldırma işleminin gerçekleştirilmesi için bir kullanıcıya gereği kaydıyla havale edilir. EBYS' de tanımlı ve aktif hale getirilen tüm kullanıcılar EBYS üzerinde yetkili oldukları tüm işlemleri yapmakla yükümlüdürler. Birim amirleri sistemde tanımlanması ve aktif hale getirilmesini sağladıkları kullanıcıların sistem üzerindeki faaliyetlerini Menü>>Pano>>Kullanıcı Seçiniz kısmından takip etmekle sorumludur.

ğ) Yönetim birimlerine sehven gelen belgeler iç ve dış yazışma olup olmadığına bakılmaksızın yeni bir üst yazı ekinde iade edilir.

h) 21/03/2007 tarihli 5607 sayılı Kaçakçılıkla Mücadele Kanununa göre kaçakçılık ihbarlarını soruşturmakla görevli ve aynı zamanda 04/12/2004 tarihli 5271 sayılı Ceza Muhakemesi Kanununa göre adli kolluk görevi olan birimlere gönderilen ihbar niteliğinde yazı, bilgi ve belgeler adli kolluk birimlerince kayda alınır. Genel evrak ya da evrak birimlerine gelen bu şekildeki evraklar kayda alınmaksızın ilgili birimlere gönderilir.

ı) Bir kişi adına gönderilmiş veya "Kişiye Özel” damgası taşıyan belge ve gönderiler Bakanlık genel evrakı veya birim evrak tarafından teslim alınmaz, belgenin içerisinde bulunduğu zarf açılmaz. Bu tür gönderiler ilgili kişi tarafından resmi evrak olduğu belirtildiği takdirde kaydı yapılmak üzere ilgili evrak birimine teslim edilir. Üzerinde gizlilik ibaresi olmasa da Rehberlik ve Teftiş Başkanlığına yönelik olarak düzenlenen zarflar, zarf açılmadan doğrudan adı geçen Başkanlığa teslim edilir.

i) Gelen belge havale süreçlerinde, yönetim birimi içerisinde en son havale işlemini yapan kullanıcı tarafından geri çekme işlemi yapılabilir.

Giden belge işlemleri

(1) Giden belge işlemleri aşağıdaki şekilde yapılır:

a) Bakanlığımız birimleri arasında yapılacak yazışmalarda, ilgili personel tarafından imza-onay aşamalarından uygun olanı seçilerek taslak yazı hazırlanır. Daha sonra ilgi ve ek işlemleri tamamlanır ve doküman dağıtım yapılacak birim/birimler seçilerek imzaya sunulur. Bakanlığımız merkez birimleri arasındaki yazışmalar ve birimlerin kendi içinde yapacakları yazışmalar; birimlerin EBYS kullanmayan diğer kamu kurumları, tüzel kişiler ve gerçek kişiler ile yapacakları yazışmalar ise belirtilen formata uygun şekilde yapılır. Yazışmalar Bakanlığımız Ticaret İl Müdürlüklerinde Ek-6, Ek-7, Bölge Müdürlüklerinde Ek-8, Ek-9 ve Bölge Müdürlüğü Bağlantı Müdürlüklerinde ise Ek-10, Ek11 'de belirtilen örneklere göre yapılır. Rehberlik ve Teftiş Başkanlığında görevli bulunan Başmüfettiş, Müfettiş ve Müfettiş Yardımcıları EBYS'de bir birim olarak tanımlandığından taşra teşkilatınca bilgi istemlerine yönelik olarak düzenlenen yazılar EBYS üzerinden belirtilen unvanlara doğrudan gönderilebilir.

b) Onay/imza işlemleri bittikten sonra belge hazırlayan personele gelir ve birim evraka havale işlemi yapılır ya da şablon kuralına göre doğrudan genel evrak birimine sistem tarafından gönderilir.

c) Genel evrak ya da Birim evrak tarafından belgenin dağıtım işlemi yapılır. ç)Koordineli olarak hazırlanan dokümanlarda, gereği kaydıyla havale yapılan birim/kullanıcı tarafından doküman diğer birim/kullanıcıların onayına sunulur. İmza onay işleminin bitmesinden sonra gereği olarak havale yapılan birim/kullanıcı tarafından belgenin dağıtım işlemleri yapılır ya da şablon kuralı olarak EBYS tarafından doğrudan genel evrak birimine gönderilir ve dağıtım işlemi tamamlanır.

d) İmza onay işlemleri tamamlanarak belge niteliği kazanmış olan doküman, dağıtımı yapılmadan önce son imza merciinin onayı ile yürürlükten kaldırılır ve bu belgeler ilişkili belge haline getirilir. Şablon kuralı olarak doğrudan EBYS tarafından genel evraka gönderilen belgelerle ilgili yürürlükten kaldırma işlemi yapılamaz.

e) Hazırlanan doküman imza onay aşamaları tamamlanıp en son imza onay işlemi sonuçlanıncaya kadar, dokümanı hazırlayan kullanıcı tarafından geri çekilebilir.

f) Gizlilik dereceli belgelerle ilgili olarak 2017/21 sayılı Başbakanlık genelgesine göre fiziksel ortamda gönderim işlemi yapılır.

g) EBYS uygulamasında son imzacı tarafından elektronik imza ile imzalanarak belge vasfını kazanan evrakta fiziksel ek (EBYS’ye taranarak dâhil edilmesi mümkün olmayan her türlü ek) olması durumunda yazıyı hazırlayan personel tarafından çıktısı alındıktan sonra yazının fiziksel eki ile birlikte en geç takip eden iş günü mesai saati sonuna kadar dağıtım işlemleri yapılmak üzere ilgili birim tarafından belirlenecek şablon kuralına göre genel evrak/birim evrak servisine gönderilir.

ı) Muhatabına zamanında iletilmeyen/gönderilmeyen belgeden, belirlenen şablon kurallarına göre son imzacıdan sonra belgeyi hazırlayan kullanıcıya geldiği durumlarda belgeyi hazırlayan kullanıcı, son imzacıdan sonra doğrudan genel evrak birimine ya da birim evrak birimine gönderildiği durumlarda genel evrak birimi yada birim evrak birimi sorumludur.

i) Fiziksel eki olan yazıların bir örneği ile fiziksel ekleri Arşiv Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde fiziksel olarak saklanır.

j) KEP ile gönderilecek evrakların gönderim işlemleri Genel Evrak/Birim Evrak Servisince, bu işlem için yetkilendirilen kişiler tarafından yapılır.

k) Gönderim şekli faks, posta ve KEP olan evraklar için gönderilecek faks, posta ve KEP adreslerinin doğru ve eksiksiz olmasından yazıyı hazırlayan kullanıcı sorumludur.

Belge Dağıtım İşlemleri

(1) Belge dağıtım işlemleri aşağıdaki şekilde yapılır:

a) Belgenin muhatabı Bakanlık içinde EBYS kullanan bir birim ise, evrak birimi personeli havale penceresinden "Dağıtım Uygula” seçeneğini seçerek belgenin EBYS üzerinden gönderimini sağlar.

b) Belgenin muhatabı Bakanlık içinde EBYS kullanmayan bir birim ise, evrak birimi personeli "Dışa Gönder” seçeneğiyle belgenin EBYS üzerinde işlemini tamamlayarak fiziksel ortamda belgenin gönderimini sağlar.

c) Belgenin muhatabı diğer kamu kurumları, şahıs ya da şirket ise ve KEP adresi bulunmuyorsa evrak birimi personeli "Dışa Gönder” seçeneğiyle belgenin EBYS üzerinde işlemini tamamlayarak fiziksel ortamda belgenin gönderimini sağlar.

ç) Belgenin muhatabı diğer kamu kurumları, şahıs ya da şirket ise ve KEP adresi bulunuyorsa evrak birimi personeli "KEP ile Gönder” seçeneğiyle belgenin elektronik olarak gönderimini sağlar (KEP entegrasyonu işlemelerinin tamamlanmasından sonra).

Makam onayı dağıtım işlemleri

(1) Bakan ve Bakan Yardımcılığı Makamlarının EBYS kullanmaları halinde yazışma işlemleri EBYS üzerinden yürütülür.

(2) Bakan ve Bakan Yardımcılığı Makamlarının EBYS kullanmamaları durumunda, bu Makamlarca imzalanması gereken dokümanlarda akış Bakan Yardımcılığı Makamına kadar EBYS üzerinden yapılır ve ilgili imza onay aşamasından sonra doküman EBYS ile eş zamanlı olarak fiziksel ortamda da Bakan Yardımcılığı Makamına sunulur. EBYS'de yer alan "Paraf ve imzaları göster" bölümünden çıktı alınmak suretiyle Bakanlık Makamına sunulur.

(3) Fiziksel ortamda Bakan ve Bakan Yardımcılığı Makamlarınca ıslak imza ile onaylanan belge, giden belge kayıt penceresi kullanılarak sisteme kaydedilir. Sistemde kayıtlı belge ile ilişkilendirme işlemi belge üzerinde yer alan “İlişkili Belgeler” komutuyla açılan menüden diğer belge/belgeler aranarak yapılır.

(4) Bakanlık Makamından alınacak Onaylar (yurtdışı görevlendirme ile müşterek kararnameli ve Bakanlık Makamınca atanan personele ilişkin soruşturma ve inceleme Onayları hariç) ve Bakanlık Makamına sunulacak Bilgi Notlarının imza, paraf ve bilgi notları Ek-12, Ek-13 ve Ek-14'deki formata uygun şekilde hazırlanır.

(5) Bakan Yardımcılığı Makamından alınacak Onaylar Ek-15 ve Ek-16'deki örneklere uygun şekilde hazırlanır.

Havale işlemleri

(1) Havale işlemleri, evrak şubesi/servisi olan yönetim birimlerinin gelen klasörünü görme yetkisini sahip olan birim amirleri ya da birim amirleri tarafından görevlendirilen gelen klasörünü görme ve birim adına havale yapma yetkilerine sahip kullanıcılar tarafından yapılır. Birim adına havale yapma yetkisi, amirler tarafından uygun görülen kullanıcılara birimde görevli KYY tarafından verilir.

Dosyaya kaldırma işlemleri (Saklıya alma)

(1) Dosyaya kaldırılacak olan belge "Dosyaya kaldır” buton/komutuyla seçilerek, ilgili birim tarafından aksine bir düzenleme bulunulmadıkça veya yazı içeriği gereği başka bir amirin onayını gerektirmedikçe, kullanıcı tarafından birimin imza yetki devrine ilişkin iç düzenlemesine göre yetkili amirinin onayı ile dosyaya kaldırılır. Aynı kullanıcı tarafından dosyaya kaldırma işlemi yapılması gerektiği durumlarda ilgili kullanıcıya amirlerin onayı ile birim adına belge imzalama yetkisi verilir. Birim adına belge imzalama yetkisi, amirler tarafından uygun görülen kullanıcılara birimde görevli KYY tarafından verilir.

(2) İzin formlarının dosyaya kaldırma işlemleri birimlerin izin işlemlerine bakan birim/servis/şube müdürlüğü tarafından yapılır.

Merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatında belge işleyişi

(1) Bakanlık merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatında EBYS üzerinde hazırlanan taslaklar;

a) Bu yönergenin 7'inci maddesinin 1. fıkrasında a ve b bendinde belirtilen aşamalar tamamlandıktan sonra kullanıcılar, kendi kurumu içerisindeki ve dışındaki diğer birimlere birim havale edebilir. Birim evrak personeli kendi birimi içerisindeki personele amirlerin onayı ile belge havale edebilir.

b) Belgenin fiziksel eki varsa, belgeyi hazırlayan kişi tarafından ek üzerine belgeye ait tarih ve sayı bilgisi yazılarak birim evraka ulaştırılır.

Belge eki, kurum içi bir birime gidecekse birim evrak tarafından muhatap birimin evrakına zimmet karşılığında teslim edilir.

c) Belge eki, kurum dışı bir birime gidecekse, birim evrak tarafından posta, kargo yolu ile gönderilir.

(2) Tüm kullanıcılar, paraf ve imza işlemlerinde Bakanlık İmza Yetkileri Yönergesi hükümlerine göre elektronik imza işlemlerini yerine getirmekle yükümlüdür.

Kullanıcıların EBYS' ye erişim için kullandıkları kullanıcı adı ve şifreleri ile e-imza sertifikalarının pin kodunu ikinci ve üçüncü kişilerle paylaşmaları durumunda oluşacak tüm sonuçlardan kullanıcı/e-imza sahibi 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa göre sorumludur.

(3) Kullanıcılar, EBYS’de sunulan bir sorgu ekranından sadece evrak tarih ve sayı bilgilerini girerek, yetkili olduğu birimlerdeki tüm yazıları sorgulayabileceklerdir.

Evrak akışının durmaması için gerekli hallerde (havale edilen personelin görevde, raporlu veya izinli olduğu gibi durumlarda) birim içindeki havalelerde, bir kişinin zimmetinde açık bulunan evrak, bir üst amiri tarafından zimmetinden alınarak başkasına aktarılabilecektir.

Kapsam dışı kurum, kuruluşlar ile gerçek kişilerden gelen belge işleyişi

(1) Bakanlık merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatına dış kurumdan fiziksel olarak gelen belgeler;

a) Genel evrak/birim evrak birimlerince usulüne uygun olarak teslim alındıktan sonra tarayıcı vasıtasıyla elektronik ortama aktarılıp EBYS'ye kaydedilir. (Gazete, dergi, kitap, broşür vb. yayınlar ile taranmasına engel bulunan ekler taranmaz)

Bu şekilde işlem gören belge, EBYS üzerinden ilgili birimin birim evrakına elektronik ve fiziksel ortamda gönderilerek ilgili birimde arşivleme yapılır.

b) Merkez, taşra ve yurtdışı birimlerinde faks ile gönderilen belge faks tarafından otomatik olarak ilgili birimin resmi elektronik posta adresine iletilir. Belge elektronik posta adresinden "Outlook'tan al” fonksiyonuyla EBYS'ye aktarılır. Belgenin elektronik posta adresi aracılığıyla EBYS'ye alınacağı faks numaraları ile var ise uygulama dışında kalan numaralar ilanen duyurulur. EBYS dışında kalan faks ile gönderilen belgelere posta yolu ile gelen belge işlemleri uygulanır.

c) Tüm birimlere ya da kullanıcıların resmi elektronik posta adreslerine gelen elektronik iletilerden EBYS'ye aktarılması gerekenler, merkezde genel evrak birimi, taşrada evrak birimi tarafından elektronik posta adresine gönderilir ve bu birimler tarafından gelen belge kayıt ekranında yer alan "Outlook'tan al” fonksiyonuyla EBYS' ye aktarılarak ilgili birime gönderilir.

ç) Bilgi edinme hakkı çerçevesinde yapılan başvurular, bilgi edinme hakkı mevzuatı çerçevesinde değerlendirilir. Bu başvuruların e-posta yolu ile cevaplanması halinde, başvuruya ilişkin yazılar EBYS 'de dosyaya kaldır işlemi ile arşive kaldırılır.

Kapsam dışı kurum ve kuruluşlara gönderilen belge işleyişi

(1) EBYS üzerinden belge gönderilemeyen kapsam dışı kurum ve kuruluşlara;

a) Paraf safhalarından sonra görevli ve yetkili merci tarafından elektronik imza ile imzalanarak belge vasfını kazandıktan sonra belge önceden belirlenen şablon kuralına göre hazırlayan kullanıcı tarafından birim evraka gönderilir ya da doğrudan genel evrak birimine gönderilir.

b) 2014/7074 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğin 26. madde 2. fıkrasına göre sadece idarece yetkilendirilmiş kullanıcılar tarafından çıktı alınarak belge muhatabına gönderilir. EBYS üzerinde birim giden klasörünü görme yetkisi verilen kullanıcılar aynı zamanda çıktı alma yetkisine de sahip olacaklardır. Birim evraktan bir nüsha çıktısı alınan belge, muhatabına fiziksel ortamda gönderilir. Birim amirleri kendi birimlerinde belge ve eklerinin hazırlayan kullanıcı tarafından çıktı alınarak birim evraka/genel evraka göndermesi yönünde iç düzenleme yapabilir. Çıktısı alınan belgenin altında "Belgenin aslı elektronik imzalıdır.” ve "Bu belgeyi www.ticaret.gov.tr adresinden (.. doğrulama kodu ile sorgulayabilirsiniz.” ibareleri yer alır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Diğer EBYS İşlemleri

Sistem yöneticileri ile ilgili işlemler

(1) Sistem yöneticileri;

a) Alt dosya planı açma yetkisi verilmesi (Birim Belge Yönetimi-BBY).Yetki her birim için bir asil bir yedek olmak üzere Başkanlıkça verilir. Birimlerin birden fazla BBY ihtiyacı bulunması halinde taleplerini değerlendirmeye ve uygulamayla ilgili her türlü tedbiri almaya Başkanlık yetkilidir.

b) Açılan alt dosya planlarının güncelleme (ad ve kod kısmında yapılan güncellemeler, aktif, pasif hale getirme vb.) işlemleri

c) Birimlerin ihtiyaçları doğrultusunda sisteme şablon ekleme işlemleri. EBYS' de yeni şablon eklenmesi taleplerinden Bakanlık logosunun kaldırılması yönünde olanlar, alınacak Makam Onayı ile Başkanlığa iletilir.

ç) Birim arşivlerinin taşınması işlemleri

d) KYY yetkilendirme işlemleri

e) Birim hiyerarşisi değişikliklerinde (isim değişikliği, yeni birim açma, kapatma, birleştirme, alt birim değişikliği, kısmi birleştirme ve kısmi ayırma işlemleri) EBYS' ye entegrasyonun sağlanması işlemlerini yapar.

f) Birimlerin talebi ve Başkanlığın da uygun görmesi halinde, belge görünürlüğü Başkanlıkça pasif hale getirilebilir.

KYY ile ilgili işlemler

(1) Kullanıcı yetkilendirme yetkilileri;

a) Tüm merkez ve taşra birimlerince belirlenen KYY' ler görevli oldukları birimlerde birim personelini sisteme tanımlamakla görevlidir.

b) Birimlerdeki personelin sahip olduğu yetkileri birim bazında sisteme tanımlamakla görevlidir.

c) Birimlerinde göreve yeni başlayan personel bilgilerini sisteme tanımlamakla görevlidir.

ç) Personelin belge oluşturabileceği standart dosya planlarını kısıtlama yetkisine sahiptir.

d) Birim personelinin vekâletlerini günceller.

e) Yetkili oldukları birimlerin yöneticilerini günceller.

f) EBYS ile ilgili idari sorunları Başkanlığa, teknik sorunları BİD'e iletir.

g) İhtiyaç duyulması halinde, birden fazla birimde görevli olan kullanıcılar için sanal kullanıcı oluşturur.

ğ) Kullanıcıları sistemde aktif ya da pasif hale getirir.

Geçici görevli personel ile ilgili İşlemler

(1) Geçici görevli personel, görev yaptığı birimin kullanıcı yetkilendirme yetkilisi tarafından görevli olduğu birime taşınır.

Geçici görev, yer değiştirme ücretsiz izin emeklilik durumlarında yapılacak işlemler

(1) İdare amirleri tarafından birimlerinde herhangi bir sebeple ilişiği kesilecek personelin EBYS üzerinde gereği klasöründe bekleyen belge olup olmadığı Menü» Pano» Kullanıcı Seçiniz kısmından belirlenerek, bekleyen belge olmaması durumunda pasife alma işlemi gerçekleştirilir. Kullanıcının gereği klasörü boşaltılmadan kullanıcının pasife alma işlemi gerçekleştirilmez.

a) Görevden ayrılma, birim değişikliği durumlarında kullanıcı, en geç iki iş günü içerisinde kendisine havale edilen evrakları kapatmakla veya bir üst amirine iade etmekle, hâlihazırda paraf ve imza süreci başlamış olan evrakları geri çekmekle yükümlüdür. Bu işlemi mücbir sebeplerden dolayı kendisinin yapamadığı durumlarda bir üst amiri ilgili kullanıcının üzerindeki evraklar için yukarıdaki işlemleri yapacaktır. Söz konusu kullanıcılar eski birimine ilişkin klasörlere (kendi yazdığı yazılar dâhil) erişemeyecektir.

b) İmza yetkisi olan personel kanuni bir sebeple geçici olarak görevi başında bulunamayacağı durumlarda (Resmi görev, resmi izin, sağlık raporu vb.) görevden ayrılmadan önce EBYS üzerinde vekâlet bırakmakla yükümlüdür. Vekâleti alan kişi, vekâleti bırakan kullanıcının kişiye özel yazılarının yer aldığı klasör hariç tüm klasörlerine erişim hakkına sahip olacaktır.

Birden fazla görevi bulunan personel ile ilgili işlemler

(1) Birden fazla görevi bulunan personel, görev yaptığı birimin kullanıcı yetkilendirme yetkilisi tarafından, asıl görevinin dışında görevli olduğu her bir görevi için, sistemde sanal kullanıcı oluşturulur.

Birim evrak ile ilgili işlemler

(1) Birim evrak personeli gelen belgeyi ilgili daire, şube ya da servise yönlendirmekle görevlidir.

(2) Birim evrak personeli oluşturulan belgenin dağıtım listesine göre ilgili birimlere dağıtımını yapar.

(3) Birim evrak EBYS kullanmayan kurum ve kuruluşlara gönderilecek belgelerin posta işlemlerini gerçekleştirir.

(4) Birim evrak personeli ıslak imzalı giden belge ve makam onaylarını tarayarak sisteme kaydeder.

Gizlilik Dereceli Belgelerle İlgili İşlemler

(1) Gizlilik dereceli belgeler (Çok Gizli-Gizli-Özel-Hizmete Özel) Mülga Başbakanlık 2017/21 Sayılı Genelge hükümlerine göre elektronik ortamda gönderilmeyecektir.

(2) Gizli ve çok gizli oluşturulan veya gönderilen belgelerin, paraf ve imza akışında yer alan kullanıcılar dışında ilgili birimde görevli sorumlu amirler ve uygun görülen memurlara gizli ve çok gizli belge görme birim yetkisi KYY tarafından verilir.

(3) Gizli ve çok gizli belgenin havalesini yapan kişi, havale yaptığı kişinin belge içeriğini görebilmesi için yetki verir. Yetki vermediği durumda gizli belgenin sadece üst bilgileri görüntülenir.

(4) Gizli ve çok gizli belgeler genel evrak/birim evrak birimlerince EBYS'de yer alan "Gizli Belge Şablonu” ya da Ek-20'de yer alan " Belge Tarama Formu” kullanılarak EBYS' ye kaydedilir. Yönergenin 29/ç ve 29/d maddelerindeki gerekçeler var ise yazılar, gizli veya çok gizli ibareli olmalı, aksi halde belge; içeriğine göre hizmete özel, özel, kişiye özel ibareli olarak işlem görmelidir.

(5) İlgili personel tarafından Gizli ve Çok Gizli belge olarak idareye gelen belge kopyalanmaz ve elektronik posta ile gönderilmez. Bu tür belgelerin herhangi bir şekilde üçüncü gerçek ve tüzel kişilerle paylaşılması durumlarında, ilgili hakkında gecikmeksizin idari soruşturma başlatılır.

(6) İlgili personel Hizmete Özel, Kişiye Özel belge olarak idareye gelen bir belgeden çıktı alma, belgeyi kopyalama, e-posta gönderme ya da belgenin herhangi bir şekilde üçüncü gerçek ve tüzel kişilerle paylaşılmasından sorumludur.

(7) Gizlilik dereceli belgeler merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatında ilgili birim amirleri tarafından yetkilendirilen kullanıcılar tarafından oluşturularak yazı-onay süreci başlatılır.

(8) Makam onay ve izinleri, iç ve dış yazışmalarda gizli ve çok gizli belgelerin ekinde veya ilgisinde hiçbir şekilde gönderilmez.

Makam onay ve izinlerinin hangi makama ait olduğu, tarih ve sayısı, konusu, kapsamı, hangi gerçek ya da tüzel kişiye yönelik olarak düzenlendiğine ilişkin temel bilgilere gizli ve çok gizli belge içeriğinde yer verilir. Belge içeriğinde başka bir bilgiye yer verilmez.

(9) Gizli ve çok gizli belgeler bilgi olarak bir veya daha fazla sayıda kullanıcıya havale edilmez. Tebliğ-Tebellüğ işlemi yapılması gereken bu tür belgeler kullanıcılara ıslak imza karşılığı tebliğ edilir.

(10) Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı ile Hukuk Müşavirliği ve Adli Kolluk Birimleri'’ nin faaliyet alanları ile ilgili özel mevzuatlarındaki hükümler saklıdır.

Vekalet işlemleri

(1) 14/7/1965 tarihli ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu hükümlerine göre kullanılan yasal izinler, geçici görev vb. durumlarda her birim tarafından düzenlenmiş vekalet onaylarına göre vekalet işlemleri, yerine vekalet edilen kullanıcılar ya da KYY'leri tarafından yerine getirilir. Vekalet onayı olmayan birimlerde vekalet edilmesi gereken kullanıcının sıralı amirleri ya da bu amirlerin yetki verecekleri KYY'leri tarafından vekalet işlemleri sonuçlandırılır.

a) Kanunî bir sebeple görevi başında bulunamayan personel, görevden ayrılmadan önce yetkili merciince vekil tayin edilen personele dair bilgileri ve vekalet süresi bilgisini EBYS' ye kaydetmek zorundadır. Bu işlemin yapılmaması halinde vekalet işlemleri kullanıcının sıralı amirleri ya da yetki verecekleri KYY'leri tarafından yerine getirilir.

b) Mücbir sebeplerle görevi başında bulunamayan personelin yerine tayin edilen vekil dair bilgiler birim KYY' si tarafından EBYS'ye işlenir.

c) Bir personele ait vekâlet aynı anda birden fazla kişiye bırakılamayacaktır.

İzin işlemleri

(1) 657 sayılı Kanun hükümlerine göre kullanılan yasal izinler;

a) Senelik izin ve mazeret izin talepleri EBYS' de yer alan "İzin Formu” (Ek-17) izin talep formu talep eden personel tarafından doldurularak Bakanlık İzin Yönergesine göre amirin onayına sunulur.

b) EBYS' nin çalışmadığı durumlarda 26.madde hükümlerine göre işlem yapılır.

c) Belge verisi alanında yer alan "DAĞITIM" kısmında izne ayrılacak personelin görev yaptığı birim ile Personel Müdürlüğü, Personel Şubesi Müdürlüğü veya personel işlemlerine bakan idareye yapılır. Akış kısmında izin işlemlerini kayıt altına alan personel koordine parafçı olarak seçilir.

ç) Sıhhi izin onay işlemleri de EBYS içerisinde bulunan "Sıhhi İzin Onay Formu” kullanılarak personel birimleri tarafından yapılır. Personel birimince sağlık raporu sisteme taratılarak sistem üzerinde hazırlanan form ile ilişkilendirilir.

Arşiv işlemleri

(1) Birim hiyerarşisi ve organizasyonlarında yapılacak olan değişikliklerde (isim değişikliği, yeni birim açma, kapatma, birleştirme, alt birim değişikliği, kısmi birleştirme ve ayırma işlemleri) Başkanlık görüşünün alınması zorunludur.

(2) EBYS'de iş ve işlemlerin sağlıklı yürütülmesi amacıyla birimlerin/servislerin bölünmesi işlemleri söz konusu birimlerin aynı idari birim kimlik kodu kullanması şartıyla Birimlerden gelen talepler doğrultusunda Başkanlıkça değerlendirilir.

(3) Evrakların tasnifi ve imha işlemleri SDP’ye uygun olarak EBYS üzerinde yapılır.

EBYS kapsamında yazılara verilecek sayılar

EBYS çerçevesinde tüm yazılara ilk paraf aşamasında sayı verilecektir. Yazının paraf/imza silsilesinde reddi durumunda, değişen yazıya yeni bir sayı verilecektir. Bu sebepten dolayı üretilen yazıların sayıları ardışık olmayacaktır. Reddedilen sayı hiçbir yazı için kullanılmayacaktır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli Hükümler

Diğer hükümler

(1) EBYS'nin geçici olarak kullanılamadığı durumlarda 1 Seri No'lu Elektronik Gümrük İşlemleri Acil Durum Tebliği hükümlerine göre fiziksel belge akışı uygulanır. Böyle durumlarda engelin ortadan kalkmasından itibaren fiziki belgelerin taratılarak EBYS'ye aktarılması ilgili birimin sorumluluğundadır.

(2) Mahkemeler, savcılıklar ve icra dairelerinden gelen veya buralara gönderilen hukukî belgeler kanunen belli sürelere tabi olduğu cihetle, bu nevi belgenin alınması ve gönderilmesinde, EBYS'ye kayıt hususu saklı kalmak üzere bu Yönergenin 13 üncü ve 14 üncü maddelerindeki usul uygulanmayabilir. Bu durumda ilgili birimler durumu genel evrak birimine bildirir.

(3) Mahkemeler, savcılıklar ve icra dairelerinden gelen yazılar, Bakanlık Hukuk Müşavirliğince tebellüğ edilir ve gerekli işlemleri müteakip, taranmak üzere Bakanlık genel evrakına gönderilir. Taşra teşkilatında işlemler Bölge Müdürlüklerinde Hukuk Grup Başkanlığı, Gümrük Müdürlüklerinde ise Hukuk Büroları aracılığıyla yürütülür.

Ticaret Bakanlığına sunulan evrakların hızlı, güvenilir ve doğru bir şekilde sonuçlandırılabilmesi için başvuruyu yapan tüzel ve özel kişilerden vergi numarası/T.C. kimlik numarası mümkün olduğu durumlarda alınacaktır.

EBYS’ye firma/kurum/kişi tanımlama ve güncelleme yetkisi sadece genel ve birim evrak servisleri ile ihtiyaç halinde belirlenecek diğer kullanıcılara verilecektir.

Erişim hakları

(1) Kapsamdaki kuruluşlarda hazırlanan belgelerde, aşağıda belirtilen erişim hakkı yöntemlerinden birisi seçilir:

a) Tasnif dışı: İçerdiği konular itibarıyla gizlilik dereceli bilgiler taşımayan belgelere verilen erişim sınıfıdır.

b) Hizmete Özel İçerdiği konular itibarıyla gizlilik dereceli konular dışında olan, güvenlik İşlemine ihtiyaç gösteren ve Devlet hizmetine ait özel bilgileri ihtiva eden bilgi ve belgelere verilen erişim sınıfıdır.

c) Özel: İçerdiği konular itibarıyla, müsaadesiz olarak açıklandığı takdirde millî menfaatlerimizi, Bakanlığımızın saygınlık ve çıkarlarım olumsuz yönde etkileyecek veya bir şahsın zarar görmesine yahut yarar sağlamasına neden olabilecek bilgi ve belgelere verilen erişim sınıfıdır.

ç) Gizli: Müsaadesiz olarak açıklandığı takdirde millî güvenliğimizi ya da itibarımızı ciddi ve olumsuz yönde etkileyecek, idari soruşturmaya, adlî soruşturma ve kovuşturmaya zarar verebilecek olan bilgi ve belgelere verilen erişim sınıfıdır.

d) Çok Gizli: Müsaadesiz olarak açıklandığı takdirde millî güvenliğimizi büyük ölçüde tehlikeye düşürecek, Devletimize ve müttefiklerimize büyük ölçüde zararlar verebilecek bilgi ve belgelere verilen erişim sınıfıdır.

Yönergede yer almayan hükümler

(1) Bu yönergede yer almayan hükümlerde kullanıcılar EBYS üzerinde yer alan yardım kılavuzunu kullanmakla yükümlüdür. Kullanıcıların yardım kılavuzunu da kullanarak çözüm bulamadıkları konular Başkanlığa iletilir.

Başkanlık geçiş süreci ve sonrasında öngörülemeyen durumlarda her türlü idari tedbiri almaya ve uygulamayı düzenlemeye yetkilidir.

(1) Ticaret il Müdürlükleri EBYS ile entegrasyon işlemleri gerçekleşinceye kadar birimlerine EBYS yolu ile gelen belgelerin Valilik kayıt işlemlerini, EBYS üzerinden kağıt ortamına aktarılan belgeler üzerinden yaparlar. Ticaret İl Müdürlükleri tarafından oluşturulan ve imza onay süreçlerinde Valilik Makamının yer alması halinde; oluşturulan belgenin, İl Müdürlüğünde imza onay süreçleri tamamlanan belge, fiziksel ortama aktarılır. Valilik İmza onay süreçleri ise fiziksel ortamda tamamlanır. Bu işlemin ardından EBYS 'ye taratılarak aktarılan belge yeni kayıt numarası alarak daha önceden imza onay süreci tamamlanan belge ile ilişkili belge olarak tanımlanır. Valilikler tarafından imza onay süreci tamamlanan belgeler taranarak EBYS 'ye aktarılır. Taranan belge EBYS üzerinden ya da fiziki ortamda ilgili birime gönderme işlemi yapılabilir. İçişleri Bakanlığı ile EBYS entegrasyonu sağlanması durumunda gelen ve giden belge işlemleri EBYS üzerinden yapılabilir. Başkanlık bu konuda uygulama ayrıntılarını belirlemeye yetkilidir

(2) İllerde Ticaret İl Müdürlükleri, ilçelerde Kaymakamlıklar bünyesinde bulunan Tüketici Hakem Heyetleri (THH) iş ve işlemlerini TÜBİS THH modülü üzerinden gerçekleştirmektedirler. THH'ler Bakanlığımız taşra teşkilatı içinde yer almadığı için, TÜBİS THH modülü EBYS ile entegre edilmez.

(3) Bakanlığımız Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile entegre edilmesi gereken, Bakanlığımız birimlerine ait bilgi sistemleri EBYS'ye uygun olmak zorundadır. EBYS'ye uygun olmayan bilgi sistemleri Başkanlığın talebi üzerine ilgili birim ve BİD tarafından EBYS işlem süreçlerine uygun hale getirilir. Söz konusu bilgi sistemleri uygun hale getirilinceye kadarki süreç, ilgili birimin sorumluluğundadır. Başkanlık geçiş süreci tamamlanana kadar istisna getirmeye ve her türlü idari tedbiri almaya yetkilidir.

Yürürlükten kaldırılan hükümler

(1) Bakanlık Makamının 19/08/2016 tarihli mülga Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Elektronik Belge Yönetim Sistemi Uygulama Yönergesi ile Bakanlık Makamının 16/05/2014 tarihli mülga Ekonomi Bakanlığı Elektronik Belge Yönetim Sistemi Uygulama Yönergesi yürürlükten kaldırılmıştır.

Yürürlük

(1) Bu Yönerge tüm onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme

Bu Yönerge hükümlerini Ticaret Bakanı yürütür.