Türkiye Demiryolu Makinaları Sanayii A.Ş. Genel Müdürlüğü (TÜDEMSAŞ) Alım, Satım ve İhale Yönetmeliği

BİRİNCİ KISIM

Genel Hükümler

Amaç

Bu Yönetmeliğin amacı; Şirketin amaç ve faaliyetleri dahilinde, ekonomik gereklere uygun olarak kârlılık ve verimlilik ilkeleri doğrultusunda serbest pazar anlayışında rekabet ortamı oluşturularak, en uygun kalite ve fiyatlarla her türlü alım, satım ve ihale işlerinin yapılmasında uygulanacak kuralları düzenlemektir.

Kapsam

Şirket faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla ihtiyaç duyulan, her türlü taşınır ve taşınmaz mal ile hizmetin; alım, satım ve ihale edilmesi ve bunlarla ilgili nakliye, gümrükleme, akreditif, sigorta, ekspertiz işlemleri, patent, lisans, know-how ve benzeri hakların alınması, kiraya verilmesi, kirayla tutulması ve üçüncü şahıslara yaptırılacak olan proje, yapım (inşaat, imalat), tesis, taşıtma, yükleme, boşaltma ve benzeri iş, hizmet ve satımına ilişkin işlemlerin yürütülmesine ilişkin usul ve esasları kapsar.

Pazarlama işleri bu Yönetmelik kapsamı dışındadır.

Ancak; dış ticaret, kira, inşaat, sigorta gibi özellik arzeden diğer işlerde hazırlanacak olan özel şartname ve mukavele hükümleri uygulanabilir.

Hukuki dayanak

Bu Yönetmeliğin hukuki dayanağı aşağıda belirtilmiştir.

a) T.C. Anayasası'nın 124 üncü maddesi,

b) 233 sayılı Kamu İktisadi Teşebbüsleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname,

c) Türk Ticaret ve Borçlar Kanununun ilgili hükümleri,

d) TÜDEMSAŞ Ana Sözleşmesi.

Tanımlar

Bu Yönetmelikte geçen;

a) TÜDEMSAŞ: Türkiye Demiryolu Makinaları Sanayii A.Ş.’ni,

b) Şirket: TÜDEMSAŞ'ı,

c) Yönetim Kurulu: Türkiye Demiryolu Makinaları Sanayii A.Ş'nin Karar Organını,

d) Genel Müdürlük: TÜDEMSAŞ Genel Müdürlüğü'nü,

e) Genel Müdür: Türkiye Demiryolu Makinaları Sanayii A.Ş.’nin Genel Müdürü'nü,

f) Komisyon: Alım, Satım ve İhale Komisyonu’nu,

g) Komisyon Başkanı: Alım, Satım ve İhale Komisyonu Başkanı’nı,

h) Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanlığı: Bu Yönetmeliği uygulayan ve yürüten birimi,

ı) Şartname: Yapılacak işlerin genel, özel, teknik ve idari esas ve usüllerini gösteren belge veya belgeleri,

j) Firma : Şirket ihalelerine katılan istekli veya isteklileri,

k) Uygun Fiyat: Artırmalarda, tahmin edilen fiyattan aşağı olmamak üzere teklif edilen fiyatların en yükseğini, eksiltmelerde, tahmin edilen fiyatı geçmemek üzere teklif edilen fiyatların tercihe layık görülenini, fiyat tahmini yapılamıyan ihalelerde ise, teklif edilen fiyatların uygun görülenini,

l) İhale: Bu Yönetmelikte yazılı usül ve şartlarla, işin istekliler arasından seçilecek birisi üzerine bırakıldığını gösteren ve yetkili mercilerin onayı ile tamamlanan sözleşmeden önceki işlemleri,

m) Yüklenici: Üzerine ihale yapılan firma veya kişileri,

n) Sözleşme: Şirket ile yüklenici arasında yapılan yazılı anlaşmayı,

ifade eder.

Sorumluluk

Bu Yönetmelik hükümlerinin uygulanmasında, Yönetmelik gereği kendilerine görev verilen her kademedeki personel, yetkileri çerçevesinde sorumludurlar.

İhaleye katılamayacak olanlar

Aşağıda yazılı şahıslar doğrudan veya dolaylı olarak Şirketçe yapılacak ihalelere;

a) Kanunlarla geçici veya sürekli olarak kamu ihalelerine katılmaktan men edilmiş olanlar,

b) TCDD Genel Müdürlüğü ve Şirketçe, geçici veya devamlı olarak ihalelere girmesi men edilmiş olanlar,

c) Şirket Yönetim Kurulu Başkanı, üyeleri ile Şirketde çalışan tüm memur, müstahdem, sözleşmeli personel ve işçiler,

d) Bu maddenin (c) bendinde belirtilen şahısların eşleri ve ikinci dereceye kadar (ikinci derece dahil) kan ve sıhri hısımları,

iştirak edemezler.

İKİNCİ KISIM

Genel Esaslar

İhale usullerine tabi olmayan işler

Aşağıda yazılı hal ve işlerin alım, satım ve ihalelerinde; bu Yönetmeliğin 10 uncu maddesindeki yetki limitleri içinde kalmak ve bendlerinde belirtilen sınırlamalara uyulmak kaydıyla bu Yönetmelik ve ihale usûlleri uygulanmaz.

Bu hususdaki karar ve yürütme, 10 uncu madde de belirtilen yetkili mercilere aittir.

Kamu kurum ve kuruluşlarıyla yapılacak işler;

1) Şirket sermayesine iştirak eden ortaklardan ve TCDD’ye bağlı diğer ortaklardan temini mümkün olan mal ve hizmetler,

2) Devlet daireleri, kamu iktisadi kuruluşları, iktisadi devlet teşekkülleri ile benzeri diğer kuruluşlar, bunlara bağlı döner sermayeli kurumlar, üniversiteler, kamu bilimsel araştırma kurumları ulusal sigorta ortaklıkları, hayır kurumları, kamu yararına çalışan dernek ve kuruluşlar ile tarım satış kooperatifleri ve birliklerinden yapılan iş, mal ve hizmetler.

Özellik arzeden işler

Aşağıda yazılı hal ve işlerin alım, satım ve ihalesinde, 10 uncu maddedeki yetki limitleri içinde kalmak ve bendlerinde belirtilen sınırlamalara uyulmak kaydıyla, bu Yönetmelik hükümleri uygulanmayabilir.

Bu husustaki karar ve yürütme 10 uncu maddede belirtilen yetkililere aittir.

a) Üretim ve onarımın aksamasını önleyecek şekilde acil olan malzeme alınılan ile bu tür malzemelerin nakliyesi,

b) Belirli tezgah ve tesislerin onarım ve bakımı için lüzumlu ve bunların imalatçı firmasından temini gereken alımlarda,

c) Borsaya dahil malzemelerin alımında,

d) Taşınır ve taşınmaz mallardan özellik arzeden ve rekabet imkanı olmayan bina, arazi, arsa, lokomotif, drezin, dozer, loder, vinç, jenaratör, komprasör, elektronik bilgi işlem cihazları ve benzerlerinin kira ile tutulması, kiraya verilmesi veya istimlaki,

e) Genel Müdür ve Yardımcılarının, demirbaş olmamak ve her yıl Şirket bütçesinde tesbit edilecek tutarı geçmemek şartıyla yapılacak işler ve malzeme alımı,

f) Şirket vasıtaları ile yapılacak geçici görev seyahatlerinde vaki ivedi ve zorunlu olan hallerde (her yıl Şirket bütçesinde belirlenecek tutar kadar) çeşitli onarım hizmet ve malzemenin temininde,

g) Şirketçe tesbit edilmiş özel ücret tarifeleri bulunan, mal hizmet ve reklam işleri,

h) Her türlü su, elektrik ve ısı alınması veya verilmesi,

ı) Her türlü akaryakıt alımları,

j) Tedavi eden hekimler tarafından verilen rapor ve reçetelere dayanılarak TCDD’de bulunmayan tıbbî malzeme ve ilaç alımları,

k) İhale işleri sonuçlandırılıncaya kadar rayiç bedel üzerinden; et, süt, ekmek, sebze ve benzeri gıda maddelerinin günlük, kuru gıda maddelerinin bir aylık stoku geçmeyecek miktarda temin edilmesi,

l) Şirketin, “Sosyal Tesisleri Yönetmeliği“ kapsamındaki tesislere alınacak her türlü mal ve hizmetler ile yaptırılacak işler.

Olağanüstü haller ve işler

Tabii afet, kaza ve benzeri olağanüstü hallerde, bu halin gerektirdiği her türlü araç, gereç, malzeme, ilaç, gıda maddesi ve hizmet; ilan şartı aranmaksızın ve bu Yönetmelik usûl ve esaslarına bağlı kalınmadan alınır, yaptırılır ve kiralanır.

Yetkiler

Yetkiler

a) Bu Yönetmelik kapsamına giren işlerde;

1) Yönetim Kurulu : Bütün alım, satım ve ihale komisyonlarına,

2) Genel Müdür : Her yıl Yönetim Kurulunca belirlenen parasal yetkiler çerçevesindeki bütün alım, satım ve ihale komisyonlarına,

3) Komisyon Başkanı: Her yıl Yönetim Kurulunca Genel Müdür’e verilen yetkinin % 40 (Yüzdekırk) parasal tutara kadar,

4) Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanı: Her yıl Yönetim Kurulunca Genel Müdür’e verilen yetkinin % 3 (Yüzdeüç) parasal tutara kadar,

Alım, satım ve ihale izni vermeye, kararları onaylamaya ve sözleşme yapma izni vermeye veya sözleşme imzalamaya yetkilidirler.

b) Madde 7’de belirtilen kuruluşlar ve şirketler ile yapılacak her türlü alım, satım ve ihalelerde yukarıdaki yetkilerin 3 (üç) katı uygulanır.

c) Yetkilere ait karar tasdiki ve değişiklikler, sadece yetki veren makamca yapılır. Ancak yetki aşımında yetkili makamca karar tasdiki ve değişiklikler yapılır.

d) Genel Müdür, her yıl Yönetim Kurulunca kendisine verilen yetkinin; Komisyon Başkanına % 20 (Yüzdeyirmi), Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanına % 2 (Yüzdeiki)’den az olmamak üzere 10 uncu maddenin (a) bendinin (3) ve (4) üncü alt bentlerinde belirtilen oranlara kadar devreder.

ÜÇÜNCÜ KISIM

İhale İşlemleri

BİRİNCİ BÖLÜM

İhaleye Hazırlık

Alım, satım ve ihale ön hazırlığı

Bu Yönetmelik kapsamındaki her türlü mal ve hizmetlerin alımı, satımı ve ihalesi için yetkililerce onaylı talep formu (malzeme alımında 9010 model, diğer işlerde onaylı yazı) Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanlığına intikal etmeden hiç bir işlem yapılmaz.

Talep formu veya yazısı geldikten sonra ihale hazırlığına başlanır.

a) Sipariş mektubu, sözleşme, idari şartnameler

Malzeme Dairesi Başkanlığının, Mali İşler Dairesi Başkanlığının ve Hukuk Müşavirliğinin de görüşleri alınmak üzere Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanlığınca tip olarak hazırlanır. Hazırlanan tip örnekler Genel Müdür’ün onayına sunulduktan sonra kullanılmaya başlanır.

İthalat ve İhracat rejim değişikliği, çeşitli bakanlıkların tebliğleri, kanun ve kararnamelerin getirdiği yenilik veya ihale edilecek işin özelliği nedeniyle söz konusu örneklerde yapılması gerekli değişiklikler; Malzeme Dairesi Başkanlığı, Mali İşler Dairesi Başkanlığı ve Hukuk Müşavirliğinin görüşleri alınarak Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanlığınca düzenlenerek Genel Müdür’ün onayına sunulur.

b) Teknik şartnameler

Teknik şartnameler, kullanıcı ile APK Dairesi Başkanlığınca müşterek hazırlanır. Bu teknik şartnameler rekabeti ortadan kaldıracak şekilde, belli bir marka, sistem ve patenti hedef tutacak biçimde hazırlanamaz. Teknik şartnamelerin hazırlanmasında ve güncelleştirilmesinde TSE Standartları ile teknik gelişmeler göz önünde bulundurulur. Talep edilen malzeme iyi tanımlanmalı ve varsa TSE ile normları açıkça belirtilmelidir.

Yukarıdaki şekilde hazırlanan teknik şartnameler, Genel Müdür veya Genel Müdür Yardımcılarının onayından sonra talebi ile birlikte Malzeme Dairesi Başkanlığınca, Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanlığına gönderilir.

c) Şartname dosyasının kapsamı

Madde 26’da belirtilen alım, satım ve ihale usul ve şekillerinden seçimi uygun görülecek birisine göre hazırlanmış alım, satım ve ihale şartname dosyası, hukuki, mali, teknik ve ticari hükümleri taşıyan, alıcı ile satıcının hak ve yükümlülüklerini içeren dosya olup;

a) Sipariş mektubu veya sözleşme örneği,

b) İdari şartname,

c) Teknik şartname,

d) İşin gereğine göre varsa resim, plan veya örnek,

e) İş gerektiriyor ise geçici teminat, kesin teminat, garanti teminatı, avans teminat mektubu örnekleri gibi,

belgelerden oluşur.

d) İhale izni

Komisyon Başkanlığı ile Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanlığının müştereken hazırlayacakları ve 10 uncu maddenin (a) bendinde belirtilen yetkililerin onayından geçirilmek üzere, işin niteliği, miktarı, tahmini tutarı, ödeneği, ihtiyaç sahibi iş yeri, alım veya satım usulü, yeterlilik belgesi aranıp aranmayacağı, ilanın madde 18’de belirtilen türlerden hangisi ile yapılacağı, ihale dosyasının ücretli veya ücretsiz verileceği, geçici ve kesin teminat miktar veya oranlarını belirten bir alım, satım ve ihale izni alınır.

Şartname dosyasının isteklilere verilmesi

Alım, satım ve ihale iznine uygun olarak düzenlenen şartname dosyası, ihale izninde belirtildiği şekilde ücretli veya ücretsiz olarak isteyenlere verilir veya posta ile gönderilir.

Alım, satım ve ihale organları ve kuruluş şekli

Alım, satım ve ihale işleri; bu Yönetmelik hükümlerine göre aşağıda yazılı sürekli veya özel olarak oluşturulan komisyonlar ile Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanlığı tarafından yürütülür.

a) Sürekli Tüdemsaş Alım, Satım ve İhale Komisyonu:

Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanlığına bakan Genel Müdür Yardımcısının başkanlığında, Mali İşler Dairesi Başkanı, Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanı, Malzeme Dairesi Başkanı ve ilgili kullanıcı Fabrika Müdürleri ve Ünite Başkanları veya bu üyelerin vekillerinden oluşur. Gerekli görüldüğü taktirde komisyon başkanının görevlendirmesiyle Şirket Hukuk Müşaviride komisyona katılır.

b) Özel Alım, Satım ve İhale Komisyonları:

Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanlığının yetkisinin üstünde olan, satıcısının veya alıcısının bulunduğu mahalde ihale edilmesi zorunlu ve faydalı görülen işlerde, kuruluş şekli ve yetkileri belirtilmek suretiyle Genel Müdür tarafından geçici olarak kurulacak diğer alım, satım ve ihale komisyonları,

Bu şekilde kurulacak komisyonların pazarlık, mutemet eliyle satın alma ve re’sen ihale kararı verme yetkileri Genel Müdür tarafından komisyon kuruluşu sırasında belirlenir. Genel Müdürlüğün madde 10’daki yetki limitleri dışında sürekli veya geçici nitelikte, alım, satım ve ihale komisyonları Yönetim Kurulunca kurulur.

Alım, satım ve ihale komisyonlarının görevleri ve çalışma esasları

Yetkileri dahilinde alım, satım ve ihale ile ilgili her türlü kararı almak, alım, satım ve ihale iznine göre Alım Satım ve Ünite Başkanlığına gelen tekliflerin şartlara uygunluğunu, uygun görülenleri idari, teknik ve ticari yönlerden incelemek veya inceletmek ve değerlendirmek, en uygun teklif için karar almak, alınan kararların onayı ve tatbiki için Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanlığına intikal ettirmek, alım, satım ve ihale komisyonlarının başlıca görevleridir.

Komisyonlar; alım, satım ve ihalenin karar safhasında ihale konusu işi tahmini tutarı hakkında bir fikir edinmek amacıyla evvelce yapılmış benzeri işlerden ve ilgili yayınlardan yararlanırlar. İlanlarda ve şartnamelerde tahmini veya keşif tutarlarının belirtilmesi zorunlu değildir. Bununla beraber gerekli görülen işlerde tahmini veya keşif tutarı belirtilebilir.

Komisyonlar, kendilerine iletilen işleri verilen yetki limiti ve o işe ait ödenek çerçevesinde yaparlar.

Alım, satım ve ihale komisyonları, üye tam sayısıyla toplanır ve kararlarını çoğunlukla alır. Başkan tek oy sahibidir. Oyların eşitliği halinde başkanın katıldığı taraf çoğunlukta sayılır. Komisyon üyeleri çekimser oy kullanamazlar. Karara karşı olanlar, karşı oluş nedenlerini kararda ayrıca belirtirler.

Alım, satım ve ihale komisyonu raportörlüğü

Alım, satım ve ihale komisyonlarının toplantılarında ve toplantıdan sonra konu ile ilgili işlemlerin ifasında raportörlük görevini Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanının, belirleyeceği bir eleman yapar.

İhaleye katılabilme koşulları ve belgeleri

İhaleye katılabilmek için, isteklilerden aşağıdaki belge ve koşullardan işin önemine ve niteliğine göre şartnamesinde belirtilenler aranır.

Ancak, kamu kurumu ve kuruluşlarından, aşağıda sayılan belge ve koşullardan gerekli görülmeyenler aranmayabilir.

a) Kimlik belgesi,

b) Kanuni oturma yeri belgesi,

c) Ticaret ve/veya Sanayii ve,/veya Meslek Odasından alacağı faaliyet belgesi,

d) İmza sirküleri veya vekaletname,

e) Yerli imalat için TSE kalite belgesi ve Türk Standartlarına uygunluk belgesi,

f) İstenilen geçici teminatı vermiş olması,

g) Teklif mektuplarına 488 sayılı Damga Vergisi Kanunu gereğince pulun yapıştırılmış ve iptal edilmiş olması,

h) Şartname satışına ait TÜDEMS AŞ vezne makbuzunun aslı veya suretinin verilmiş olması,

ı) İşe istekli yabancı firma tekliflerinin orjinali, şayet teklif orjinal değilse, Türkiye dahilinde teklifte bulunan özel veya tüzel kişinin sözkonusu yabancı firma adına teklif verebileceğini gösteren vekaletname,

j) Eksiltme veya artırma şartnamelerinde aranacağı yazılı bulunan ve buna benzer hususlar.

Yeterlik belgesi istenmesi durumunda;

a) Sermayesi,

b) İş yaptığı banka referans mektubu,

c) Yaptığı işler,

d) Halen yaptığı işler,

e) Makina park durumu,

f) Sürekli teknik eleman durumu,

gibi belgeleri istenecektir.

İlanlar

İlan ve şartları

İlan, nitelik, özellik, önem ve piyasa durumuna göre alım ve satımın uygun araçlarla ilgililere duyurulmasıdır.

İlanlar, alım ve satım piyasasının olabileceği düşünülen mahallerde, ilgililerin haberdar olabilmelerine ve hazırlıklarını yapmalarına imkan verecek şekilde, talep ve iştirak nis- betinin yükseltilmesine ve rekabet yoluyla uygun bir alım veya satımın yapılabilmesini sağlayacak şekilde alım, satım ve ihale izninde ve 18 inci madde de belirtilen ilan türlerinden en az biri ile yapılır.

a) Yurt içi ihaleye konan işlerde ilanlar; eksiltme, artırma veya pazarlığın yapılacağı tarihten en az 15 (Onbeş) gün önce başlamak üzere yapılır. Bu süre işin durumuna göre 5 (Beş) güne kadar indirilebilir.

b) Yurt dışı ihaleye konan işlerde ilanlar; eksiltme, artırma veya pazarlığın yapılacağı tarihten en az 45 (Kırkbeş) gün önce başlamak üzere yapılır. Gerekirse ilgili yurt dışı memleket gazetelerinde de ilan edilir. Bu süre işin durumuna göre 15 (Onbeş) güne kadar indirilebilir.

İlan türleri

İlan gazetelerde yapılırsa; hangi gazetelerde, hangi günlerde, kaç kez yapılacağı işin gereğine göre tespit edilerek ilgililere duyurulur.

İlan hoparlör ve benzeri araçlarla yapılırsa; nerede, hangi günlerde, kaç kez yapılacağı işin gereğine göre tespit edilerek ilgililere hoparlör ve benzeri araçlarla duyurulur.

İlan mutemet eliyle yapılırsa; satınalma memurları, piyasada o işle ilgili firmaları dolaşmak, şartname vermek veya örneğini göstermek suretiyle, konuyu ilgililere duyururlar ve belirli gün ve saate kadar işle ilgili teklif mektuplarının verilmesi gerektiğini bildirerek imzalarını alırlar.

İlân mektupla yapılırsa; önceden o işle uğraşları bilinen firmalara mektup göndererek ihaleye iştirakleri istenir. Bu teklif isteme mektuplarına varsa şartname eklenerek veya ihale edilecek işin cinsi, miktarı, özellikleri ve ihalenin yapılacağı gün ve saat açıkça belirlenerek ilgili firmalara duyuru yapılmış olunur. Ayrıca durumuna göre alım, satım ve ihale dosyası eklenebilir.

İlanlarda bulunması zorunlu hususlar

İlanlarda şartname dosyası dikkate alınarak;

a) İhale konusu olan işin niteliği, yeri ve miktarı,

b) İhale evrakının nereden ve hangi şartlarla alınacağı,

c) İhalenin nerede, hangi tarih ve saatte ve hangi usulle yapılacağı,

d) Varsa tahmin edilen bedel ve geçici teminat miktarı ile gerektiğinde isteklilerde aranan belgeler,

e) Şirketin 2886 sayılı Devlet İhale Kanununa tabi olmadığı, ihaleye girme belgesi verip vermemekte ve ihaleyi yapıp yapmamakta veya kısmen yapmakta veya işi ihaleye girenlerden, dilediğine vermekte serbest olduğu,

ilanlarda belirtilir.

Şartname ve eklerinde değişiklik olması hallerinde ilan

İlan yapıldıktan veya teklif istenildikten sonra ilanlarda, şartnamelerde ve eklerinde değişiklik yapılması zorunlu olduğu hallerde, yetki limitleri içerisinde madde 10’da belirtilen yetkililerin onayı ile son durum, gerekirse yeniden ilan edilir ve şartname alanlara, teklif istenenlere ve ilgililere mutlaka yazılı olarak bildirilir, icap ediyorsa yeterli süre verilir.

İhale için tespit edilen gün, herhangi bir nedenle tatil gününe rastlarsa; ihale yeniden ilana gerek kalmaksızın tatili izleyen ilk iş gününde ve aynı saatte yapılır.

İlansız yapılacak işler

Pazarlık ve mutemet eliyle yapılması kararlaştırılan işler ile alım, satım ve ihale izninde belirtilmiş olması kaydıyla ilanda geçecek sürelerin beklenilemeyeceği veya geçecek süre içerisinde uğranılacak kaybın rekabetin artırılmasıyla elde edilecek kazançtan fazla olabileceği durumlarda 18 inci madde de belirtilen ilan türleri uygulanmadan, telefon veya faksla ilgili firmalardan teklif istenebilir.

Teminatlar

Genellikle uygulanan teminat türleri;

a) Geçici teminat

İhaleye gireceklerden tekliflerin güvenirliğini sağlamak ve ihalenin garantisi olarak ihale izninde belirlenmek kaydıyla en az % 3 (Yüzdeüç) oranında geçici teminat alınır.

Geçici teminat banka teminat mektubu olarak verildiği taktirde, ihale sonucunun bildirme süresi ile geçici teminatın kesin teminata çevrilmesi ve sözleşmenin imzalanmasına yetecek bir süre işin geçerli olmalıdır.

b) Kesin teminat

Taahhüdün sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak yerine getirilmesini sağlamak amacıyla sözleşme yapılmasından önce ihale izninde belirtilmek kaydıyla ihale bedeli üzerinden % 6 (Yüzdealtı)’dan az olmamak üzere % 10 (Yüzdeon)’a kadar yükleniciden kesin teminat alınır.

Kesin teminat banka mektubu olarak verildiği taktirde süresiz olarak düzenlenmiş olması şarttır.

Ancak süresiz teminat veremeyen yurt dışı firmalar için yapılacak sözleşmenin teslim süresini ve yükümlülüğün tamamlanmasını aşan bir süre için geçerli olmak şartıyla bu firmaların verecekleri süreli kesin teminat mektuplarının, süre bitiminden önce şirketçe bankaya yapılacak başvuruda “bu teminat süresinin gerektiği kadar uzatılabileceği”ne dair bir hüküm taşıması halinde komisyonlarca kabul edilebilir.

Geçici teminat, nakit veya muteber belge olarak verilmiş ise, bu teminat tamamlanmak suretiyle kesin teminata çevrilebilir.

c) Avans teminatı

Sözleşme hükümlerine dayanılarak, yükleniciye ödenecek avansın garantisi olmak üzere, yükleniciden avansa eşit miktarda resmi formüle uygun teminat mektubu alınır.

d) İmalat garantisi teminatı

Taahhüdün sözleşme hükümlerine göre yerine getirilmesi tarihinden itibaren, belirli bir süre, taahhüt konusu malzeme veya tesisin imalat, donanım ve işçilikten doğan kusur ve hatalarını düzeltmek, değiştirmek veya yenilemek için, şartnamede gösterilen zaman, miktar ve oranda alınan teminatlardır.

Bu teminat; 23 üncü madde de yazılı teminatlar olabileceği gibi, yüklenicinin ihdas edeceği noter tasdikli imalat garanti mektubu veya malzeme, iş ve hizmetin özelliğine göre kabul edilebilir durumda olan diğer muteber belgelerden oluşur.

Taahhüdün yerine getirilmesini müteakip kesin teminatın imalat garantisi yerine ikamesi de olabilir.

Geçerli olan teminatlar

Geçerli olan teminat karşılıkları şunlardır.

a) Tedavülde (sürümde) olan Türk Parası (TL), konvertıbl olan yabancı paralar,

b) Devlet tahvilleri, ihalelerde teminat olarak kullanılabileceği hükümetçe kabul edilen Hazine Bonusu, her an nakite çevrilebilen gelir ortaklığı senedi gibi kıymetli evrak,

c) Hükümetçe kabul edilen formüle uygun olarak bankaların verecekleri veya yabancı firmaların Türkiye’deki muhabir bankalardan aldıkları teminat mektupları,

d) Şirket adına blokeli banka çekleri.

Alınan teminat firmanın isteği halinde bir türden diğerine çevrilebilir.

Teminatların geri verilmesi

Para veya tahvil olarak alındı karşılığında vezneye yatırılmış bulunan teminatlar, bu işe ilişkin vezne alındısının uygun bir yerine “geri verilmesinde sakınca yoktur” notu konulmak ve Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanlığı tarafından imzalanmak şartıyla, Mali İşler Dairesi Başkanlığınca geri verilir.

Teminat banka mektubu olduğu takdirde, ilgiliye imza karşılığı elden verilebileceği gibi, taahhütlü mektupla da sahibine veya düzenleyen bankaya geri gönderilir.

a) Geçici Teminat, kendilerine kesin olarak ihale yapılmayacağı anlaşılan iştirakçilere hemen, tekliflerin teknik ve idari yönden ayrı bir incelemeyi gerektiren durumlarda ise inceleme sonunda geri verilir.

Üzerinde ihale kalan iştirakçinin geçici teminatı, sözleşmenin imza edilmesi ve kesin teminatın alınmasına kadar geri verilmez.

b) Kesin teminat, taahhüdün sözleşme ve şartname hükümlerine uygun bir şekilde yerine getirildiği ve bu işden dolayı şirketle herhangi bir ilişkisinin kalmadığı Malzeme Dairesi Başkanlığınca bildirildiğinde yükleniciye geri verilir.

Yapım işlerinde ise geçici kabul tutanağının onaylanması ve geçici kabulde görülen kusurların giderilme bedelinin kesin teminatın yarısından fazla olmaması şartıyla yarısı, kesin kabul işlemleri tamamlandıktan sonra ise kalanı yükleniciye geri verilir.

Yapım ve SSK’yı ilgilendiren diğer işlerde, yukarıdaki hususlarla birlikte, yüklenicinin bağlı bulunduğu Sosyal Sigortalar Kuruntundan ilişiksiz belgesinin getirilmesini müteakip geri verilir.

Yüklenicinin bu iş nedeniyle Şirkete ve Sosyal Sigortalar Kurumuna olan borçları ile, ücret sayılan ödeneklerden yapılan kanuni vergi kesintilerinin kesin kabul tarihine kadar ödenmemesi halinde teminat paraya çevrilerek borçlarına karşılık tutulur. Varsa kalanı yükleniciye geri verilir.

Teklif isteme

Teklif isteme mektupları

Gerekçeleri, alım, satım ve ihale izninde belirtilen işler, ilgililere teklif isteme mektubu ile duyurulur.

a) İlanlı ve ilansız yapılacak işlerde kullanılacak teklif isteme mektuplarında, alınacak veya satılacak malzemenin veya yaptırılacak işin cinsi, miktarı, ölçüsü, teslim ve muayene yeri, teslim süresi gibi ana bilgiler açık ve seçik yazılır. Ayrıca duruma göre şartname dosyası eklenir.

b) İhale izninde belirtilmek kaydıyla ve takdiri madde 10’daki yetkililere ait olmak üzere acil hallerde alınacak, satılacak veya yaptırılacak işin konusu ilgililere telefon, telgraf ve faksla bildirilebilir.

İKİNCİ BÖLÜM

İhale Usulleri

İhale usulleri

Bu Yönetmelikle ilgili alım, satım ve ihale işlerinde aşağıdaki usûllerle yapılır.

I - Kapalı Teklif Usulü

Bu Yönetmelikte yazılı alım, satım ve ihalelerde, kapalı teklif usulü uygulanması esasdır. Ancak ilgili maddelerinde yazılı hallerde, madde 10’da belirtilen yetkililerin onayı ile diğer alım, satım ve ihale usûlleri uygulanabilir.

a) Kapalı teklif usulünde teklif zarflarının hazırlanması

Kapalı teklif usulünde teklifler yazılı olarak yapılır. Teklif mektubu, bir zarf içerisine konulup kapatıldıktan sonra, zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı ve açık adresi yazılır.

Zarfın yapıştırılan yeri, istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir. Bu zarf, geçici teminata ilişkin alındı veya banka teminat mektubu ve istenen diğer belgeler ile birlikte ikinci bir zarfa konularak kapatılır. Dış zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı ve açık adresi ve teklif mektubunun hangi işe ait olduğu yazılır.

b) Kapalı teklif usulüne göre hazırlanan teklif mektuplarında bulunması gereken hususlar

Bu usule göre hazırlanan teklif mektuplarında;

1) İşin cinsi ve miktarının belirlenmiş olması,

2) Şartnamenin okunup tümünün kabul edildiğinin belirtilmiş olması,

3) Teklif edilen fiyatın rakam ve yazı ile açık olarak yazılmış olması,

4) Teslim süresinin ve yerinin bildirilmiş olması,

5) Açık adresi ve imzalı olması,

6) Kazıntı ve silinti olmaması,

gereklidir.

c) Kapalı Teklif usulünde teklif mektuplarının verilişi ve kabul şekli

Teklif mektupları ilanla bildirilen ve şartnamede yazılı bulunan gün ve saate kadar, alındı karşılığında Alım, Satım ve Ünite Başkanlığına verilir. Belirli gün ve saate kadar alınan teklifler, bir tutanakla tespit edilir. Bu saatten sonra verilen teklif mektupları kabul edilmez. Verilen teklifler geri alınmaz ve ek teklif kabul edilmez.

Posta ile gönderilen teklif mektuplarının ilanda ve şartnamesinde belirtilen gün ve saate kadar Alım, Satım ve Ünite Başkanlığının eline geçecek şekilde postaya verilmiş olması gerekir. Belirtilen gün ve saatten sonra gelen teklif mektupları dikkate alınmaz ve durum bir tutanakla tespit edilir. Geç gelen teklife ait dış zarfın fotokopisi dosyasında saklanmak şartıyla teklif açılmadan gönderene iade edilir.

d) Kapalı teklif usulünde oturum ve zarfların açılması

Şartnamesinde belirlenmiş ve ilan türlerinden bir veya bir kaçı ile ilgililere duyurulmuş olan ve usulüne uygun olarak verilen veya gönderilen tekliflerin açılması için, kapalı teklif usulü ihalenin yapılacağı gün ve saatte komisyon oturuma geçer.

Toplantıya katılmak üzere gelen istekliler toplantı salonuna alınırlar. İlanda belirtilen gün ve saate kadar alınmış olan zarflar istekliler önünde sayılır ve kaç adet kapalı teklif alınmış olduğu bir tutanakla tespit edilir.

Bu işlemden sonra alınan teklifler birer birer açılır. Şartnamesinde aranılan koşulların yerine getirilip getirilmediği, istenilen belge ve teminatın verilip verilmediği incelenerek hangi teklif mektuplarının geçerli sayıldığı tespit edilir. Geçerli sayılmayan teklif mektupları işleme konmaz. Geçersizlik nedenlerini bildirir bir tutanak düzenlenir. İstekli orada ise teklif kendisine iade edilerek oturumdan dışarı çıkarılır. İstekli orada değil ise teklif dosyada saklanarak, geçersizlik nedeni firmaya yazı ile bildirilir. Teklif ve eklerinin açılış tarihi yazılır ve birden başlayıp sırayla numara verilerek, komisyon başkan ve üyelerince imzalanır. Her teklif, oturumda hazır bulunan komisyon üyeleri ve iştirakçiler tarafından duyulacak bir şekilde okunur. Daha sonra iştirakçiler dışarı çıkarılır, komisyonca tekliflerin incelenmesi ve kıyaslanmasına geçilerek değerlendirme yapılır. En uygun fiyatın seçimi yapılarak mümkünse ihale kararı verilir.

Eğer işin özelliği, tekliflerin teknik, idari ve ticari yönden incelenmesi işlemi geniş bir zamanı gerektiriyorsa, bu teklifler, verilen numara sıralarına göre firma adı ve adresleri de yazılarak inceleme kararı alınır, incelemenin sonucunda ihale kararı verilmek üzere ihale ertelenmiş olur.

Bu durumda ihale kararı erteleme süresinin, işin şartnamesinde belirtilen ihale tebliğ ve teklif obsiyon süresinin geçmemesine komisyonlarca özen gösterilir.

e) Kapalı teklif usulünde tekliflerin geçersizliği

1) İstenilen teminatın verilmemiş olması,

2) Fiyatın bildirilmemiş olması veya kuşkuya, yanlış anlamaya meydan verecek şekilde yazılmış olması,

3) Tekliflerin imzasız olması,

4) Tekliflerin; faks veya telgrafla verilmiş olması,

durumlarında teklif mektupları geçersiz sayılır.

f) Kapalı teklif usulünde tamamlattırılabilir eksiklikler

Şartnamesinde yazılı olup, tekliflerle birlikte verilmesi gereken,

1) Ticaret ve/veya Sanayi ve/veya Meslek Odası Belgesi,

2) Yeterlilik belgesi,

3) Vekaletname, gibi belgelerin teklif zarfından çıkmaması,

4) Şartname hükümlerinin okunup aynen kabul edildiğinin bildirilmemiş olması,

5) Teslim süresi ve yerinin belirtilmemiş olması,

6) Geçici teminatlardaki % 20’ye (Yüzdeyirmi) kadar olan eksiklikler,

komisyonca teklifi eksik olan istekliye tamamlattırılabilir.

Görülen eksiklikler, istekliler tarafından komisyonca belirtilen süre içinde tamamlanmadığı takdirde teklifler geçersiz sayılır.

Ancak teklife yapıştırılması gerekli olan pullardaki eksiklikler, istekli komisyonda hazır değilse bile eksik pul komisyonca yapıştırılmak suretiyle teklif geçerli sayılır.

g) Kapalı teklif usulünde tek teklif olması durumunda uygulanacak husus

Kapalı teklif usulüne göre yapılan ihalelerde, tek teklif alınması ve teklif edilen bu bedelin komisyonca uygun görülmemesi veya yeniden ihaleye çıkılmasında yarar bulunmadığının anlaşılması halinde, madde 10’daki yetkililerden onay almaksızın ve 26 ncı maddenin IV bendinin (c) alt bendinde belirtilen pazarlık yetki limitlerine uyulmaksızın, firma huzurda ise pazarlık yapılır, firmanın huzurda olmaması durumunda ise son fiyatı yazı ile de sorulabilir.

h) Kapalı teklif usulünde aynı fiyat teklif edildiğinde uygulanacak husus

Kapalı teklif usulüne göre yapılan alım veya satımlarda, bir kaç iştirakçi tarafından aynı fiyat teklif edildiği ve bu teklifler uygun bulunduğu taktirde; komisyonca aynı fiyat verenlerden ikinci bir yazılı teklif alınır ve bunlardan uygun fiyat verene ihale edilir. Şayet yine aynı fiyat verilirse bu kez ad çekme ile ihale sonuçlandırılır.

II- Belli İstekliler Arasında Kapalı Teklif Usulü

Bu usulde, ihtiyaç duyulan bir malzeme veya iş, teknik liyakat ve yetenekleri bilinen belli firmalarca imal edildiği, satıldığı, pazarlandığı bilindiği taktirde madde 10’da belirtilen yetkililerin onayı ile söz konusu firmalardan kapalı teklif almak suretiyle, gerekli görülen alım, satım ve ihalelerde uygulanır.

a) Ehliyet belgeleri, müteahhit karneleri, mali yeterlilik, iş durumları ve mamülleri gözönünde tutularak teklif istenecek firmaların veya uzmanların isimleri, madde 10’da belirtilen yetkililerin onayı ile tesbit edilir.

b) Belli isteklilerden alınan kapalı teklif için hazırlanacak şartname dosyası (varsa) en az üç firmaya gönderilir.

c) Bu usûlde de teminat, diğer usüllerdeki şartlara göre istenir.

d) Belli isteklilerden alınan kapalı teklif usulü, gerek iç, gerekse dış piyasadan yapılacak alım ve satımlar için uygulanır. Bununla beraber belli isteklilerden alınan kapalı teklif usulü uygulamasından evvel, firmaları bir ön seçime tabi tutmak için gerek görüldüğü takdirde gazete ve diğer ilan yollarına başvurularak, firmalardan kendilerini, mal veya hizmetlerini tanıtmaları maksadıyla fiyatsız teklifler alınabilir.

e) Belli isteklilerden alınan kapalı teklif usulünde; teklif zarflarının hazırlanması ve verilmesi, oturum ve zarfların açılması, sonuçların hazırlanması ve diğer hususlar kapalı teklif usulündeki gibidir.

III- Açık Eksiltme veya Artırma Usulü

Kapalı teklif veya belli isteklilerden alınan kapalı teklif alma usülleri ile sonuçlandırılamayan veya bu usûllerle sonuçlandırılmasında fayda umulmayan, alım ve satımlar için madde 10’da belirlenen yetkililerin onayı ile, aynı maddede belirtilen parasal yetkilerin yarısı kadar olan alım, satım ve ihale işlerinde açık eksiltme veya artırma usulü uygulanır.

Bu usülde mümkünse muhammen bedel tesbit edilerek ihaleye çıkılır. Bu bedel ve diğer hususlar ihale izninde belirtilir.

a) Açık eksiltme veya artırmanın nasıl yapılacağı

Bu usulde iştirakçiler, tekliflerini genellikle sözlü olarak komisyona bildirirler. Bu türlü teklifler pey sürme olarak adlandırılırlar. İsteklilerin açık eksiltme veya artırmanın yapılacağı yere istenilen teminat ve belgelerle gelmesi gerekir.

Bizzat iştiraki mümkün olmayan istekli veya istekliler peylerini istenilen teminat ve belgelerini mektupla eksiltme ve artırmanın yapılacağı gün ve saate kadar komisyona gönderebilirler.

Komisyonca daha evvel şartnamesinde belirlenmiş ve ilan usullerinden biri veya bir kaçı ile ilgililere duyurulmuş olan firmalar, açık eksiltme veya artırmanın yapılacağı gün veya saatte komisyon toplantı salonuna çağırılırlar.

Eksiltme veya artırmaya girebilme şartlarından, öngörülen belgelerin tamam olup olmadıkları incelenir. Teminat ve belgeleri eksiksiz olan isteklilerin isim ve adresleri sırayla yazılarak, kaç kişi oldukları bir tutanakla tesbit edilir.

İstenilen teminat ve belgeleri yetersiz olan istekliler oturumdan çıkarılır ve durum bir tutanakla tesbit edilir.

Oturuma katılmaları uygun görülenlere eksiltme veya artırmaya ilişkin şartname okunur, anlaşılmamış bir husus varsa komisyonca açıklanır. Şartname hükümlerini tamamen bildikleri ve bu hükümleri aynen kabul ettiklerine ilişkin bir not şartnamenin son bölümüne yazılarak, her istekliye ayrı ayrı imza ettirilir.

Tutanaktaki sıraya göre her iştirakçiye (şartnamesinde her hangi bir hüküm bulunmadığı taktirde), mal veya hizmetin teslim veya tesellüm yeri ile süresi, birer birer sorulup tutanak daki isimlerin yanına yazılır.

Bu işlemden sonra tutanakdaki sıraya göre fiyat vermeleri istenir. Verilen fiyatlar komisyonca tutulacak açık eksiltme veya artırma tutanağına yazı ile geçirilir.

Fiyat vermekten çekilen iştirakçinin çekildiğine dair son verdiği fiyatın karşısına “çekildim” notu yazılır ve imzası alınmak suretiyle ihaleden çıkarılır.

Eksiltmede en düşük, artırmada ise en yüksek fiyatı veren tek iştirakçi kalıncaya kadar bu işleme devam edilir.

b) Açık eksiltme veya artırma usulünde mektupla teklif verildiğinde uygulanacak husus

Mektupla teklif alındığında, komisyonca eksiltmede en düşük, artırmada ise en yüksek fiyat oluşana kadar teklif mektupları açılmaz.

Eksiltmede en düşük, artırma en yüksek fiyat oluşunca teklif mektup veya mektupları açılır. Teminat ve belgeleri incelenir. Şartname hükümlerini kabul edip etmedikleri aranır, bu hususlar tamam ise fiyatlara bakılır.

Açık eksiltmede, mektuptaki fiyat eksiltmede oluşan en düşük fiyattan pahalı ise hakkını kaybetmiş sayılır ve tutanağa geçirilir. Şayet düşük ise eksiltme anında en düşük fiyatı veren iştirakçiye yeniden teklif hakkı tanınır. Bu iştirakçi gönderilen mektuptan çıkan teklifide kırdığı taktirde ihaleyi kazanır, kırmaz ise eksiltmeden çekilir. Bu takdirde (fiyat layık hadde görülürse) ihale mektuptan çıkan teklif sahibine kalır.

Açık artırmada da bu işlemin en yüksek fiyat veren iştirakçiye nazaran mektuptan çıkacak teklifin daha yüksek olması halinde, bu fiyatı artırıp artırmayacağı hususunda, artırmada en yüksek fiyatı veren iştirakçiye pey sürme hakkı verilir. Artırdığı takdirde işi alacağı, aksi halde artırmadan çekileceği ve işin mektupla pey sürmüş olan iştirakçide kalacağı ortaya çıkar.

c) Açık eksiltme veya artırma usulünde diğer hususlar

1) Eksiltmede en düşük, artırmada en yüksek fiyatı veren tek iştirakçi kaldığında, işin oluşan bu fiyatla kabul edildiğine dair tutanak iştirakçiye imzalatılır.

2) Eksiltme veya artırmada, müracaat tek ise veya muhtelif nedenlerle ihale dışı bırakılan firmalardan sonra tek firma kaldığı takdirde, komisyon pazarlık yapar. Bu durumda madde 10’daki yetkililerden onay almaya ve 26 ncı maddenin IV’üncü bendinin (c) alt bendinde belirtilen yetki limitlerine uyulmasına gerek yoktur.

3) Eksiltme veya artırmada tek müracaat mektupla yapılmış ise ihale edip etmemekte komisyon serbesttir.

4) Eksiltmede verilen en düşük, artırmada verilen en yüksek fiyat komisyonca yeterli görüldüğü takdirde işin, en uygun teklifi veren iştirakçiye ihalesi kararlaştırılır.

IV - Pazarlık Usulü

a) Pazarlık usulü ile ihale

Pazarlık usulü ile yapılan ihalelerde teklif alınması belli bir şekle bağlı değildir. İhaleler komisyon tarafından işin nitelik ve gereğine göre, bir veya daha fazla istekliden yazılı veya sözlü teklif almak ve bedel üzerinde anlaşmak suretiyle yapılır.

b) Pazarlık usulünün uygulanabileceği durumlar

Alım, satım ve ihalenin pazarlıkla yapılabilmesi için aşağıdaki durumlardan en az birinin bulunması zorunludur.

1) Kapalı teklif usulü, belli isteklilerden alınan kapalı teklif usulü ile açık eksiltme veya artırma usullerinden herhangi biri ile yapılan ihalelerden sonuç alınamaması,

2) 26 ncı maddenin I inci bendinin (g) alt bendi, II nci bendinin (e) alt bendi ve III üncü bendinin (c) alt bendinin (2) nci alt bendinde belirtilen; kapalı teklif, belli istekliler arasında kapalı teklif ve açık eksiltme veya artırma usûllerinden birinde, tek firma iştirak ettiğinde veya herhangi bir nedenle tek firma kaldığı taktirde, komisyon isterse, madde 10’da belirtilen yetkililerden onay almaksızın ve 26 ncı maddenin IV üncü bendinin (c) alt bendinde belirtilen yetki limitlerine uymaksızın kalan firma ile pazarlık yapabilir.

3) Yalnız bir satıcının veya alıcının olduğunun bilinmesi,

4) Sözleşmenin bozulması nedeniyle, yeniden yapılacak ihalenin sonuçlanmasına kadar geçecek süre içindeki ihtiyaç maddelerinin alımı, .

5) Milli güvenlik nedeniyle gizli tutulması zorunluluğu Bakanlar Kurulunca kabul edilen işler,

6) Malzeme, iş ve hizmetin özelliği veya önemi itibariyle, satın alınanın belirli bir yükleniciden yapılmasının lüzumu, malzeme iş ve hizmetin eksiltmeye konulmasında fayda görülmemesi.

c) Pazarlık yetki limitleri

Bu usûlde yapılacak alım satım ve ihale işleri için madde 10’da belirlenen yetkilerin yarısı kadar izin ve onay verilir.

d)Pazarlık usulünde oturum

Komisyonca daha önce şartnamesinde belirlenmiş ve ilan şekillerinden biri veya birkaçı ile isteklilere duyurularak pazarlığın yapılacağı gün ve saatte oturuma geçilir.

Oturumun yeri, komisyonun alışılagelmiş toplantı yeri olabileceği gibi, parasal değeri küçük veya tek kimse olan işlerde, komisyonun satıcı veya alıcının ticaret yerine giderek pazarlık yapması şeklinde uygulanabilir.

Bu usulde; pazarlık yapılacak satıcı veya alıcılar, komisyon huzuruna alınarak pazarlık yapılır. Komisyon toplantısına alınan istekli veya isteklilerden pazarlık usulü eksiltme veya artırmaya girebilme koşullarında, şartnamesinde sayılan belgeler ve teminat istenilmiş ise kendilerinden alınarak tamam olup olmadıkları incelenir ve pazarlık tutanağına geçilir. Verdikleri belgeler eksiksiz olan istekli veya isteklilere pazarlık şartnamesi okunarak anlaşılmayan hususlar varsa açıklanır. Şartnameyi aynen kabul ettiklerine dair bir not yazılarak pazarlığa başlanmadan önce her istekliye ayrı ayrı imza ettirilir. Şartnamesinde herhangi bir hüküm bulunmadığı takdirde, her istekliden malın veya hizmetin teslim yeri ile süresi pazarlığa başlamadan önce sorularak pazarlık tutanağına yazılır.

Bu işlemden sonra komisyon her iştirakçi ile ayrı ayrı pazarlık eder. Pazarlık sırasında her iştirakçinin vereceği ilk ve son fiyatlar pazarlık tutanağına yazılır. Son verdikleri fiyat- ların yanma işi kabul ettikleri yazılmak suretiyle imzaları alınır.

Bu usulde komisyon başkam iştirakçilerle ayrı ayn konuşarak satın almalarda daha ucuza almak için fiyatı kırdırmak, satışlarda ise daha yüksek Fiyata satabilmek için fiyatı artırmak üzere çaba gösterir.

Alımlarda en düşük, satımlarda ise en yüksek fiyat ve uygun koşullan teklif eden iştirakçi komisyonca seçilir ve bu fiyat ve koşullar uygun düzeyde görülürse işin ihalesine karar verilir.

V - Mutemet Eliyle Alım Usulü

Mutemet eliyle alım usulü, talep tutan olarak bu Yönetmeliğin 10 uncu maddesinde belirlenen Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanlığına verilecek yetki sınırları içerisinde kalan malzemelerin alımında uygulanır.

Bu usülde şartname dosyası hazırlanmasına, ilan verilmesine ve komisyon kararına gerek yoktur.

Bu işleri yapacak mutemedi Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanı seçer. Gerek görürse, mutemedi bir uzman veya örnek ile, şayet alınacak malı biliyorsa yalnız başına piyasaya gönderir. Bu usulde alınan malın bedeli mutemetçe döner iş avansından ödenebilir.

Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanınca seçilen mutemet; Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanlığının yetkisinin % 3 (yüzdeüç)e kadar olan alımlarda firmalardan teklif almasına gerek kalmaksızın piyasa soruşturması yapmak suretiyle, tespit edilen fiyatları mukayese cetveline geçerek en uygun nitelikli malı bulur ve alır.

Mutemet eliyle alım usulünün uygulanması;

1) Talep tutarı Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanının yetkisinin % 3 (yüzdeüç) ünden fazla ise tayin edilen mutemet enaz 3 (üç) firmadan (varsa) belli şartları ihtiva eden yazılı fiyat teklifi almak suretiyle, alınan teklifleri mukayese cetveline yazarak; mutemet, Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanlığı Şube Müdürlerinden biri ve gerektiğinde uzmanın imzasını müteakip, Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanının olurunu müteakip söz konusu mal veya hizmet satın alınır veya yaptırılır.

2) Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanlığının alım yetkisinde olupta piyasada bulunamayan her türlü malzemenin temini için firmalardan yazıyla veya faksla teklif istenebilir.

3) İaşe maddesi için alınan teklifleri; “İaşe Yönetmeliği” gereğince piyasaya giden elemanlarca isteğe uygun maddenin alındığına dair notun imzalanması suretiyle mahallinde değerlendirilerek Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanının onayına sunulur.

4) Mutemet eliyle alınan malzeme faturalarına “yapılan harcama uygundur” notu yazılarak Komisyon Başkanı ile Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanınca imzalanarak ilgili yerlere gönderilir.

5) Bu usülle alınması uygun görülen malzemelerin siparişi, sözle veya yazılı olarak yapılabilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Tekliflerin İncelenmesi ve İhale Kararları

Tekliflerin incelenmesi ve ihale kararlarının alınması

Alım, Satım ve İhale Komisyonları ile Teklif İnceleme Komisyonlarının teklifleri incelemesi ve kararların alınması:

a) Alım, Satım ve İhale Komisyonları; İhaleye katılan, isteklilerin tekliflerinin ana hatlarını, ihale bedelini, şartlarım, teslim yerini ve sürelerini belirten bir tutanak düzenlerler. Alınan tekliflerin incelenmesinin gerekli görüldüğü taktirde, konunun özelliğine göre komisyon başkanınca kurulacak bir alt komisyona veya ihtiyaç sahibi iş yerlerine teklif inceletmesi yaptırılır.

b) İncelenmek üzere gönderilen teklifler (geçerlilik süresi dikkate alınarak), incelenmesine müteakip sonuç bir rapor halinde, Alım, Satım ve İhale Komisyonunda karar alınmak üzere Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanlığına gönderilir.

c) İncelemeden gelen teklifler, Alım, Satım ve İhale Komisyonunda tekrar incelenerek en uygun teklif için ihale kararı alınır.

d) İhale onaylanıp kesinleşmeden önce hiç bir teklif sahibine değerlendirme sonuçları ve durumu hakkında bilgi verilmez. Teklif sahipleri ne maksatla olursa olsun, teklif inceleme komisyonu başkanı veya üyeleriyle temas edemez.

Kararlarda belirtilmesi gereken hususlar

İhale kararında;

a) İhale konusu malzemenin veya işin cinsi, miktarı ve özelliği,

b) İhale tarihi ve saati,

c) İhaleye kaç firmanın iştirak ettiği,

d) Firmaların teklif ettikleri fiyatlar,

e) Tekliflerin geçerli olup olmadıkları,

f) İhale gerekçesi,

g) İhale edilen firma,

h) İhale bedeli ve ödeme şekli,

ı) İhale edilen malzemenin veya işin teslim ve muayene yeri,

j) İhale edilen malzemenin veya işin teslim süresi ve şekli,

k) Sipariş şekli,

gibi hususlara yer verilir.

İhale komisyonlarınca alınan kararlar, komisyon başkam ve üyelerinin adları, soyadları ve esas görevleri belirtilerek imzalanır.

Tekliflerin açılmasından sonraki değişiklikler

Teklif fiyatlarında veya koşullarında, tekliflerin açılmasından sonra kesin olarak, hiçbir artırma, indirme, miktar azaltma veya herhangi bir değişikliğe izin verilmez.

Ancak tekliflerin incelenmesinde firmalardan tamamlayıcı bilgi istemek zorunluluğu duyulduğunda, komisyonlar iştirakçilerden açıklayıcı bilgi isteyebilirler.

Bu açıklamalarda kesinlikle teklifin özü veya verilen fiyat değiştirilmez.

Tekliflerden geri dönülememesi

Teklif zarfları açıldıktan veya fiyatlar saptandıktan sonra iştirakçiler şartnamede kayıtlı opsiyon süresi içinde tekliflerinden geri dönemezler.

Fesih kararları

Fesih kararları

a) İhalenin feshi

Bu Yönetmelik hükmüne göre, yetkili makam ve organlar tarafından açılan eksiltme veya artırma sonucunda fiyatların beklenen düzeyde veya serbest rekabetin oluşmadığı kanısına varılması veyahut şartname esaslarına uygun teklif alınmamış olması durumunda, açılan eksiltme veya artırmanın feshine karar verilebilir.

Eksiltme veya artırma aynı yöntemle yenilenebileceği gibi, daha uygun olacağı kanısına varıldığı takdirde başka bir eksiltme veya artırma yolu ile de yeniden alım veya satıma çıkabilir.

Söz konusu malın, hizmetin veya malzemenin alım ve satımına ihtiyaç kalmamışsa alım ve satımdan vazgeçilebilir.

İhaleye konulan iş, ihaleden kaldırıldığı takdirde, ihaleye iştirak eden firmalar hiç bir surette zarar ve ziyan tesbitinde bulunamazlar.

b) İhale kararının feshi

Üzerinde ihale kalan firma, sözleşmeye davet edilmişken herhangi bir sebeple ihaleye çıkılan malzemeye ihtiyacın kalmadığı ortaya çıkarsa, söz konusu firma ile karşılıklı mutabakata varmak suretiyle sipariş iptal edilebilir.

İhale serbestisi

Şirket; 2886 sayılı Devlet İhale Kanununa tabi olmayıp, eksiltme veya artırma konusu olan işi, ihale edip etmemekte veya bir bölümünü ihale etmekte ve dilediği iştirakçiye ihale etmekte tamamen serbesttir.

Bu madde hükmünün yapılan ilanlara, artırma ve eksiltme şartnamelerine konulması zorunludur.

İhale kararının yükleniciye bildirilmesi

İhalenin yapıldığı tarihten itibaren, şartnamesinde yazılı ihale tebliğ süresi içinde (obsiyon süresi) kalmak şartıyla, kararın onaylandığı günden itibaren en geç 7 (yedi) iş gününde ihale üzerinde kalan yükleniciye veya vekiline veya Türkiye temsilcisine, imzası alınmak suretiyle veya faksla veya iadeli taahhütlü mektupla bildirilir.

Bildirim iadeli taahhütlü mektupla yapılırsa, mektubun firmanın eline geçtiğini belgeleyen alındı belgesinin tarihi, kararın istekliye tebliğ tarihi sayılır.

DÖRDÜNCÜ KISIM

Sözleşme

BİRİNCİ BÖLÜM

Sözleşmenin Hazırlanması ve Uygulanması

İhalenin sözleşmeye bağlanması

Bu Yönetmelikte belirtilen özel haller ile 36 ncı maddenin (a) bendinde belirtilen hususların dışındaki ihaleler, genellikle bir sözleşmeye bağlanır.

Sözleşmeler; Komisyon Başkanı ile Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanınca, gaybubetlerinde ise vekillerince imzalanır.

Sözleşme yapma süresi

Madde 34’de belirtildiği şekilde, ihalenin yükleniciye tebliğ tarihinden itibaren tatil günleri dışında kalan 10 (on) gün veya şartnamede yazılı süre içinde yüklenici şirkete başvurarak varsa geçici teminatını kesin teminata çevirerek hazırlanan sözleşmeyi imzalamak zorundadır. Bu süre zaruret halinde Komisyon Başkanı veya Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanınca, gaybubetlerinde vekillerince en çok 10 (On) gün daha uzatılabilir.

Yüklenicilerle akdedilen sözleşmenin uygulanmasında ve fesih halinde öncelikle sözleşme hükümlerine, sözleşmede hüküm bulunmaması halinde. Borçlar Kanunu ve diğer merii mevzuata göre işlem yapılır.

Yapılacak sözleşme türleri ve diğer hususlar

Yapılacak sözleşmeler ve uygulanacak hususlar aşağıda belirtilmiştir.

a) Madde 8’de belirtilen özellik arzeden işler ile alım, satım ve ihale izninde veya ihale onayında belirtmek şartıyla diğer işlerde de, sipariş mektubuyla, faksla veya telgrafla siparişe bağlanabileceği gibi noter lastiksiz (adi sözleşme) sözleşme yapmak suretiyle de siparişe bağlanır.

b) Sözleşme yapma süresi içinde (zaruret halindeki ek süre dahil) taahüdün şartname hükümlerine göre yerine getirilmesi halinde, sözleşme yapılması ve kesin teminat alınması zorunlu değildir. Bu durumda siparişe ait kanuni damga vergisinin tamamı yükleniciden alınır veya faturasından mahsup edilir.

c) Madde 36’mn (b) bendi gereğince teslim edilen malzemenin istenilen özellikte olmadığı tespit edildiği taktirde, bu durumun yükleniciye bildirilmesine müteakip kesin teminat alınarak sözleşme yapılır.

d) Garanti süresi olan malzemelerde behemehal sözleşme yapılır.

Sözleşme yapılmaması hallerinde uygulanacak hükümler

Yüklenici, madde 36’nın (a) ve (b) bentlerinde belirtilen hususlara riayet etmediği taktirde protesto çekmeğe ve yargı kararı almaya gerek kalmaksızın, kendisine ihalesi kararlaştırılan kısma isabet eden miktarı değil, ihale için yatırılmış olan geçici teminatın tamamı gelir kaydedilir.

Sözleşme hükümlerinin yerine getirilmemesi

Sözleşme hükümlerinin yerine getirilmemesi hallerinde aşağıda belirtilen hususlar uygulanır.

a) Sözleşmenin imzalanmasından sonra, yüklenici sözleşme hükümlerine kısmen veya tamamen uymaz veya yükümlülüğünü yerine getirmezse 10 (on) gün süreli ve nedenleri açıkça belirtilen protestoya rağmen, aynı durumun devam etmesi halinde, ayrıca ikinci bir protesto çekmeye ve yargı kararı almaya gerek kalmaksızın sözleşme fesh edilir. Kesin teminatın tamamı gelir kaydedilerek, durum yükleniciye bir yazı ile bildirilir.

b) Madde 38’in (a) bendi gereğince sözleşmenin fesh edildiği ve ihtiyaç devam ettiği taktirde, yükümlülüğün yerine getirilmeyen bölümü, feshin yükleniciye tebliğ tarihinden itibaren 1 (bir) ay içinde ve bir defaya mahsus olmak üzere yüklenicinin nam ve hesabına şirketçe yeniden yükümlülüğün yerine getirilmesine ait sözleşmedeki süre ve bedel unsuru hariç olmak üzere sözleşme konusu iş, ihaleye çıkış şartlarıyla, açık artırma veya eksiltmeye konulmak üzere ilan edilir.

Bu şekilde yüklenici nam ve hesabına yapılan ihaleye, birinci yüklenici iştirak edemez.

Açık artırma veya eksiltmeye tahammülü olmayan ivedi durumlarda veya ikinci artırma veya eksiltme yapılıncaya kadar geçecek süre zarfında gerekli ihtiyaç pazarlıkla karşılanır.

Bu suretle yapılan açık artırma veya eksiltmelerden doğacak zararların teminattan fazla kalan miktarı birinci yükleniciden hükmen alınır.

Bu madde yurt dışı alım ve satımları için uygulanmaz. Sözleşmesindeki ihtilaf hükümlerine göre işlem yapılır.

c) Yüklenici iflas ederse, sözleşme fesh edilerek kati teminatı irad kaydedilir. Sözleşme hükümlerinden oluşan borç ve alacaklar, Borçlar Kanununun Genel Hükümlerine göre tasfiye edilir.

d) Yüklenicinin ölümü halinde kesin teminatı ve varsa sair alacakları varislerine verilerek sözleşme feshedilir. Ancak şirketin uygun görmesi halinde varislerden istekli olanlara ölüm tarihinden itibaren 30 (otuz) gün içinde kesin teminat verilmesi şartıyla sözleşmeyi devredebilir.

e) Yüklenici sözleşmenin yerine getirilmesine engel olacak derecede tutuklandığı veya' hürriyeti bağlayıcı bir ceza nedeniyle taahhüdünü yapamıyacak bir duruma girerse, şirketin kabul edeceği bir vekil göstermek suretiyle işe devam edebilir. Aksi halde sözleşme fesh edilir ve yalnız vermiş bulunduğu kadar kati teminatı gelir kaydedilerek, sözleşme hükümlerinden oluşan borç ve alacaklar, Borçlar Kanununun genel hükümlerine göre tasfiye edilir.

Sözleşmenin devri

Sözleşmeye bağlanan iş veya hizmet, şirketin muvafakati olmadıkça başkasına devredilemez. Aksi taktirde sözleşme fesh edilerek madde 38’in (b) bendi hükümleri uygulanır.

Sözleşme masrafları ve diğer vergiler

İhale kararına ait damga vergisinin tamamı şirkete, sözleşmeye ait damga vergisi, noterlikçe alınan harç, resim ile her türlü vergi ve benzeri diğer giderler yükleniciye aittir.

İKİNCİ BÖLÜM

Sözleşme Süresi ve Uzatımı

Süre uzatımı verilecek haller ve şartlar

Sözleşmenin süresi aşağıda belirtilen şekilde uzatılır

a) Cezasız süre uzatımı verilecek haller

Aşağıdaki zorlayıcı sebeblerin meydana gelmesinde, zorlayıcı sebebin devamı kadar teslim süresi cezasız olarak uzatılır.

1) Şirketin sebebiyet verdiği haller,

2) Tabii afetler,

3) Kanuni grev, bulaşıcı hastalıklar, kısmi ve genel seferberlik ilanı gibi sebepler,

4) Yukarıdaki hallerin dışında yüklenicinin sebep olmadığı, resmi makamlarca (Ticaret, Sanayii ve Meslek Odaları dahil) belgelendirilmiş ve şirketçe kabul edilebilir diğer sebepler.

b) Cezalı süre uzatımı

1) Yüklenici tarafından bu maddenin (a) bendindeki zorlayıcı hususların dışında herhangi bir nedenle malzemenin veya işin bir bölümünün veya tamamının normal teslim veya yapım süresi içinde teslim edilmemesi veya yapılmaması durumunda, yüklenici müracaat ettiğinde ve komisyonca da uygun görüldüğünde, beher gün için teslim edilen malzemenin veya yapılan işin tutarının % 02’si (bindeiki) oranında ceza almak suretiyle sözleşmedeki teslim veya yapım süresi cezalı olarak uzatılabilir.

2) Sözleşmenin feshi hakkında, yükleniciye protesto çekilmesine müteakip 10 (on) gün içinde uygun malzeme teslim edilir veya iş yapılırsa, komisyon kararına gerek kalmaksızın geç teslim veya yapılan ve her bir gün için % 02 (bindeiki) oranında ceza kesilmek suretiyle teslim alınır.

3) Yüklenici, normal teslim veya protesto süresi içerisinde müracaat etmez veya müracaat etmesine rağmen komisyonca cezalı süre verilmezse, yahut protesto süresi içinde yükümlülüğünü yerine getirmezse, Yönetmeliğin 38’inci maddenin (b) bendi uygulanır.

Tolerans dışı fazla teslimlerde uygulanacak hükümler

Sözleşmede belirtilen tolerans miktarının üzerindeki fazla teslimlerde;

a) 41 inci maddenin (b) bendinin (1) ve (2) nci alt bendleri uyarınca, cezalı süre içerisinde teslim edilen miktarlardan; tolerans dahilindeki miktarlara ceza kesilir.

b) 41 inci maddenin (b) bendinin (1) ve (2) nci alt bendleri uyarınca, cezalı süre içerisinde teslim edilen tolerans dışı fazla teslim edilen miktarları teslim alıp almamakta Şirket serbest olup, şayet alınmasına karar verilmiş ise bu tolerans dışı fazla miktarlara ceza kesilmez.

c) Tolerans dışı teslim edilen malzemelerden % 5 (yüzdebeş)’e kadar olan fazlalıklar madde 10’da belirtilen parasal yetki limitini aşmamak şartıyla Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanının onayı ile diğer fazlalıklar Komisyonca karara bağlanır.

Affedilecek cezalar

Madde 41’in (b) bendinin (1) veya (2)’nci alt bendleri gereği kesilen cezaların toplamı her yıl Yönetim Kurulunca belirlenen affedilecek ceza miktarını geçmediği taktirde ceza kesilmez, aksi taktirde tamamı kesilir.

Sürelerin hesabı

Bu Yönetmelikde yazılı sürelerin hesaplanmasında, hüküm bulunmayan hallerde, Borçlar Kanunu hükümleri uygulanır.

BEŞİNCİ KISIM

İhale İşlerinde Gizlilik ve Yasaklar

Gizlilik

Şirketin ihale edeceği mal ve hizmetlere ait firmalardan gelecek teklif mektupları, proforma faturalar ve bunlar üzerinde verilecek kararlar, yapılacak yazışmalar gizlidir. Bu işlemler ile ilgili hususları açıklayan ve gizlilik icaplarına uymayan şirket personeli, menfaat karşılığı olmasa dahi, Şirket Personel Yönetmeliği, toplu sözleşme ve ilgili kanun hükümlerine göre cezalandırılır.

Yasaklar

İhale işlemlerinin hazırlanması, yürütülmesi ve sonuçlandırılması sırasında;

a) İhale işlemlerinin hazırlanması, yürütülmesi ve sonuçlandırılması sırasında, hile, desise, vait, tehdit, nüfuz kullanma ve çıkar sağlama suretiyle veya başka yollarla ihaleye ilişkin işlemlere fesat karıştırmak veya buna teşebbüs etmek,

b) Açık teklif ve pazarlık usulü ile yapılan ihalelerde, isteklileri tereddüte düşürecek veya rağbeti kıracak söz söylemek ve istekliler arasında anlaşmaya çağrıyı ima edecek işaret ve davranışlarda bulunmak veya ihalenin doğruluğunu bozacak biçimde görüşme ve tartışma yapmak,

c) İhale işlemlerinde sahte belge veya sahte teminat kullanmak veya kullanmaya teşebbüs etmek, taahhüdünü kötü niyetle yerine getirmemek, taahhüdünü yerine getirirken idareye zarar verecek işler yapmak veya işin yapılması ve teslimi sırasında hileli malzeme, araç veya usuller koymak,

yasaktır.

d) İhale işlemlerinin hazırlanması, yürütülmesi ve sonuçlandırılması sırasında bu maddenin (a), (b) ve (c) bendlerinde belirtilen fiil ve davranışlarda, bulundukları anlaşılanlara; ihale safhasında vaki olmuşsa komisyonca, o ihaleye iştirak ettirilmeyecekleri gibi fiil ve davranışların özelliğine göre, haklarında bir yıla kadar bütün ihalelere katılmaktan yasaklama kararı verilir.

Haklarında bu yolda işlem yapılanların, sermayesinin çoğunluğuna sahip bulunduğu tesbit edilen tüzel kişilerede aynı müeyyide uygulanır.

ALTINCI KISIM

Diğer Hususlar

Teslim alma ve muayene işlemleri

Teslim edilen mal, hizmet ve malzemeler “Teslim Alma Yönetmeliği” esaslarına göre teslim alınır. Teslim alınan mal, hizmet ve malzemenin muayenesi ise “Kalite Kontrol Yönetmeliği”ne göre yapılır. Teslim edilen mal, hizmet veya yapılan işin muayene ve kesin kabul işlemleri, teslim edildikleri tarihten itibaren en geç 8 (sekiz) gün içinde yapılır. Şayet teslim edilen mal ve hizmet istenilen evsafta değilse, bu süre içinde durum yükleniciye bildirilir.

Yüklenici muayene sonucuna itiraz ederse; kendisinin de iştirak ettiği taktirde huzurda, etmediği taktirde ise gıyabında ikinci muayene yapılır ve bu muayene sonucu kesindir.

Tebligat

Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yapılacak tebliğler hakkında “Tebligat Kanunu” hükümleri uygulanır.

Yönetmelikte hüküm bulunmayan hususlar

Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hususlarda, “Borçlar Kanunu ile Türk Ticaret Kanunu ve Meri Mevzuat”ın ilgili hükümleri uygulanır.

Kaldırılan hükümler

Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihte TÜDEMSAŞ Yönetim Kurulunun 14/12/1988 tarih ve 13/69 sayılı kararı ile kabul edilen Alım, Satım ve İhale Yönetmeliği ve buna bağlı olarak yayımlanan her türlü kararlar ve emirler yürürlükten kaldırılmıştır.

Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce başlamış olan işler ilgili olduğu Yönetmelik ve usüllerine göre sonuçlandırılır.