Adli Sicil ve İstatistik Genel Müdürlüğü İmza Yetkileri Yönergesi

BİRİNCİ BÖLÜM

Genel Esaslar

Amaç

(1) Bu Yönergenin amacı; Adli Sicil ve İstatistik Genel Müdürlüğünde her bir iş için imzaya yetkili görevlilerin belirlenmesi suretiyle standardın sağlanması, süreçlerin kısaltılıp hızlandırılması ve bu suretle hizmetlerin daha etkin, verimli sunulabilmesidir.

Kapsam

(1) Bu Yönerge Adli Sicil ve İstatistik Genel Müdürü, Genel Müdür Yardımcıları, Daire Başkanları ve Tetkik Hâkimlerinin imza yetkilerinin ilke ve usullerini kapsar.

Dayanak

(1) Bu Yönerge, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 60 ve 5436 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılması Hakkında Kanunun 15. maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

(1) Bu Yönergede yer alan;

Bakan: Adalet Bakanını,

Bakan Yardımcısı: Adalet Bakanlığı Bakan Yardımcısını,

Müsteşar: Adalet Bakanlığı Müsteşarını,

Müsteşar Yardımcısı: Adalet Bakanlığı Müsteşar Yardımcısını,

Genel Müdürlük : Adli Sicil ve İstatistik Genel Müdürlüğünü,

Genel Müdür: Adli Sicil ve İstatistik Genel Müdürünü,

Genel Müdür Yardımcısı : Genel Müdürlük Genel Müdür Yardımcılarını,

Daire Başkanı: Genel Müdürlük Daire Başkanlarını,

Tetkik Hâkimi: Genel Müdürlük Tetkik Hâkimlerini,

UYAP: Ulusal Yargı Ağı Projesini,

DYS: Doküman Yönetim Sistemini ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

İmza Yetkisi

Yetkililer

(1) Genel Müdürlükte imza yetkisi,

a) Genel Müdür,

b) Genel Müdür Yardımcıları,

c) Daire Başkanları,

d) Tetkik Hâkimleri,

e) Şube Müdürleri tarafından kullanılır.

İlke ve Usuller

(1)

a) Hangi evrakın Bakan, Bakan Yardımcısı, Müsteşar ve Müsteşar Yardımcılarına imzaya sunulacağı ilgili mevzuatı uyarınca belirlenecektir. Ayrıca gelen evrakta, evraktaki imza durumu, evrakın gönderildiği kurum ve evrakın önem derecesi dikkate alınacaktır.

b) Devredilen imza yetkisi alt unvandaki yetkiliye devredilemez.

c) İmza yetkisi sorumluluk anlayışı içerisinde doğru ve zamanında kullanılır.

d) Her yetkili imzalayacağı ya da imzaladığı evrak konusunda kendi üstünün bilmesi gereken konuları gecikmeksizin bildirir.

e) DYS üzerinden iş akışı başlatılan evrakın ilgi yazıları ile varsa ekleri de mutlaka sistem üzerinden yazıya eklenir.

f) DYS üzerinden imza için kendisine gelen evrakı iade eden imza yetkilisi, ilgili bölüme iade sebebini açıkça yazar ve evrakı, iş akışını başlatan kişiye değil kendisinden bir alt kademedeki görevliye gönderir.

g) DYS üzerinden iş akışı başlatılırken istisnai haller dışında sıralı imza yetkilileri atlanmaz ve evrak bu Yönergede belirtilen ûnvanda son bulacak şekilde imzaya açılır.

h) DYS üzerinden elektronik imza ile imzalanan ve Bakanlık birimlerine gönderilecek yazılar ayrıca ıslak imzaya açılmaz, fiziki olarak gönderilecekse evrakın ait olduğu şubenin şube müdürü ya da sorumlusu tarafından “Bu yazı elektronik imza ile imzalanmıştır” notu düşülerek imzalanıp mühürlenir.

ı) DYS üzerinden hazırlanan ancak sistem üzerinden değil fiziki olarak gönderilecek yazılar, sıralı imza yetkililerine paraf açılmadan, sadece Yönerge uyarınca bu evrakı muktezaya bağlayacak yetkili tarafından ıslak imzalanır.

i) DYS üzerinden Genel Müdürlüğe gelen evrak iş bölümü çerçevesinde ilgili şube müdürü tarafından görevli şubelere havale edilir. Şube Müdürü, Genel Müdürlüğe sehven geldiği anlaşılan evrakı kayıt işlemi yapmadan iade eder. Diğer evrakı ise ilgili birimlere gönderir. İşin havale edildiği büronun sorumlusu (Şube Müdürü veya Şef) evrakın yanlışlıkla kendi birimine havale edildiğini anlarsa sistem üzerinden iade eder. Görev alanına girip girmediği konusunda tereddüt edilen durumlarda sorumlu birime evrakın gönderilme işlemi fiziki olarak döküm alınıp, evrakın niteliğine göre ilgili amirin havalesiyle yapılır.

j) Gelen Evrak Birimine, fiziki olarak ulaşan evrak, taranıp sisteme aktarıldıktan sonra DYS üzerinden havale edildiği birime teslim edilir. Evrak henüz sistem üzerinden havale edilmemiş ise DYS üzerinden Genel Müdürlüğe gelen evrakı havale etmekle görevlendirilen daire başkanına sunulur ve onun havalesi ile sorumlu birime teslim edilir. DYS üzerinden gelmediği gerekçesiyle evrakın alınmasından sarfınazar edilemez.

k) Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığının 124/1 UYAP konulu genelgesi ve 19/11/2012 tarihli 2012/24429 sayılı genel yazımıza aykırı olarak mahkeme ve savcılıklardan ve taşra teşkilatından Genel Müdürlüğümüze fiziki olarak gönderilen evrak UYAP sistemi üzerinden gönderilmesi için gelen birime iade edilir.

l) Genel Müdürlükteki Genel Müdür Yardımcıları, Daire Başkanları ve Tetkik Hâkimleri arasındaki iş bölümü Genel Müdür tarafından belirlenir.

m) Yetkilinin izin, rapor, geçici görev gibi kanuni mazeretle görevinin başında bulunmadığı durumlarda imza yetkisi:

- Genel Müdürün bulunmadığı durumlarda yetki, Bakanlık Makamının oluru ile vekaletin tevdi edildiği Genel Müdür Yardımcısındadır.

- Genel Müdür Yardımcısının bulunmadığı durumlarda yetki; iş bölümüne göre belirlenen diğer Genel Müdür Yardımcısındadır.

- Daire başkanının bulunmadığı durumlarda yetki; Genel Müdür tarafından yapılan Genel Müdürlük içi görevlendirmede yazılı bulunan daire başkanındadır.

- Adli sicil komisyonuna münhasır işlemlerde daire başkanının bulunmadığı durumlarda yetki, Genel Müdür tarafından yapılan Genel Müdürlük içi görevlendirmede yazılı bulunan daire başkanı ya da iş bölümüne göre belirlenecek tetkik hâkimindedir.

- Gerek adli sicil komisyonuna ilişkin olan ve gerekse diğer bütün işlemlerde, ilgili tetkik hâkiminin bulunmadığı durumda yetki; Genel Müdür tarafından iş bölümünde belirlenen tetkik hâkimindedir.

- Belirtilen sebeplerle görevi başında bulunamayacak yetkililer, yerine bakacak yetkiliyi görevinden ayrılmadan önce mutlaka bilgilendirir, göreve döndüklerinde ise yapılan işlerle ilgili bilgi alır. Yerine bakacak kişinin belirlenmesinde fiili zorluk yaşanması halinde bakacak kişi sıralı amir tarafından belirlenir.

n) Birden fazla daireyi ilgilendiren veya görüşünün alınmasını gerektiren evrakta, ilgili daire başkanı ile birlikte koordine eden daire başkanının da parafı bulunur. Bu uygulama DYS üzerinde her iki daire başkanının da akışta yer alması şeklinde sağlanır. Aynı uygulama tetkik hâkimleri için de yapılır.

o) Bu Yönergede açıklık bulunmayan hallerde evrak imza için bir üst makama sunulur.

p) Mevzuatın bizzat Genel Müdür tarafından imzalanmasını öngördüğü yazılarda imza yetkisinin devri mümkün değildir.

r) Makamdan alınacak olurlar ile Makama yazılacak tüm yazılar sadece Genel Müdür tarafından imzalanır.

s) Yabancı bir dilde yazı yazılması halinde Türkçe çevirisi de imzaya sunulacak ve fiziki olarak saklanacaktır,

t) Bu Yönergenin uygulanması konusunda DYS üzerinde düzeltme yapılması gereken hallerde işlem, birim UYAP sorumlusunca derhal yapılacaktır. DYS üzerinde imza ya da paraf açılacak yetkilinin isminin bulunmaması, işin yapılmaması ya da gecikmesi için mazeret teşkil etmeyecektir,

u) Görev belgesi gibi başka kurumlara sunulan belgeler DYS üzerinde oluşturulacak ve görevliler tarafından paraflanmış ıslak imzalı bir sureti ilgili birimde muhafaza edilecektir.

Genel Müdür Tarafından İmzalanacak Yazılar

(1) Genel Müdür tarafından imzalanacak yazılar:

a) Bakanlık birimlerinden birim amirinin imzası ile gelen yazılara verilecek cevaplar.

b) Bakanlık birimleri ya da diğer kamu idareleriyle işbirliği ya da koordinasyonu sağlama mahiyetindeki yazılar.

c) Dava ya da soruşturmalarla ilgili olarak yargı kurumlarına yazılan yazılar.

d) Cevaplanması talebiyle Genel Müdürlüğümüze doğrudan gönderilen soru önergeleri konusunda ilgili birime yazılan yazılar.

e) Genel Müdürlük mensuplarının kurs, eğitim ya da seminerlere katılımcı ya da eğitici olarak görevlendirilmesine ilişkin yazılar.

f) Bakanlık ya da Müsteşarlık Makamına sunulan olurlar ya da diğer yazılar.

g) Genel Müdürlük personelinin uyması gereken talimatlar ile iç düzenlemeler.

h) Bütçe ve ödenekler ile bununla ilgili konularda diğer Bakanlıklar ile kurumlara yazdan yazılar.

ı) Merkez ve merkez dışı birimlere yönelik duyuru ve genel yazılardan Bakanlık veya Müsteşarlık Makamınca imzalanmayanlar.

ı) Adlı sicil ve istatistikle ilgili olarak merkez ve merkez dışı birimlere verilen görüşlere ilişkin olan yazılar.

j) Milletvekillerinin bilgi edinme başvurularına verilen cevaplar.

k) Kurum içi ve kurumlar arası taşınır devirleri ile hurdaya ayırma ve diğer terkin işlemleri.

l) Genel Müdür Yardımcısı, daire başkanı ve tetkik hâkimlerinin izin taleplerinin onaylanması işlemleri.

Genel Müdür Yardımcısı Tarafından İmzalanacak Yazılar

(1) Genel Müdür Yardımcısı tarafından imzalanacak yazılar:

a) Bakanlık birimlerinden genel müdür yardımcısı veya başkan yardımcısı imzası ile gelen yazılardan 7. madde ile açıkça Genel Müdürün imzalayacağı öngörülmeyenler.

b) Genel Müdürlüğe sehven gelen ve ilgisi nedeniyle iadesi gereken evraka ilişkin yazılar.

c) Naklen, açıktan tayin veya geçici görevlendirme ile göreve başlayanlar ile izin dönüşü göreve başlayanlar hakkında Personel Genel Müdürlüğüne ve Hâkimler ve Savcılar Yüksek Kuruluna yazılan yazılar.

d) Mal bildirimine ilişkin Personel Genel Müdürlüğüne yazılan yazılar.

e) Daire başkanlarının görev belgeleri ve benzeri yazılar.

f) İş bölümüne göre kendisine bağlı bulunan daire başkanı ve tetkik hâkimlerinin izin taleplerinin uygun görülerek Genel Müdürün oluruna arzı.

g) Milletvekilleri tarafından verilenler hariç olmak üzere doğrudan Genel Müdürlüğümüze yapılan bilgi edinme başvurularına verilen cevaplar.

h) İlgili birimlerden Genel Müdürlüğün çalışmalarında ihtiyaç duyulan istatistiklerin istenmesine ilişkin yazılar.

i) Aday memur ve staj işlemleri konusunda Eğitim Dairesi Başkanlığı ile yapılan yazışmalar,

i) Birim taşınır kayıt işlemleri konusunda yapılan yazışmalar.

i) Birim bütçesi ve taşınır işlemleri ile benzeri konulara ilişkin olarak saymanlık ve Genel Müdürlük birimleri ile yazışmalar.

k) Kurum içi ve kurumlar arası taşınır devirleri ile hurdaya ayırma ve diğer terkin işlemlerine ilişkin bildirim yazıları.

l) Adli sicil ve istatistiğe ilişkin olarak merkez ve merkez dışı birimlere verilen görüşlerden daha önce aynı konuda görüş oluşturulmuş olanlara ilişkin yazılar.

m) Harcırah beyannameleri.

n) Personel izin işlemleri konusunda adalet komisyonları ve Cumhuriyet başsavcılıkları ile yapılacak yazışmalar.

o) Genel Müdürlük birimlerine bilgi verilmesine ilişkin iç yazılar.

p) Birim arşiv işlemleri konusunda İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı ile yapılan yazışmalar.

r) UYAP kullanıcı yetkileri ve elektronik imza gibi konularda Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı ile yapılacak yazışmalar.

s) Tetkik hâkimlerinin görev belgeleri ve benzeri yazılar.

Daire Başkanları Tarafından İmzalanacak Yazılar

MADDE 8

(1) Daire başkanları tarafından imzalanacak yazılar:

a) Genel Müdür Yardımcısının görevi başında bulunmadığı hallerde onun imzalayacağı yazılar.

b) Genel Müdürlük birimleri arasında bilgi talebi ya da bir çalışmanın yapılmasının istenmesine ilişkin iç yazılar.

c) Bakanlık birimlerinden bağlı daire başkanı imzası ile gelen yazılardan 7. madde ile açıkça Genel Müdür veya Genel Müdür Yardımcısının imzalayacağı öngörülmeyenler.

d) Adli sicil komisyonunda, komisyon başkanı olarak kendisine tevdii edilen evraklar.

e) Bağlı tüm ûnvanlardaki personelin görev belgeleri ve benzeri yazılar.

f) İştirak edilen toplantı tutanakları.

Tetkik Hâkimleri Tarafından İmzalanacak Yazılar

(1) Tetkik hâkimleri tarafından imzalanacak yazılar:

a) Bağlı tüm ûnvanlardaki personelin izin taleplerinin uygun görülmesi.

b) Bilgi edinme başvurularına verilen cevaplar ve bu cevapların verildiğine dair Müsteşarlık Bilgi Edinme Bürosu ile yapılan yazışmalar.

c) Adli sicil komisyon üyesi olarak yapılan işlemler.

d) İştirak edilen toplantı tutanakları.

e) Adli Sicil işlemlerine ilişkin olarak Cumhuriyet başsavcılıkları ve mahkemeler ile karar isteme ve bildirme fişlerine ilişkin yazışmalar, ceza ve infaz kurumlarında bulunan şahıslara verilen bilgi mahiyetindeki yazılar.

f) Şahısların adli sicil işlemlerine ilişkin taleplerine verilen cevaplar.

g) Talep üzerine kurumumuzca verilen adli sicil kayıtlarının imzalanması.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Son Hükümler

Yazışma Usulü

(1) Yazışmalar, Başbakanlık tarafından yürürlüğe konulan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik" çerçevesinde yapılacaktır.

Yürürlük

(1) Bu Yönerge Müsteşarlık Makamının onayı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

(1) Bu Yönerge hükümlerini Adli Sicil ve İstatistik Genel Müdürü yürütür.