Akdeniz Üniversitesi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği

BİRİNCİ KISIM

Amaç, Kapsam ve Tarifler

Amaç

Bu Yönetmeliğin amacı: Akdeniz Üniversitesi Merkez örgütünün ve bağlı birimlerinin her türlü faaliyetleri sonucu ortaya çıkan, eğitim-öğretim ve araştırma çalışmaları ile ilgili mevcut arşiv malzemesi ile ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tesbit edilmesini, en iyi şartlarda saklanmasını, korunmasını, milli menfaatlere uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve bilimin hizmetinde değerlendirilmelerini, saklanmasında lüzum görülmeyen arşiv malzemesinin ayıklanmasına ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

Bu Yönetmelik Akdeniz Üniversitesi’nin eğitim-öğretim, araştırma ve idare birimleri ile bunlara bağlı sabit ve döner sermayeli kuruluşları kapsar.

Tarifler

Bu Yönetmelikte geçen;

a) Arşiv Malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden onbeş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup ikinci maddede belirtilen Akdeniz Üniversitesi Birimleri ve bunlara bağlı kuruluşların işlemleri sonucunda teşekkül eden ve üniversite tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine, tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak İntikal etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tesbite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlâk, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defler, resim, plân, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film ses ve görüntü bandı, bilgisayar bantları ile bunların kullanılabilirliğini sağlayan dokümantasyonu, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi,

b) Arşivlik Malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyalarını,

c) Birim Arşivi: Akdeniz Üniversitesi birim ve kuruluşlarının görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu birim ve kuruluşların bünyesinde aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini,

d) Üniversite Arşivi: Üniversitenin Rektörlük teşkilatı içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezi arşivi,

e) Üniversite: Akdeniz Üniversitesini,

f) Rektörlük: Akdeniz Üniversitesi Rektörlüğünü,

g) Birimler: Bu Yönetmeliğin ikinci maddesinde belirlilen, Akdeniz Üniversitesinin eğitim-öğretim, araştırma ve idari birimleri ile bunlara bağlı kuruluşlarını ifade eder.

İKİNCİ KISIM

Teşkilat ve Yükümlülükler

Üniversite arşivinin yükümlülükleri

Üniversite arşivinin yükümlülükleri arasında şunlar vardır:

a) Madde 1’de belirtilen amaçlar doğrultusunda muhafazasına lüzum görülmeyen malzemeyi ayıklamak ve imha etmek,

b) Saklanacak arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin uluslararası arşiv standartları ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik’in 4 üncü maddesi hükmünce saklanması ve korunmasını sağlamak,

c) Birim arşivlerini denetlemek,

d) Üniversite bünyesinde kullanılan her türlü formları denetlemek ve kullanılacak kırtasiye malzemeleri konusunda Rektörlüğe öneride bulunmak.

Birim arşivinin yükümlülükleri

Birim Arşivlerinin yükümlülükleri arasında şunlar vardır:

a) Madde 4 (b) bendinde belirtildiği şekilde saklanacak arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin saklanması ve korunmasını sağlamak,

b) Üniversite arşivine devredilecek malzemenin Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in üçüncü kısmındaki hükümlere göre düzenlenmesini sağlamak.

Arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin saklanma süreleri

Üniversite elinde bulunan arşivlik malzeme, birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile; arşiv malzemesi ise üniversite arşivinde 10-14 yıl süre ile saklanır. Arşiv malzemesi içinde hizmet gereği aktivitesini koruyanlar üniversite arşivinde tutulur.

Arşivlerden yararlanma

Üniversitenin yetki ve sorumluluğuna geçmiş olan arşiv malzemesinin aslı hiç bir sebep ve suretle arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilmez. Halen Üniversite arşivlerinde bulunan malzemenin üçüncü kısmındaki hükümler çerçevesinde ilgili birimlere ödünç verilme hakkı saklıdır.

Ancak, Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya İlgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

Üniversiteye ait arşiv malzemesi ile arşivlik malzeme yurtdışına izinsiz çıkarılamaz. Arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin yurtdışına çıkarılabilmesi için gerekli izin Rektörlüğün talebi üzerine Başbakanlıkça verilir.

Yararlanma usul ve esasları

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik’in 10 uncu maddesi gereğince üniversite elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakikî ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesi örneklerinin verilmesi 18/9/1989 tarih ve 20286 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 89/14269 sayılı Bakanlar Kurulu Karan ile tesbit edilen usul ve esaslara göre sağlanır.

ÜÇÜNCÜ KISIM

Birim Arşivi İşlemleri

Birim arşivi işlemleri 16 Mayıs 1988 tarih ve 19816 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’’in üçüncü kısmında yer alan 11 ilâ 20 nci madde hükümleri çerçevesinde yapılır.

Söz konusu yönetmeliğin 14 üncü maddesinde yer alan Resmî Gazete, kitap, broşür ve benzerleri gibi malzemeden hizmetin yürütülmesiyle ilgili olarak ilgili birimlerce yayımlanan talimatname, genelge ve sair malzemenin bir örneği, ayıklama işlemine tabi tutulmak kaydıyla arşivde ilgili birimin, arşiv ve arşivlik malzemesiyle birlikte saklanabilir.

Üniversite arşivi işlemleri

Üniversite arşivi işlemleri yukarıda sözü edilen yönetmeliğin üçüncü kısmında yer alan 21 ilâ 29 uncu madde hükümleri çerçevesinde yapılır.

Söz konusu hükümlere ek ya da bu hükümlerden farklı olarak bu Yönetmeliğin aşağıdaki 12 ilâ 17 nci madde hükümleri uygulanır.

Yardımcı araçların hazırlanması

Yardımcı araçlardan “Akdeniz Üniversitesi Arşivi Rehberi’’ 3 ana bölüm ile 1 giriş bölümünden oluşur. Giriş bölümünde kullanılan tasnif sistemi ve kodlan genel düzeyde açıklanır. Birinci bölümde teşkilat şemasına uygun olarak her bir birimin kısa teşkilat tarihçesi ayrı ayrı yazılır. Bu tarihçelerin altında ilgili evrakların hangi fonlarda olduğu belirtilir. İkinci bölümde tasnif ve kodlama plânına uygun olarak her bir sınıfın kısa içeriği açıklanır. Üçüncü bölümde ise, birinci ve ikinci bölümlerde geçen önemli kavramların indeksi oluşturulur.

Yardımcı araçlardan “analitik envanter” in hazırlanmasında, ayıklama ve imhadan sonra yapılan kesin tasnif sırasında doldurulan “Dosya Muhteviyatı Döküm Formları”ndan faydalanılır.

Hazırlanan rehber ve analitik envanterler ciltlenmez, değişebilir yaprak sistemi kullanan klasörlerde muhafaza edilir ve üzerlerinde değişiklik yapıldıkça ilgili yapraklar çıkarılarak yenileri ile değiştirilir.

Gizlilik derecesini haiz evraklarla araştırmaya açılmasında sakınca görülenler, Rektörlüğün görüşü alınmak koşuluyla yerli ya da yabancı aratırmacıların kullanacağı analitik envanterler de gösterilmeyebilir. Analitik envanterlerde bu tür malzemenin yalnızca numarası gösterilir ve araştırma yasağının hangi tarihte kalkacağı belirtilir. Yasaklamanın kalktığı tarihte bu evraklarla ilgili bilgiler analitik envantere eklenir. Arşivde arşivcilerin kendi kullanımları için kullanılacak analitik envanter kopyasında bu sınırlamalara gidilmez, ancak araştırma yasağının sona ereceği tarih ve bu yasakla ilgili yazışmanın tarih ve sayısı belirtilir.

Bilgisayar kayıtları ve arşivi

Birimlerde hizmet sırasında oluşan ve kâğıt dışındaki (Manyetik v. b) ortamlarda bulunan kayıtların ayıklama, imha, tasnif ve saklanması Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün görüşü alınarak hazırlanacak talimatnamelerde belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde yapılır.

Kartografik arşivlik malzeme ve arşiv malzemesi

Harita, plân, proje, kroki vb. kartografik malzemenin varsa asılları, yoksa birinci kopyalan dosyalarından çıkarılarak yerlerine, bunların hangi kod altında ve nerede saklandığını gösteren “vekil” kayıtlar konur, Sözkonusu malzemenin ait olduğu dosyadan çıkarılması bu dosyaların bilgi bütünlüğünü bozuyorsa yerlerine "vekil” kayıtlara ek olarak yeni bir kopya konur.

Dosyadan çıkarılan asıllar ayrıca tasnif edilir ve bunların küçük ebatları olanları bu iş için özel olarak imal edilen yatay çekmeceli çelik harita dolaplarında yatay ve düz olarak saklanır, Harita çekmecesi ebadından büyük olan malzeme rulolar halinde ve bu iş için özel olarak imal edilen silindirik kutularda saklanır. Kartografik malzemenin asılları hiçbir şekilde katlanamaz ve katlı vaziyette muhafaza edilemez.

Fotografik arşivlik malzeme ve arşiv malzemesi

Fotografik malzemenin varsa negatifleri yoksa birinci kopya pozitifleri dosyalarından çıkarılarak yerlerine, bunların hangi kod altında ve nerede saklandığını gösteren "vekil” kayıtlar konur. Sözkonusu malzemenin ait olduğu dosyadan çıkarılması bu dosyaların bilgi bütünlüğünü bozuyorsa yerlerine “vekil" kayıtlara ek olarak yeni bir kopya konur.

Negatif olmayan fotografik malzeme, cam negatifler ve renkli fotoğrafların yeni siyah beyaz negatifleri alınarak bu malzemeye ek olarak muhafaza edilir.

Fotografik malzemenin muhafazası için uluslararası arşivcilik standartlarına uygun negatif ve pozitif albümleri kullanılır.

Üniversite arşivinden yararlanma

Birimlerin Üniversite arşivinde saklı malzemeye hizmet gereği ihtiyaç duyması halinde, bu malzeme 15 günü aşmayan bir süre için ödünç verilebilir veya arşivde incelenebilir. Ödünç verilen malzeme takip formlarına işlenerek gününde arşive geri dönmesi temin edilir. Birimler kendilerine ödünç verilen malzeme üzerinde değişiklik yapamaz, dosyalardan evrak çıkaramaz ve evrak ekleyemezler. Ödünç verilen veya arşivde incelenen malzeme içinde gizlilik derecesini haiz evrak bulunması halinde, bu malzemenin ilgili birimden dahi gelseler yetkisi olmayan kişilerce görülmesine izin verilmez.

15 günlük ödünç verme süresine istisnai bir durum olarak üniversiteden emeklilik, tayin, el çektirme, istifa vb. nedenlerle ilişkisi kesilen personelin sicil dosyalan ile mezuniyet, kendi isteği ile ayrılma, yatay geçiş, atılma vb. nedenlerle ilişkisi kesilen öğrencilerin öğrenci dosyalan, söz konusu personel veya öğrencinin yeniden üniversiteye dönmesi halinde ilgili birime iade edilir.

Üniversite arşiv personeli, işlemleri süratlendirmek amacıyla, arşivde saklı malzemenin asıllarının görülmesine ihtiyaç olmayan durumlarda ilgili birimin ihtiyaç duyduğu bilgiyi telefon veya fotokopi ile iletmek üzere, arşivin işlerini aksatmamak koşuluyla bir araştırma hizmeti sunar. Mümkün olan durumlarda ödünç verme yerine bu araştırma hizmetinin hayata geçirilmesine çaba gösterir. Fotokopi verilmesi durumunda, fotokopinin arkasına "işi bitince imha ediniz" damgası basılır. Verilecek araştırma hizmetinde gizlilikle ilgili hükümler saklıdır.

Arşiv hizmetleri istatistiği

Üniversite arşivi, verdiği hizmetlerle ilgili istatistikler tutar ve bîr yılı geçmeyen aralıklarla rapor haline getirilir. Bu istatistikler imha plânlarının gözden geçirilmesi sırasında yapılacak değişikliklerde temel alınacak unsurlardan birini oluşturur.

DÖRDÜNCÜ KISIM

Muhafazasına Lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme

Ayıklama ve imha komisyonları

Muhafazasına lüzum kalmayan ve imha edilecek malzeme ile ilgili işlemlerle ayıklama ve imha komisyonlarının teşkili ve çalışması 16 Mayıs 1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik"in dördüncü kısmında yer alan 30 ilâ 35 inci madde hükümleri çerçevesinde yapılır.

Söz konusu hükümlere ek ya da bu hükümlerden farklı olarak 19, 20, 21 ilâ 23 üncü madde hükümleri uygulanır.

İmha edilecek malzeme

İmha edilecek malzeme Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 31 inci maddesinde yer alan malzemenin 1 ilâ 25 inci bentlerinde sıralanan malzeme, gerektiğinde bir örnek saklamak suretiyle tür ve yıllan gösteren imha listesi tutularak imha edilebilir,

Ayıklama ve imha

Üniversite elinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, üniversite arşivlerinde üniversite tarafından yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.

BEŞİNCİ KISIM

İmha İşlemleri

İmha işlemleri 16 Mayıs 1988 tarih ve 19816 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”in beşinci kısmında yer alan 36 ilâ 43 üncü madde hükümleri çerçevesinde yapılır.

Yeniden gözden geçirme

Ayıklama işlemleri sırasında arşivlik malzeme değeri taşıdığına kesin karar verilememesi nedeniyle muhafazasına lüzum olup olmadığı şüpheli görülen malzeme ileri bir tarihte ikinci bir kez gözden geçirilerek yeniden ayıklama işlemine tabi tutulmak üzere ayrılabilir.

İmha plânlarının hazırlanması

Ayıklama ve İmha işlemlerinde bir kolaylık teşkil etmek üzere bütün evrak ve malzeme tür ve vasıflarına göre gruplandırılarak imha plânlan düzenlenir. Bu plânlarda her gruptaki malzemenin ne kadar süre saklanacağı veya ne kadar süre sonra yeniden gözden geçirileceği, ne kadar süre sonra imha edileceği veya Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredileceği belirtilir.

İmha plânları her sene gözden geçirilerek gerekli değişiklikler yapılır.

Kayıt defteri ve föylerinin damgalanması

İmha olunacak malzemenin kayıt defter ve föylerindeki karşılık gelen kayıtlan. kırmızı renkli ıstampa mürekkebi kullanılarak “İmha Edilir” Damgasıyla damgalanır.

ALTINCI KISIM

Geçici Hükümler

Üniversite’nin kuruluşu sırasında veya daha sonra üniversite bünyesine dahil edilen kurum ve kuruluşlardan devrolunan malzemenin ayıklama ve imha işlemleri üniversite tarafından bu Yönetmelik hükümlerine göre yürütülür.

YEDİNCİ KISIM

Son Hükümler

Kanuni dayanak

Bu Yönetmelik 28/9/1989 tarih ve 3473 sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yokedilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun" İle, 16/5/1988 tarih ve 19816 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik’in 45 inci maddesine göre düzenlenmiştir.

Yürürlük

Bu Yönetmelik hükümleri yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Bu Yönetmelik hükümlerini Akdeniz Üniversitesi Rektörü yürütür.