EN
TR
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
(1) Bu Yönetmeliğin amacı, Biruni Üniversitesi tarafından yurt içinden ve yurt dışından temin edilecek her türlü mal ve hizmet satın alma, kiralama ve yapım işleri ve bunlara ilişkin yetki, sorumluluk ve usullere ilişkin esasları düzenlemektir.
Kapsam
(1) Bu Yönetmelik, Biruni Üniversitesi ve Üniversiteye bağlı akademik ve idari birimlerin ihtiyaç duyduğu her türlü alım-satım, yapım, hizmet, kiralama, taşıma ve benzeri işlerin yapılması ve yaptırılmasına ilişkin hükümleri kapsar.
Dayanak
(1) Bu Yönetmelik, 4/11/1981 tarihli ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 14 üncü maddesi ile 28/3/1983 tarihli ve 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanununun ek 156 ncı maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
(1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Başkan: Biruni Üniversitesi Mütevelli Heyeti Başkanını,
b) Birim yöneticisi: Rektörlüğe bağlı akademik ve idari birimlerin yöneticilerini,
c) Demirbaş: Her türlü ofis mobilyaları, oturma grubu, elektronik cihazlar ve ofis teçhizatı, tıbbi cihazlar, makine ve teçhizat gibi malzemeleri,
ç) Genel Sekreter: Biruni Üniversitesi Genel Sekreterini,
d) Hastane: Biruni Üniversitesi Sağlık Eğitimi Uygulama ve Araştırma Merkezi ile Biruni Üniversitesi Diş Hekimliği Fakültesi Hastanesini,
e) Hastane Genel Müdürlüğü: Biruni Üniversitesi Sağlık Eğitimi Uygulama ve Araştırma Merkezi ile Biruni Üniversitesi Diş Hekimliği Fakültesi Hastanesi müdürlüklerinin bağlı olduğu Genel Müdürlüğü,
f) Hizmet alımı: Mal alımları ve yapım işleri dışındaki her türlü periyodik bakım anlaşmaları, tamirat ve tadilat işleri, dışarıdan alınan her türlü hizmet satın alımları ile fuar ve organizasyonlardaki stant kurma gibi her türlü satın alma işlemlerini,
g) İdari şartname: Üniversite tarafından hazırlanan idari şartnameyi,
ğ) İhale yetkilisi: Mütevelli Heyeti Başkanı veya bu konuda Mütevelli Heyeti Başkanınca yetkilendirilmiş olan yöneticiyi,
h) Kiralama: Yapılacak her türlü kiralama işlerini,
ı) Mütevelli Heyeti: Biruni Üniversitesinin Mütevelli Heyetini,
i) Rektör: Biruni Üniversitesi Rektörünü,
j) Rektörlük: Biruni Üniversitesi Rektörlüğünü,
k) Satın Alma ve İhale Komisyonu: Üniversitenin Satın Alma ve İhale Komisyonunu,
l) Teknik şartname: Üniversite tarafından hazırlanan teknik şartnameyi,
m) Üniversite: Biruni Üniversitesini,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Satın Alma ve İhale Komisyonlarının Yapısı, Mali Limitler ve Onay Yetkisi
Satın alma komisyonlarının yapısı
(1) Üniversitenin satın alma ve ihale komisyonları, her bütçe yılı başında Rektörün önerisi ve Başkanın onayı ile görevlendirilir.
(2) Gerekli hallerde ilgili birim temsilcileri ve/veya uzman kişiler komisyona davet edilebilir ve/veya yazılı görüş istenebilir.
Mali limitler ve onay yetkisi
(1) Başkan her bütçe dönemi başında mali limitleri ve bu limitlere göre alımı onaylamaya yetkili kurul ve şahısları belirler. Mali limitler tahmini bedele göre tespit edilir.
(2) Bütçede miktar ve tutarı belirlenen sarf ve işletme malzemelerinin satın alma çalışmaları, teşkil edilmiş olan komisyonlarca yapılıp ihale yetkilisinin onayı ile bitirilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Satın Alma ve İhaleyle İlgili Esaslar
Genel esaslar
(1) Alınacak mal ve hizmetler o yılın bütçesinde yer alır. Ancak Mütevelli Heyeti kararı ile bütçede olmayan taleplerin alımı gerçekleştirilebilir.
(2) Gayrimenkul alım-satım ve kiralanması Başkanın kararı ile yapılır.
Talebin yapılması
(1) Talepler, birim yöneticileri tarafından Genel Sekreterliğe yazılı olarak yapılır.
Teknik şartname ve tahmini maliyet
(1) Talebi yapılan mal ve hizmetler için talep eden birim tarafından teknik şartname hazırlanır. Talepte teknik şartnameyle birlikte tahmini maliyet de belirtilir. Teknik şartname, mal ve hizmeti tedarik edecek firmaların aynı vasfı sağlayacak şekilde teklif vermelerini ve tekliflerin birbirleriyle kolayca mukayesesini sağlayacak şekilde hazırlanır.
İdari şartname
(1) Satın Alma ve İhale Komisyonu talep sahibi birimler ile birlikte, idari şartnameyi düzenler. İdari şartnamelerde aşağıdaki bilgiler yer alır;
a) Yaptırılacak işin veya alınacak malın mahiyet, cins ve miktarı,
b) İşin yapılma yeri, teslim alma, teslim etme şekil ve şartları,
c) İşe başlama ve bitirme tarihi,
ç) Vergi, resim, harç ve diğer masraflarla ilgili giderlerin kim tarafından ne şekilde ödeneceği,
d) Gerekirse tahmini bedel ve teminat miktarları,
e) Gecikme ve diğer hususlarla ilgili cezai müeyyideler,
f) Teklif sahiplerinden istenen şartlar ve belgeler,
g) Satın alma işleminin hangi usulde yapılacağı,
ğ) Ödeme yeri ve şartları,
h) Gerekli görülen diğer belgeler.
Taleplerin değerlendirilmesi
(1) Mali limitlere göre belirlenen aralıklarda Satın Alma ve İhale Komisyonunun değerlendirmesi gereken talepler; bütçe, nakit akışı, ihtiyaç, maliyet ve piyasa şartları kriterlerine göre değerlendirilir. Başkanın onayı ile alımı uygun görülen talepler için teklif alma süreci başlatılır.
Hizmet alımları
(1) Hizmet alımları, gerçekleşmesi istenilen tarihten otuz iş günü öncesinde ilgili birim tarafından yazılı olarak talep edilir. Satın alma usul ve esaslarına göre siparişi verilen işin yerine getirilip getirilmediği, hizmeti talep eden birim tarafından takip edilir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Satın Alma ve İhale Usulleri ile Teslim Alma ve Ödeme
İhaleye katılamayacak olanlar
(1) Aşağıda belirtilen kimseler, gerek doğrudan veya dolaylı ya da alt yüklenici olarak kendileri veya başkaları adına ihale işlemlerine katılamazlar;
a) İlgili mevzuat hükümlerine göre geçici veya devamlı olarak, 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununda belirtilen merkezi yönetim kapsamındaki kamu idareleri ve hususi kanunlarla kurulmuş olan bankalar ile iktisadi devlet teşekküllerinin ihalelerine girmekten menedilmiş olanlar,
b) Üniversiteden yevmiye alanlar dâhil, aylık veya ücret alan kurum mensupları,
c) 2547 sayılı Kanunda belirtilen Üniversite yöneticileri ve Satın Alma ve İhale Komisyonu başkan ve üyelerinin eşleri ve üçüncü dereceye kadar (bu derece dahil) kan ve ikinci dereceye kadar (bu derece dahil) kayın hısımları, evlatlıkları ve evlat edinenler ile ortakları,
ç) Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyenler ile sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilip, 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 58 inci maddesi uyarınca kamu ihalelerine katılmaktan yasaklama getirilenler ve 12/4/1991 tarihli ve 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu kapsamına giren suçlardan ve organize suçlardan dolayı hükümlü bulunanlar,
d) İlgili mercilerce hileli iflas ettiğine karar verilenler.
Satın alma ve ihale usulleri
(1) Bu Yönetmelik kapsamındaki işlerin satın alma ve ihalelerinde aşağıdaki usuller uygulanır;
a) Kapalı teklif usulü,
b) Açık teklif usulü,
c) Doğrudan satın alma usulü,
ç) Açık eksiltme usulü.
(2) İşin gereğine göre, bu usullerden hangisinin uygulanacağı bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak ihale yetkilisince tespit edilir.
Kapalı teklif usulü
(1) Kapalı teklif usulü; teklifler yazılı olarak yapılarak zarfa konur. Zarfın üzerine; teklif veren firmanın veya şahsın ismi, teklif verdiği konu açıkça yazılıp zarf kapatılır. Zarfın kapalı kısmı teklif veren tarafından imzalanır. Teklif mektubunun; şartnameye uygun olarak hazırlanması, şartnamede teklif mektubu ile beraber verilmesi istenen belge ve ek bilgiler varsa mutlaka verilmesi, teklif edilen fiyatların anlaşılır biçimde yazılması, teklif veren tarafından imzalanması gerekir.
Açık teklif usulü
(1) Açık teklif usulü; niteliği itibariyle açık teklif alınmasında fayda görülen veya kapalı teklif istenilmesinin gereksiz zaman kaybına neden olacağı hallerde, yazılı tekliflerin açık olarak verilmesi veya teklif sahibi komisyonda hazır bulunmadığı takdirde posta, faks ya da e-mail ile alınması suretiyle gerçekleştirilen satın alma usulüdür.
Doğrudan satın alma usulü
(1) Doğrudan satın alma usulü; toplu alımlar dışında acil ihtiyaç duyulan her türlü mal ve hizmetlerin bir firmadan doğrudan temin edilmesi suretiyle satın alma usulüdür. Onay süreci tamamlanan satın alma talep formuna istinaden satın alma işi doğrudan mali işlerden sorumlu birim tarafından gerçekleştirilir.
(2) Bir mal veya hizmet alımının kısa bir sürede yerine getirilmesinin zorunlu olduğu hallerde veya fiyatın sabit olduğu alımlarda veya distribütör kanalıyla satıldığı hallerde de doğrudan satın alma usulü uygulanır.
(3) Doğrudan satın alma usulünde, niteliği itibarıyla pazarlık yapılmasına imkân sağlanır.
Açık eksiltme usulü
(1) Açık eksiltme usulü; mal ve hizmetin fiyat, nitelik ve zaman hakkında yüklenici tarafından teklifte bulunulması suretiyle eksiltme yapılmasıdır. Hangi hususlarda teklif istenildiği, teklifin şart veya şartlara tabi olup olmadığı eksiltme şartnamesinde belirtilir.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Sözleşmeler, Teminatlar ve Ödemelerin Yapılması
Sözleşmeler
(1) Şartnamelerde aksine bir hüküm bulunmadıkça fiyat ve nitelik açısından en uygun teklifi veren firma ile pazarlık yapılabilir. Mutabakata varılması halinde, Satın Alma ve İhale Komisyonu kararının onaylanıp kesinleşmesini takiben onbeş gün içinde sonuç ilgili firmaya bildirilir ve firma sözleşmeyi imzalamaya ve sözleşmede öngörülmüş ise kesin teminatı yatırmaya davet edilir. Sözleşmelerde aşağıdaki hususların yer alması gerekir:
a) Alınacak mal ve hizmetin net ve ayrıntılı olarak açıklaması, malın tanımı, hizmetin konusu, yapılacak iş ve işlemler.
b) Alınacak mal ve hizmet bedeli, ödeme planı ve gerekli hallerde teminat.
c) Süre, fesih, yenileme şartları.
ç) Gerekli durumlarda damga vergisi, noter tasdiki ve benzeri mali yükümlülükler ve sigorta sorumlulukları.
d) İşin gereği gibi yapılmaması, süresinde bitirilmemesi gibi hallerde uygulanacak cezai şartlar ve idare için doğacak haklar.
(2) Süreklilik arz eden hizmet alımlarında, sözleşme süresi tamamlandığı halde işe aynı yüklenici ile devam edilmek istendiği takdirde sözleşmede belirtilen fiyat veya devresel fiyat artışları dışında bir fiyat artışı yapılmamış olması kaydıyla, yeni bir satın alma isteği yapılmasına gerek duyulmadan sözleşme yenilenir. Ancak mevcut sözleşme koşulları aynı kalmak kaydıyla, ek hizmet istekleri, yeni bir satın alma talep formu doldurulmasını gerektirir.
Teminatlar
(1) İşin niteliğine göre ve işin tahmini bedeli üzerinden Satın Alma ve İhale Komisyonu tarafından belirlenen oranda geçici ve kesin teminat alınabilir. Hak edişli işlerde hak ediş üstünden kesinti yapılabilir. Teslim ve tesellüm belgesi düzenlendikten ve kesin kabul yapıldıktan sonra ilgili firmaya teminat iade edilir.
Ödemelerin yapılması
(1) İlgili birim, Satın Alma ve İhale Komisyonunun ihale kararı doğrultusunda şartnameye uygun olarak talep edilen mal veya hizmet alımının tamamlandığına ya da sözleşmedeki ödeme koşullarının gerçekleştiğine kanaat getirdiğinde, teslim evrakını, kesin kabulü veya ödeme koşullarının gerçekleştiğine ilişkin evrakı, ödemeye esas olmak üzere Satın Alma ve İhale Komisyonuna iletir. Acil alımlarda ödeme yapılabilmesi için istek sahibinin, alınan mal ve hizmetin uygunluğunu kontrol edip mal ve hizmet teslim fişini onaylaması gerekir. Gerekli onayları tamamlanmış olan fatura bedeli, mali işlerden sorumlu birim amirliği tarafından, yüklenici ile anlaşılmış ödeme koşulları çerçevesinde veya sözleşmede belirtilen şartlarda ödenir.
ALTINCI BÖLÜM
Son Hükümler
Yürürlük
(1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
(1) Bu Yönetmelik hükümlerini Biruni Üniversitesi Mütevelli Heyeti Başkanı yürütür.
