Göç İdaresi Genel Müdürlüğü Gizli ve Çok Gizli Evrak Yönergesi

BİRİNCİ BÖLÜM

Genel Esaslar

Amaç

(1)Bu Yönerge; hizmet gereği Göç İdaresi Genel Müdürlüğünün merkez ve taşra teşkilatına gelen veya merkez ve taşra teşkilatından giden gizli evrakın kaydı, dosyalanması, muhafazası, sevk edilmesi, işlemden kaldırılması ve arşive gönderilmesi aşamalarında tabi tutulacağı işlemlere açıklık getirmek amacıyla hazırlanmıştır.

Kapsam

(1) Bu Yönerge, Göç İdaresi Genel Müdürlüğünün merkez ve taşra teşkilatına gelen veya merkez ve taşra teşkilatından giden her çeşit gizli yazı, belge, doküman ile bunların eklerinin ne şekilde kayıt edileceğine, dosyalanacağına, muhafaza edileceğine, şevkine, işlemden kaldırılacağına ve arşive gönderilmesine; ayrıca gizli evrak biriminde görevli personel ile görev ve unvanı ne olursa olsun gizli evrak ve dokümanı hazırlayan, derecelendiren, teslim alan, muhafaza eden, bu tür bir belgeye nüfuz eden personelin; görev, yetki ve sorumluluklarına ilişkin usul ve esasları kapsar.

Tanımlar

(1) Bu Yönergede geçen tanımlardan;

a) Bakanlık: İçişleri Bakanlığını,

b) Birim Yetkili Personeli: Her birimde, merkez ve taşra teşkilatı tarafından gizli evrakların açılmasına, okunmasına, sisteme işlenmesine ve ilgili daireye yönlendirmeye izni olan birimdeki iş yüküne bağlı olarak belirlenen en az bir personeli,

c) Çalışma Grubu: İl Göç Müdürlüklerinde bulunan grup başkanlıklarını,

ç) Çelik Kasa: Yangının veya sıcaklığın zararına veya muhtemel bir hırsızlığa karşı azami güvenliği sağlamak için muayyen bir ağırlık ve ölçüde çelik bir yapıda, üç kombinezonlu şifreli kilitleri olan kasayı,

d) Çok Gizli Evrak: İzinsiz paylaşımı ve kullanılması halinde kamu düzeni ve güvenliği bakımından olağanüstü önemi haiz mesaj ve dokümanı,

e) Evrak: Merkez ve taşra teşkilatına gelen, merkez ve taşra teşkilatından giden tüm gizli ve çok gizli belgeleri,

f) e-İçişleri Sistemi: Bakanlığın merkez birimleri, valilikler, kaymakamlıklar ve il özel idarelerinin yürütmüş olduğu iş ve işlemlerin elektronik ortamda yapılmasını ve diğer kamu kurum ve kuruluşları ile bilgi paylaşımını sağlayan sistemi,

g) Filigran Numarası: Evrak takibinin yapılabilmesi için Genel Müdürlük tarafından standardı oluşturulan ve yarı saydam olarak sayfanın sol alt köşesinden başlayarak sağ üst köşesinde sonlanan numarayı,

h) Genel Evrak Birimi: Merkez ve taşra teşkilatına gelen tüm evrakların girişinde ilk, çıkışında son işlemlerin yapıldığı birimi,

ı) Genel Müdürlük: Göç İdaresi Genel Müdürlüğünü (GİGM),

i) Gizli Evrak: İçerdiği konunun yetkisiz kişilerce açıklanması sakıncalı görülen; gizli, hizmete özel ve kişiye özel evrakları,

j) Gizli Evrak Birimi: Genel evrak birimi bünyesinde bulunan yalnızca gizli ve çok gizli evrak işlemleriyle ilgilenen birimi,

k) Gizli Evrak Yetkili Personeli: Gizli evrak biriminde, merkez ve taşra teşkilatında gizli evrakların açılmasına, okunmasına, sisteme işlenmesine ve ilgili daireye yönlendirmeye izni olan birimdeki iş yüküne bağlı olarak belirlenen en az bir personeli,

l) Hizmet Birimi Kodu: GİGM' nin merkez teşkilatında yer alan her hizmet biriminin sahip olduğu Devlet Teşkilatı Numarasını,

m) Hizmete Özel Evrak: Çok gizli, gizli ve kişiye özel gizlilik derecesiyle korunması gerekmeyen fakat bilmesi gerekenlerden başkasının bilmesine lüzum görülmeyen mesaj ve dokümanları,

n) İl Kodu: Göç İdaresi Genel Müdürlüğü bünyesindeki tüm İl Göç Müdürlüklerinin sahip olduğu Devlet Teşkilatı Numarasını,

o) Kayıt Defteri: Gizli evrak birimindeki çok gizli evrakların kaydedildiği defteri,

p) Kayıt Sıra Numarası: Merkez veya taşra teşkilatı tarafından veya “e- içişleri sisteminden” verilen evrak numarasını,

q) Kişiye Özel Evrak: Müsaadesiz açıldığı taktirde, milletimizin menfaat ve prestijini haleldar edecek veya bir şahsın zarar görmesini mucip olacak veya yabancı bir devlete fayda temin edecek mahiyette olan mesaj ve dokümanları,

r) Senet: Çok gizli evrakların kurum dışına teslim edildiğini gösteren belgeyi,

s) Taşra Teşkilatı: İl Göç Müdürlüklerini,

t) Teslim Föyü: Merkez ve taşra teşkilatı içerisinde giden evrakların gizli evrak birimine teslim edildiğini gösteren belgeyi,

u) Zimmet Defteri: Gizli evrak biriminde evrakın teslim alınması ve ilgili birim yetkilisine teslimi sırasında gerekli kaydın tutulduğu defteri,

v) Zimmet Fişi: Evrakların merkez ve taşra teşkilatında birim içerisinde teslimi sırasında kullanılan fişi

ifade eder.

Dayanak

(Değişik: 25/07/2019-Gen. Md. Onaylı) (1) Bu Yönerge; 4 sayılı Bakanlıklara Bağlı, İlgili, İlişkili Kurum ve Kuruluşlar İle Diğer Kurum ve Kuruluşların Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 796 ncı maddesine ve 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 508 inci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

İKİNCİ BÖLÜM

Gelen Evrak Çalışma Esasları ve Görevleri Çalışma Esasları

Evrakın teslim alınması

(1) Merkez ve taşra teşkilatına posta, kurye, görevli memur ve benzeri yollardan gelen evrakların girişi, ilgili hizmet birimine veya çalışma gruplarına gitmeden doğrudan genel evrak biriminde yapılır. Gelen evraklar imza karşılığı teslim alınır.

(2) Evrakı teslim alan kişi evrak gizli veya çok gizli ise evrakı gizli evrak yetkili personeline Ek-l'de bulunan gelen evrak zimmet defterinin ilgili kısmını doldurarak zimmet karşılığı teslim eder.

(3) Mesai saatleri dışında evrak gelişi olduğu durumda merkez veya taşra teşkilatı tarafından yetki verilen nöbetçi memurlar evrakı imza karşılığı getiren kişiden teslim alır. Evrakı sisteme içeriğini yüklemeden kaydeder. Evrak ivedi olduğu durumda merkez teşkilatta ilgili daire başkanı, taşra teşkilatında il müdürü bilgilendirilir ve gerekli işlemler yapılır. Memurlar, sabah mesai başlangıcında evrakı, gizli evrak birimine Ek-1'de bulunan gelen evrak zimmet defterini doldurarak zimmet karşılığında teslim ederler.

Evrakın kaydı

(1) Gizli evrak yetkili personeli; gelen evrak gizli ise evrakı açarak içeriğini sisteme yüklemeden e-içişleri sistemi tarafından otomatik olarak verilen genel kayıt sıra numarasını, hangi kurumdan geldiğini, gideceği hizmet birimini veya çalışma grubunu ve benzeri bilgileri e-içişleri sistemine kaydeder.

(2) Gizli evrak yetkili personeli evrak çok gizli ise evrakı açarak evraka kayıt sıra numarası verir. Çok gizli evraklara verilen bu sayı sıfırdan başlar, aritmetik olarak artar ve her yıl yenilenir. Gizli evrak yetkili personeli Ek-6'daki gelen evrak kayıt defterini doldurarak evrakı kaydeder.

(3) Gelen evrak kişiye özel ise gizli evrak yetkili personeli evrakı açmadan zarfın üzerindeki bilgiler doğrultusunda kaydını sisteme yapar.

Evrakın hizmet birimine veya çalışma grubuna iletilmesi

(1) Evrakların kayıt işlemleri tamamlandıktan sonra gizli evrak yetkili personeli tarafından evrak geldiği zarf içerisine konulur. Zarfın üzerine gizli evrak biriminde, merkez teşkilatında birim kaşesi basılarak evrakın gideceği birimin adı Ek - 2‘deki hizmet birimi tablosundan, taşra teşkilatında ise grup kaşesi basılarak ilgili çalışma grubu Ek-3’teki tablodan işaretlenir.

(2) Zarflanan evrak gönderileceği hizmet birimi veya çalışma grubu yetkili personeline gizli evrak biriminde Ek-l‘de bulunan gelen evrak zimmet defterinin ilgili kısmı doldurularak imza karşılığında teslim edilir.

(3) Gelen evrak ilgili grup başkanına bildirilir.

(4) Evrak gerektiğinde merkez teşkilatında ilgili daire başkanına, taşra teşkilatında ise il müdürüne sunulur.

(5) Evrak ilgili kişiye ulaşıp işlem yapıldıktan sonra tekrar hizmet birimi veya çalışma grubunun yetkili personeline iletilir. Evraklar, birim içerisind e el değiştirirken Ek-7’de bulunan zimmet fişi bilgisayarda hazırlanır ve ilgili kısımlar doldurularak değişim yapılır.

(6) Evrak kişiye özel ise doğrudan ilgili hizmet biriminin veya çalışma grubunun yetkili personeline zimmet karşılığında teslim edilir. Daha sonra ilgili amire teslim edilir.

Evrakın saklanması

(1) İşlemi tamamlanan gizli evraklar merkez teşkilatında hizmet biriminde, taşra teşkilatında ise çalışma grubundaki bu işle yetkilendirilmiş birim yetkili personeli tarafından arşivlenir. Çok gizli evraklar ve kişiye özel evraklar hizmet birimlerinde ve il müdürlüklerinde bulunan çelik kasalarda muhafaza edilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Giden Evrak Çalışına Esasları ve Görevleri

Evrakın hazırlanması

(1) Evraklar, gönderileceği kurum sayısından bir fazla olacak şekilde hazırlanır. Evrak hazırlanırken, evrak ve eklerinin kaç sayfa ve kaç kopya olduğunun belirtilmesi amacıyla bütün sayfaların sağ alt köşesine sayfa numarası verilir. Çok bölümlü evrakın baş yazısının sağ alt köşesine; “Bu doküman (evrak) .... sayfadan ve ....nüsha ibarettir” şeklinde kaç sayfa ve nüshadan meydana geldiği yazılır.

(2) Hazırlanan evraklara, filigran numarası verilir. Filigran numarası hazırlanırken, merkez teşkilatında hizmet biriminin koduna, taşra teşkilatında ise bulunulan ilin koduna ilk olarak yer verilir. Daha sonra tarih ve gideceği kurumun kodu yazılır. Filigranın Ek-8'de örneği bulunmaktadır.

(3) Evraklar e-içişleri sisteminden sayı alır ve bu sayı evrakın tüm nüshalarına eklenir.

(4) Merkez veya taşra teşkilatında kalacak nüshalar paraflanır ve imzalanır. Gönderilecek nüshalar sadece imzalanır. İmzalı olan nüshalar merkez teşkilatında hizmet biriminin, taşra teşkilatında çalışma grubunun yetkili personeline teslim edilir.

(5) Eğer evrak ivedi ise evrak e-içişleri sisteminden gönderilebilir ancak ivedi olmayan evrakların gizliliğinden dolayı içeriği sisteme yüklenmez sadece sayı alır.

(6) Gizli evraklar, birim yetkili personeli tarafından zarflanarak gizli kaşesi basılır. Zarfın üç kenarına Ek-9 'da gösterildiği gibi Genel Müdürlük zarf etiketi yapıştırılır ve zarfın kapatma yerleri zarflayan tarafından paraflanır. Evrak ikinci kez zarflanır. Üstteki zarfa gizli kaşesi basılmaz.

(7) Çok gizli evrakta da gizli evrakta olduğu gibi filigran numarası verilir. Çok gizli evraka birim kodu eklenerek e-içişleri sisteminden evrak sayısı almadan hazırlanır. Çok gizli evraklar zarflanmadan gizli evrak birimine gönderilir.

Evrakın gönderilmesi

(1) Evrakın gönderilmesi için merkez teşkilatında hizmet birimi, taşra teşkilatında çalışma grubu yetkili personeli evraklar için Ek-4'te bulunan teslim föyünden bilgisayarda iki adet hazırlayarak teslim föyündeki boş alanları doldurur ve birim yetkili personeli evrakı gizli evrak birimine götürür. Gizli evrak biriminde teslim föyleri imzalanır ve biri teslim edende diğeri teslim alanda kalır.

(2) Çok gizli evrak, gizli evrak yetkili personeli tarafından evraka kayıt sıra numarası verilerek Ek- 6 'da bulunan giden evrak kayıt defterine kaydedilir. Evraklara verilen kayıt sıra numarası sıfırdan başlar, aritmetik olarak artar ve her yıl yenilenir. Verilen sayı evrakın tüm nüshalarına yazılır. Evrak zarflanarak çok gizli kaşesi basılır ve zarfın üç kenarına Ek-9 'da gösterildiği gibi Genel Müdürlük zarf etiketi yapıştırılır. Zarfın kapatma yerleri zarflayan tarafından paraflanır ve ikinci kez zarflanır. Üstteki zarfa çok gizli kaşesi basılmaz.

(3) Evraklar gideceği kuruma dağıtım personeli tarafından veya posta yoluyla gönderilir. Evrak posta yoluyla gönderilirken Ek-10'da bulunan posta zimmeti bilgisayarda hazırlanır ve evrakın tesliminde kullanılır. Eğer gizli evrak dağıtım personeli tarafından elden gönderilecekse çok gizli evrakların gönderilmesinde kullanılan Ek-5'teki senet kullanılır.

(4) Çok gizli evraklar için gizli evrak biriminde iki nüsha halinde evrakın teslim edildiğine dair Ek-5’teki senet hazırlanır. Gizli evrak yetkili personeli evrakı ilgili kuruma senet karşılığında teslim eder. Senedin bir nüshası teslim alan kişide diğer nüshası ise teslim eden kişide kalır. Teslim eden dağıtım personeli kendinde kalan senedi gizli evrak birimine teslim eder ve senet arşivlenir.

(5) Evrak çok gizli ise ilgili hizmet birimi veya çalışma grubu tarafından hazırlanan paraflı çok gizli evrak ve teslim föyü zımbalanarak birim yetkili personeli tarafından kendi biriminde çelik kasada muhafaza edilir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Güvenlik Önlemleri

Bilgi güvenliği

(1) Gizlilik dereceli evrak, her hal ve takdirde açıkta ve muhafazasız bırakılmaz. Çalışmakta olduğu odayı terk eden kimse masadaki gizlilik dereceli evrakı muhafaza altına almaktan sorumludur.

(2) Gizlilik dereceli konular telefonla görüşülemez ve müzakere edilemez. Evraklar kurum içerisinde zimmet karşılığında el değiştirir.

(3) Kendilerinde gizlilik dereceli evrak bulunan kişiler, bu evrakın bilmesi gerekenlerden başkasının görmemesini sağlamaktan sorumludur. Bilmesi gerekmeyen kişiler ile gizlilik dereceli evrakın içeriği müzakere edilmez.

(4) Yetkili personeller, bilmesi gereken kişi dışındaki yetkisiz kişilerin yanında konuşma ve yazışma yapamaz.

(5) Yetkili personeller, şüpheli durumları vakit kaybetmeden sorumlu olduğu sıralı amirlerine ve ilgili makamlara iletilir.

Bölge güvenliği

(1) Çok gizli ve gizli evrakların çalınma, kaybolma, sabotaj ve diğer düşmanca hareketlere karşı korunması ve yetkisiz kişilerin bunlara nüfuz etmesinin önlenmesi amacıyla gizli evrak birimi oluşturulmalıdır.

(2) Gizli evrak birimine yetki verilen personelden başkası girmemelidir.

Evrak güvenliği

(1) Çok gizli evraklar hizmet biriminde ve il müdürlüğünde bulunan çelik kasalarda muhafaza edilir.

(2) Gizli evrak biriminde çok gizli evrakların kaydedildiği kayıt defterleri çelik kasalarda saklanır.

(3) Kilit şifreleri; kilit yeni alındığında, şifreyi bilen personelin görevden ayrıldığında, şifre yetkisiz bir personel tarafından öğrenildiğinde veya bu yönde bir şüphe ve kanaat hâsıl olduğunda, şifre değişimi gerekli görüldüğünde; değiştirilir. Ayrıca bir eylem veya olay meydana gelmese dahi asgari yılda bir defa şifre değiştirme işlemi gerçekleştirilir.

(4) Çok gizli ve gizli evraklara işlem yapılması, dağıtılması ve korunması yetkili olmayan personele bırakılmamalı, çok gizli ve gizli evraklara nüfuz edecek personelin sayısı mümkün olduğunca asgari seviyede tutulmalı, zorunlu olmadıkça yetkili personel değişimi yapılmamalı ve bu personele görevin hassasiyeti hususunda gerekli eğitim verilmelidir.

(5) Çok gizli ve gizli evraklara nüfuz edecek veya gizli evrak biriminde görevlendirilecek personelin görev unvanı ne olursa olsun; bu personele çok gizli gizlilik dereceli güvenlik soruşturması yapılır. Soruşturma sonuçlarının bir örneği görev mahallinde muhafaza edilir. Ayrıca güvenlik soruşturması istek yazısında, personelin çok gizli gizlilik derecesindeki görevlerde çalıştırılacağı belirtilir. Güvenlik soruşturmaları, gerek görüldüğünde veya her halükarda yedi yılda bir yenilenir.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Son Hükümleri

Evrakın ihlali veya kaybolması

(1) Gizlilik dereceli bir evrakın kaybolduğu öğrenildiğinde, durum merkez teşkilatında ilgili daire başkanına, taşra teşkilatında ise il müdürüne bildirilir. Merkez teşkilatında ilgili birim amirince taşra teşkilatında ise il müdürü tarafından kayıp evrakın bulunması için derhal bir personel görevlendirilir. Görevlendirilen personel ivedilikle evrakın bulunmasına ilişkin işlemlerini sonuçlandırır. Evrakın bulunmaması durumunda ise bu defa merkez teşkilatında Genel Müdür, taşra teşkilatında ise Vali oluru ile üç kişilik bir inceleme heyeti teşkil edilir. Bu heyet;

a) Evrakın kimin sorumluluğunda kaybolduğunu.

b) Sorumlu şahıs hakkında yapılacak işlemi,

c) Kaybolmaya, yürürlükteki güvenlik önlemleri neden olup olmadığını

içeren bir rapor hazırlar.

Aynı olayın tekerrür etmemesi için heyetin görüş ve önerileri, düzenlenen raporda yer alır.

Denetim

(1) Her yılın Ocak ve Temmuz aylarının ilk haftasında kontrollü evrakın sayımı yapılır.

Sorumluluk

(1) Göç İdaresi Genel Müdürlüğü merkez ve taşra teşkilatına gelen ve giden her çeşit gizli yazı, belge, doküman ile bunların eklentilerinin yönergede belirtilen esaslar çerçevesinde kaydedilmesinden, dosyalanmasından, muhafaza ve sevk edilmesinden; merkez teşkilatında Gizli evrak yetkili personeliyle, hizmet birimlerinde görevlendirilmiş yetkili personel, il müdürlüğünde de görevlendirilmiş yetkili personel sorumludur.

(2) Merkez teşkilatında hizmet birimine gelen gizli ve çok gizli evrakın usulüne uygun olarak ilgililere süratle ulaştırılmasından ve ilgisiz kişilerin eline geçmesinin engellenmesinden, birim yetkili personeli ile birlikte merkez teşkilatında ilgili grup başkanı, taşra teşkilatında görevli personel ile birlikte il müdürü sorumludur.

(3) Sorumlular hakkında 26/09/2004 tarih, 5237 sayılı Türk Ceza Kanununun 257 ve 258 inci maddeleri ile 14/07/1965 tarih, 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 125 inci maddesi hükümleri saklıdır.

Geçici Hükümler

(1) Bu Yönerge kapsamından kullanılacak materyaller (gelen evrak zimmet defteri, senet, gelen evrak kayıt defteri, giden evrak kayıt defteri, çalışma grubu kaşesi, Genel Müdürlük zarf etiketi) taşra teşkilatına ulaştırılana kadar defterlere yapılması gereken kayıt işlemleri eklerde bulunan örnekler baz alınarak kayıtlar tutulacaktır. Tutulan kayıtlar, materyaller taşra teşkilatına ulaştıktan sonra ilgili materyallere eklenecektir.

Yürürlük

(1) Bu Yönerge Genel Müdür tarafından onaylandığı tarihten itibaren yürürlüğe girer.

Yürütme

(1) Bu Yönerge hükümlerini Göç İdaresi Genel Müdürü yürütür.