54 Meteoroloji Genel Müdürlüğü TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Uygulama Talimatı

Amaç

(1) Bu Talimatın amacı, “TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi (KYS) - Şartlar” standardı kapsamında yapılan çalışmaların daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülerek ürün/hizmet kalitesinin iyileştirilmesi ve ekonomiye daha fazla artı değer kazandırılmasıdır.

Kapsam

(1) Bu Talimat, Meteoroloji Genel Müdürlüğü merkez ve taşra teşkilatında “TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi (KYS) - Şartlar” standardı dikkate alınarak yürütülen faaliyetleri kapsar.

Dayanak

(1) Bu Talimat, 22/07/2022 tarihli ve 90099 sayılı Bakanlık Makamı Oluru ile yürürlüğe giren Meteoroloji Genel Müdürlüğü Merkez ve Taşra Teşkilatı Birimlerinin, Kuruluş, Görev, Yetki ve Sorumluluklarının Belirlenmesine Dair Yönetmeliğin 54 üncü maddesinin birinci fıkrasının (c) bendine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

(1) Bu Talimatta geçen;

a) Bakanlık: Meteoroloji Genel Müdürlüğünün bağlı olduğu Bakanlığı,

b) Birim: Genel Müdürlük merkez ve taşra birimlerini,

c) Birim Amiri: Genel Müdürlük merkez ve taşra birim amirlerini,

ç) Birim Kalite Ekibi (BKE): Birim amirinin başkanlığında birim kalite temsilcisi, merkez şube müdürleri, bölge müdür yardımcıları, şube/meteoroloji müdürleri, servis veya bölüm şefleri/sorumluları ve birim amirinin uygun göreceği diğer personellerin katılımı ile oluşan ekibi,

d) Birim Kalite Temsilcisi: Birimde kalite çalışmalarını koordine etmek ve yürütmek üzere, KYS eğitimi almış, birim amirince görevlendirilen kişiyi,

e) EN: Avrupa Standardizasyon Komitesi tarafından kabul edilen standardı,

f) Genel Müdürlük/Kurum: Meteoroloji Genel Müdürlüğünü,

g) Genel Müdür: Meteoroloji Genel Müdürünü,

ğ) ISO: Uluslararası Standartlar Organizasyonunu (International Organization for Standardization),

h) ISO 9000 Kalite Yönetim Sistemleri: Uluslararası Standartlar Organizasyonu (ISO) tarafından hazırlanan KYS ile ilgili standartları,

ı) Kalite Ödülü: Genel Müdürlükçe verilecek ödülü,

i) KYS: Kalite Yönetim Sistemini,

j) KYS Yönetim Temsilciliği: Yönetim Temsilcisi ile koordineli olarak, TS EN ISO 9001 Standardı kapsamında KYS ile ilgili tüm çalışmaları yürüten birimi,

k) Merkez Kalite Kurulu (MKK): Kurum Yönetim Temsilcisinin başkanlığında oluşturulan kurulu,

l) TS: Standardın Türk Standartları Enstitüsü (TSE) tarafından yayımlandığını,

m) Yönetimin Gözden Geçirmesi (YGG) Toplantıları: Genel Müdür (veya Yönetim Temsilcisi) başkanlığında; Yönetim Temsilcisi, Genel Müdür Yardımcıları, Daire Başkanları ve Bölge Müdürleri (veya temsilen bir Bölge Müdürü), Döner Sermaye İşletmesi Müdürü ile gerekli görülen birim yetkililerinin katıldığı toplantıları,

n) Yönetim Temsilcisi: KYS çalışmalarını koordine etmek ve yürütmek üzere Genel Müdür tarafından görevlendirilen Genel Müdür Yardımcısını,

o) Yönetim Temsilcisi Yardımcısı: KYS çalışmalarında Yönetim Temsilcisine karşı sorumlu olan ilgili Daire Başkanını,

ifade eder.

KYS uygulamaları ile ilgili temel ilkeler

(1) Genel Müdürlüğün, KYS uygulamalarıyla ilgili faaliyetleri aşağıda belirtilen temel ilkeler çerçevesinde yürütülür:

a) Kalite tüm çalışanların işidir ve daima ön planda tutulur.

b) KYS uygulamaları bir plan dahilinde gerçekleştirilir.

c) KYS uygulamaları; müşteri odaklılık, süreç yaklaşımı ve yönetimde sistem yaklaşımı prensipleri göz önünde tutularak çalışanların katılımı ile hazırlanır ve dokümante edilir.

ç) Genel Müdürlüğün vermiş olduğu hizmetlerden yararlananların memnuniyetini sağlayacak önlemler belirlenerek uygulanır.

d) KYS uygulamalarında kaynaklar etkin ve verimli kullanılır.

e) KYS sürekli sorgulanarak geliştirilir ve iyileştirilir.

f) Çalışanların bağlılığını, verimli çalışmasını ve iş memnuniyetinin artırılmasını sağlayacak çalışma ortamı oluşturulur.

g) KYS uygulamalarının başarısı için çalışanların sürekli eğitimi esas alınır.

ğ) KYS bilincini çalışanlarda oluşturarak, müşteri memnuniyetinin artışı ve hizmet kalitesinin iyileştirilmesi esas alınır.

h) Üst yönetim sürekli destek ve aktif katılımı taahhüt eder.

KYS uygulamaları

(1) KYS uygulamaları; bu talimatın kapsamında tanımlanan amaç ve hedefler doğrultusunda KYS Yönetim Temsilciliği tarafından hazırlanır, Yönetim Temsilcisi tarafından kontrol edilir ve Genel Müdürün onayından sonra uygulamaya konularak yürütülür.

KYS organizasyonu

(1) KYS uygulamalarını gerçekleştirmek üzere, Genel Müdürlüğün KYS organizasyon yapısı: Genel Müdürün liderliğinde, Yönetim Temsilcisi, Yönetim Temsilcisi Yardımcısı, KYS Yönetim Temsilciliği, birim kalite temsilcileri ve birim kalite ekiplerinden oluşur.

Eğitim çalışmaları

MADDE 8

(1) Eğitim, KYS uygulamalarının temelini oluşturur. Sistemin başarıya ulaşması için en önemli unsur olup sürekliliği esastır.

(2) Eğitim çalışmaları, KYS uygulamalarının temel kavramları, felsefesi ve ilkelerinin teorik ve pratik olarak öğrenilmesi ile sürekli geliştirme ve iyileştirme felsefesinin tüm çalışanlarca benimsenmesine yönelik yapılır.

Yönetim Temsilcisinin görev ve sorumlulukları

(1) Yönetim Temsilcisi, KYS ile ilgili tüm çalışmaları Genel Müdür adına yürütür. Yönetim Temsilcisi, aşağıda belirtilen görevleri yerine getirir:

a) Genel Müdür tarafından belirlenen politikalar çerçevesinde, TS EN ISO 9001’e uygun olarak kalite yönetim sistemini tanımlamak, uygulamak ve sürekliliğini sağlamak.

b) Kalite prensiplerini, politikasını, hedeflerini ve KYS programlarını oluşturmak, geliştirmek, kalite politikası ve hedeflerinin tüm çalışanlarca bilinmesini sağlamak.

c) KYS’nin kalite politikasına uygun olarak ve belirlenen hedeflere erişebilecek biçimde yürütülmesini sağlamak, izlemek ve sonuçlarını Genel Müdüre raporlamak.

ç) İç tetkikleri yürütmek, kalite yönetim sistemindeki gelişmeleri izlemek ve analiz etmek, risk ve fırsatları değerlendirmek, gerektiğinde düzeltici faaliyetleri başlatmak, izlemek ve sonuçlarını Genel Müdüre raporlamak.

d) Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantılarını organize etmek, alınan kararları takip etmek.

e) Periyodik olarak yapılan tetkiklerin sonuçlarına göre gerektiğinde, KYS’yi gözden geçirmek, revize etmek ve geliştirmek.

f) Belgelendirme kuruluşuna karşı Kurumu temsil etmek, belgelendirme faaliyetlerini koordine etmek ve bununla ilgili gerçekleştirilecek programı onaylamak.

g) Kurum çalışanlarının müşteri şartları bilincinde olmalarını sağlamak.

ğ) Standardın ilgili maddesi gereği YGG ve MKK Toplantılarını koordine etmek.

(2) Yönetim Temsilcisi KYS’nin tanıtımı, uygulanması ve sürekliliğinin sağlanması konusunda Genel Müdüre karşı sorumludur.

Yönetim Temsilci Yardımcısının görev ve sorumlulukları

(1) Yönetim Temsilcisi Yardımcısı aşağıda belirtilen görevleri yerine getirir:

a) Belgelendirme faaliyetlerini koordine etmek ve yürütülecek faaliyetler konusunda Yönetim Temsilcisini bilgilendirmek.

b) KYS konusunda yapılan toplantılara gerektiğinde katılmak.

c) YGG ve MKK Toplantılarının katılımcılara duyurulmasını sağlamak.

ç) KYS’nin işleyişi için gerekli olan eğitim, iç tetkik planı vb. programları planlamak.

d) KYS Yıllık Performans Raporunun hazırlanmasını sağlamak.

e) KYS konusunda Yönetim Temsilcisinin vereceği görevleri yapmak.

Merkez Kalite Kurulunun kuruluşu, çalışma usul ve esasları

(1) MKK, Yönetim Temsilcisinin Başkanlığında; Daire Başkanları, Bölge Müdürlüklerini temsilen bir Bölge Müdürü, Döner Sermaye İşletmesi Müdürü ve gerekli görülen birim yetkililerinden oluşur. MKK’nın sekretarya hizmetleri, KYS Yönetim Temsilciliği tarafından yürütülür.

(2) MKK, yılda en az bir defa olağan toplanarak kalite çalışmalarının değerlendirmesini yapar. Kurul, Başkanın çağrısı üzerine olağanüstü toplanabilir. Alınan kararlar gerektiğinde ilgili birimlere bildirilir.

Merkez Kalite Kurulunun görevleri

(1) Merkez Kalite Kurulunun görevleri şunlardır:

a) KYS çalışmalarının genel politika ve stratejisini belirlemek.

b) KYS uygulamalarında ihtiyaç duyulan çalışmalar için gereken kaynak planlamasını yapmak.

c) KYS’nin işletilmesine ilişkin olarak dokümantasyon ve diğer ihtiyaç duyulacak yazılı ve görsel yayınları, birimlerle iş birliği yaparak hazırlamak/hazırlatmak.

ç) KYS çalışmaları ile ilgili konferans, çalıştay, panel, söyleşi ve benzeri etkinlikler düzenlemek/düzenletmek, bu etkinlikler için üniversiteler, kamu ve özel sektör kuruluşları ile sivil toplum kuruluşlarından üst düzey yönetici, uzman ve öğretim elemanlarını konuşmacı olarak davet etmek, sonuçları rapor etmek/ettirmek.

d) KYS uygulamaları konusunda araştırma ve inceleme yapmak, değerlendirme kriterlerini oluşturmak ve gerektiğinde uzman kuruluşlardan yardım almak.

e) Kalite Ödülü ile ilgili çalışmaları yürütmek.

f) KYS’nin oluşturulması, dokümante edilmesi, uygulanması, bütünlüğünün sağlanması, etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi ve revizyonuyla ilgili çalışmaları takip etmek.

KYS Yönetim Temsilciliğinin görev ve sorumlulukları

(1) KYS Yönetim Temsilciliği, KYS ile ilgili tüm çalışmaları yürütür, Yönetim Temsilcisine karşı sorumludur. KYS Yönetim Temsilciliği aşağıdaki görev ve sorumlulukları yerine getirir:

a) MKK ve birim kalite temsilcileri arasında koordinasyonu sağlamak.

b) KYS toplantılarını organize etmek, toplantı tutanaklarını hazırlamak, alınan kararların ilgili birimlere dağıtımını ve izlenmesini sağlamak.

c) KYS dokümanlarının yeterli ve anlaşılır bir şekilde hazırlanmasını, dokümante edilmesini ve dağıtımını, muhafazası ile güncelleştirilmesini sağlamak.

ç) KYS’yi sürekli iyileştirmek için ilgili birimlerle koordineli olarak hizmet içi eğitimleri planlamak ve uygulamak.

d) Performans değerlendirmesi, düzeltici faaliyetlerin uygulanması, KYS’nin sürekli iyileştirilmesi konularında Yönetim Temsilcisine rapor vermek.

e) Kullanıcı/müşteri istek, beklenti ve memnuniyetinin sağlıklı ve doğru olarak anlaşılabilmesi için Kurumun kullanıcı/müşteri ilişkilerini geliştirmek, bu amaçla anket uygulanması ve anket değerlendirmesini yapmak, sonuçlarını Yönetim Temsilcisine raporlamak.

f) KYS iç tetkiklerini yürütmek, kalite yönetim sistemindeki gelişmeleri izlemek ve analiz etmek, risk ve fırsatları değerlendirmek, gerektiğinde düzeltici faaliyetleri başlatmak, izlemek ve sonuçlarını Yönetim Temsilcisine raporlamak.

g) KYS kapsamında ihtiyaç duyulan süreçlerin ve süreç izleme planlarının tanımlanması, güncellenmesi, sürekliliğinin sağlanması ve iyileştirme faaliyetleri ile birlikte izlenmesi için süreç sorumlularını koordine etmek.

ğ) Belgelendirme kuruluşuna karşı belgelendirme faaliyetlerini koordine etmek.

h) Merkez Kalite Kurulunun sekretarya görevini yürütmek.

Birim Kalite Temsilcisinin görev ve sorumlulukları

(1) Birim Kalite Temsilcileri aşağıdaki görev ve sorumlulukları yerine getirir:

a) 13 üncü maddede belirtilen görevlerde birimi ile ilgili hususlarda KYS Yönetim Temsilciliği ile koordineli olarak çalışmak.

b) Birim kalite ekipleri, süreç sorumluları arasında koordinasyonu sağlamak.

c) KYS toplantılarını organize etmek, toplantı tutanaklarını hazırlamak, ilgili birimlere iletilmesi ve izlenmesini sağlamak.

ç) KYS dokümanlarının yeterli ve anlaşılır bir şekilde hazırlanması, dokümante edilmesi ve dağıtımı, muhafazası ile güncelleştirilmesini sağlamak, güncel ve dış kaynaklı dokümanların güncelliğini takip etmek.

d) Performans değerlendirmesi, düzeltici faaliyetlerin uygulanması, KYS’nin sürekli iyileştirilmesi konularını değerlendirmek.

Birim Kalite Ekiplerinin oluşturulması

(1) Genel Müdürlük bünyesinde Daire Başkanlıkları, Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü ve Bölge Müdürlüklerinde birim amiri tarafından birim kalite ekipleri oluşturulur. Bölge Müdürlüğü merkez ve bağlı birimlerinde birim amirince uygun görülen idareci/personelin birim kalite ekiplerine katılımı sağlanır. Birim amiri, birim kalite ekibi içerisinden niteliklerini uygun göreceği en az iki kişiyi birim kalite temsilcisi olarak görevlendirir. Görevlendirilecek personelin KYS eğitimi almış olması şartı gözetilir.

(2) Birim Kalite Ekibinin sekretarya hizmetleri, birim amiri tarafından belirlenen personelce yürütülür.

Birim Kalite Ekibinin görevleri

(1) Birim Kalite Ekibi, aşağıdaki görevleri yerine getirir:

a) KYS çalışmalarını yürütmek, diğer birimlerle gerekli koordinasyonu ve işbirliğini oluşturarak KYS’nin bütünlüğünü sağlamak.

b) Personelin KYS ile ilgili konularda etkin desteğini ve iş birliğini sağlamak, KYS’ye ilişkin doküman ve belgelerin güncelliğini takip etmek ve duyurmak.

c) Birimi ile ilgili KYS dokümanlarını ve dosyalarını hazırlamak, revize etmek, geliştirmek ve muhafaza etmek, kaynak araştırması ve planlaması yapmak.

ç) KYS’nin etkin ve başarılı bir şekilde yürütülmesini sağlamak, aksayan yönleri gidermek için gerekli tedbirleri almak.

d) Personelin KYS ile ilgili eğitimlerini takip etmek, değerlendirmek, eğitim ihtiyacı olanların eğitime alınmalarını teklif etmek.

e) İç ve dış tetkiklerin sonuçlarını değerlendirmek.

f) Müşteri ilişkileri ile ilgili konularda gerekli düzenlemeleri yapmak

g) MKK Toplantısı sonucunda kararlaştırılan Kurum Kalite Hedeflerini ilgili tüm birimlerde duyurmak.

Birim Kalite Ekiplerinin çalışma usul ve esasları

(1) Birim Kalite Ekipleri, birim amirinin veya vekilinin başkanlığında, altışar aylık dönemler halinde (Temmuz ve Ocak ayının sonuna kadar) toplanır, kalite hedefleri ve süreç izleme planları değerlendirilir. İzleme sonuçları YGG/MKK Toplantılarında değerlendirilmek üzere altışar aylık dönemlerde KYS Yönetim Temsilciliğine gönderilir. Ayrıca, Birim Kalite Ekipleri birim amirinin gerekli görmesi halinde olağanüstü toplanır.

(2) Birim Kalite Ekibinin aldığı kararlar için toplantı tutanağı düzenlenerek yapılan toplantılar kayıt altına alınır. Birim Kalite Ekibi üyeleri (Merkez birimler hariç) arasında gerçekleştirilen e-posta, resmi yazı da toplantı tutanağı yerine geçer.

Kalite ödülü

(1) KYS çalışmalarına katılan merkez ve taşra birimlerinden çalışmaları nedeniyle ödüle layık görülen birimler ile üstün performans gösteren personele “Kalite Ödülü” verilir.

Kalite ödülü verilmesindeki usul ve esaslar

(1) Kalite ödülü verilmesinde Kalite Yönetim Sistemi uygulayan birimlerin:

a) Risk ve fırsatlarla ilgili düzeltici faaliyet çalışmaları,

b) Sonuçlandırılan iyileştirme çalışmaları,

c) Belirlenen kalite/performans hedeflerine ulaşma derecesi, ç) Müşteri memnuniyet oranları,

d) Birbirini takip eden üç tetkik döneminde uygunsuzluk bulunmaması,

e) Gerçekleştirilen iyi uygulama örneği sayısı,

kriterlerinde başarılı olması gerekmektedir. Başarılı olduğu tespit edilen birim ve/veya personelin ödüllendirilmesine YGG toplantılarında karar verilir.

Yürürlük

(1) Bu Talimat, Genel Müdür tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.

Yürürlükten kaldırılan talimat

(1) 14/06/2017 tarihli “Meteoroloji Genel Müdürlüğü TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Uygulama Talimatı” yürürlükten kaldırılmıştır.

Yürütme

(1) Bu Talimat hükümlerini Genel Müdür yürütür.