EN
TR
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
Bu Yönetmeliğin amacı, Radyo ve Televizyon Üst Kurulunun elinde bulunan arşiv malzemesi ile ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarının teminini, kayıtlarının tutulmasını, inceleme için istenildiğinde ilgililere verilmesini, muhafazasına gerek görülmeyen malzemenin ayıklanması ve imhasına dair işlemlerin düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlayacak usul ve esasları tespit etmektir.
Kapsam
Bu Yönetmelik Radyo ve Televizyon Üst Kurulu Teşkilatını kapsar.
Dayanak
Bu Yönetmelik 28/9/1988 tarihli ve 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 6 ncı maddesi gereğince 16/5/1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 45 inci maddesi ile 3984 sayılı Radyo ve Televizyonların Kuruluş ve Yayınları Hakkında Kanunun 8 inci ve 40 ıncı maddelerine göre hazırlanmıştır.
Tanımlar
Bu Yönetmelikte geçen;
a) Üst Kurul; Radyo ve Televizyon Üst Kurulu merkez teşkilatı ve bölge müdürlüklerini,
b) Kanun: 3984 sayılı Radyo ve Televizyonların Kuruluş ve Yayınları Hakkında Kanunu,
c) Arşiv Malzemesi: Türk devlet ve millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden 30 yıl geçmiş veya üzerinden 15 yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, Üst Kurul işlemleri sonucunda teşekkül eden ve muhafazası gereken Türk Milletinin geleceğine, tarihî, hukukî, askeri, İktisadî, dinî, ilmî, edebî, müzikal, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlâk, örf ve âdetlerini veya çeşitli sosyal özellikleri belirten her türlü yazılı ve basılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, audio ve video band, compact disc ve benzeri belge ve malzemeyi,
d) Arşivlik Malzeme: Arşiv malzemesi tanımında sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden 101 yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, Teşkilâtın gerçek veya tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletler arası kuruluşlarla akdettiği ikili veya çok taraflı milletler arası andlaşmalar, vekâletnameler, teknik plân ve projeler, yayın izni ve yayın lisansları, tapu gibi belgeleri,
e) Arşiv: Üst Kurulun faaliyetleri sonucu oluşan arşivlik malzeme ile arşiv malzemesinin saklandığı ve korunduğu yerleri,
f) Birim Arşivi: Üst Kurul birimlerinin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşivi (bölge müdürlüklerinde bulunan arşivler de birim arşivi sayılır.),
g) Kurum Arşivi: Üst Kurul çalışmaları sonucunda oluşan arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin birim arşivlerine göre daha uzun süre saklandığı arşivi,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Arşiv İşlemleri, Görev ve Görevlendirilecek Personel
Görev ve sorumluluk
Üst Kurulun arşiv hizmet ve faaliyetleri İdari Hizmetler Dairesi Başkanlığı tarafından yürütülür.
Arşiv hizmetlerinde görevlendirilecek personel
Üst Kurulun arşiv hizmet ve faaliyetlerin yürütülmesi, kurum ve birim arşivlerinin kaynak yönünden beslenmesi, geliştirilmesi, modem arşiv sistemlerinin takip edilmesi, ülkemizde gelişen iletişim imkanlarıyla, ses, görüntü, yazılı, basılı belge vb. derlenmesi ve arşiv bünyesine kazandırılması için gerekli personel, üniversitelerin kütüphanecilik, dokümantasyon veya arşivcilik bölümlerinden mezun olanlar ile en az 4 yıllık üniversite eğitimi almış, arşiv hizmetleri konusunda yeterli bilgi ve tecrübeye sahip elemanlardan oluşur.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Arşiv Malzemesi İle Arşivlik Malzemenin Korunması, Birim ve Kurum Arşivlerinde Saklanması, Gizliliği ve Yararlanma
Koruma yükümlülüğü
Üst Kural elinde bulundurduğu ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim etmediği arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdür.
Teşkilât, arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;
a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toz ve her türlü hayvan ve haşeratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,
b) Yangına karşı yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından,
c) Arşivin her bölümünde malzemenin cinsine göre, nem oranının ayarlanmasından,
d) Fazla rutubeti önlemek için rutubet emici cihaz veya kimyevî maddelerin kullanılmasından,
e) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden,
f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,
g) Isının malzemenin cinsine göre ayarlanmasından,
h) Uzun süre kullanılmadan saklanan ses ve görüntü malzemesinin, azamî iki yılda bir (kafalara değdirilmeksizin) cihazlardan hızla geçirilerek havalandırılmasından,
sorumludur.
Birim ve kurum arşivleri
Üst Kurul, belirli bir süre saklayacağı arşivlik malzeme için birimlerde "Birim Arşivi”, daha uzun süre saklayacağı arşiv ve arşivlik malzeme için "Kurum Arşivi" kurar.
Saklama süresi
Üst Kurulun elinde bulunan arşivlik malzeme birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile; arşiv malzemesi ise, Kurum Arşivinde 10-14 yıl süre ile saklanır.
Arşiv malzemesinin gizliliği
Birimler elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliğini koruyan arşiv malzemesi, kurum arşivine geçtikten sonra da gizli kalır. Bu tür arşiv malzemesinin gizliliğinin kaldırılması, ilgili birimin görüşü alındıktan sonra Üst Kurulca kararlaştırılır.
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gizli özelliğini taşıyarak intikal eden arşiv malzemesinin, gizliliğinin kaldırılması Üst Kurulun görüşü alındıktan sonra Başbakanlıkça kararlaştırılır.
Arşivlerden yararlanma
Kurum Arşivinin yetki ve sorumluluğuna geçmiş veya henüz geçmemiş olan arşiv malzemesinin aslı hiç bir sebep veya suretle arşivden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilmez.
Ancak, Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.
Yararlanma usul ve esasları
Üst Kurulun elindeki araştırmaya açık arşiv ve arşivlik malzemeden, gerçek ve tüzel kişilerin yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesi örneklerinin verilmesi usul ve esasları 18/9/1989 tarihli ve 20286 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 23/6/1989 tarihli ve 89/14269 sayılı Bakanlar Kurulu Kararına göre belirlenir.
Arşiv ve arşivlik malzemelerin (ses ve görüntü) kopyaları Üst Kurulca belirlenecek usul ve esaslara göre satılabilir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Birim Arşivi İşlemleri
Birim arşivine verilecek malzemenin ayırımı ve hazırlanması
Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler, işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekenler şeklinde bir ayırıma tâbi tutulur.
Ayırım işlemlerini müteakip, arşive devredilecek malzeme ilgili birimlerce işin ve malzemelerin özelliklerine göre;
a) Birimi,
b) Türü,
c) İşlem yılı (teşekkül ettiği yıl),
d) Konu ve işlem itibarıyla aidiyeti,
e) Aidiyet içerisindeki tarihi (aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de aynı usul uygulanır) ve sıra numarası esas alınmak suretiyle hazırlanır.
Ancak sicil dosyaları, sicil numarası, emekli sicil numarası veya isim esas alınmak suretiyle düzenlenir. Arşivde de buna göre bir yerleştirme yapılır.
Ayrıca verilen hizmet itibariyle özellik arzeden arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme, dosya planı da dikkate alınarak, hizmetin şekline ve malzemenin türüne göre geliştirilecek geçerli bir sistem içerisinde alfabetik, nümerik, kronolojik, tematik, coğrafi vb. şeklinde hazırlanır ve arşiv yerleştirmesi yapılır.
İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile "Gizli" damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme, arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tâbi tutulur.
Gizlilik dereceli kamu evrakı, ait olduğu dairece, gizliliği kaldırılmadıkça, bu hüviyetini muhafaza eder.
Gizliliği kaldırılan malzemeye "Gizliliği Kaldırıldı" damgası vurularak gizlilik damgası iptal edilir.
Uygunluk kontrolü
Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde;
a) Video bandlar başta olmak üzere öteki görüntü ve ses malzemesinin künyesini oluşturan bilgilerin eksik olup olmadığına,
b) Ses ve görüntü malzemesinin gerekli şartlarda saklanıp saklanmadığına,
c) Ses ve görüntü malzemesinin teknik özelliklerini koruyup korumadığına, süresinin ölçülüp ölçülmediğine,
d) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus kayıt defteri veya föyleri gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına,
e) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defterleri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine,
f) Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,
g) Klasörler veya dosyalar üzerine devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, yılının yazılıp yazılmadığına,
h) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların ciltlenip ciltlenmediğine,
ı) Zarflanması gerekenlerin zarflanıp zarflanmadığına,
i) Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine devirden önce verilmiş numaraların, birim adının ve yılının yazılıp yazılmadığına,
j) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının ciltlenip ciltlenmediğine,
k) Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına,
bakılır, eksikler varsa tamamlanır.
Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır.
Malzemenin birim arşivine devri
İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tespitinde, birim arşiviyle ilgili birimler arasında mutabakat sağlanır.
Ancak haber ve programla ilgili her türlü arşivlik malzeme, uygunluk kontrolü yapıldıktan sonra bekletilmeksizin birim arşivine teslim edilir. Malzemenin bu şekilde tespit, ayırım ve birim arşivine devrine karar verme yetkisi münhasıran birim amirlerine aittir. Teslim işlemleri ise malzemenin türüne göre belirlenecek esaslar içinde birim arşivleri personeli tarafından yerine getirilir.
Birim arşivine devredilmesi gerekmeyen malzeme
Arşiv ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Resmî Gazete, kitap, broşür ve benzeri malzemeler ilgili birimlerinde veya dokümantasyon/kütüphanede muhafaza edilir. Bekleme süresini müteakip aynı düzende kurum arşivine teslim edilir.
Malzemenin birim arşivinde tasnifi ve yerleştirilmesi
Birim arşivleri aşağıda belirtilen hizmet gruplarına göre görüntü bölümü ve ses bölümü esas alınarak tasnife tabî tutulurlar.
Birim arşivine giren ses ve görüntü malzemesi tekrar erişilebilirliğini sağlamak maksadıyla indekslenir ve konu başlıklarıyla tanımlanır.
Birim arşivlerinden yararlanma
Birimler gerektiğinde görülmek veya incelenmek üzere, ancak dışarıya çıkarılmamak kaydıyla birim arşivinden dosya alabilir.
Birim arşivinden alınan dosya inceleme sonunda geri verilir.
Birim arşivinde ayıklama ve imha
Birim arşivlerinde ayıklama ve imha yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemleri Kurum arşivinde yapılır.
Bölge müdürlüklerinde ayıklama-imha işlemleri 23 üncü madde hükümleri çerçevesinde yapılır.
Kurum arşivine devredilecek malzemenin ayrılması
Birim arşivinde saklama süresini tamamlayan arşivlik malzeme "Kurum Arşivine Devredilecek Olanlar" şeklinde ayrılır.
Kurum arşivine devretme
Birim arşivinde saklama süresini tamamlayan arşivlik malzeme kağıt defteri ve föyleri ile Kurum Arşivine devredilir.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Kurum Arşivi İşlemleri
Uygunluk kontrolü
Kurum arşivine devredilecek arşivlik malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksiklikleri varsa 14 üncü maddede gösterilen biçimde tamamlanır.
Kurum arşivinde ayıklama ve imha
Kurum Arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri, bu Yönetmeliğin altıncı ve yedinci bölümü hükümlerine göre yapılır.
Kurum Arşivinde yapılacak kesin tasnif, dosya ve kutu gruplarının hazırlanması, kurum arşivindeki muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tâbi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır.
Damgalama
Ayıklama ve imha işlemini müteakip, Kurum Arşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla "Radyo ve Televizyon Üst Kurulu Kurum Arşivi" damgası ile damgalanır. Damga, evrakların, ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.
Malzemenin kurum arşivinde tasnifi ve yerleştirilmesi
Arşivlik malzeme ve arşiv malzemesi, işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metotla (Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen fonları, bütünlüklerini bozmadan aslî düzeni ile bırakmaktır.
Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu kurum, birim ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir.
Tasnif işlemleri, şu sırayı takip eder:
a) Önce, her daire ve alt birimlere ait evrak, tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı, işlem gördükleri tarihlerdeki teşekkül ve münasebet biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir.
Ayırma işlemi, Üst Kurulun genel idari yapı şeması tespit edildikten sonra yapılır.
Kesin tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır.
b) Teşkilât şemasına göre, merkez teşkilâtında, kurum-birim-alt birim; bölge müdürlüklerinde ise kurum-birim ve ilgili teşkilâtın kodlarının ayrı ayrı tespit edilmesi işlemine geçilir. Bölge müdürlüklerini, merkezdeki alt birimden ayırt etmek için, il kodu, söz konusu teşkilât kodunun önüne yazılır.
Kodlama esasları şunlardır:
Kurum kodu: Radyo ve Televizyon Üst Kurulu
Birim kodu: Hizmet Birimleri ve Daire Başkanlıkları
Alt birim kodu: Şube Müdürlükleri
Hizmet türü kodu: Dosya tasnif numarası almamış belgelerden, hizmetlerde farklılık varsa, bu hizmetler kodlanacaktır. Eğer, dosya yönetmelikleri tatbik edilerek hizmetler sınıflanmışsa, yeniden kod verme yoluna gidilmeyip, bu dosya numaraları aynen kullanılacaktır.
Kodların tespit edilmesinde ve uygulanmasında aşağıdaki esaslara uyulur:
1) Mümkün olduğu kadar fazla rakam (harf veya rakam-harf) kullanılmasından kaçınılır.
2) Yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdas edilirken, bunların eski kodlarla çakışmamasına dikkat edilir.
3) Evrak ve vesaikin eklerine de, aidiyeti ve bütünlüğü bozmamak için mevcut kodlama, kendi bütünlüğü içerisinde ayrı ayrı verilir.
c) Ayırımı yapılan evrak ve vesaikten, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar, ekleriyle birlikte bir araya getirilir.
Evraka ekli olan harita, plân, proje ve benzerleri, asıl evrak ve vesaikten ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve vesaik ile birlikte ele alınır.
Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evrak 1’den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır.
d) Daha sonra, birimleri tespit edilmiş olan evrak ve vesaik, kendi içerisinde "gün, ay ve yıl" sırasına göre, kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususlar göz önüne alınır:
1) Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve vesaikin, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır.
2) Üzerinde yalnızca "ay"ı olup, günü belli olmayan evraklar, sıralamada, evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna, toplu olarak konulur.
3) Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konulur.
4) Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı hâlde, tahminî tarihlemesi yapılan evraklar da, ait oldukları yılın, ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur. Tahminî tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir.
e) Ayırma neticesinde, evrak ve vesaikin ait olduğu, Üst Kurulun şube müdürlüklerine kadar, daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden, lâstikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası", (Ek: 1), evrakın arka yüzünün sol üst köşesine siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, "Alt Birim Kodu"na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lâstik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu veya Klâsör Numarası", "Dosya Numarası” ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur.
"Kutu Numarası" bölümünde evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara yazılır.
"Dosya Numarası" bölümüne bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır.
"Evrak Sıra Numarası" bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar 1’den başlamak üzere sıra numarası alır. "Arşiv Yer Damgası”, aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından, evrakın eklerine de basılır.
Kodlamada, "Kutu Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit, tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz.
f) Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek, bir "Dosya Muhteviyatı Döküm Formu” (Ek:2) konacaktır.
g) İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların veya klâsörlerin, sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın, "Evrak Sıra Numarası" hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (Ek:3), "Dosya Numarası" hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile, ayrıca "İşlem Yılı" yazılır. Aynı şekilde, dosya gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlamanın "Dosya Sıra Numarası" dahil, "İşlem Yılı” kaydedilir.
Ayrıca, hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibarıyla kendi arasında müteselsil numaralar almış olan evrak ve vesaik için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, "İşlem Yılı" hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve vesaikin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için, "İşlem Yılı” hanesinin altında bu numaraların yer alacağı bir boş kısım bırakılır.
h) Kutu ve dosyalara verilecek sıra numaraları, dosyalama sistemleri devam ettiği sürece müteselsil olarak devam ettirilir.
ı) Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın, envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün, mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir.
i) Bütün bu işlemler, daha sonra kataloglara geçirilir.
j) Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (Ek: 4) veya klâsörlere konmuş olarak, gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve maden raflarda, tasnif plânına uygun olarak, bir yerleştirme plânı dahilinde yerleştirilir.
Bu yerleştirmede, raflarda, çift taraflı ranzalar da dahil soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru birbirini takip eden bir sıra dahilinde hareket edilir.
Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır.
Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.
Bu tasnif sistemi, yalnızca klâsik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (film, fotoğraf, plâk, ses ve görüntü bandı, vb.) tasnifi, değişik sistem ve işlemlere göre yapılır.
Malzemenin kurum arşivinde saklanma süresi
Üst Kurul elinde bulunan arşiv malzemesinin, Kurum Arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri, birim arşivlerindeki saklanma sürelerine göre 10-14 yıl arasındadır.
Malzemenin envanterlerinin çıkarılması ve kataloglarının hazırlanması
Kurum Arşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkarılır, katalogları hazırlanır.
Kurum arşivinden yararlanma
Kurum Arşivinden yararlanmada, 11,12 ve 18 inci maddeleri hükümleri saklıdır.
Devlet arşivleri genel müdürlüğüne devredilecek malzemenin ayrılması ve teslimi
Kurum Arşivinde saklanma süresini tamamlayan ve arşiv malzemesi vasfım kazanan arşivlik malzeme "Genel Müdürlüğe Devredilecek Olanlar" şeklinde ayrılır ve hazırlanacak devir listeleri veya "Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu" (Ek: 5), varsa kayıt defterleri ile devredilir. Bu yükümlülüğün yerine getirilip getirilmediği Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce denetlenir.
Arşiv malzemesinden hangilerinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce teslim alınıp, hangilerinin geçici veya sürekli olarak Üst Kurul elinde kalacağı, Üst Kurulun görüşü alındıktan sonra anılan Genel Müdürlükçe kararlaştırılır. Üst Kurulun kendi arşivlerinde kalan arşiv malzemesi, 7 nci madde hükümlerine tâbidir.
Arşiv malzemesi devir-teslim ve envanter formunun düzenlemesi
Aynı tür arşiv malzemesi, aynı forma kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması hâlinde, her biri için ayrı form düzenlenir.
Form üzerine, teslim edilen arşiv malzemesinin;
a) "Birimi" bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı,
b) "Türü" bölümüne, dosya, defter, form, plân, program, model, fotoğraf, resim, film, plâk, görüntü bandı, ses bandı, damga vb. olduğu,
c) "İşlem yılı" bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl,
d) "Teşkilât kodu" bölümüne, her dikdörtgen içine sırasıyla kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları; yanındaki "kutu" ve "dosya" bölümüne de, kutu ve dosya numarası,
e) "Envanter sıra numarası" bölümüne, ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası,
f) "İşlem tarihi" bölümüne, evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih,
g) "Sayı" bölümüne, evraka verilen sayı,
h) "Gizlilik derecesi" bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (gizli evrak "G" kısaltması ile gösterilir.),
ı) "Konusu" bölümüne, o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama,
i) "Adedi" bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam adet,
j) "Açıklama" bölümüne, yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi, devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar,
k) "Evrak sıra numarası" bölümüne, evrakın dosya içindeki sura numarası,
yazılır.
ALTINCI BÖLÜM
Muhafazasına Lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme, Ayıklama ve İmha Komisyonları
İmha edilecek malzemenin tespit ölçüsü
Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler), 32 nci maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, mevzuatın tayin ettiği zaman veya malzemede belirtilen süre içerisinde ayıklama ve imha işlemine tâbi tutulamazlar.
İmha edilecek malzeme
İmha edilecek malzeme, aşağıda gösterilmiştir.
a) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekit yazılan,
b) Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler,
c) Resmî veya özel her çeşit zarflar (Tarihi değeri olanlar hariç),
d) Adlî ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmî kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kâğıtlar, PTT’ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adı ve taahhütlü zarf vb.) kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,
e) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kâğıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları),
f) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,
g) Esasa taallûk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar,
h) Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları,
ı) Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı,
i) Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite, daire, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları; aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalâaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri,
j) Üst kurul haricinden bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,
k) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,
l) Çalışma raporlarının fazla kopyaları,
m) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar,
n) Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,
o) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikâyetler,
ö) Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar,
p) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları,
r) Sınav duyuruları, başvurular, sınav-tutanakları, sınav yazılı kâğıtları, sınav sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri,
s) Görev talepleri ve cevap yazılan, işleme konmamış veya hıfzedilmiş başvurular ve yazılar,
ş) Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar,
t) Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazılan ve cevapları,
u) Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri,
ü) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri,
v) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler ile,
y) Yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerin,
imhasına Üst Kurul bünyesinde kurulacak "Ayıklama ve İmha Komisyonları"nca karar verilir.
Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha
Üst Kurul elinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurulacak ayıklama ve imha komisyonunca yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.
Kurum Arşivi ayıklama ve imha komisyonları, çeşitli sebeplerle, zamanında kurum arşivine intikal ettirilmemiş olup, muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tâbi tutup, arşivlik malzemeyi kurum arşivine intikal ettirirler.
Ayıklama ve imha komisyonlarının teşkili
Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim âmirinin veya Kurum Arşiv sorumlusunun başkanlığında, Kurum Arşivinden görevlendirilecek iki memur ile, malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin âmiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 kişilik bir "Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu" kurulur. Kurul bünyesinde, kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer almışsa, bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumluları da, bu komisyona tabiî üye olarak katılırlar.
Bölge Müdürlükleri arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemi için, arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim âmirinin başkanlığında, varsa birim arşiv sorumlusu ve birim arşivinden görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili dairenin âmiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 veya 4 kişilik bir "Ayıklama ve İmha Komisyonu" kurulur. Yeterli personelin olmaması halinde, bu komisyon en az 3 kişiden teşkil olunur.
Ayıklama ve imha komisyonlarının yetki ve sorumlulukları
Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının nihaî kararı ile yapılır. Ancak, 39 uncu madde hükümleri saklıdır.
Ayıklama ve imha komisyonlarının çalışma esasları
Ayıklama ve imha komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar.
Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tâbi tutarlar.
Komisyon kararları oy çokluğu ile alınır. Komisyonların oy çokluğu ile karar veremediği durumlarda, komisyon başkanının oy verdiği tarafın kararı esas alınır.
YEDİNCİ BÖLÜM
İmha İşlemleri
Ayıklama ve tasnif
Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya plânı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir.
İmha listesinin düzenlenmesi
İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya plânı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. 32 nci maddede sayılan malzemeler gerektiğinde bir örnek alınmak suretiyle tür ve yılları gösteren imha listeleriyle imhaya tabi tutulabilirler.
İmhası reddedilen evrak ve malzeme, ileride ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.
İmha listelerinin kesinlik kazanması
Hazırlanan imha listeleri, merkezde Üst Kurul Başkanı, bölge müdürlüklerinde Bölge Müdürünün onayını müteakip kesinlik kazanır.
İmha şekilleri
İmha aşağıdaki esaslara göre yapılır:
a) Kâğıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere Türkiye Selüloz ve Kâğıt Fabrikaları Genel Müdürlüğüne (SEKA) gönderilmesi veya SEKA’nın yetkili mahalli kuruluşlarına teslim edilmesi suretiyle yerine getirilir.
Gizli evrak ve malzeme ile başkaları tarafından görülüp okunması mahzurlu olan malzemenin SEKA’ya verilmesi gerektiği takdirde, gönderilmeden önce özel makinelerle okunmayacak şekilde kıyılması şarttır.
b) SEKA’ya gönderilmesi veya mahallinde özel makinelerle kıyılması mümkün olmayan, yahut ekonomik görülmeyen malzeme, Üst Kurul mevzuatına göre, sorumluluk taraflarına ait olmak üzere, kıyılmak kaydı ile özel şahıslara ihale edilebilir.
İmha edilecek malzemenin ayıklanması
İmha edilecek malzeme, iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlarından ve karbon kâğıtlarından ayıklanır. Kullanma imkânı bulunan klâsör ve dosyalar ayrılır.
İmha tutanağı
İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.
İmha listeleri ve tutanaklarının saklanması ve denetleme
İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, kincisi kurum arşivinde muhafaza edilir.
Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl saklanır.
Kurum ile devlet arşivleri genel müdürlüğü arasında işbirliği
Ayıklama ve imha işlemlerinde tereddüt edilmesi durumunda, Üst Kurul, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünden görüş isteyebilir.
SEKİZİNCİ BÖLÜM
Son Hükümler
Hüküm bulunmayan haller
Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik" hükümleri uygulanır.
Yürürlük
Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
Bu Yönetmelik hükümlerini Üst Kurul Başkanı yürütür.
