SHGM-IKY SHGM İç Kontrol Yönergesi

BİRİNCİ BÖLÜM

Başlangıç Hükümleri

Amaç ve kapsam

(1) Bu Yönergenin amacı, Sivil Havacılık Genel Müdürlüğü'nde iç kontrol sisteminin uygulanmasına, izlenmesine ve geliştirilmesine ilişkin ilke, yöntem, işlem ve süreçleri belirlemek ve mevcut iç kontrol sistemi kapsamında görev, yetki ve sorumlulukları ortaya koyarak görevli kurul, çalışma grubu ve birimler tarafından yürütülecek faaliyetlere ilişkin çalışma ilkelerini düzenlemektir.

(2) Bu Yönerge, Sivil Havacılık Genel Müdürlüğü birimlerinde iç kontrol sisteminin işleyişi ile ilgili yürütülecek tüm iş ve işlemleri kapsar.

Dayanak

(1) Bu Yönerge;

a) 10/12/2003 tarihli ve 25326 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa,

b) 05/03/2025 tarihli ve 32832 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan İç Kontrol Yönetmeliğine,

c) 26/12/2007 tarihli ve 26738 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğine,

ç) Hazine ve Maliye Bakanlığı'nın 07.02.2014 tarihli ve 13 sayılı Kamu İç Kontrol Rehberine ve 04/04/2024 tarihli ve 3036727 sayılı İç Kontrol Sistemi İzleme ve Değerlendirme Rehberine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

(1) Bu Yönergede geçen;

a) Bakanlık: Hazine ve Maliye Bakanlığını,

b) Birim: Sivil Havacılık Genel Müdürlüğünün teşkilat şemasında yer alan birimlerini,

c) Genel Müdür: Sivil Havacılık Genel Müdürünü,

ç) Genel Müdürlük: Sivil Havacılık Genel Müdürlüğünü,

d) Harcama Yetkilisi: Bütçeyle ödenek tahsis edilen veya ödenek gönderme belgesi ile ödenek gönderilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisini,

e) İç kontrol: İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem, süreç ile iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütününü,

f) Kanun: 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanununu,

g) Kurul: Üst yönetici başkanlığında merkez teşkilatında yer alan birimlerin harcama yetkililerinden ve ihtiyaç duyması halinde üst yöneticinin görevlendireceği diğer kişilerden oluşan İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunu,

ğ) Kurum: Sivil Havacılık Genel Müdürlüğünü,

h) Kurumsal Risk Yönetimi: Sivil Havacılık Genel Müdürlüğü Kurumsal Risk Yönetimi Yönergesi kapsamında riskleri tanımlamayı, analiz ederek ölçmeyi, önceliklendirmeyi, risklere karşı yürütülecek faaliyetleri belirlemeyi, sorumluları tayin etmeyi, belirlenen faaliyetleri uygulamayı ve bunları izleyerek gözden geçirmeyi kapsayan bütün süreçleri,

ı) Mali Hizmetler Birimi: Strateji Geliştirme Daire Başkanlığını,

i) Mali Hizmetler Birim Yöneticisi: Strateji Geliştirme Daire Başkanını,

j) Müdürlük: Raporlama ve İç Kontrol Müdürlüğünü,

k) Sekretarya: Raporlama ve İç Kontrol Müdürlüğünü,

l) SGDB: Strateji Geliştirme Daire Başkanlığını,

m) Üst Yönetici: Sivil Havacılık Genel Müdürünü,

n) Yönerge: SHGM İç Kontrol Yönergesini,

o) Yönetmelik: 05/03/2025 tarihli ve 32832 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan İç Kontrol Yönetmeliğini

İfade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

İç Kontrolün Amaçları ve Temel İlkeleri

İç kontrolün amaçları

(1) İç kontrolün amaçları;

a) Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini,

b) Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini,

c) Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini,

ç) Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini,

d) Varlıkların kötüye kullanılmasını ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamaktır.

İç kontrolün temel ilkeleri

(1) İç kontrolün temel ilkeleri şunlardır:

a) İç kontrol faaliyetleri, yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür.

b) İç kontrol faaliyet, düzenleme ve uygulamalarında öncelikle riskli alanlar dikkate alınır.

c) İç kontrol sisteminin oluşturulmasında ve uygulanmasında, idarelerin kurumsal kapasiteleri, yerine getirmekle yükümlü oldukları hizmetlerin niteliği ile malî durumları gibi kendilerine özgü koşulları dikkate alınır.

ç) İç kontrole ilişkin sorumluluk, faaliyet ve süreçlerde yer alan bütün görevlileri kapsar.

d) İç kontrol, idarenin bütün birimlerindeki malî ve malî olmayan her türlü faaliyet, süreç ve işlemleri kapsar.

e) İç kontrol sistemi yılda en az iki kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir.

f) İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik, etkililik, ekonomiklik ve verimlilik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

İç Kontrol Sisteminin Bileşenleri ve Standartları

İç kontrol sisteminin bileşenleri ve standartları

(1) İç kontrol sisteminin bileşenleri ve standartları Genel Müdürlüğün iç kontrol sisteminin oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate alınması gereken temel yönetim kurallarını göstermekte ve tüm birimlerinde tutarlı, kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlamaktadır.

(2) Kurumun iç kontrol sistemi; kontrol ortamı, risk değerlendirmesi, kontrol faaliyetleri, bilgi ve iletişim ile izleme olmak üzere 5 bileşen, 18 standart ve 79 genel şarttan oluşmaktadır. İhtiyaç duyulması ve üst yönetimin uygun bulması halinde Kurum adına Mali hizmetler birimi yeni standart geliştirebilir.

Kontrol ortamı bileşeni

(1) Kontrol ortamı; iç kontrolün diğer unsurlarına temel teşkil eden genel bir çerçeve olup, kişisel ve mesleki dürüstlük, yönetim ve personelin etik değerleri, iç kontrole yönelik destekleyici tutum, mesleki yeterlilik, organizasyonel yapı, insan kaynakları politikaları ve uygulamaları ile yönetim felsefesi ve iş yapma tarzına ilişkin hususları kapsar.

(2) Kontrol ortamı kapsamında faaliyetler; görev, yetki ve sorumlulukların açık bir şekilde belirlendiği bir kurumsal yapı içerisinde, etik değerleri benimsemiş, yeterli ve yetkin personel tarafından yürütülür. Hesap verebilirliği sağlamak üzere yöneticilerin ve personelin performans ölçütleri belirlenir, iç kontrol sisteminin oluşturulması ve uygulanması için gerekli yetki, görev ve sorumluluklar tanımlanır.

(3) Kontrol ortamı bileşeni;

a) Etik değerler ve dürüstlük,

b) Misyon, organizasyon yapısı ve görevler,

c) Personelin yeterliliği ve performansı ile

ç) Yetki devri olmak üzere

dört standarttan oluşur.

Etik değerler ve dürüstlük standardı

(1) Genel Müdürlüğün iç kontrol sistemi tüm personel tarafından sahiplenilir ve yöneticiler iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olurlar. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirliğin sağlanması, tüm bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olarak üretilmesi ve personele ya da hizmet verilenlere adil ve eşit davranılması esastır. Genel Müdürlüğün etik değerleri ile etik davranış ilkelerinin dışında sergilenen tutum ve davranışlara ilişkin başvuruların yapılması ile bu başvuruların değerlendirilmesinde 10/01/2020 tarihli Mesleki Etik Kuralları Talimatı ve 06/08/2024 tarihli Sivil Havacılık Genel Müdürlüğü Etik Komisyonu, Etik Davranış İlkeleri ve Etik Uygulamaları Yönergesi hükümlerine uyulur.

Misyon, organizasyon yapısı ve görevler standardı

(1) Genel Müdürlüğün misyonu, vizyonu ve teşkilat şeması güncel olarak internet sayfasında yayımlanır. Genel Müdürlüğün misyon ve vizyonu stratejik planlama çalışmaları kapsamında belirlenir. Birimlerin görevleri, iş akışları ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları Kurumun Kalite Yönetim Sistemi üzerinden personelin erişime sunulur. Genel Müdürlüğün ve birimlerin organizasyon yapısı; temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde tasarlanır. Yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturur.

Personelin yeterliliği ve performansı standardı

(1) Genel Müdürlüğün insan kaynakları yönetimi; yerleşik bir kariyer ve liyakat kültürüne sahip, norm kadro tekniğini esas alan sürekli eğitim anlayışına dayalı bir yapı içerisinde yürütülür. Eğitim faaliyetlerinin planlanmasında ve yürütülmesinde 13/01/2015 tarihli Hizmet İçi Eğitim Genelgesindeki hususlar esas alınır.

Yetki devri standardı

(1) Genel Müdürlük yönetim kademesinde olmayan personelin sorumluluk duygusunu ve motivasyonunu artırarak onları üst görevlere hazırlamak, yönetici personelin ise iş yükünü azaltarak daha rahat çalışmalarına olanak sağlamak ve karar alma süreçlerinin daha hızlı ve daha doğru işlemesini temin etmek amacıyla, yetki devri uygulamasından etkin bir şekilde yararlanır. Yetki devri uygulamasında Genel Müdürlüğün 28/04/2022 tarihli revize İmza Yetkileri Yönergesi esas alınır.

Risk değerlendirme bileşeni

(1) Risk değerlendirme: İdarenin stratejik amaç ve hedeflerine yönelik kurumsal riskler ile harcama birimlerinin faaliyet ve süreçlerine yönelik operasyonel risklerin, suistimal risklerinin, teknolojiye ilişkin risklerin ve benzer risklerin belirlenmesi, analiz edilmesi, etki ve olasılıklarının ölçülmesi, önceliklendirilmesi, risklere yönelik alınacak kararların belirlenmesi, raporlanması ve izlenmesi aşamalarından oluşur.

(2) Risk değerlendirme bileşeni;

a) Planlama ve programlama ile

b) Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi

Olmak üzere iki standarttan oluşmaktadır.

Planlama ve programlama standardı

(1) İdarenin ve birimlerinin hedefleri; spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Bu kapsamda Genel Müdürlüğün faaliyetlerini, amaç, hedef ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynaklarını planlayabilmesi amacıyla 22/04/2021 tarihli 31462 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren Kamu İdarelerince Hazırlanacak Stratejik Planlar ve Performans Programları ile Faaliyet Raporlarına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ve ilgili düzenlemeler esas alınarak SGDB koordinasyonunda beş yıllık stratejik plan hazırlanır.

(2) Stratejik planda yer alan amaç ve hedefler ile faaliyet ve kaynak ihtiyacının yıllık dilimleri performans programlarında tespit edilir, gösterilir ve uygulanır. Kurumun performans programları, Kamu İdarelerince Hazırlanacak Stratejik Planlar ve Performans Programları ile Faaliyet Raporlarına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ve ilgili düzenlemeler esas alınarak SGDB koordinasyonunda hazırlanır.

(3) Kurumun bütçesi ve yatırım programı, performans esaslı program bütçe anlayışı çerçevesinde SGDB koordinasyonunda hazırlanır.

Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi standardı

(1) Stratejik plan ve performans programında yer alan amaç ve hedefler ile birim süreçlerine ilişkin riskler, kurumsal risk yönetimi anlayışı çerçevesinde tespit edilerek, değerlendirilir. Risklerin belirlenmesi, değerlendirilmesi ve risklere karşı alınacak önlemlerin tespit edilmesine ilişkin iş ve işlemler, SHGM Kurumsal Risk Yönetimi Yönergesi esaslarına göre yürütülür.

Kontrol faaliyetleri bileşeni

(1) Kontrol faaliyetleri; öngörülen bir riskin etki ve/veya olasılığını azaltmayı, böylece idarenin amaç ve hedeflerine ulaşma olasılığını artırmayı amaçlayan politika ve prosedürlerdir.

(2) Kontrol faaliyetleri, risk değerlendirme sürecinde belirlenen risklerin etki ve olasılıklarını kabul edilebilir düzeylere indirmek amacıyla uygun kontrol faaliyetlerinin belirlenmesini, uygulanmasını ve izlenmesini kapsar. Risklere yönelik belirlenen ve uygulamaya konulan yönlendirici, önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyetleri idarenin iç düzenlemelerine ve uygulama süreçlerine dâhil edilerek süreklilik sağlanır.

(3) Kontrol faaliyetleri bileşeni;

a) Kontrol stratejileri ve yöntemleri,

b) Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi,

c) Görevler ayrılığı,

ç) Hiyerarşik kontroller,

d) Faaliyetlerin sürekliliği ve

e) Bilgi sistemleri kontrolleri

Olmak üzere altı standarttan oluşur.

Kontrol stratejileri ve yöntemleri standardı

(1) Birimlerde yürütülen faaliyetler ile iş ve işlemler, niteliğine ve niceliğine uygun yöntemlerle kontrol edilmekte olup; kontrol faaliyetlerinin tespiti, uygulanması ve değerlendirilmesine ilişkin olarak birimlerin iş akış şemaları ve görev tanımları hazırlanır, hassas görevler ile bu görevlerdeki riskler ve alınacak tedbirler belirlenir.

Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi standardı

(1) Genel Müdürlük birimlerinde yürütülen iş ve işlemler için birimlerin iş akış şemaları, süreç akışı ve görev tanımları belirlenerek Kalite Yönetim Sistemi üzerinden erişime sunulur.

Görevler ayrılığı standardı

(1) Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir.

(2) Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı birimlerde yöneticiler risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Bu kapsamda ilgili görevleri yürüten personel ve sorumlu amir belirlenir.

Hiyerarşik kontroller standardı

(1) Birimlerde yürütülen tüm iş ve işlemler hiyerarşik olarak kontrol edilir. Birim amirleri personelin iş ve işlemlerini izleyerek, onaylar ve tespiti halinde hata veya usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları verir.

Faaliyetlerin sürekliliği standardı

(1) Birimlerde yürütülen faaliyetler, iş tanımları, görev ve sorumluluklar, iş süreçleri ve iş akış şemaları birime yeni atanan veya rotasyon uygulaması ile birimin yürüttüğü işlere sonradan dahil olan personel için rehber niteliğinde olup, görevden ayrılan personelin yerine geçici veya sürekli olarak bakacak personelin de birim faaliyetlerini aksatmadan sürdürebilmesini sağlamaktadır. Birimlerde yürütülen faaliyetlerin takibi ve adaptasyon sürekliliği müdürler/koordinatörler ve harcama yetkilisi tarafından sağlanır.

Bilgi sistemleri kontrolleri standardı

(1) Genel Müdürlük, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir.

(2) Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır, bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır.

Bilgi ve iletişim bileşeni

(1) Bilgi ve iletişim: İdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilginin uygun bir şekilde kaydedilmesini, tasnif edilmesini ve ilgililerin sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilmesini kapsar.

(2) Bilgi ve iletişim bileşeni;

a) Bilgi ve iletişim,

b) Raporlama,

c) Kayıt ve dosyalama sistemi ile

ç) Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi Olmak üzere dört standarttan oluşur.

Bilgi ve iletişim standardı

(1) Genel Müdürlüğün bilgi ve iletişim sisteminin kapsamı, yapısı, işleyişi ve güvenliği ile bilgi ve iletişim araçlarının kullanımına ilişkin hususlarda 20/05/2015 tarihli Bilgi Güvenliği Yönergesi hükümleri esas alınır.

(2) Kurum içi ve kurum dışı iletişim; bilgilendirme, görüş alma, ortak karar alma konularında toplantılar, raporlar, bilgilendirme amaçlı broşür basımı, yine görüş alma ve değerlendirme kapsamında anket çalışmaları, çalıştay, konferans, yazışma ve e- posta gibi iletişim yöntemleriyle gerçekleştirilir.

Raporlama standardı

(1) Kurumun amaç, hedef, gösterge, faaliyet ve projeleri ile kaynak ihtiyacına ilişkin bilgiler, Performans Programı vasıtasıyla her yıl ocak ayı içerisinde SGDB tarafından kamuoyuna açıklanır.

(2) Kurum bütçesiyle ödenek tahsis edilen birim başkanlık veya müdürlükler, bir önceki mali yılda yürütülen faaliyetler, kullanılan ödenekler, hedef ve gerçekleşmeleri ile meydana gelen sapmaların nedenlerine ilişkin bilgileri kapsayan birim faaliyet raporlarını her yıl ocak ayı sonuna kadar üst yöneticiye sunar ve SGDB'ye iletilirler.

(3) Stratejik planlarda belirtilen amaç ve hedeflere göre performans programında belirlenen performans faaliyetleri ile performans göstergelerinin sonucu, kaynak kullanımları Kamu İdarelerince Hazırlanacak Stratejik Planlar ve Performans Programları ile Faaliyet Raporlarına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ve ilgili düzenlemeler esas alınarak SGDB tarafından hazırlanan idare faaliyet raporu her yıl şubat ayı sonuna kadar kamuoyuna açıklanır.

(4) Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu, Kurum bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları ile ikinci altı aya ilişkin beklenti, hedef ve faaliyetleri kapsayacak şekilde her yıl temmuz ayı içerisinde kamuoyuna açıklanır.

(5) Bir önceki yıla ait kamu yatırım projelerinin gerçekleşme ve uygulama sonuçlarını içeren yatırım değerlendirme raporları mart ayı sonuna kadar SGDB tarafından kamuoyuna açıklanır.

(6) Kurumda yürütülen iç kontrol çalışmalarının etkinlik düzeyinin ölçülmesi ve mevcut sistemin değerlendirilmesi amacı ile SGDB tarafından her yıl Mart ayının on beşine kadar Kamu İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu hazırlanır. Hazırlanan Rapor Hazine ve Maliye Bakanlığı'na gönderilir.

Kayıt ve dosyalama sistemi standardı

(1) Genel Müdürlükte arşiv ve dokümantasyon hizmetleri kurumsal kültür ve kimliğe değer katacak biçimde etkin, hızlı ve güvenli bir sistem içerisinde yürütülür. Kayıt ve dosyalama sistemi kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlayacak biçimde modellenir.

(2) Genel Müdürlükte kurum içi iletişim, kurumlar arası bilgi/belge paylaşımı ve elektronik belgelerin arşivlenmesinde "Belge-net" sistemi kullanılmakta olup, konuya ilişkin hususlarda 10/6/2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır.

Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi standardı

(1) Kurum itibarı, yolsuzluk riski, gizli bilgilerin açığa çıkması ve benzeri yönlerden diğer görevlerle kıyaslandığında çok daha büyük önem taşıyan özellikteki görevler hassas görev olarak nitelendirilir. Hassas görevlere ilişkin alınacak önlem ve tedbirler hassas görev formları vasıtası ile birim bazında düzenlenir.

(2) Genel Müdürlük faaliyetlerinde tespit edilen veya bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar, yetkili kişi veya mercilere ivedilikle bildirilir. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların incelemekle görevli yetkililer, bildirilen hususlara ilişkin yeterli incelemeyi yapmakla yükümlüdür. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılamaz.

İzleme bileşeni

(1) İzleme, iç kontrol sisteminin kalitesini değerlendirmek üzere yürütülen tüm izleme faaliyetlerini kapsar. İzleme faaliyetinin temel amacı iç kontrol sisteminin performansı hakkında sağlıklı ve düzenli bir değerlendirme yapmak ve yapılması gereken değişiklikleri belirlemektir.

(2) İzleme bileşeni;

a) İç kontrolün değerlendirilmesi ve

b) İç denetim

Olmak üzere iki standarttan oluşur.

İç kontrolün değerlendirilmesi standardı

(1) İç Kontrol Sisteminin değerlendirilmesi amacıyla her yıl İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Anket Formu Genel Müdürlük birimleri ile paylaşılır ve harcama yetkilisi de dâhil olmak üzere birimlerdeki müdür ve koordinatörler tarafından anket formunun doldurulması beklenir. Anket verilerine dayanılarak Müdürlük tarafından mart ayının on beşine kadar bir önceki yılın Kamu İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu hazırlanır ve Hazine ve Maliye Bakanlığı'na gönderilir.

(2) Üst Yöneticiden alınan Olur kapsamında oluşturulan Sivil Havacılık Genel Müdürlüğü İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu temmuz ve aralık aylarında olmak üzere yılda iki defa toplanarak iç kontrol sistemini ve Kamu İç Kontrol Standartlarına uyum çalışmalarını izleme, yönlendirme ve raporlama çalışmalarını yürütür.

İç denetim standardı

(1) Kurumda iç denetim faaliyetleri, iç denetim biriminde görevli iç denetçiler tarafından, ilgili yasal ve idari düzenlemeler esas alınarak fonksiyonel ve bağımsız bir şekilde 23/02/2018 tarihli İç Denetim Yönergesi esasları çerçevesinde yürütülür.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

İç Kontrole İlişkin Yetki, Görev ve Sorumluluklar

İç kontrole ilişkin temel sorumluluklar

(1) Üst yönetici, harcama yetkilileri ve diğer yöneticiler;

a) Mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunmasından,

b) Malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticiler ile personele verilmesinden,

c) Belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından,

ç) Mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden,

d) Kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından

Görev ve yetkileri çerçevesinde sorumludur.

Üst yöneticinin yetki ve sorumlulukları

(1) Üst yönetici, idarede iç kontrol sisteminin oluşturulmasını sağlar, işleyişi izler ve gerekli tedbirleri alır. Üst yönetici, iç kontrol sisteminin oluşturulmasını sağlamak üzere görev ve sorumlulukları tanımlar, Kamu İç Kontrol Standartlarına uyum için gerekli olan yazılı prosedürleri, talimatları ve eylem planlarını yürürlüğe koyar ve uygulama sonuçlarını izler. Üst yönetici, bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, malî hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirir.

(2) Üst yönetici, her yıl İç Kontrol Yönetmeliği'nin ekinde yer alan (Ek-1) Üst Yöneticinin İç Kontrol Güvence Beyanını imzalar ve idare faaliyet raporuna ekler.

(3) Üst yönetici, iç kontrol güvence beyanını imzalarken; harcama birimleri tarafından sunulan faaliyet raporlarını ve eki iç kontrol güvence beyanlarını, iç denetim raporlarını, Raporlama ve İç Kontrol Müdürlüğü tarafından hazırlanan yıllık iç kontrol sistemi değerlendirme raporunu ve malî hizmetler birim yöneticisinin beyanını da dikkate alır. İç kontrol sisteminin izlenmesi sonucunda yeterli güvencenin sağlanamadığı tespit edilen hususlar ve alınması öngörülen tedbirler iç kontrol güvence beyanına eklenir.

Harcama yetkilisinin görev ve sorumlulukları

(1) Harcama yetkilisi, birimindeki düzenleme, faaliyet, süreç ve işlemlerin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamaktan ve hiyerarşik olarak üst kademe yöneticileri ile üst yöneticiye ve yetkili mercilere hesap vermekten sorumludur. Bu amaçla harcama yetkilisi, biriminde iç kontrol sistemini oluşturur, uygular, izler ve raporlar. Harcama yetkilisi biriminde, işlem yönergeleri ve süreç akış şemalarının oluşturulmasını ve bunlar esas alınarak tespit edilen risklere karşı alınacak önlemlerin belirlenmesini sağlar.

(2) Harcama yetkilisi, her yıl İç Kontrol Yönetmeliği'nin ekinde yer alan (Ek-2) Harcama Yetkilisinin İç Kontrol Güvence Beyanını imzalar, birim faaliyet raporuna ekler ve üst yöneticiye sunar.

(3) Harcama yetkilisi iç kontrol güvence beyanını imzalarken, kendisine sunulan bilgi ve raporlar ile iç denetim raporlarını da dikkate alır. İç kontrol sisteminin izlenmesi sonucunda yeterli güvencenin sağlanamadığı tespit edilen hususlar ve alınması öngörülen tedbirler iç kontrol güvence beyanına eklenir.

(4) Harcama yetkilisi biriminin faaliyetlerine ilişkin mevcut durumun Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu değerlendirir ve uyumu sağlayacak veya güçlendirecek tedbirleri içeren birim kamu iç kontrol standartlarına uyum eylem planını ve birim risk kontrol eylem planını yürürlüğe koyar.

(5) Birim kamu iç kontrol standartlarına uyum eylem planında ve birim risk kontrol eylem planında yer alan ve yetkisi dâhilinde olan eylemlerin planda öngörülen süre içinde uygulanmasını sağlar ve sonuçlarını izler.

Diğer yöneticiler ve personelin görev ve sorumlulukları

(1) İç kontrol; Genel Müdürlükte yürütülen her faaliyetin içine yerleşmiş bir süreç olup, tüm kurum personelinin görevinin bir parçasıdır. Müdürlük iç kontrole ilişkin koordinasyon sağlamak ve danışmanlık yapmakla yükümlü olup, iç kontrole ilişkin görevli ve sorumlu tek birim değildir. Genel Müdürlükte çalışan tüm personel iç kontrol sisteminin hayata geçirilmesinde ve işletilmesinde aktif rol oynar.

(2) İdarenin hiyerarşik kademelerinde yer alan diğer yöneticiler ve personel, görev ve yetki alanları çerçevesinde, iç kontrol sisteminin gereklerinin yerine getirilmesinden ve uygulanmasından sorumludur. Bu kapsamda, yürütülen görevlere ilişkin risk değerlendirme çalışmaları yapılır, önlem alınması gereken riskler iyileştirme önerileri ile birlikte bir üst yöneticiye yılda en az bir kez bildirilir. Acil eylem gerektiren riskler ise derhal bildirilir.

Mali hizmetler birim yöneticisinin görev ve sorumlulukları

(1) Malî hizmetler birim yöneticisi; harcama birimlerinde iç kontrol sisteminin oluşturulmasını ve kamu iç Kontrol standartlarına uyum çalışmalarını yönlendirir, koordine eder, eğitim ve rehberlik hizmeti verir, uygulama sonuçlarını izler, değerlendirir, üst yöneticiye raporlar ve ön malî kontrol faaliyetini yürütür.

(2) Malî hizmetler birim yöneticisi, her yıl İç Kontrol Yönetmeliği'nin ekinde yer alan (Ek-3) Malî Hizmetler Birim Yöneticisi Beyanını imzalar ve idare faaliyet raporuna ekler.

Mali hizmetler biriminin görev ve sorumlulukları

(1) Mali hizmetler birimi aşağıdaki görevleri yerine getirir:

a) İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak,

b) İdarenin görev alanına ilişkin konularda rehberlik etmek ve standartlar hazırlamak,

c) Ön malî kontrol görevini yürütmek,

ç) İdare eylem planı hazırlık çalışmalarının ve Kurul'un sekretarya hizmetlerini yürütmek,

d) Birim eylem planlarının hazırlanmasında danışmanlık sağlamak,

e) İç kontrol sisteminin İdarede ve birimlerde oluşturulması, uygulanması ve geliştirilmesi çalışmalarında rehberlik etmek ve koordinasyonu sağlamak,

f) Eylem planında öngörülen eylemlerin gerçekleşme sonuçlarını haziran ve aralık ayı sonu itibariyle yılda iki kez izlemek ve sonuçlarını Üst Yöneticiye sunmak,

g) İç kontrol sisteminin değerlendirilmesine yönelik yıllık İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporunu hazırlamak ve mart ayının on beşine kadar üst yönetici onayına müteakip yayımlamak, bir nüshasını Hazine ve Maliye Bakanlığına göndermek,

ğ) İdarede risk yönetimine ilişkin çalışmaları koordine etmek ve çalışmaları belirli dönemlerde Kurula sunmak,

h) Risk yönetimi süreçlerinin idarenin tüm birimlerinde etkin işlemesini sağlamak üzere teknik destek ve rehberlik hizmeti vermek,

ı) Risk yönetimine ilişkin idaredeki iyi uygulamaları belirlemek ve bu uygulamaların yaygınlaştırılması için çalışmalar yapmak.

İç denetçilerin görev ve sorumlulukları

(1) İç denetçiler, iç kontrol sistemini Kanun ve ilgili diğer mevzuat kapsamında denetlemekten ve üst yöneticiye raporlamaktan sorumludur. İç denetçiler düzenledikleri raporlarda bulgularını; iç kontrolün gerekleri, Kamu İç Kontrol Standartları ve ilgili diğer düzenlemelerle ilişkilendirerek öneriler geliştirir.

Muhasebe yetkilisinin görev ve sorumlulukları

(1) Muhasebe yetkilisi, muhasebe kayıtlarının usulüne ve standartlara uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından sorumludur.

İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunun görev ve sorumlulukları

(1) İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu, iç kontrol sisteminin ve Kamu İç Kontrol Standartlarına uyum çalışmalarının izlenmesinden, yönlendirilmesinden ve üst yöneticiye raporlanmasından sorumludur. Kurul, yılda en az iki kez olmak üzere toplanır.

(2) Kurulun sekretarya hizmetleri malî hizmetler birimi tarafından yürütülür.

(3) Kurul, Üst Yönetici başkanlığında, genel müdür yardımcılarından ve teşkilat şemasında yer alan tüm birim amirlerinden oluşur. Gerekli görülmesi halinde alanında uzman kişiler toplantıya davet edilebilir.

Eylem Planı Hazırlık Grubunun görev ve sorumlulukları

(1) Hazırlık Grubu, üst yöneticiden alınan Olur doğrultusunda belirlenmekte olup, Kurum birimlerinde yer alan Müdürler ve Koordinatörler hazırlık grubunun doğal üyesi kabul edilir. Birim amirlerinin uygun görmesi halinde ilgili uzmanlar da hazırlık grubuna dâhil edilebilir.

(2) Eylem Planı Hazırlık Grubu Raporlama ve İç Kontrol Müdürü'nün başkanlığında toplanır. Müdür izin, hastalık, yurtiçi veya yurtdışı görevlendirme gibi görevde bulunmadığı hallerde, Başkanlık görevini yürütmek üzere Müdürlük uzmanlarından birini görevlendirebilir.

(3) Eylem Planı Hazırlık Grubunun gerekli görmesi halinde bileşenler bazında alt çalışma grupları oluşturulabilir. Çalışmalara katkı sağlayacağı düşünülen personel toplantılara geçici veya sürekli olarak her zaman görevlendirilebilir.

(4) Eylem Planı Hazırlık Grubu üyelerinin üyeliğine, görev süresi içinde Üst Yöneticinin onayı ile son verilebilir. Sona eren kurul üyeliğinde kalan süreyi tamamlamak üzere Üst Yönetici tarafından aynı usulle görevlendirme yapılır.

(5) Grubun danışmanlık hizmetleri İç Denetim Birimi Başkanlığı, Sekretaryası ise SGDB Raporlama ve İç Kontrol Müdürlüğü tarafından yürütülür.

(6) Eylem Planı Hazırlık Grubu, üye tam sayısının salt çoğunluğunun hazır bulunmasıyla toplanır ve katılan üye sayısının salt çoğunluğunun oyuyla karar alır. Kararlar müzakere yapılarak alınır, üyeler çekimser oy kullanamazlar.

(7) Eylem Planı Hazırlık Grubu iç kontrol sistemi kapsamında aşağıdaki görevleri yürütür:

a) Eylem planının hazırlanması ve güncellenmesi konularında çalışma yapmak,

b) Kamu İç Kontrol Standartlarına ilişkin eylemlerin uygulanmasında sorumluluk üstlenmesi gereken birimlerin belirlenmesi ve işbirliğinin sağlanması hususlarında çalışma yapmak,

c) Diğer kurumların iyi uygulama örneklerinden faydalanmak suretiyle idareye yararlı olacağı düşünülen hususlarda önerileri değerlendirmek,

ç) Yürütülen çalışmalar sırasında gerekli görülürse, konunun özelliği ve önemine göre ayrıntılı çalışmaların yapılması amacıyla bileşenler bazında alt çalışma grupları oluşturmak,

d) Belirlenen sürelerde yapılan çalışmalarla ilgili Kurula bilgi ve rapor sunmak.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Çalışmaları

Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum

(1) Genel Müdürlükte Kamu İç Kontrol Standartlarına uyum çalışmaları Üst Yöneticinin onayı ile başlatılır. İç kontrol çalışmaları harcama birimlerinin sorumluluğunda, üst yöneticinin liderliği ve gözetiminde, SGDB'nin teknik desteği ve koordinatörlüğünde yürütülür. Gerek görülmesi halinde üst yönetici onayıyla iç denetçilerin danışmanlık desteğinden yararlanılabilir.

(2) Ödenek gönderme belgesi ile harcama yetkisi verilen birimler, Kamu İç Kontrol Standartlarına uyum sağlamaktan sorumludur. İç Kontrol Yönetmeliği gereğince bu birimler, kendi faaliyet alanlarında Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı ile Risk Kontrol Eylem Planı hazırlamakla yükümlüdür.

(3) Birim Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planının ve risk kontrol eylem planının hazırlanması, uygulanması ve izlenmesine ilişkin usul ve esaslar Raporlama ve İç Kontrol Müdürlüğü tarafından hazırlanır ve üst yönetici onayı ile yürürlüğe girer.

Harcama birimlerinde Kamu İç Kontrol Standartlarına uyum eylem planı

(1) Harcama yetkilisi; iç kontrol ve risk koordinatörü olarak görevlendireceği bir yardımcısının, yardımcısı yoksa hiyerarşik olarak kendisine en yakın kademedeki bir görevlinin koordinatörlüğünde, harcama birimindeki alt birim yöneticileri ve personelin katılımlarıyla birim faaliyetlerine ilişkin mevcut durumun Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu değerlendirir ve uyumu sağlayacak veya güçlendirecek tedbirleri içeren birim Kamu İç Kontrol Standartlarına uyum eylem planını yürürlüğe koyar.

(2) Harcama yetkilisi, birim Kamu İç Kontrol Standartlarına uyum eylem planında yer alan ve yetkisi dâhilinde olan eylemlerin planda öngörülen süre içinde uygulanmasını sağlar ve sonuçlarını izler.

(3) İdarenin bütününü ilgilendiren veya birimin görev alanına girmekle birlikte üst yöneticinin onayını gerektiren eylemler, idare Kamu İç Kontrol Standartlarına uyum eylem planına dâhil edilmek üzere Müdürlüğe bildirilir.

(4) Birim; Kamu İç Kontrol Standartlarına uyum eylem planının hazırlanması, uygulanması ve izlenmesine ilişkin Müdürlük tarafından hazırlanan ve Yönerge ekinde yer alan usul ve esaslara uyar.

Harcama birimlerinde risk kontrol eylem planı

(1) Harcama yetkilisi; iç kontrol ve risk koordinatörü olarak görevlendireceği bir yardımcısının, yardımcısı yoksa hiyerarşik olarak kendisine en yakın kademedeki bir görevlinin koordinatörlüğünde, harcama birimindeki alt birim yöneticileri ve personelin katılımlarıyla, biriminde yürütülen faaliyet ve süreçleri olumsuz etkileyebilecek risklerin tespit edilmesini, değerlendirilmesini ve bu risklerin etki ve olasılıklarını azaltacak önlemlerin alınmasını sağlamak üzere birim risk kontrol eylem planını hazırlar ve yürürlüğe koyar.

(2) Harcama yetkilisi, birim risk kontrol eylem planında yer alan ve yetkisi dâhilinde olan eylemlerin planda öngörülen süre içinde uygulanmasını sağlar ve sonuçlarını izler.

(3) Harcama birimlerinin faaliyet ve süreçlerine yönelik operasyonel risklerden idarenin stratejik planında yer alan amaç ve hedeflerini olumsuz etkileyebilecek olanlar idare risk kontrol eylem planına dâhil edilmek üzere SGDB'ye bildirilir.

(4) Birim risk kontrol eylem planının hazırlanması, uygulanması ve izlenmesine ilişkin Müdürlük tarafından hazırlanan ve Yönerge ekinde yer alan usul ve esaslara uyar.

İdare Kamu İç Kontrol Standartlarına uyum eylem planı ve idare risk kontrol eylem planı

(1) SGDB, idare Kamu İç Kontrol Standartlarına uyum eylem planına dâhil edilmek üzere harcama birimlerince iletilen eylemleri, İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunun değerlendirmesine sunar. Kurul, yeni bir eylem eklenmesini, eylemlerin yeniden değerlendirilmesini veya çıkarılmasını kararlaştırabilir.

(2) Eylem planı, varsa üst yöneticinin uygun gördüğü değişiklikler yapıldıktan sonra yürürlüğe konulur. Eylem planında öngörülen çalışmaların gerçekleştirilmesi sırasında ortaya çıkan ihtiyaçlar doğrultusunda üst yöneticinin onayıyla eylem planı her zaman revize edilebilir.

(3) İdare Kamu İç Kontrol Standartlarına uyum eylem planları en fazla iki yıllık dönemler itibarıyla SGDB koordinasyonunda hazırlanır, en geç kapsadığı dönemin ilk yılının Ocak ayının ilk haftası itibarıyla yürürlüğe konulur. İdare Kamu İç Kontrol Standartlarına uyum eylem planı, üst yöneticinin onayını izleyen on iş günü içinde Hazine ve Maliye Bakanlığa gönderilir.

(4) İdare Kamu İç Kontrol Standartlarına uyum eylem planlarında öngörülen eylemlerin gerçekleşme sonuçları, Müdürlük tarafından en az altı ayda bir olmak üzere düzenli olarak izlenir ve her yılın Haziran ve Aralık ayı sonu itibarıyla iki dönem halinde ve eylem planı formatında üst yöneticiye sunulur.

(5) SGDB adına Müdürlük, idarenin stratejik planında yer alan amaç ve hedeflerine yönelik kurumsal riskler ile harcama birimlerinden idare risk kontrol eylem planına eklenmek üzere bildirilen risklerden oluşan idare risk kontrol eylem planını hazırlar ve Kurula sunar. Kurul tarafından değerlendirilen idare risk kontrol eylem planı üst yöneticinin onayına sunulur. Üst yönetici onayı ile yürürlüğe giren idare risk kontrol eylem planı uygulamaları, idare tarafından belirlenecek periyotlarda SGDB tarafından takip edilir ve sonuçları Kurula raporlanır.

İdarede iç kontrol sisteminin izlenmesi

(1) Harcama yetkilisi; birimindeki düzenleme, faaliyet, süreç ve işlemlerin iç kontrol bileşenleri ile Kamu İç Kontrol Standartlarına uyum düzeyini sürekli değerlendirmeler yapmak suretiyle izler ve sonuçlarını Müdürlüğe raporlar.

(2) Harcama yetkilisi, Müdürlüğün iç kontrol sisteminin izlenmesine yönelik olarak talep ettiği bilgilerin temin edilmesini ve iç kontrol sistemi değerlendirme yöntemlerinin biriminde uygulanmasını sağlar.

(3) Müdürlük; yöneticilerin ve personelin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve önerileri, harcama birimlerinin değerlendirmeleri, eylem planlarının gerçekleşme sonuçları ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporları dikkate alarak idarede iç kontrol sisteminin uygulama sonuçlarını izler, değerlendirir ve hazırladığı iç kontrol sistemi değerlendirme raporunu güvence beyanlarına kanıt teşkil etmek amacıyla üst yöneticiye sunar. Üst yönetici tarafından onaylanan iç kontrol sistemi değerlendirme raporu ve idare Kamu İç Kontrol Standartlarına uyum eylem planı gerçekleşme sonuçları izleyen yılın en geç Mart ayının on beşine kadar Bakanlığa gönderilir.

(4) Üst yönetici, uygulama sonuçlarını izler ve gerekli tedbirleri alır.

Bakanlık tarafından iç kontrol sisteminin izlenmesi

(1) İdarelerin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyum çalışmaları ve uyum düzeyi; Kanun, Yönetmelik, Kamu İç Kontrol Standartları ve ilgili diğer düzenlemeler çerçevesinde Bakanlık tarafından izlenir ve değerlendirilir. Bakanlık tarafından yapılacak izleme ve değerlendirme çalışmaları; idarelerce hazırlanan iç kontrole ilişkin dokümanlar ve diğer bilgi kaynakları üzerinden düzenli izleme ile belirli bir plan çerçevesinde yerinde izleme ve değerlendirme yapmak suretiyle gerçekleştirilir.

(2) Bu madde kapsamında yapılacak izleme ve değerlendirmenin planlanması, yürütülmesi, sonuçlarının raporlanması ve yayımlanmasına ilişkin araç ve yöntemler, idarelerce Bakanlığa gönderilecek bilgi ve belgeler ile diğer hususlar Bakanlıkça belirlenir.

(3) İdareler, düzenli izleme ile yerinde izleme ve değerlendirme kapsamında Bakanlık tarafından istenen her türlü bilgi ve belgeleri sağlamakla yükümlüdür.

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli Hükümler

Genel Müdürlük tarafından yapılacak düzenlemeler

(1) Kanun, Yönetmelik, bu yönerge ve ilgili düzenlemelere uygun olarak Genel Müdürlük tarafından hazırlanarak yürürlüğe konulacak düzenlemeler, üst yöneticinin onayını izleyen on iş günü içinde Bakanlığa gönderilir.

Koordinasyon, danışmanlık, eğitim ve sekretarya

(1) SGDB Raporlama ve İç Kontrol Müdürlüğü bu Yönergeye ilişkin koordinasyonu sağlamak ve koordinasyona ilişkin sekretarya işlerini yürütmekle görevlidir. İç kontrol sisteminin tesisine ilişkin danışmanlık hizmeti ihtiyacı, Müdürlük koordinasyonunda karşılanır.

(2) Çalışmaların daha etkin, ekonomik ve verimli olması, amaçlanan hedeflere ulaşılabilmesi için gerek görüldüğü takdirde Üst Yönetici onayıyla iç kontrol faaliyetleri konusunda uzman kişi ve/veya kurumlardan eğitim ve danışmanlık hizmeti satın alınabilir.

Yönerge ekinde yer alan dokümanlar

(1) Bu Yönergenin kabul edilmesi ile birlikte, Yönerge ekinde yer alan dokümanlar da başkaca bir işleme gerek kalmaksızın kabul edilmiş sayılır.

Tereddütlerin giderilmesi

(1) Bu Yönergenin uygulanmasında ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye Genel Müdürlük yetkilidir.

Yürürlükten kaldırılan yönerge

(1) Bu Yönergenin yürürlüğe girmesi ile birlikte 1/4/2022 tarihli Sivil Havacılık Genel Müdürlüğü İç Kontrol Sistemi Yönergesi yürürlükten kalkar.

Yürürlük

(1) Bu Yönerge 1/1/2026 tarihinden itibaren yürürlüğe girer.