EN
TR
T.C. ÇEVRE, ŞEHİRCİLİK VE İKLİM DEĞİŞİKLİĞİ BAKANLIĞI
Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü
Arşiv Dairesi Başkanlığı
Sayı: E-90557018-010.06-17583722
Konu: 2019/12 sayılı Arşiv Hizmetleri Genelgesinde değişiklik
GENEL MÜDÜRLÜK MAKAMINA
İlgi: a) 24.04.2017 tarih 2017/3 (1774) sayılı Tapu Müdürlüklerindeki İşlem Belgelerinin Ayıklanması, Tasniflenmesi, Dosyalanması, İmhası ve Elektronik Ortama Aktarılmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkındaki Genelge.
b) 08.10.2019 tarih 2019/12 (1806) sayılı Arşiv Hizmetleri Genelgesi.
c) 03.06.2025 tarihli ve E-90557018-604.01-16339061 sayılı Makam Oluru.
İlgi (a) Genelge ile tapu müdürlüklerinin arşivlerinde ayıklama, tasnif, tarama ve imhaya ilişkin düzenlemeler yapılmış, ekli listelerde tanımlanan belgelerden bazılarının ayıklanmasının ardından kısmen taranarak veya taranmadan süreli veya süresiz olarak fiziki ortamda saklanması ve süresi dolanların imha edilmesini içeren bu düzenleme ilgi (b) Genelgeye aynıyla taşınarak, ekli listelerde zaman içinde yapılan küçük değişiklikler dışında değişiklik yapılmadan uygulama bugüne kadar sürdürülmüştür.
Kurumumuzun 2024-2028 Stratejik Planında "Türkiye Tapu sistemini geliştirerek elektronik sicile geçmek" amacını gerçekleştirmek için "Tapu işlem belgeleri elektronik ortama aktarılarak Türkiye Tapu Sistemi geliştirilecektir" hedefi konulmuştur. Bu hedefi gerçekleştirebilmek için mimari proje ve resmi senet taramalarının tamamlandığı, tapu müdürlüklerinde ayıklama ve tasnif işlemlerinin yapıldığı ya da yapılmaya devam ettiği, buna karşın öngörülen ilk imha işlemlerinin yapılamadığı ve çalışmaların tamamlanamadığı görülmüştür.
Mevcut uygulama ile fiziksel arşivlerin büyümesinin önüne geçilememesi, çok fazla belge tipinin taranmasını gerektiren uygulamanın mevcut arşivlerin taranmasını geciktirmesi, buna bağlı olarak iş yükü ve maliyetleri artırması ve dijital depolama alanlarının hızla büyümesine sebep olması nedeniyle ve Stratejik planda yer alan hedefe ulaşabilmesi amacıyla ilgi (b) Genelge ve eklerinde önemli değişiklikler yapılması gerekli görülmüştür.
Bu amaçla Arşiv Dairesi Başkanlığının koordinasyonunda, Tapu Dairesi ve Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanlıklarının katkılarıyla Tapu Arşivleri Dijital Dönüşüm (TADD) Projesi başlatılmış ve ilgi (c) Makam Oluru gereğince Bala Tapu Müdürlüğünde pilot uygulama yapılmıştır.
Yapılan çalışmalar sonucunda, fiziksel depolama ihtiyacının önemli ölçüde azaltılarak maliyetlerin düşürülmesi ve bilgiye erişim süresinin kısaltılarak iş süreçlerinin daha verimli hale getirilmesi için tapu arşivlerindeki belgelerin fiziki ve elektronik saklama koşullarının yeniden düzenlenmesi gerektiği, aynı zamanda uygulama birliğinin sağlanması ve yaşanan aksaklıkların giderilmesi amacıyla Genelge eki listelerde tanımlı belge tipleri ile TAKBİS bileşenleri olan TSUY ve MEGSİS üzerinde tanımlı belge tiplerinin sadeleştirilerek eşleştirilmesi gerektiği anlaşılmıştır.
Bu gerekçelerle; ilgi (b) Genelgenin "Taşra Teşkilatı Arşiv Hizmetleri" başlıklı 17. maddesinin "Tapu Müdürlüğü Arşiv Hizmetleri" başlıklı ikinci fıkrasının "İşlem Belgelerinin Belirlenmesi ve Saklanması" başlıklı b bendinin "İşlem Belgelerinin Belirlenmesi" başlıklı ba alt bendinin baa alt bendinin "İşlem belgelerinden elektronik ve/veya fiziki olarak saklanacak belgeler ve saklanmayacak belgeler ile bu belgelerin saklanma süreleri, bu Genelge ekinde düzenlenen listelere göre belirlenir. (EK-2/1 listede yer alan belgeler hem elektronik hem de fiziki olarak saklanır, EK-2/2 listede yer alan belgeler elektronik ortamda saklanarak fiziki olarak saklanmaz, EK-2/3 listede yer alan belgeler hiçbir şekilde saklanmaz, EK-2/4 listede yer alan belgeler fiziki olarak saklanır.)" şeklinde değiştirilmesi,
Aynı alt bendin alt bendi olarak "bab) Bu Genelge ile yürürlükten kaldırılan Mülga 2017/3 sayılı Genelge öncesi tapu işlem belgelerinin ayıklama, elektronik ve fiziki ortamda saklamasına ilişkin istisnalar EK-2/5 listede düzenlenmiştir. Ayıklama, tarama ve imha işlemleri EK-2/5 listeye göre yapılır." metninin eklenmesi ve "bab" alt bend numarasının "bac" olarak değiştirilmesi,
İlgi (b) Genelgeye ekli EK-2/1, EK-2/2, EK-2/3 ve EK-2/4 listelerin ekli listelerle değiştirilmesi ve EK-2/5 listenin ilgi (b) Genelgeye eklenmesi hususlarını;
Olurlarınıza arz ederim.
Uygun görüşle arz ederim.
Ek:
