2023/8 Tarımsal Amaçlı Toprak, Bitki ve Sulama Suyu Analiz Laboratuvarlarının Kuruluş, Yetkilendirme ve Denetim Genelgesi

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

(1) Bu Genelgenin amacı, tarımsal amaçlı toprak, bitki ve sulama suyu analizlerini yapmak için yetkilendirilecek, gerçek ve tüzel kişilere, kamu kurumları ve eğitim kurumlarına ait toprak, bitki ve sulama suyu analiz laboratuvarlarının kuruluş, yetkilendirme ve denetimlerine ait usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

(1) Bu Genelge, tarımsal amaçlı toprak, bitki ve sulama suyu analizi yapacak laboratuvarların kuruluş, yetkilendirme ve denetim kriterleri, teknik özellikleri, çalışma şekli, yönetimi ve sorumlulukları ile ilgili hususları kapsar.

Dayanak

(1) Bu Genelge, 10.07.2018 tarihli ve 30474 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 1 Numaralı Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi’nin 417’inci Maddesinin birinci fıkrasının (ç) Bendi ve 508’inci Maddesi, 3/7/2005 tarihli ve 5403 sayılı Toprak Koruma ve Arazi Kullanımı Kanunun 7’inci ve 19’uncu Maddeleri, 16/1/2022 tarihli ve 3629479 sayılı Bakan Oluru ile yürürlüğe giren 2022/2 sayılı Tarım ve Orman Bakanlığı Merkez Teşkilatı Birimlerinin Görev, Yetki ve Sorumluluklarına dair Yönerge'nin 108’inci Maddesinin birinci fıkrasının (k), (l) ve (m) Bentlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

(1) Bu Genelgede geçen:

a) Analiz Parametreleri: Bakanlıkça belirlenen toprak, bitki ve sulama suyu analiz parametrelerini (EK: 1,2 ve 3),

b) Araştırma Enstitüsü Müdürlüğü: TAGEM araştırma enstitüsü müdürlüklerini,

c) Bakanlık: Tarım ve Orman Bakanlığını,

ç) Bakanlık Yetkilendirme ve Denetleme Komisyonu: Tarım Reformu Genel Müdürlüğü teknik personelinden, Genel Müdürlük Oluru ile oluşturulan en az 3 kişilik komisyonu,

d) BELGENET: Kurumsal belgelerin yasal mevzuat ve standartlara uygun şekilde elektronik ortamda güvenli ve etkin olarak yönetilmesini tamamen dijital ortamda sağlayan web tabanlı “Elektronik Belge Yönetim Sistemi” yazılımını,

e) Döner Sermaye İşletmesi: Tarım ve Orman Bakanlığı Merkez Döner Sermaye İşletmesini,

f) Genel Müdürlük: Tarım Reformu Genel Müdürlüğünü (TRGM),

g) İl Müdürlüğü: İl Tarım ve Orman Müdürlüğünü,

ğ) İl Müdürlüğü Yetkilendirme ve Denetleme Komisyonu: İl Tarım ve Orman Müdürlüğünden en az iki teknik personel ile ilgili Enstitüden en az bir teknik personelden oluşturulan komisyonu, (EK: 6)

h) Kalibrasyon: Belirlenmiş koşullar altında bir ölçü aleti veya ölçme sisteminin gösterdiği veya bir ölçüt/ölçeğin ifade ettiği değerler ile, o sistemi ölçen/referans olarak değerleri bilinen cihaz/sistem arasındaki ilişkiyi oluşturan işlemler,

ı) Kapsam Genişletme: Laboratuvarın yetkili olduğu analiz parametrelerine yenilerinin eklenmesini,

i) Karşılaştırma Testi: Önceden belirlenmiş koşullara uygun olarak üç veya daha fazla laboratuvarın aynı parametrelerdeki ölçüm ve/veya test sonuçlarının karşılaştırılarak değerlendirilmesini,

j) Laboratuvar: Gerçek veya tüzel kişilere, kamu kurumları ve eğitim kurumlarına ait toprak, bitki ve sulama suyu analizlerini yapabilen laboratuvarları,

k) Referans Enstitü Müdürlüğü: TAGEM Toprak Gübre ve Su Kaynakları Merkez Araştırma, Enstitüsü Müdürlüğünü,

l) Referans Enstitü Müdürlüğü Yetkilendirme ve Denetleme Komisyonu: Referans Enstitü Müdürlüğü personellerinden oluşan en az 3 kişilik komisyonu,

m) Sistem: TADPORTAL’ın laboratuvar alt modülü olan TADLAB’ı,

n) Şube Müdürlüğü: İl Tarım ve Orman Müdürlüklerindeki, Tarımsal Alt Yapı ve Arazi Değerlendirme Şube Müdürlüklerini,

o) TAGEM: Tarımsal Araştırmalar ve Politikalar Genel Müdürlüğünü,

ö) Toprakta Verimlilik Analizleri: Satürasyon, Toprak reaksiyonu (pH), Kireç, Toplam tuz (EC), Organik madde, Alınabilir fosfor, Alınabilir potasyum analizlerinden oluşan kapsamını,

p) TÜRKAK: Türk Akreditasyon Kurumunu,

r) Tüzel Kişi: Hukuk bakımından bireylerin veya malların topluluğundan doğan ve tek bir kişi sayılan varlığı,

s) Üst Yönetim: Laboratuvarın idari, teknik ve mali yönlendirmelerini yapma yetkisine sahip gerçek veya tüzel kişiyi,

ş) Yeterlilik Testi: Yetkilendirilmiş bağımsız kuruluşlarca, değeri laboratuvarlarca bilinmeyen bir numune üzerinde pek çok laboratuvarın sonuç vermesi ve tüm sonuçların tesliminden sonra, düzenleyici kuruluş tarafından referans değerle karşılaştırılması esasına dayanan çalışmayı,

t) Yetkilendirme Ücreti: Her yıl Bakanlık Merkez Döner Sermaye İşletmesince ilan edilen yetkilendirme ücretini,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Genel Özellikler

Altyapı

(1) Laboratuvarlar, insanların ikametgâh olarak kullandıkları binalar dışında ve imar mevzuatına uygun olan yerlerde kurulur.

(2) Laboratuvar idari bölümünde, yönetici ve diğer personel için yeterli sayıda oda ve diğer ihtiyaçlarının karşılandığı alanlar bulunmalıdır.

(3) Laboratuvarın hizmet bölümünde;

a) Numune kabul bölümü,

b) Örnek hazırlama bölümü,

c) Hava sirkülasyonunun ve titreşimin önlendiği tartım bölümü,

ç) Kimyasal maddelerle çalışılan bölüm için çeker ocak,

d) Kimyasal maddelerin, risk gruplarına ve saklama koşullarına göre ayrı ayrı muhafaza edileceği ve havalandırma şartlarının kontrol edilebileceği kimyasal madde odası veya uygun düzenlenmiş kimyasal saklama dolabı,

e) Analiz parametreleri ile ilgili metotlara uygun alt yapı,

f) Malzeme temizliğinin yapılacağı yıkama bölümü,

g) Havalandırılan, ortam ısısı kontrol altında tutulan ve analizlerde kullanılacak alet ve cihazların rahatça yerleştirilecek genişlikte hizmet bölümü,

ğ) Tüm gaz tüplerinin emniyetli bir şekilde muhafaza edildiği bölümler,

h) Analizi biten örneklerin, saklama şartlarına (havalandırması olan, nem ve güneş ışınlarının numuneye zarar vermesi engellenmiş) ve kaydına uygun raflı depo (arşiv) bulunmalıdır.

Alet ve ekipman

(1) Laboratuvar, talep ettiği analiz parametrelerini doğru ve güvenli bir şekilde yapmaya uygun; alet, ekipman ve sarf malzemeleri (kimyasal madde, cam malzeme, kişisel koruyucular, acil durum duşu, ilk yardım malzemeleri, yangın tüpü v.b.) bulundurmalı ve bu alet ve ekipmanların analize uygun şartlarını sağlamalıdır.

Personel durumu

(1) Yetkilendirme talebinde bulunan laboratuvar, aşağıda belirtilen vasıflardaki personeli, talep ettiği analiz parametrelerine göre istihdam eder.

a) Laboratuvar sorumlusu;

1) TAGEM’e bağlı Araştırma Enstitüsü Müdürlükleri bünyesinde, laboratuvarın yetkili olduğu parametrelerden eğitim aldığını belgeleyen, toprak bilimi ile ilgili bölüm mezunu ziraat mühendisi,

2) En az iki yıl toprak analiz laboratuvarında çalıştığını belgeleyen; ziraat mühendisi, kimya mühendisi, kimyager, biyolog,

3) En az iki yıl toprak analiz laboratuvarında çalışmış ve bunu belgeleyebilen, doktora eğitimini, ziraat fakültelerinin toprak bilimi ile ilgili bölümünde yapmış olan lisans mezunu personel, olmalıdır.

b) Laboratuvar teknik personeli; laboratuvarın yetki istediği analizleri yapmaya yetkin, laboratuvar konusunda eğitim almış olan ziraat mühendisi, kimya mühendisi, jeoloji mühendisi, kimyager, biyolog ve gıda mühendisi olmalıdır.

c) Yardımcı personel; numune hazırlama, analizlere ait alet, ekipman ve cihazları ile laboratuvarın temizliği konularında laboratuvar sorumlusundan eğitim almış en az ilkokul mezunu olmalıdır.

ç) Laboratuvar sahibi; laboratuvar sorumlusu vasıflarını taşıyor ise laboratuvar sorumlusu olarak, teknik personel vasıflarını taşıyor ise teknik personel olarak, yardımcı personel vasıflarını taşıyor ise yardımcı personel olarak görevlerden herhangi birini alabilir.

d) Yetkilendirilme talebinde bulunan laboratuvar yetkili olarak çalıştığı süre içerisinde, laboratuvar sorumlusu, asgari bir teknik personel ve bir yardımcı personel olmak üzere en az üç personeli bulundurmak zorundadır. Asgari sayıdaki personel sayısına sahip laboratuvar, yasal çalışma süresi içerisinde (8 saat/gün), analiz esnasında kullanılan cihazların işlem kapasiteleri de dikkate alınarak, toprakta verimlilik analiz parametreleri için haftalık 250 adetten fazla numune raporlayamaz. Ancak cumartesi günü çalışma izni olanlar bu sayıya 50 numune daha ekleyebilir. Asgari personelden daha fazla personel çalıştıran laboratuvarların günlük işlem kapasitesi, çalışan sayısına ve cihaz kapasitesine göre oransal olarak tespit edilir.

e) Laboratuvarda görev alan stajyerler, laboratuvar personeli olarak değerlendirilmez.

f) Laboratuvar personeli, numune alma hizmeti de veriyor ise, çalıştırması gereken asgari personele ilave olarak, numune alma konusunda laboratuvar sorumlusundan eğitim almış, en az lise mezunu, yeteri kadar personeli istihdam eder. Asgari personel ile hizmet veren laboratuvarlar, numune alma hizmetini de mevcut 3 personeli ile yürütüyorsa, arazide geçen süresi dikkate alınarak, günlük yapılan analiz sayısı bu duruma göre tespit edilir.

g) Laboratuvar personeli, mesaisinin tamamını laboratuvarda tamamlamalıdır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Analiz Parametreleri, Başvuru, Kabul ve Yetkilendirme

Analiz parametreleri

(1) Yetkilendirilme talebinde bulunan laboratuvar sorumluları, tarımsal amaçlı toprak, bitki ve sulama suyu analizlerinde yetkilendirilmek istediği analiz parametrelerini sistemden seçer. Yetki talebinde bulunan her laboratuvar, toprakta verimlilik analiz parametrelerinin tamamından [satürasyon, toprak reaksiyonu (pH), kireç, toplam tuz (EC), organik madde, alınabilir fosfor ve alınabilir potasyum] yetki almak zorundadır. Ancak laboratuvar, sadece sulama suyu parametrelerinden yetkilendirilme talebinde bulunursa toprakta verimlilik analiz parametrelerini talep etmek zorunda değildir.

(2) Yetkili laboratuvar, analiz parametrelerini artırma talebinde bulunabilir. Laboratuvar sorumlusu, yetki talebinde bulunduğu yeni analiz parametrelerini, sistemdeki seçenekler arasından seçer. Talep edilen analiz parametreleri, ilgili yetkilendirme ve denetleme komisyonu tarafından değerlendirilir.

(3) Yetkilendirilen laboratuvar, sadece XRD cihazı ile yapılabilecek analizler için taşeron kullanabilir. Laboratuvar, yetkili oldukları diğer analizleri yapacak yetkinliğe ve donanıma sahip olmalıdır.

Başvuru

(1) Tarımsal amaçlı toprak, bitki ve sulama suyu analizlerini yapabilecek alt yapıya sahip gerçek ve tüzel kişiliklere ait laboratuvarlar, eğitim kurumları, belediyeler ve il özel idarelerine ait laboratuvarlar, başvurularını, ilgili il müdürlüklerine; TAGEM bünyesindeki araştırma enstitüsü müdürlükleri bünyesindeki laboratuvarlar, TAGEM’ne; Bakanlığımız bağlı/ilgili kuruluş laboratuvarları ile, il/ilçe tarım ve orman müdürlüğü laboratuvarları da başvurularını TRGM’ne aşağıdaki akış doğrultusunda yapar:

(2) Gerçek ve Tüzel kişiliklere ait laboratuvarlar, eğitim kurumları, belediyeler ve il özel idarelerine ait laboratuvarlar

a) Laboratuvar sorumlusu, sistem üzerinden kullanıcı talebinde bulunarak, laboratuvarı veri tabanına kaydeder.

b) Sistemde istenen bilgi ve belgeleri girerek, yetki talebinde bulunduğu analiz parametrelerini seçer.

c) Aşağıda belirtilen belgeler ile başvuru dosyasını hazırlar.

1) Faaliyet konuları arasında “Tarımsal amaçlı analiz laboratuvarı açılması, işletilmesi, vb” yer alan İl müdürlüğü tarafından ‘aslı gibidir’ onaylı, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi, vergi levhası fotokopisi ve ticaret odasından alınan faaliyet belgesi, işyeri açma ve çalışma ruhsatı (tüzel kişiliği haiz laboratuvarlar için vergi numarası yeterlidir),

2) Laboratuvar sorumlusu ve diğer teknik personelin, laboratuvar üst yönetimi ile yapmış olduğu karşılıklı iş sözleşmesi ve SGK giriş bilgileri, diploma sureti, nüfus cüzdanı fotokopisi ve varsa kayıtlı olduğu meslek odası kimlik fotokopisi,

3) Laboratuvarın, analiz parametreleri ile ilgili Türkçe talimatları ve numune alma talimatları,

4) Laboratuvarın organizasyon şeması ve yerleşim planı,

5) Laboratuvarda kullanılacak cihaz, alet ve ekipmanların bakım sözleşmesi, cihaz kullanım talimatları ve kalibrasyona ihtiyaç duyulan cihazlarda kalibrasyon sertifikası.

(3) Kamu kurum laboratuvarları

a) Laboratuvar sorumlusu, sistem üzerinden kullanıcı talebinde bulunarak laboratuvarı veri tabanına kaydeder.

b) Sistemde istenen bilgi ve belgeleri girerek, yetki talebinde bulunduğu analiz parametrelerini seçer.

c) Aşağıda belirtilen belgeler ile başvuru dosyasını hazırlar, gerekli bilgileri sisteme yükler.

1) Laboratuvar personeli için görevlendirme yazısı,

2) Laboratuvarın, analiz parametrelerine ait Türkçe talimatları ve numune alma talimatları,

3) Laboratuvarın organizasyon şeması ve yerleşim planı,

4) Laboratuvarda kullanılacak cihaz, alet ve ekipmanların bakım sözleşmesi, cihaz kullanım talimatları ve kalibrasyona ihtiyaç duyulan cihazlarda kalibrasyon sertifikası.

(4) TAGEM bünyesindeki araştırma enstitüsü müdürlüklerine ait laboratuvarlar.

a) Laboratuvar sorumlusu, sistem üzerinden kullanıcı talebinde bulunarak laboratuvarı veri tabanına kaydeder.

b) Sistemde istenen bilgi ve belgeleri girerek, yetki talebinde bulunduğu analiz parametrelerini seçer.

c) Aşağıda belirtilen belgeler ile başvuru dosyasını hazırlar, gerekli bilgileri sisteme yükler.

1) Laboratuvar personeli için görevlendirme yazısı,

2) Laboratuvarın, analiz parametrelerine ait Türkçe talimatları ve numune alma talimatları,

3) Laboratuvarın organizasyon şeması ve yerleşim planı,

4) Laboratuvarda kullanılacak cihaz, alet ve ekipmanların kullanım talimatları ve kalibrasyona ihtiyaç duyulan cihazlarda kalibrasyon sertifikası.

Kabul

(1) Yetkilendirme talebinde bulunan;

a) Gerçek ve tüzel kişiliklere, eğitim kurumlarına, belediyelere ve il özel idarelerine ait laboratuvarların bilgi ve belgelerinin, ilgili il müdürlüğü tarafından,

b) Bakanlık bağlı/ilgili kuruluşları ile il/ilçe tarım ve orman müdürlüklerine ait laboratuvarların bilgi ve belgelerinin TRGM tarafından,

c) TAGEM bünyesindeki araştırma enstitüsü müdürlüklerine ait laboratuvarların bilgi ve belgelerinin ise TAGEM tarafından incelenmesini müteakip, evrakları eksiksiz ve uygun bulunan laboratuvarların başvurusu kabul edilir.

d) Başvurunun onaylanması sistem üzerinden yetkili kullanıcılar tarafından yapılır. Evrakları ve sistem üzerindeki bilgileri eksik olan laboratuvarların başvuruları reddedilir.

Yetkilendirme

(1) Gerçek ve tüzel kişiliklere, eğitim kurumlarına, belediyelere ve il özel idarelerine ait laboratuvarlar; Başvurusu kabul edilen laboratuvar, ildeki şube müdürlüğünden en az iki teknik eleman ile TAGEM’ne bağlı araştırma enstitüsü müdürlükleri (EK: 6) laboratuvarlarında çalışan konu uzmanı en az bir teknik elemandan oluşturulan en az üç kişilik komisyon tarafından yerinde incelenir. Komisyon, laboratuvarda yaptığı inceleme sonucunda raporunu denetim defterine işler ve sisteme kaydeder.

a) Komisyonun oy birliği ile yetki verilmesini önermesi halinde, Valilik oluru ve ilgili dosya, BELGENET üzerinden TRGM’ne gönderilir. Bakanlık yetkilendirme ve denetleme komisyonu, dosya üzerinde değerlendirmesini yaparak, herhangi bir eksiklik bulunmaması durumunda, komisyon raporu ve yetkilendirme belgesini hazırlayarak Genel Müdürlük onayına sunar. Genel Müdürlük onay tarihi itibari ile yetkilendirilen laboratuvarın yetkilendirme belgesi BELGENET üzerinden il müdürlüğüne gönderilir. Yeni yetkilendirme başvurusunda bulunan laboratuvar üst yönetimi, her yıl yeniden belirlenen, Döner Sermaye İşletmesi birim fiyat listesine göre tespit edilen ücreti ilgili hesaba yatırmak ve dekontunu başvuru dosyasına eklemek zorundadır.

Yetkilendirilmiş bir laboratuvar üst yönetimi;

1) Laboratuvar; adres, isim, ortak değişmesi durumlarında yetkili olduğu parametrelere ait belge ücretinin yarısını,

2) Laboratuvarın vergi numarasının değişmesini gerektiren her durumda, yetkili olduğu parametrelere ait belge ücretinin tamamını öder.

b) Yetkilendirme aşamasında, ilgili komisyon tarafından uygunsuzluk tespit edilmesi halinde, uygunsuzlukların düzeltilmesi için üç aya kadar laboratuvara süre tanınır; laboratuvar yetkilileri, bu süre içerisinde uygunsuzlukların giderildiğini bildirir ve düzeltmelerin incelenmesini müteakip, gerekli gördüğü hallerde laboratuvarda takip incelemesini yapar. Komisyonun, düzeltmelerin değerlendirmesini yaparak oy birliği ile yetki verilmesini önermesi halinde, 11 inci maddenin birinci fıkrasının (a) bendine göre işlem yapılır. Komisyon, düzeltmelerin değerlendirmesini yaptıktan sonra, yetkilendirme talebini uygun görmez ise, laboratuvar yetkilendirilmez ve ilk 6 ay içerisinde aynı laboratuvar için yeni bir yetkilendirme başvurusunda bulunulamaz.

(2) Bakanlık bağlı/ilgili kuruluşları ile il/ilçe tarım ve orman müdürlüklerine ait laboratuvarlar; Başvurusu kabul edilen Bakanlık bağlı/ilgili kuruluşlar ile, il/ilçe tarım ve orman müdürlüklerine ait laboratuvarlar, TRGM tarafından oluşturulan en az üç kişilik komisyon tarafından değerlendirilir. Komisyon, laboratuvarda yaptığı inceleme sonucunda raporunu denetim defterine işler ve sisteme kaydeder.

a) Komisyonun oy birliği ile yetki verilmesini önermesi halinde, yetkilendirme belgesini hazırlayarak Genel Müdürlük onayına sunar. Laboratuvar, TRGM Genel Müdür Oluru ile yetkilendirilir ve yetkilendirme belgesi BELGENET üzerinden il müdürlüğüne gönderilir. Yeni yetkilendirme başvurusunda bulunan laboratuvar üst yönetimi, her yıl yeniden belirlenen,

Bakanlığımız, Merkez Döner Sermaye İşletmeleri birim fiyat listesine göre tespit edilen ücreti ilgili hesaba yatırmak ve dekontunu başvuru dosyasına eklemek zorundadır.

Yetkilendirilmiş bir laboratuvar üst yönetimi;

1) Laboratuvar; adres ve isim değişmesi durumlarında yetkili olduğu parametrelere ait belge ücretinin yarısını,

2) Laboratuvarın vergi numarasının değişmesini gerektiren her durumda, yetkili olduğu parametrelere ait belge ücretinin tamamını öder.

b) Yetkilendirme aşamasında, ilgili komisyon tarafından uygunsuzluk tespit edilmesi halinde, uygunsuzlukların düzeltilmesi için üç aya kadar laboratuvara süre tanınır, laboratuvar yetkilileri, uygunsuzlukların giderildiğini bildirir ve düzeltmelerin incelenmesini müteakip, gerekli gördüğü hallerde laboratuvarda takip incelemesini yapar. Komisyonun, düzeltmelerin değerlendirmesini yaparak oy birliği ile yetki verilmesini önermesi halinde, 11 inci maddenin ikinci fıkrasının (a) bendine göre işlem yapılır. Komisyon, düzeltmelerin değerlendirmesini yaptıktan sonra, yetkilendirme talebini uygun görmez ise, laboratuvar yetkilendirilmez ve takip eden 6 ay içerisinde aynı laboratuvar için yeni bir yetkilendirme başvurusunda bulunulamaz.

(3) TAGEM bünyesindeki araştırma enstitüsü müdürlüklerine ait laboratuvarlar. Başvurusu kabul edilen laboratuvar, Referans Enstitü Müdürlüğü tarafından oluşturulan en az üç kişilik komisyon tarafından değerlendirilir. Komisyon, laboratuvarda yaptığı inceleme sonucunda raporunu denetim defterine işler ve sisteme kaydeder.

a) Komisyonun oy birliği ile yetki verilmesini önermesi halinde, laboratuvar ile ilgili hazırlanan dosya, BELGENET üzerinden TRGM’ne gönderilir. Bakanlık yetkilendirme ve denetleme komisyonu, dosya üzerinde değerlendirmesini yaparak, herhangi bir eksiklik bulunmaması durumunda, komisyon raporu ve yetkilendirme belgesini hazırlayarak Genel Müdürlük onayına sunar. Laboratuvar, TRGM Genel Müdür Oluru ile yetkilendirilir ve yetkilendirme belgesi BELGENET üzerinden il müdürlüğüne gönderilir. Yeni yetkilendirme başvurusunda bulunan laboratuvar üst yönetimi, her yıl yeniden belirlenen, Bakanlığımız, Merkez Döner Sermaye İşletmeleri birim fiyat listesine göre tespit edilen ücreti ilgili hesaba yatırmak ve dekontunu başvuru dosyasına eklemek zorundadır.

Yetkilendirilmiş bir laboratuvar üst yönetimi;

1) Laboratuvar; adres ve isim değişmesi durumlarında yetkili olduğu parametrelere ait belge ücretinin yarısını,

2) Laboratuvarın vergi numarasının değişmesini gerektiren her durumda, yetkili olduğu parametrelere ait belge ücretinin tamamını öder.

b) Yetkilendirme aşamasında, ilgili komisyon tarafından uygunsuzluk tespit edilmesi halinde, uygunsuzlukların düzeltilmesi için üç aya kadar laboratuvara süre tanınır, laboratuvar yetkilileri, uygunsuzlukların giderildiğini bildirir ve düzeltmelerin incelenmesini müteakip, gerekli gördüğü hallerde laboratuvarda takip incelemesini yapar. Komisyonun, düzeltmelerin değerlendirmesini yaparak oy birliği ile yetki verilmesini önermesi halinde, 11 inci maddenin üçüncü fıkrasının (a) bendine göre işlem yapılır. Komisyon, düzeltmelerin değerlendirmesini yaptıktan sonra, yetkilendirme talebini uygun görmez ise, laboratuvar yetkilendirilmez ve takip eden 6 ay içerisinde aynı laboratuvar için yeni bir yetkilendirme başvurusunda bulunulamaz.

c) Bakanlık web sitesinde yetkilendirilmiş laboratuvar listesi güncel tutulur.

(4) Enstitü ve Üniversite laboratuvarlarında, yürüttükleri özel projelerdeki analizler için yetki şartı aranmaz.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Laboratuvarların Çalışma Usul ve Esasları

Genel kurallar

(1) Laboratuvar aşağıdaki genel kurallarla ilgili hükümlere uymak zorundadır:

a) Yetkili her laboratuvar, iki yılda bir olmak üzere, Genel Müdürlükçe belirlenecek parametrelerde yeterlilik testi çevrimine katılarak başarılı olmalıdır.

b) Yeterlilik testinde başarısız olan laboratuvarlar, başarısız olduğu parametrede, ilk yeterlilik testine katılmak ve başarılı olmak zorundadır. Üst üste iki yeterlilik testinde başarısız olan laboratuvarın yetkisi iptal edilir.

c) Yetkili laboratuvar, bu genelgede ve sistemde yapılacak değişiklikleri takip etmeli ve uygulamalıdır.

ç) Laboratuvarda bulunan gereç ve cihazların kalibrasyonu, TÜRKAK' tan yetki almış, kalibrasyon laboratuvarlarına yaptırılmalıdır. Ancak, validasyon performans ölçümleri ya da bakım, onarım gibi işlemler, ilgili cihaz konusunda tecrübesi ve deneyime sahip olan teknik servislerine yaptırılır. (EK:5)

d) Laboratuvarın genel temizliği ve hijyenle ilgili beşeri kurallara uyulmalıdır.

Kayıtlar

(1) Laboratuvar aşağıdaki kayıtları sistemde ve laboratuvarda tutmak zorundadır.

a) Personel ile ilgili kayıtlar, (diploma, nüfus cüzdanı fotokopisi, SGK bildirgesi vb.)

b) Numune kayıtları, (her yılın Ocak ayında il müdürlüğü tarafından onaylanan numune kayıt defteri)

c) Analiz sonuçları, (her yılın Ocak ayında il müdürlüğü tarafından onaylanan analiz defteri)

ç) Analiz raporu, sistem üzerinde düzenlenerek imzalı bir nüshası laboratuvarlarda olacak şekilde,

d) Alet ve ekipman kayıtları,

e) Bakım, onarım ve kalibrasyon kayıtları,

f) Kimyasal madde ile ilgili kayıtlar ve kimyasal maddelerin fatura veya vergi dairesine ibraz edilmiş fatura fotokopileri,

g) Sarf malzemelerine (gaz, elektrik, su, cam malzeme, filtre v.b.). ait faturalar,

ğ) Denetim raporu (il müdürlüğünce onaylanan denetim defteri).

(2) Laboratuvar aşağıdaki kayıtları laboratuvarda tutmak zorundadır.

a) Laboratuvarlardaki ortam şartlarına ait (analiz metotlarının gerektirdiği sıcaklık, nem v.b.) günlük kayıtlar,

b) Eğitim kayıtları.

Analiz raporu

(1) Yetkili laboratuvarların laboratuvar sorumluları analiz raporunu sistem üzerinde düzenler. Analiz raporunda:

a) Analizi yapan teknik personel ile laboratuvar sorumlusunun adı-soyadı, tarih ve imzası,

b) Hizmete ait fatura bulunur.

Analiz sonuçları

(1) Laboratuvar sorumlusu, beyan edilen analiz parametrelerine ait analiz sonuçlarını, sistem üzerinde ve laboratuvardaki analiz defterine (EK: 4) işlerken aşağıdaki şartları sağlamalıdır.

a) Sistemdeki analiz sonuçları ile ilgili alana, analiz esnasında elde edilen ham değerler girilmelidir. Analiz sonuç değerleri sistem tarafından hesaplanır.

b) Laboratuvarlarda, laboratuvar sorumlusu ve analizi yapan personel, analiz defterlerine, deney esnasında elde edilen ham değerler ve analiz sonuç değerlerini işlemelidir.

c) Analiz metodu gereğince, standart seri kullanıldığı durumlarda, standart seri kayıtları deftere işlenmelidir.

ç) Defterlerin tamamı, elle ve silinmez mavi renkli kalemle doldurulmalıdır.

d) Defterde hataların üzeri çizilmeli ve yeni değeri yanına yazılıp paraflanmalıdır.

e) Defterlerde, protokol numarası ve analiz tarihi yer almalıdır.

f) Analiz defterinde, analizi yapan personelin adı-soyadı ve imzası yer almalıdır.

g) Laboratuvarlara ait defterler, laboratuvarda korunaklı yerde saklanmalı ve il müdürlüklerinin talebi dışında asla laboratuvar dışına çıkarılmamalıdır.

Cihaz takipleri

(1) Laboratuvar, analizlerde kullanılacak cihazlar için aşağıdaki işlemleri yapmalıdır.

a) Kalibrasyonu yaptırılan cihazların, kalibrasyon sertifikalarının kontrollerinin ilgili TSE standartları ile yapılarak müsaade edilebilir hata sınırları içerisinde kalıp kalmadığının tespit edilmesi, hata sınırları dışındaysa ilgili cihazların yapılabiliyorsa yetkili teknik servisleri aracılığıyla kullanılabilir duruma getirildikten sonra yeniden kalibrasyon yaptırılıp kullanıma hazır hale getirilmesi, cihazların tamirinin mümkün olmadığı durumlarda kullanım dışına ayrılması, (EK:5)

b) Belirli periyotlarda tüm cihazların bakım ve onarımını yaptırmalı, (EK: 5)

c) Tüm cihazlar, kullanım şartlarına uygun konumda bulundurulmalı,

ç) Şebeke elektriği salınımlı ise, analitik cihazlarda gerekli önlem alınmalı,

d) Tüm cihazların Türkçe kullanım talimatı, cihazın yanında yer almalıdır.

Eğitim

(1) Yetkili tüm laboratuvarlar;

a) Bakanlığın düzenlediği laboratuvar eğitim programlarına katılmalı,

b) Laboratuvarlar, personelinin teknik bilgi ve uygulamadaki tecrübesini artıracak eğitim planları yapmalıdır.

Arşivleme

(1) Bu genelge kapsamında yetkilendirilmiş laboratuvarlar aşağıdaki arşivleme hususlarına uyar:

a) Laboratuvar sorumlusu ve diğer teknik personelin laboratuvar üst yönetimi, sahibi ve ortakları ile yapmış olduğu karşılıklı iş sözleşmesi veya SGK giriş bilgileri, diploma sureti, nüfus cüzdanı fotokopisi vb. laboratuvarın yetkisi iptal edilene kadar,

b) Numune kayıt, analiz ve denetim defterleri ile analiz raporları beş yıl,

c) Kalibrasyon sertifikası, alet ve ekipmanlar ile, cihaz bakım-onarım kayıtları, cihaz kullanım dışı kalana kadar,

ç) Kimyasal maddelerin faturası, laboratuvarın yetkisi iptal edilene kadar,

d) Sarf malzeme kayıtları, laboratuvar ortam şartları, günlük kayıtları ve eğitim kayıtları, laboratuvarın yetkisi iptal edilene kadar,

e) Toprak (en az 500 g), bitki örnekleri (en az 20 g) uygun koşullarda bir yıl,

f) Türkiye ticaret sicili gazetesi (kuruluş/varsa değişiklik), vergi levhası fotokopisi ve ticaret odasından alınan faaliyet belgesi laboratuvarın yetkisi iptal edilene kadar,

g) Laboratuvarların analiz parametreleri ile ilgili Türkçe talimatları ve numune alma talimatları laboratuvarın yetkisi iptal edilene kadar,

ğ) Laboratuvar binasının tapusu veya kira sözleşmesi laboratuvarın yetkisi iptal edilene kadar,

h) Laboratuvarların organizasyon şeması, laboratuvar bölümleri ve yerleşim planı laboratuvarın yetkisi iptal edilene kadar,

ı) Kamu kurumlarına ait laboratuvarlarının hukuki statülerini tanımlayan belgesi yetkisi laboratuvarın iptal edilene kadar,

saklanmalıdır.

(2) Yetkisi iptal edilen veya kapanan laboratuvarın üst yönetimi, tutmuş oldukları tüm defterleri ve kayıtları il müdürlüğüne teslim etmek zorundadır.

Gizlilik

(1) Bakanlık tarafından yetkilendirilmiş laboratuvarların üst yönetimi;

a) Hizmet verdiği özel ve tüzel kişilere ait bilgilerin gizliliğini,

b) Analizlerin doğruluğunu ve sürdürülebilirliğini, sağlayacak tedbirleri almalıdır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Laboratuvarların Denetimleri

İzleme denetimi

(1) Gerçek ve tüzel kişiliklere ait laboratuvarlar, kamu kurum laboratuvarları, eğitim kurumları, belediyeler ve il özel idarelerine ait laboratuvarların faaliyetleri, TRGM tarafından sistem üzerinden izlenir. İzleme sonucunda gerek görülmesi halinde, Bakanlıkça yetkilendirilen en az üç kişilik komisyon tarafından haberli veya habersiz yerinde denetimler yapılabilir.

(2) İlgili komisyon, laboratuvarlar tarafından analizi yapılan toprak numunelerinden kontrol amaçlı toprak örneği ve laboratuvarda tutulan kayıt defterlerini talep edebilir. Komisyon, karşılaştırma test sonuçlarını ve denetim raporunu sistem üzerinde hazırlar, il müdürlüğü ve laboratuvar tarafından takibini sağlar.

(3) Bakanlık ve il müdürlüklerine resmi kanalla yapılan ihbar, itiraz ve şikâyetler ilgili mevzuat hükümleri gereğince TRGM tarafından değerlendirilir. Gerek görülmesi halinde, Bakanlık yetkilendirme ve denetleme komisyonu yerinde denetleme yapar veya Referans Enstitü Müdürlüğüne yaptırır.

Yerinde denetim

(1) İl müdürlüğü yetkilendirme komisyonu, gerçek ve tüzel kişiliklere, eğitim kurumlarına, belediyelere ve il özel idarelerine ait laboratuvarları yerinde denetleyerek, denetim raporlarını sisteme yükler.

a) Komisyon, yerinde denetim sırasında uygunsuzluk tespit etmesi halinde, uygunsuzlukların düzeltilmesi için bir yılda toplam üç aya kadar laboratuvara süre tanır. Tespit edilen uygunsuzluklar, analiz sonuçlarını direkt etkiliyor ise, laboratuvarın yetkisi tanınan süre içinde askıya alınır.

b) Laboratuvar, uygunsuzlukların giderildiğini bildirir. Bu durumda komisyon, üç aylık sürenin bitimini beklemeden yeniden denetim yapar.

1) Uygunsuzlukların giderildiğinin tespit edilmesi durumunda komisyon laboratuvarı aktif hale getirir,

2) Uygunsuzlukların devam etmesi halinde laboratuvarın yetkisi iptal edilir. Komisyonun, oy birliği ile aldığı karar, yetkinin iptali yönünde olması halinde; gerçek ve tüzel kişiliklere, eğitim kurumlarına, belediyelere ve il özel idarelerine ait laboratuvarların yetkisi, il müdürlüğünün teklifi ve Valilik Olur’u ile iptal edilir. İl müdürlüğü, laboratuvarın yetkisini sistem üzerinden iptal eder. Valilik Olur’u ve yetki belgesi il müdürlüğünce TRGM’ne gönderilir.

(2) Bakanlık yetkilendirme ve denetleme komisyonu, Bakanlık bağlı/ilgili kuruluş laboratuvarları ile il/ilçe tarım ve orman müdürlüğü laboratuvarlarını yerinde denetleyerek, denetim raporlarını sisteme yükler.

a) Komisyon, yerinde denetim sırasında uygunsuzluk tespit etmesi halinde, uygunsuzlukların düzeltilmesi için yılda en fazla üç aya kadar laboratuvara süre tanır. Tespit edilen uygunsuzluklar, analiz sonuçlarını direkt etkiliyor ise, laboratuvarın yetkisi tanınan süre içinde askıya alınır.

b) Laboratuvar, uygunsuzlukların giderildiğini bildirir. Bu durumda komisyon, üç aylık sürenin bitimini beklemeden yeniden denetim yapar. Uygunsuzlukların giderildiğinin tespit edilmesi durumunda komisyon laboratuvarı aktif hale getirir. Yapılan denetimde uygunsuzluğun devam etmesi halinde laboratuvarın yetkisi, TRGM Genel Müdür Olur’u ile iptal edilir.

(3) TAGEM bünyesindeki araştırma enstitüsü müdürlüklerine ait laboratuvarların denetimleri, Referans Enstitü Müdürlüğü yetkilendirme ve denetleme komisyonu ile yürütülür. Referans Enstitü Müdürlüğü denetim raporunu sisteme yükler.

a) Komisyon, yerinde denetim sırasında uygunsuzluk tespit etmesi halinde, uygunsuzlukların düzeltilmesi için yılda en fazla üç aya kadar laboratuvara süre tanır. Tespit edilen uygunsuzluklar, analiz sonuçlarını direkt etkiliyor ise, laboratuvarın yetkisi tanınan süre içinde askıya alınır.

b) Laboratuvar, uygunsuzlukların giderildiğini bildirir. Bu durumda komisyon, üç aylık sürenin bitimini beklemeden yeniden denetim yapar. Uygunsuzlukların giderildiğinin tespit edilmesi durumunda komisyon laboratuvarı aktif hale getirir. Yapılan denetimde uygunsuzluğun devam etmesi halinde laboratuvarın yetkisi, TRGM Genel Müdür Oluru ile iptal edilir.

ALTINCI BÖLÜM

Sorumluluklar

(1) Laboratuvar üst yönetimi, sahibi ve ortaklarının sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir:

a) Bu Genelge şartlarının sağlanmasının yanında, laboratuvar sorumlusu ile birlikte iş ve işlemlerin yürütülmesi, deney raporları ve analiz sonuçlarındaki hatalar sonucunda meydana gelebilecek her türlü zarardan sorumludur. Zararın, hukuken sabit görülmesi halinde, doğabilecek zarar söz konusu laboratuvarın sorumlusu, üst yönetimi, sahibi ve ortaklarınca ilgili kanunlar çerçevesinde karşılanır.

b) Yetkilendirme ve denetleme komisyonlarının denetimi sonucunda, Genelge hükümlerine uymayan, gerçeği yansıtmayan analiz raporları düzenleyen laboratuvarların yetkisi iptal edilir. Yetkisi iptal edilen laboratuvar yetkilileri, takip eden bir yıl boyunca yetkilendirme talebinde bulunamaz. Laboratuvar sorumlusu, bir yıl boyunca başka bir laboratuvarda, laboratuvar sorumlusu olarak çalışamaz. Usulsüz analiz yaptığı için yetkisi iptal edilen laboratuvarlar, iptal tarihi dikkate alınarak bir yıl süre geçmeden, laboratuvar cihazlarını başka bir şahsa veya kuruluşa devredemez.

c) Yetkilendirilen laboratuvarlar, usulsüz olarak herhangi bir analiz yapmamış ancak, diğer nedenlerle yetkisi iptal edilmiş olması durumunda, yetkisi iptal edilen laboratuvar yetkilileri, takip eden bir yıl boyunca yetkilendirme talebinde bulunamaz. Ancak, laboratuvara ait cihazlarını başka bir şahsa veya kuruluşa devredebilir.

ç) Yetkilendirilmiş laboratuvar, kendi talebi ile yetkisinin belli bir süre için askıya alınmasını talep edemez, ancak kendi isteği ile yetkisini iptal ettirmek üzere başvuruda bulunabilir. Laboratuvarın kendi talebi sonucunda, yetkisi iptal edilmesi durumunda, takip eden bir yıl boyunca tekrar yetki talebinde bulunamaz. Ancak, laboratuvara ait cihazlarını başka bir şahsa veya kuruluşa devredebilir.

d) Laboratuvarların yetkilendirme ve denetleme işlemleri, diğer kamu kurum veya kuruluşların ilgili mevzuatlarına uyma sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

e) Yetkili laboratuvarlar, bilgilerindeki değişiklikleri en fazla on beş gün içerisinde bildirmelidir.

f) Laboratuvarların, mekânsal değişikliği veya taşınması durumunda, faaliyetlerini durdurmak istediği süre en fazla 60 (altmış) takvim günü olabilir. Bu işlemin başlangıç ve bitiş tarihini yazılı olarak bildirir. Yeni yerinde yetkilendirme denetimine tabi tutulur. Bu süre içerisinde laboratuvar yetkisi askıya alınır. Süresi içerisinde taşınma işlemi tamamlanmayan laboratuvarın yetkisi iptal edilir ve takip eden 6 ay boyunca yeniden yetkilendirme talebinde bulunamaz.

g) Laboratuvarda çalıştırılacak personel, iş güvenliği ve sosyal güvenlik kurumu çalışma usul ve esaslarındaki yükümlülüklerini yerine getirmekle sorumludur.

(2) Yetkilendirme ve denetleme komisyonunun sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir:

a) Yetkilendirme ve denetleme komisyonları, laboratuvarlar hakkında gerekli cezai ve diğer kanuni işlemler için, yürürlükteki mevzuata göre işlem yapar.

b) İl tarım ve orman müdürlükleri ve Referans Enstitü Müdürlüğü, laboratuvarlarla ilgili aldıkları ihbar, itiraz ve şikayetleri resmi olarak Bakanlığa (TRGM’ne) bildirir.

YEDİNCİ BÖLÜM

Referans Enstitü Müdürlüğünün Görevleri

(1) Referans Enstitü Müdürlüğünün görevleri:

a) Laboratuvar çalışanlarına eğitim programları düzenlemek veya düzenletmek,

b) TAGEM bünyesinde yer alan araştırma enstitüsü müdürlükleri laboratuvarlarının, yetkilendirilmelerini ve her yıl en az bir defa denetimlerini yapmak, yetkilendirme ve denetim sonucunda önerilerde bulunmak ve oluşturulan denetim raporlarını sisteme kayıt etmek,

c) Laboratuvarlara yeterlilik testi çevrimi düzenlemek veya düzenletmek, çevrim sonuçlarının laboratuvarlarca takibini sağlamak.

ç) Laboratuvar çalışmalarının yürütülmesinde, ihtiyaç duyulan (metot, literatür, cihaz tespiti vb.) konularda karar oluşturmak ve TRGM ile ortak çalışmalarda bulunmak.

d) Yeterlilik testi çevrimi sonucuna göre, Referans Enstitü Müdürlüğü, TRGM ile ortak karar doğrultusunda, gerekli gördüğü laboratuvarlarda, yerinde denetim yapar. Komisyon, denetim raporunu sisteme yükler. TRGM ve il müdürlükleri, süreci sistemden takip eder.

e) Referans Enstitü Müdürlüğü, aldığı kararları resmi olarak Bakanlığa (TRGM’ne) bildirir.

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Yürürlük ve Yürütme

(1) 25/9/2013 tarihinden geçerli olmak üzere yürürlüğe konulan Tarımsal Amaçlı Toprak, Bitki ve Sulama Suyu Analiz Laboratuvarlarının Kuruluş, Yetki ve Denetim Genelgesi (2013/1), bu Genelgenin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren yürürlükten kaldırılmıştır.

(1) Bu Genelge yayımlandığı / imzalandığı tarihten itibaren geçerlidir.

(1) Bu genelge hükümlerini, Tarım ve Orman Bakanı adına, TRGM Genel Müdürü yürütür.