Turizm ve Tanıtma Bakanlığı Mihmandarlık Görevi Hakkında Yönetmelik

Kapsam

Bu Yönetmelik Turizm ve Tanıtma Bakanlığında yürütülen mihmandarlık görevini kapsamına alır.

Amaç

Mihmandarlık görevi verilecek olan kimselerin seçimi, yetiştirilmesi, nitelikleri, konukların gezdirilmesi sırasında yapacakları harcamalarda uymaları gerekli hususlar, bunların görev, yetki ve sorumlulukları bu Yönetmelikle düzenlenmiştir.

Mihmandarlık görevi, mihmandarların seçimi, yetiştirilmesi ve nitelikleri

Mihmandarlık görevi, yurda davet olunan yabancı konukların gezip görecekleri yer ve eserler ve öğrenmek istedikleri hususlar hakkında en doğru, yeterli ve gerekli bilgileri vermek, konukların çeşitli kimse ve kurumlarla yapacakları temaslarda yardımcı olmak ve tercümanlık yapmaktır.

Bakanlıkça yurdumuza davet olunan yabancı konuklar, önemli istisnalar hariç, Bakanlık memuru mihmandarlar tarafından gezdirilirler.

Mihmandar olarak görevlendirilecek kimseler bu Yönetmelikte belirtilen nitelikleri taşıyan memurlar arasından Bakanlık merkezinde ilgili Daire Başkanı, bölgelerde ise Bölge Müdürlerince seçilir.

Mihmandar olarak görevlendirilecek memurların en az lise veya dengi okullardan birini bitirmiş olmaları, konuğun dilini ya da İngilizce, Almanca ve Fransızca dillerinden birini bilmeleri zorunludur. Lisan bilgisi Bakanlıkça yapılacak imtihanla tespit olunur.

Mihmandarlık görevi verileceklerin, giyim - kuşamına dikkat, eden, temsil yeteneği olan, geniş kültürlü ve millî duyguları kuvvetli bulunan kimseler olmasına bilhassa dikkat edilir.

Mihmandarlar, görev sırasında, millî bütünlüğümüzü zedeleyici ve millî gururumuzu rencide edici herhahangi bir konuşma ve davranışta bulunmamağa ya da sebebiyet vermemeğe azamî dikkat gösterirler.

Kendilerine mihmandarlık- görevi verilecek kimselerin, Bakanlığın açtığı «Tercüman Rehber» kurslarına katılmaları ve buradan tercüman rehber belgesi almaları gerektir.

Yabancı konukların bir bölge içerisinde gezdirilip ağırlanmasının ilgili bölge müdürlüğü mihmandarlarınca yapılması esastır. Ancak, istisnaî durumlarda Bakanlık merkezinden mihmandarlar görevlendirilebilir.

Mihmandarlar bölgesel ve ülkesel konularda uzmanlaşacak şekilde yetiştirilirler. Bölgesel konularda uzmanlaşacak mihmandarların belirli bölge ve yerler hakkında geniş, ayrıntılı bilgi ve görgü sahibi olmaları sağlanır. Ülkesel mihmandarlar ise fazla ayrıntılara inmeden ülke çapında anahatları ile bilgi verme amacı ile yetiştirilir.

Belirli bölge ve yerlerde, sadece o bölge ve yerler için uzmanlaşmış mihmandarlar çalıştırılır.

Mihmandar niteliklerini haiz memurlar için Bakanlık merkezi ile Bölge Müdürlüklerinde her yıl Ocak - Mart aylarında geliştirme seminerleri düzenlenir.

Bu seminerlere mihmandar olarak görevlendirilen bütün memurların katılmaları zorunludur. Daha önceki seminerlere katılmak ya da tercüman rehber belgesi almış olmak yeni seminerlere katılmamayı gerektirmez.

Geliştirme seminerlerinde,

a) Mihmandarlık hizmetinin genel prensipleri,

b) Mihmandarlıkla ilgili idarî ve malî mevzuat,

c) Sanat tarihi, tarihî eserler, folklor ve diğer ilgili hususlar yanında genel esasları ile turizm ve tanıtma,

d) Turistik tesis ve yerler,

hakkında bilgi verilir. Ayrıca haftanın belirli günlerinde turistik ve ören yerlerine geziler düzenlenerek tatbikî dersler yapılır.

Onay alınması ve gezi programlarının hazırlanması

Yabancı konukların gezdirilme ve ağırlanmaları ile ilgili onaylar, önemli istisnaî durumlar hariç, konuk yurda gelmeden en az 5 gün önce alınır. Onaylar Bölge Müdürlüklerini ilgilendirmekte ise konuklar o bölgeye gelmeden önce, gerekli program ve hazırlıkların yapılması için, Bölge Müdürlüklerine ulaştırılır.

Beklenmedik zorunlu durumlarla karşılaşılmadıkça ek onay alınması yoluna gidilemez.

Bölge Müdürlüklerince uygulanacak gezi programları ile ilgili Bakanlık talimatlarında programların ayrıntıları Bölge Müdürlüklerince tespit edilir.

Gezi programları Bakanlık Merkezinde ilgili Dairesince, bölgelerde ise Bölge Müdürlüklerince hazırlanır. Programlarda otel ve lokanta isimleri gidilecek müze ve ören yerlerinin hepsi ayrıntılı bir şekilde belirtilir. Rezervasyonlar Merkezde ilgili Dairesince, Bölgelerde ise Bölge Müdürlüklerince yaptırılır.

Otel ve lokanta seçiminde konukların makam ve mensup oldukları sosyal kategoriler gözönünde tutulur.

Mihmandarlar konukların gezdirilmesi ile ilgili programları aynen uygulamak zorundadırlar. Kendiliklerinden hiç bir değişiklik yapamazlar. İstisnaî durumlarda, herhangi bir ödemeyi gerektirmiyorsa, konuğun isteği üzerine ufak değişiklikler yapılabilir. Yapılan değişiklikler vakit geçirilmeden yetkililere bildirilir.

Gezi programından birer nüsha konuklara verilir. Programda refakat edecek mihmandarların kimler olduğu belirtilir.

Konukların hangi masraflarının Bakanlıkça karşılanacağı ve mihmandarların günün hangi saatlerinde refakat edecekleri uygun bir şekilde ve çık olarak kendilerine önceden bildirilir.

Mihmandarların görev, yetki ve sorumlulukları

Kendilerine mihmandarlık görevi verilen memurlar gezi programına göre her türlü temasları sağlar, randevuları tespit eder ve verilen talimata uygun olarak rezervasyonları yaptırırlar. İncelenecek ve görüşülecek konular ile gezilecek yerler hakkında bilgi sahibi olma bakımından lüzumlu her türlü hazırlık ve etüdleri yaparlar.

Mihmandarlar sadece Bakanlık onayında ve talimatında belirtilen hususlarda harcamalar yapmağa yetkilidirler. Bunların dışında yapılan harcamalardan sorumludurlar.

Onay ve talimatnamelerde belirtilen «iaşe ve ibate» terimleri kapsamına, Bakanlık ya da Bölge Müdürlüklerince rezervasyonu yapılan otellerde,

a) Oda ve kahvaltı ücreti,

b) Otelde yemek yenildiği takdirde yemek ve yemek şırasında alınan içkilerin ücreti,

c) Program gereğince başka bir lokanta veya yerde yemek yenilmiş ise o müessesenin adisyonu,

girer.

Gezi programı dışında her türlü gezi eğlence ve içki masrafları, konukların yapacağı ülkeler ya da şehirlerarası telefon görüşmeleri, telgraf ve fazla bagaj ücretleri, yemek dışında alman aperatif içki ve bar ücretleri, kuru temizleme, çamaşır yıkama, ütü, kuaför, manikür, pedikür masrafları, kartpostal, sigara, puro dergi, gazete ücretleri vb. konuğun kendisine aittir. Bu gibi ödemeleri gerektirecek durum olup olmadığı konuk otelden ayrılmadan önce mihmandar tarafından otel idaresinden sorulur. Varsa uygun bir şekilde konuğa hatırlatılır.

Kokteyl ve ziyafet verilmesi, yemeklerde istakoz ikram olunması, içkilerden şampanya ya da viski verilmesi, konuklar için hatıra eşya ya da diğer hediyelik eşya alınması, gezi ve yemeklere Bakanlık konuklarından başkalarının da davet edilmesi hususları Bakanlık Makamının onayına bağlıdır.

Mihmandarlara gerekli avans kesine yakın bir şekilde hesaplanarak verilecektir. Mihmandarlar verilen avans miktarından fazla ödeme yapamazlar. Çok zarurî hallerde fazla masraf yapmak gerekirse bu fazla masraf için ayrı fatura alınır ve görev sonunda fatura bedeli nakten tahakkuk ettirilerek istihkak sahibine gönderilir.

Tutarı on lirayı geçen masraflar için mutlaka biri asıl iki nüsha fatura alınır. Ve faturalar mihmandarların adına düzenlenir.

Lokanta ve otellerden alınacak faturalara adisyon ve foliolar eklenir. Adisyonlara yemekte bulunanların isimleri yazılır ve mihmandarlarca imzalanır.

Gerektiğinde tutulacak her türlü taşıt ücretleri belediye rayiçlerine göre ödenir. Belediye rayici olmayan yerlerde pazarlıkla ve Km. esasına göre ödeme yapılır. Km. esasına göre tutulan taşıtlarda her gün işe başlamadan ve iş sonuna Km. rakamları mihmandarlar tarafından tespit ve kontrol edilir.

Mihmandarlar görevleri sona ermesinden itibaren en geç 5 gün içerisinde, gezi ile ilgili, malî ve genel rapor hazırlamak zorundadırlar. Raporlar ikişer nüsha olarak Merkezde ilgili Daire Başkanlığına Bölgelerde ise Bölge Müdürüne verilir.

Malî raporda; kiralanan taşıtların hangi iş için kiralandığı, şoförü, görev saatleri hangi otellerde kalındığı, yemek adisyonlarının tarih numara ve ücret tutarları belirtilir. Bu raporun bir nüshası ilgili amir tarafından imzalandıktan sonra sarf evrakı ile birlikte tahakkuk servisine verilir.

Genel raporda ise, gezi programının tam olarak uygulanıp uygulanmadığı, değişiklik yapma zarureti doğmuş ise sebepleri, konuğun temas ettiği kimselerin isim ve sıfatları, yapılan konuşmalar sırasında daha ziyade hangi konular üzerinde durduğu ve turizm belgeli ve belgesiz müesseselerde karşılaşılan güçlükler ve aksaklıklar bulunup bulunmadığı v.b. belirtilir.

Diğer hükümler

Bu Yönetmelik Resmî Gazete ile yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Bu Yönetmelik hükümlerini Turizm ve Tanıtma Bakanı yürütür.