EN
TR
Sayı: 99604924/990/- 15083905-
Konu: Veri Paylaşımı
GENEL YAZI
Bilindiği üzere, 5502 sayılı Sosyal Güvenlik Kurumu Kanununun 6645 sayılı Kanunla değiştirilen 35 inci maddesinde; Kurumumuzca, bu Kanun ve diğer kanunlarla verilen görevleri yerine getirmek amacıyla işlenen kişisel veriler ile ticari sır niteliğinde olan verilerin, veri sahibinin noter onaylı muvafakati olmadan gerçek, veya tüzel kişilerle paylaşılamayacağı, ancak, 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun eki (I). (II), (III) ve (IV) sayılı cetvellerde yer alan kamu idarelerinin kanunlarında belirtilen görevleri yapabilmeleri için ihtiyaç duydukları sağlık verisi dışındaki kişisel veriler ile ticari sır niteliğindeki verilerin paylaşılabileceği, kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek veya tüzel kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde anonim hale getirilen verilerin araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlar için paylaşılabileceği, veri paylaşılan kamu idareleri ile gerçek ve tüzel kişilerin, paylaşılan verinin gizliliğinden ve güvenliğinden sorumlu olduğu, bunun aksine davrananlar hakkında veri paylaşımı yapılanlar da dâhil olmak üzere 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu ile diğer ilgili mevzuat hükümlerinin uygulanacağı öngörülmüştür.
Sosyal Güvenlik Kurumu Verilerinin Kullanımına, Paylaşılmasına ve Korunmasına İlişkin Usul ve Esaslar, Kurum Yönetim Kurulunun 9/7/2015 tarihli 263 sayılı Kararı ile yeniden belirlenmiş ve "Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığı Sosyal Sigorta Verilerinin Paylaşımı ve Paylaşılan Verilerin Gizliliği ile Koordinasyonuna ilişkin Usul ve Esaslar" yürürlükten kaldırılmıştır.
23/7/2015 tarihi itibariyle yürürlüğe giren ve Kurumumuz intranet sayfasında E-Mevzuat-Usul Esaslar bölümünde yayımlanan "Sosyal Güvenlik Kurumu Verilerinin Kullanımına, Paylaşılmasına ve Korunmasına İlişkin Usul ve Esaslara” göre yapılacak işlemler aşağıda açıklanmıştır.
1. Tanımlar
Bu genel yazıda geçen;
-Anonimleştirme; Verilerin gerçek ve tüzel kişiler ile kurum ve kuruluşların doğrudan veya dolaylı bir şekilde tanınabilmesine, bireysel verilerin ve ticari sırların açığa çıkarılmasına imkân vermeyecek şekilde toplulaştırılmasını, değiştirilmesini veya düzenlenmesini.
- Birim; 5502 sayılı Kanunda belirtilen ana, danışma ve yardımcı hizmet birimlerini, taşra teşkilatında ise sosyal güvenlik il müdürlüklerini.
- Birim Amiri; 5502 sayılı Kanunda belirtilen ana, danışına ve yardımcı hizmet birimlerinin en üst amirini, taşra teşkilatında ise sosyal güvenlik il müdürlerini,
- Kişisel Veri; Gerçek kişiler ile kamu ve özel hukuk tüzel kişilerinin doğrudan veya dolaylı bir şekilde sahip olduğu özellikleri ile birlikte tanınabilmesine ve bu şekilde kişisel bilgilerin açığa çıkarılmasına imkân sağlayan veriyi ve ticari sırları,
-Sosyal Sigorta Verisi; Sağlık verisi dışında kalan sosyal sigorta uygulamalarına yönelik her türlü veriyi,
- Ticari Sır Niteliğindeki Veriler; Bir ticari işletme veya şirketin kendisine veya muvafakati çerçevesinde gerçek veya tüzel kişilere verilme durumları hariç olmak üzere; bir ticari işletme veya şirketin herkes tarafından bilinmeyen ve ekle edilemeyen, başla rakipleri olmak üzere üçüncü kişilere ve kamuya açıklanması halinde ilgili ticari işletme veya şirketin zarar görme ihtimali bulunan ve ticari işletme veya şirketin ekonomik hayattaki başarı ve verimliliği için ticari önem atfettikleri her türlü bilgi ve belgeyi,
- Veri; Kurumun 5502 sayılı ve 5510 sayılı Kanunlarda belirtilen görev ve yetkileri kapsamında topladığı her türlü bilgi ve/veya belgeyi,
ifade eder.
2. Kişisel ve Ticari Sır Niteliğindeki Verilerin Paylaşılması
Kurumca işlenen kişisel veriler ile ticari sır niteliğinde olan veriler, veri sahibinin noter onaylı muvafakati olmadan gerçek veya tüzel kişilerle paylaşılmayacaktır.
2.1. Kişisel ve ticari sır niteliğindeki verilerin gerçek ve tüzel kişilerle paylaşılması
Sigortalıların, sosyal güvenlik sicil numarası, kimlik numarası, öğrenim, adres bilgileri, sosyal güvenlik bilgileri, işveren, işyeri, vergi dairesi, esnaf sanatkar sicil memurluğu, ziraat odası, tarım il/ilçe müdürlüğü, şirket bilgileri, sigortalıların ve hak sahiplerinin emeklilik bilgileri, tahsis numaraları ile gelir ve aylık durumları, bunlardan yapılan kesintiler, işverenlerin işyeri sicil numaraları, toplam sigortalı bilgileri ile tahakkuk bilgileri, çalıştırdığı sigortalılar ve bunlara ait prime esas kazanç, eksik gün ve işten çıkış nedenleri, unvanı, adresi, borç durumu ve benzeri bilgiler kişisel veri kapsamında değerlendirilecektir.
Bir ticari işletme veya şirketin herkes tarafından bilinmeyen ve elde edilemeyen, başta rakipleri olmak üzere üçüncü kişilere ve kamuya açıklanması halinde ilgili ticari işletme veya şirketin zarar görme ihtimali bulunan ve ticari işletme veya şirketin ekonomik hayattaki başarı ve verimliliği için ticari önem atfettikleri her türlü bilgi ve belge ise ticari sır niteliğindeki veri kapsamında değerlendirilecektir.
Buna göre, Birimlere intikal eden ve yukarıda belirtilen kapsamda yer alan bilgi ve/veya belge verilmesine yönelik taleplerde; istenilen kişisel veri ya da ticari sır niteliğinde kabul edilen verinin; kişi, işveren ya da ticari işletme veya şirketin kendisine ait olup olmadığı mutlaka kontrol edilecektir.
Sosyal güvenlik il müdürlüğü/sosyal güvenlik merkezlerinde faaliyet gösteren Halkla İlişkiler Servisleri ve diğer ilgili servislere veri sahibi tarafından yapılan bilgi ve belge verilmesine ilişkin talepler, istenilen bilgi veya belgenin veri sahibine ait olması durumunda cari usullere göre karşılanacaktır.
İstenilen verinin talep sahibine ait olmaması durumunda kişi ya da işveren adına vesayet/vekalet ile yetkilendirilenler tarafından mahkeme kararı ve/veya usulüne uygun düzenlenmiş vekaletnamenin ibrazı veya veri sahibinden alınacak noter onaylı muvafakatin ibraz edilmesi istenecek, ibraz edilememesi durumunda kişiye ait veriler hiçbir şekilde paylaşılmayacaktır.
Paylaşılmasına karar verilen veriler, talepte bulunan gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri ile imzalanacak olan gizlilik sözleşmesi (EK-l) dâhilinde paylaşılacaktır. Veri sahibinin noter onaylı muvafakat belgesi, gizlilik sözleşmesi ve paylaşılan verinin bir örneği veri paylaşan birimce muhafaza edilecektir.
Veri sahibinin noter onaylı muvafakati ibraz edilerek yapılan tek seferlik bilgi ve belge verilmesi taleplerinin Birim amirinin onayı ile paylaşılması esas olmakla birlikte, il müdürlüğü ile sosyal güvenlik merkezleri arasındaki mesafeler göz önünde bulundurularak, talep edilen bilgi ve belgeler sosyal güvenlik merkez, müdürü onayı ile de paylaşılabilecektir.
2.2. Kişisel ve ticari sır niteliğindeki verilerin kamu idareleriyle paylaşılması
Kişisel veri ile ticari sır niteliğindeki verilerin kamu idareleriyle paylaşımında noter onaylı
muvafakat şartı aranmamakla birlikte, söz konusu verilerin kamu idareleriyle paylaşılabilmesi: öncelikle veri paylaşımı talebinde bulunan kamu idaresinin. 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun eki (I), (II), (III) ve (IV) sayılı cetvellerde yer alması ve kamu idaresinin ilgili kanununda belirtilen görevleri yapabilmesi için söz konusu verilere ihtiyaç duyması şartına bağlanmıştır.
Buna göre, kamu idarelerinin veri paylaşımına ilişkin talep yazılarının değerlendirilmesinde, öncelikle bunların 5018 sayılı Kanunun eki cetvellerde yer alıp almadığı kontrol edilecektir. Kamu idaresinin 5018 sayılı Kanunun eki cetvellerde yer alması durumunda bu defa; verilerin kullanım amacının açık ve net bir şekilde belli olması, sonraki kullanımların da bu amaçlarla sınırlı tutulması gereğine değinilmesi ve talep edilen bilgilerin kullanım gerekçesi ile ihtiyaç duyulan veriye ilişkin ilgili kanunlarındaki dayanağın Kuruma yapılacak yazılı talepte belirtilmesi istenecektir.
5018 sayılı Kanun eki cetvellerde yer almakla birlikte ihtiyaç duyulan veriye esas olan kanuni dayanağının belirtilmediği haller ile kamu idaresi niteliğinde olmakla beraber anılan Kanunun eki cetvellerde sayılmayan kamu idarelerinin talepleri, gerekçesi açıklanmak suretiyle reddedilecektir.
Kamu idareleri tarafından sosyal güvenlik il müdürlüklerinden talep edilen tek seferlik kişisel nitelikteki veriler, yukarıda açıklanan şartların taşınması şartıyla birim amirinin onayı ile paylaşılacaktır. Talep edilen verinin, veri tabanından üretilmesi gereken durumlarda Hizmet Sunumu Genel Müdürlüğünden temin edilerek paylaşılacaktır.
Kamu idarelerince talep edilen sürekli ve kişisel nitelikteki veriler, ilgili kamu idaresiyle yapılacak olan protokol kapsamında paylaşılacağından, bu yöndeki talepler konusuna göre ilgili Genel Müdürlüğe gönderilecektir.
2.3. Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve Avukatlık Kanunu Kapsamında Bilgi/Belge Verilmesi
1136 sayılı Avukatlık Kanununun 2 nci maddesinde, kamu kurum ve kuruluşlarının avukatlara görevlerinin yerine getirilmesinde yardımcı olmak zorunda olduğu, kanunlarındaki özel hükümler saklı kalmak kaydıyla bu kurumların avukatın gerek duyduğu bilgi ve belgeleri incelemesine sunmakla yükümlü olduğu, bu belgelerden örnek alınmasının vekaletname ibrazına bağlı bulunduğu. 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanununun 6 ncı maddesinde ise, bilgi edinme başvurusunun; gerçek kişiler için, adı ve soyadı, imzası, oturma yeri veya iş adresini, tüzel kişiler için ise unvanı ve adresi ile yetkili kişinin imzasını ve yetki belgesini içeren dilekçe ile yapılacağı, başvurunun kimlik ve imzanın yasal olarak belirlenebilir olması kaydıyla elektronik ortamda veya diğer iletişim araçlarıyla da yapılabileceği ve dilekçede istenilen bilgi ve belgelerin açıkça belirtilmesi gerektiği öngörülmüş olup, gerek Avukatlık Kanunu gerekse Bilgi Edinme Hakkı Kanunun getirdiği düzenlemeler de göz önüne alınarak sosyal güvenlik il müdürlükleri/sosyal güvenlik merkezlerince işlemler bundan böyle aşağıdaki şekilde yapılacaktır.
Ünitelere yapılan bilgi ve belge taleplerinde, yukarıda belirtilen hususların yerine gelip gelmediği kontrol edilecek, talepte bulunan kişilerin sigortalı veya hak sahibi olması halinde yetki belgesi aranmayacak, talepte bulunanın sigortalı ve hak sahibi olmaması halinde ise dilekçe ekinde mutlaka yetki belgesi (vekaletname) ibraz etmeleri istenilecektir.
Usulüne uygun yapılmayan başvurular kabul edilmeyecektir.
Dosya muhteviyatı gerek görüldüğünde veya takip olunduğunda mahkemelere veya cumhuriyet savcılıklarına gönderilmekte olup, dosyada yer alan tüm belgelerin bu durumda mahkemelere gönderilmesi işlemine devam edilecektir.
Talep edilen belgenin denetimler sonucu düzenlenen raporlar ve bu raporlara ilişkin yürütülen işlemlere ait yazışmalar olması durumunda ilgili birimden görüş almak suretiyle işlem yapılacaktır.
Talep edilen belgenin tahsis talep dilekçeleri ve ekinde alınan belgeler, gelir/aylık bağlama karar örnekleri, toptan ödeme karar örnekleri, sigortalı ve hak sahipleri ile üçüncü kişi ve
kuruluşlara muhatap olan kurum yazıları ile maluliyet ve sürekli iş göremezlik derece tespitlerinin yapılabilmesi için, Kurumumuz sevkiyle düzenlenen sağlık kurulu raporları olması halinde mevzuata uygun şekilde başvuru sahibi veya kanuni temsilcilerine verilebilecektir.
Şikayet ve ihbar dilekçeleri ve bunlarla ilgili olarak yürütülen işlemlere ilişkin yazışmalar, dosyalarda mevcut çok gizli, gizli, özel ya da hizmete özel olarak derecelendirilmiş bilgi ve dokümanlar ile Kurum Sağlık Kurulu ve Sosyal Sigorta Yüksek Sağlık Kurulu kararları paylaşamayacaktır.
3. Anonimleştirilmiş Sosyal Sigorta Verilerinin Paylaşımı
5502 sayılı Kanunun 35 inci maddesine göre Kurum, kişisel veriler ile ticari sır niteliğindeki veriler dışındaki gayri maddi haklar ile anonim hale getirdiği verileri araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlar için kamu idareleri, bilimsel araştırma yapan kamu personeli, bilimsel dernekler, kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları veya üniversiteler ile ücretsiz olarak paylaşabilecektir.
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek veya tüzel kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde anonim hale getirilen verinin paylaşılması, Usul ve Esasların 25 inci maddesinde, talebin resmi yazı ile yapılması ve söz konusu çalışma tamamlandığında bir örneğinin Kuruma verilmesi şartına bağlanmıştır.
Bu nedenle, araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlar için istenilen anonimleştirilmiş veriler, resmi yazı ile talep edilecek ve çalışmanın bir örneğinin Kuruma verilmesi istenecektir.
Özellikle üniversiteler tarafından yapılan araştırmalara yönelik olarak kişisel verilerin yer aldığı sigortalı, emekli, işveren ya da iş kazası ve meslek hastalığı vakalarına ilişkin bir veya birden fazla dosyaya dair inceleme talepleri, Genel Yazının “2.2. Kişisel ve ticari sır niteliğindeki verilerin kamu idareleriyle paylaşılması” başlıklı kısmındaki açıklamalar da dikkate alınarak değerlendirilmek suretiyle reddedilecek, istenilen veriler anonim hale getirilmek suretiyle paylaşılacaktır.
Kurum personeli tarafından sosyal güvenlik uzmanlığı ve müfettişlik kadrosuna atanabilmek için yapılacak tez çalışmalarında kullanılmak üzere ihtiyaç duyulan anonimleştirilmiş sosyal sigorta verileri, ilgili personelin bağlı bulunduğu birim amirleri aracılığıyla resmi yazı ile talep edilecek ve yine birim amirinin onayıyla paylaşılabilecektir.
4. Sosyal Sigorta Verisi Paylaşımı Sayılmayan Haller
Birimlerin, görevlerinin ifası için görev, yetki ve sorumluluk alanları ile ilgili olarak sunduğu hizmetlerin devamlılığı ve geliştirilmesi amacıyla hizmet gereği talep ettikleri veriler ile birimlerce resmi internet sitelerinde periyodik olarak yayımlanan faaliyet raporları ve istatistiki veriler ve Kurumun iş ve işlemlerinin yürütümünde hizmetin gereği olarak üçüncü kişiler aracılığıyla sağladığı ödeme ve bilgilendirme işlemlerine ilişkin sorgular veri paylaşımı olarak değerlendirilmeyecektir.
5. Verilerin Teslimine İlişkin Genel Hükümler
Paylaşılmak üzere hazırlanan veriler, doküman yönetim sistemi (DYS) ortamında CD, DVD, sabit disk, taşınabilir bellek gibi elektronik veya manyetik kayıt ortamında şifrelenerek, talebi yapan gerçek veya tüzel kişiye yazılı olarak, taahhütlü veya iadeli taahhütlü posta ile veya tutanak karşılığı elden teslim edilecektir.
Verilerin tutanak karşılığı elden tüzel kişiye teslimi, tüzel kişilik tarafından noter aracılığıyla vekâletname verilmiş kişiye de yapılabilecektir.
Verilerin kamu kurum ve kuruluşlarına tesliminde, talepleri halinde şifrelenmiş dosya ile gov.tr uzantılı e-posta adreslerine yapılabilecek, gizli verilerin tesliminde ise resmî yazışmalarda uygulanacak esas ve usullere ilişkin mevzuat hükümlerine uyulacak, telefonla hiçbir veri iletilmeyecektir.
7. Diğer Hususlar
Sosyal Güvenlik Kurumu Verilerinin Kullanımına, Paylaşılmasına ve Korunmasına İlişkin Usul ve Esasların yürürlüğe girdiği 23/7/2015 tarihinden önce yapılan ancak sonuçlandırılmamış olan veri paylaşımı talepleri, bu Usul ve Esaslar hükümleri doğrultusunda yukarıda yapılan açıklamalara göre sonuçlandırılacaktır.
Diğer taraftan, kişisel verilerin korunması amacıyla Kurumumuz “sgk.gov.tr” adresi "E-Hizmetler" linki üzerinden verilmekte olan; "Tescil Kaydı Tespiti", "Emekli Aylık Bilgisi”, Emekli Aylık Kesinti" "Hizmet Bilgisi” İşgöremezlik Ödeme" Provizyon Sorgulama", "GSS Tescil ve Prim Borcu Sorgulama". "İsteğe Bağlı 4C Bilgileri", "SGDP Tescil Kaydı Sorgulama" işlemleri "www.turkiye.gov.tr" adresinden verilmeye başlanmıştır.
Bu nedenle, belirtilen sorgulara ilişkin belge verilmesi talebiyle halkla ilişkiler servisine müracaat eden vatandaşlarımız, söz konusu belgelere sosyal güvenlik il müdürlüğü/sosyal güvenlik merkezlerine müracaat etmeksizin e-devlet şifresi temin etmek suretiyle “www.turkiye.gov.tr" adresinde de ulaşabilecekleri yönünde bilgilendirilecektir.
Kurumca veriye erişim yetkisi verilmiş personelin Kurumdan ayrılması veya görev yeri değişikliği halinde yetkisiz kullanımın önlenebilmesi amacıyla erişim yetkileri ilgili birim tarafından resmi yazı ile Hizmet Sunumu Genel Müdürlüğü tarafından sona erdirilmeden ayrılış işlemi yapılmayacaktır.
Bilgi edinilmesini ve gereğini rica ederim.
