Elektronik Belge Yönetim Sistemi Yönergesi

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar, İlkeler ve Kurallar

Amaç

(1) Bu Yönerge, Sağlık Bakanlığının merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatı ile bağlı ve ilgili kuruluşların merkez ve taşra teşkilatında etkinlik, verimlilik ve takip edilebilirliğin, zaman ve iş gücü ile kırtasiye giderlerinde tasarrufun sağlanması ve resmi yazışmalarda bilişim teknolojilerinden istifade edilmesi amacıyla geliştirilen Elektronik Belge Yönetim Sistemi’nin kullanılmasına ilişkin usul ve esasları düzenlemek amacıyla hazırlanmıştır.

Kapsam

(1) Bu Yönerge, Sağlık Bakanlığının merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatı ile bağlı ve ilgili kuruluşlarının merkez ve taşra teşkilatını kapsar.

Dayanak

(1) Bu Yönerge, 663 Sayılı Sağlık Bakanlığı ve Bağlı Kuruluşlarının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname'nin 40 ıncı maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

(1) Bu Yönergede geçen;

a) Bakanlık: Sağlık Bakanlığını,

b) Belge: Bir olayı, olguyu, görüşü, işi, emri veya yeni bir hukukî durumu bildiren ıslak ya da elektronik imzalı evrakı,

c) Birim evrak: Bakanlık merkez teşkilatı ile bağlı ve ilgili kuruluşlarının her bir hizmet birimine ait İç evrak birimini,

ç) e-Otoban: Kamu kurum ve kuruluşlarının taşra teşkilatının kendi EBYS'lerinde hazırladıkları evrakın vali, vali yardımcısı veya kaymakam tarafından İçişleri Bakanlığının EBYS'si üzerinden elektronik olarak imzalanmasını sağlayarak farklı sistemler kullanmakta olan taşra teşkilatına ait yazışmalarım elektronik ortamda yapılmasına imkân veren, temelini EBYS’ler arasındaki entegrasyonun oluşturduğu sistemi,

d) e-Otoban şablonu: Sağlık Bakanlığı EBYS’de mülki amir (vali, vali yardımcısı ve kaymakam) tarafından imzalanacak evrak için kullanılan şablonu,

e) EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemini,

f) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve arşivlenen her türlü belgeyi,

g) Elektronik imza: Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi,

g) Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS): Kamu kurulularının teşkilat yapısından, sunulan hizmetlere, hizmetlerde kullanılan belgelerden, belgelerde bulunan bilgilere kadar kamu yönetiminde yer alan unsurların mevzuat dayanaklarıyla birlikte tespit edilerek elektronik ortamda tanımlandığı, geliştirilen e-Devlet uygulamalarının tek merkezden birbirine entegre edilerek e-Devlete geçilmesini sağlayan bilgi sistemini,

h) Entegrasyon: Bakanlıkta kullanılan farklı elektronik belge yönetim sistemleri arasındaki uyumu sağlamak üzere gerçekleştirilen işlemleri,

ı) Genel Müdürlük: Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğünü,

i) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,

j) Islak imza: Kâğıt evrak üzerine el ile atılan imzayı,

k) İmza: Bir evrakı onaylamaya veya işlemi tesis etmeye yetkili olanlar tarafından atılan imzayı,

l) İmza sahibi: Elektronik imza oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan gerçek kişiyi,

m) İmza Yetkilileri Modülü (İYEM): Kamu kurum ve kuruluşlarında görev yapan yöneticilerin isim, soy isim ve vekâlet bilgilerinin Başbakanlık tarafından tutulduğu modülü,

n) İYEM görevlisi: Başbakanlık tarafından görev alanında bulunan tüm kurum ve birim yöneticilerine ilişkin bilgilerin, KAYSİS sisteminde bulunan İYEM kılavuzunda belirtilen esaslara uygun olarak kaydedilmesinden ve kayıtların sürekli güncel tutulmasından sorumlu kişiyi,

o) Kayıtlı Elektronik Posta (KEP): Elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak delil sağlayan elektronik postanın nitelikli şeklini,

ö) KEP ana işlem yetkilisi: Kurum ve kuruluşların kanuni zorunluluk gereği alacak oldukları KEP adreslerine ilişkin işlemleri, kurum nam ve hesabına yapacak olan ve KEP işlem yetkilisi veya yetkililerini tanımlayabilen kişiyi,

p) KEP işlem yetkilisi: Kurum ve kuruluşların kanuni zorunluluk gereği alacak oldukları KEP adreslerine ilişkin işlemleri, kurum nam ve hesabına yapacak olan işlem yetkililerini,

r) Kurum Evrak: Bakanlık merkez teşkilatı, bağlı ve ilgili kuruluşlarının taşra ve yurt dışı teşkilatı, diğer kamu hukuku ve özel hukuk tüzel kişileri ile gerçek kişiler arasındaki evrak akışını sağlayan birimi,

s) Mobil imza: Cep telefonu, tablet bilgisayar gibi taşınabilir elektronik aletlerde ve bir GSM şebekesi üzerinden kullanılmak üzere geliştirilen elektronik İmzayı,

ş) Muhatap: Bir belgenin gönderileceği birimi veya kurumu,

t) Paraf: Bir evrakı hazırlayan veya hazırlanmasında katkısı olanların isini ve soy isimlerinin tamamından ve unvandan oluşan kısa imzayı,

u) Standart Dosya Planı (SDP): Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce hazırlanan ve resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren numara sistemini,

ü) Taslak: Bir evrakın hukukî olarak bir sonuç doğuracak aşamaya gelmeden önceki hâlini,

v) Taşra teşkilatı evrak birimi: Taşra teşkilatının, Bakanlık merkez ve yurt dışı teşkilatı, bağlı ve ilgili kuruluşları ve diğer resmî kurumlar, gerçek ve tüzel kişiler ile arasında evrak akışını sağlayan evrak birimini,

y) Zaman damgası: Bir elektronik verinin; üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kaydı,

z) Yurt dışı teşkilatı evrak birimi: Yurt dışı teşkilatının, Bakanlık merkez ve taşra teşkilatı, bağlı ve ilgili kuruluşları ve diğer resmî kurumlar, gerçek ve tüzel kişiler ile arasında evrak akışını sağlayan evrak birimini,

ifade eder.

İlke ve kurallar

(1) Bakanlık merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatı ile bağlı ve ilgili kuruluşları merkez ve taşra teşkilatı tarafından yapılan resmi yazışmalarda aşağıdaki ilke ve kurallara riayet edilir:

a) Resmi yazışmaların elektronik ortamda yapılması esastır.

b) EBYS'ye ilişkin kullanıcı kılavuzları, yardım dosyaları, sıkça sorulan soruların cevapları, yardım masası prosedürleri ve konuyla ilgili güncel mevzuat www.ebysportal.saglik.gov.tr adresinde yayımlanır. EBYS kullanıcıları, bu adresi takip etmekle ve içerik hakkında bilgi sahibi olmakla yükümlüdür.

c) EBYS üzerinde hazırlanan evrak taslakları, taslağı hazırlayan kişiden başlamak üzere imza mercine kadar sıralı kullanıcı tarafından paraflanır veya imzalanır. İmza merci tarafından elektronik olarak imzalanmadan önce taslak üzerinde değişiklik yapılabilir ve taslağı oluşturan personelin sunacağı gerekçe ve talep üzerine, taslakta son işlemi yapan kullanıcının bu gerekçeyi uygun bulması ve onay vermesi halinde ve taslak üzerinde işlem yapan tüm kullanıcıların bilgilendirilmesi şartıyla taslak, taslağı oluşturan kullanıcı tarafından geri çekilebilir. İmza mercince elektronik olarak imzalandıktan sonra belge hâline gelen taslak üzerinde artık değişiklik yapılamaz.

ç) Bakanlık merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatı ile bağlı ve ilgili kuruluşların merkez ve taşra teşkilatında tek EBYS kullanımı esas olup teknik gereklilikler sebebiyle farklı otomasyon veya belge yönetim sisteminin kullanılması hâlinde bu sistemler EBYS ile Genel Müdürlüğün belirlediği şekilde entegre edilir.

d) Evrak akışında iş ve işlemlerin en hızlı ve maliyetsiz olarak yürütülmesi esastır.

e) Evrak akışı, Sağlık Bakanlığı ve Bağlı Kuruluşları İmza Yetkileri Yönergesi’nde öngörülen hükümlere uyulmak suretiyle yapılır.

f) Hazırlanan tüm belgelere, Standart Dosya Planı’na uygun bir dosya numarası verilir.

g) EBYS'de mobil imza da kullanılabilir.

ğ) EBYS kullanıcılarının görev yeri değişiklikleri, eski birimi tarafından vakit geçirilmeksizin https://yazilimdestek.saglik.gov.tr/ adresi üzerinden bildirilir.

h) EBYS'ye ilişkin görüş, sorun, şikâyet, öneri ve talepler EBYS yetkililerince https://yazilimdestek.saglik.gov.tr/ adresi üzerinden Genel Müdürlüğe bildirilir ve bunlar Genel Müdürlük tarafından değerlendirilir.

İKİNCİ BÖLÜM

Bakanlık EBYS İşleyişi ve Entegrasyon

Merkez Teşkilatta EBYS işleyişi

(1) Bakanlık, bağlı ve ilgili kuruluşları merkez teşkilatında EBYS üzerinden taslak hazırlanırken aşağıdaki kurallara riayet edilir:

a) Paraf ve imza safhalarından sonra yetkili kullanıcı tarafından elektronik imza ile imzalanarak belge vasfını kazanan evrak EBYS tarafından birim evraka gönderilir.

b) Bakanlık, bağlı ve ilgili kuruluşları merkez teşkilatında hazırlanan belge kullanıcı tarafından kendi kurumu içerisindeki diğer birimlere birim evrak aracılığı ile havale edilir,

c) Bakanlık, bağlı ve ilgili kuruluşları merkez teşkilatında hazırlanan belge kullanıcı tarafından kurumu dışındaki birimlere, birim ve kurum evrakı aracılığı ile havale edilir.

ç) Hiyerarşik üst astına belge havale edebilir.

d) Birim evrak, ancak kendi birimi içerisindeki personele belge havale edebilir.

(2) Bakanlık, bağlı ve ilgili kuruluşları merkez teşkilatında EBYS üzerinde hazırlanan belgenin fiziksel ekleri için aşağıdaki kurallara riayet edilir:

a) Fiziksel ek üzerine belgeyi hazırlayan kişi tarafından belgeye ait tarih ve sayı bilgisi yazılarak fiziksel ek evrak birimine ulaştırılır; burada belgenin barkodu fiziksel ek üzerine yapıştırılır.

b) Fiziksel ek, Bakanlığın merkez teşkilatında bulunan bir birime gidecekse, birim evrak tarafından muhatap birimin evrakına zimmet karşılığında teslim edilir.

c) Fiziksel ek, Bakanlığın merkez teşkilatı dışındaki bir birime veya Bakanlık dışına gidecekse, birim evrak tarafından kurum evrak birimine ulaştırılıp zimmet karşılığında tasnif kutusuna bırakılır. Tasnif kutusundaki ek muhatabına teslim edilir.

ç) Merkez teşkilatı birimlerinden taşra teşkilatına gönderilecek belgenin fiziksel eki varsa bu ek, belgeyi hazırlayan kişi tarafından belgeye ait tarih ve sayı bilgisi yazılarak birim evrak aracılığıyla kurum evraka ulaştırılır. Fiziksel ek ve üst yazı, muhatap birime EBYS üzerinden havale edilir ve aynı zamanda fiziksel olarak posta yolu ile gönderilir. Gelen belge kayıt işlemi yapılırken mükerrer kayıt yapılmamasına yönelik kontrol evrak kayıt görevlileri tarafından yapılır.

(3) Fiziksel olarak gönderilmesi zorunlu olmayan belgeler yalnızca EBYS ile gönderilir, posta ile tekrar gönderilmez.

(4) Fiziksel eklerin zimmet işlemi, barkod okuyucu vasıtası ile EBYS üzerinden gerçekleştirilebilir.

Taşra Teşkilatında belge işleyişi

(1) Bakanlık taşra ve yurt dışı teşkilatı ile bağlı ve İlgili kuruluşların taşra teşkilatında EBYS üzerinden taslak hazırlanırken aşağıdaki kurallara riayet edilir:

a) Paraf ve imza safhalarından sonra yetkili kullanıcı tarafından elektronik imza ile imzalanarak belge vasfını kazanan evrak EBYS tarafından taşra/yurt dışı teşkilatı evrak birimine gönderilir.

b) Bakanlık taşra ve yurt dışı teşkilatı ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatında hazırlanan belge kullanıcı tarafından kendi kurumu içerisindeki diğer birimlere birim evrak aracılığı ile havale edilir.

c) Bakanlık taşra ve yurt dışı teşkilatı ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatında hazırlanan belge kullanıcı tarafından kendi kurumu dışındaki birimlere/kurumlara, evrak birimleri ve taşra/yurt dışı teşkilatı evrak birimleri aracılığı ile havale edilir.

ç) Hiyerarşik üst astına belge havale edebilir.

d) Birim evrak, ancak kendi birimi içerisindeki personele belge havale edebilir.

(2) Bakanlık taşra ve yurt dışı teşkilatı ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatında

EBYS üzerinde hazırlanan belgenin fiziksel ekleri için aşağıdaki kurallara riayet edilir:

a) Fiziksel ek üzerine belgeyi hazırlayan kişi tarafından belgeye ait tarih ve sayı bilgisi yazılarak fiziksel ek evrak birimine ulaştırılır; burada belgenin barkodu fiziksel ek üzerine yapıştırılır.

b) Fiziksel ek, kurum içi bir birime gidecekse birim evrak tarafından muhatap birimin evrakına zimmet karşılığında teslim edilir.

c) Fiziksel ek ve üst yazı, EBYS kullanan bir birime/kuruma gidecekse evrak birimi tarafından muhatap birime/kuruma EBYS üzerinden havale edilir ve aynı zamanda fiziksel olarak posta yolu ile gönderilir. Gelen belge kayıt işlemi yapılırken mükerrer kayıt yapılmamasına yönelik kontrol evrak kayıt görevlileri tarafından yapılır.

(3) Fiziksel olarak gönderilmesi zorunlu olmayan belgeler yalnızca EBYS ile gönderilir, posta ile tekrar gönderilmez.

(4) Fiziksel eklerin zimmet İşlemi, barkod okuyucu vasıtası ile EBYS üzerinden gerçekleştirilebilir.

Kapsam dışı kurum kuruluşlardan fiziksel olarak gelen belge işleyişi

(1) Bakanlık merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatı ile bağlı ve ilgili kuruluşların merkez ve taşra teşkilatına dış kurum ve kuruluşlardan gelen belgeler için EBYS süreçlerinde aşağıdaki kurallara riayet edilir:

a) Belge, kurum/taşra/yurt dışı teşkilatı evrak birimince usulüne uygun olarak teslim alındıktan sonra tarayıcı vasıtasıyla elektronik ortama aktarılır. Belgeye tarih ve sayı verilir (Gazete, dergi, kitap, broşür vb. yayınlar ile taranmasına engel bulunan ekler taranmaz).

b) Kapalı zarf ile gelen gizli evrakın yalnızca zarfı taranır.

c) Bu şekilde işlem gören belge, EBYS üzerinden ilgili birimin birim evrakına elektronik ve fiziksel ortamda gönderilir ve belge ilgili birim tarafından arşivlenir.

Kapsam dışı kurum ve kuruluşlara fiziksel olarak gönderilecek belge işleyişi

(1) Bakanlık merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatı ile bağlı ve ilgili kuruluşların merkez ve taşra teşkilatından elektronik olarak ve KEP ile belge gönderilemeyen kapsam dışı kurum ve kuruluşlara gönderilecek belgeler için EBYS süreçlerinde aşağıdaki kurallara riayet edilir:

a) Paraf ve imza safhalarından sonra yetkili kullanıcı tarafından elektronik imza ile imzalanarak belge vasfını kazanan evrak EBYS tarafından birim evraka/taşra/yurt dışı teşkilatı evrak birimine gönderilir.

b) Taşra/yurt dışı teşkilatı evrak birimince çıktısı alınan belge; alt bölümündeki uygun bir alana “Güvenil Elektronik İmzalı” veya “Aslı ile Aynıdır” ibaresi, işlem tarihi, bu işlem için görevlendirilen personelin adı, soyadı ve unvanı eklenerek imzalanır ve postaya verilir.

c) Birim evrak tarafından çıktısı alınan belge; alt bölümündeki uygun bir alana “Güvenli Elektronik İmzalı” veya “Aslı ile Aynıdır” ibaresi, işlem tarihi, bu işlem için görevlendirilen personelin adı, soyadı ve unvanı eklenerek imzalanır ve postaya verilmek üzere kurum evrak birimine zimmet karşılığında teslim edilir.

Entegrasyon

(1) Farklı otomasyon ve/veya evrak/doküman yönetim sistemini kullanan birim ve kurumlar arasında belge işleyişinde aşağıdaki kurallara riayet edilir:

a) Farklı sistemlerde hazırlanan doküman üzerinde üst veri alanlarında muhatap entegre kurum/birim adı seçilecektir.

b) Hazırlanan taslak, paraf ve imza safhalarından sonra yetkili kullanıcı tarafından elektronik imza ile imzalanarak belge vasfını kazandıktan sonra belge merkez/taşra/yurt dışı teşkilat için sistem entegrasyonu ile otomatik olarak gönderilir.

c) Taranarak EBYS’ye aktarılan belge sistem entegrasyonu ile gönderilemez.

ç) Fiziksel eki olan evrak ile ilgili yapılacak işlemler bu Yönergedeki usul ve esaslara göre yürütülür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

KEP, e-Otoban ve İYEM

KEP adresi temini

(1) Bakanlık merkez teşkilatı adına KEP adresi temini, Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilir.

(2) Bakanlık bağlı ve İlgili kuruluşlar ile yurt dışı teşkilatı, kendileri adına KEP adresi temin ederler. Bunların taşra teşkilatı olması ve ayrıca taşra teşkilatı için ihtiyaç duyulması halinde KEP adresi temini konusundaki yetki, bağlı bulunulan birimin Başkanlığı veya Genel Müdürlüğünün uhdesindedir.

(3) İl Sağlık Müdürlükleri, kendileri adına KEP adresi temin ederler. Taşra teşkilatı bünyesinde görev yapmakta olan alt birimler adına KEP adresi temin etme yetkisi, bağlı bulunulan İl Sağlık Müdürlüğünün uhdesindedir.

(4) Elektronik tebligat işlemleri için tebligat çıkarmaya yetkili birimler tarafından kullanılacak olan KEP adresi, Posta ve Telgraf Teşkilatından temin edilir.

(5) EBYS üzerinden KEP iletisi gönderme ve alma işlemlerinin yapılabilmesi için KEP adresi temin eden birimler, KEP başvurusu yaparken bildirdikleri KEP ana işlem yetkilisini, işlem yetkilisini/yetkililerini ve aldıkları KEP adresini, resmî yazı ile Genel Müdürlüğe bildirir.

(6) KEP adresi kullanan birimler, ana işlem yetkilisine ve işlem yetki1isine/yetki1i1erine, Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumunun Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden, Nitelikli Elektronik Sertifika ve Nitelikli Elektronik Sertifika Kart Okuyucu temin eder.

KEP iletisi gönderimi

(1) KEP adresi olan birimler kendisine bildirilen ve KEP adresini aktif olarak kullanan kurum ve kuruluşlara KEP iletisi gönderme işlemini kurum/taşra/yurt dışı evrak birimleri üzerinden KEP ana işlem ve işlem yetkilisi/yetkilileri aracılığıyla yapar.

(2) Kurum/birime “çok gizli, gizli, hizmete özel ve özel” olarak belirlenen belgeler KEP ile gönderilmez.

KEP iletisi alımı

(1) KEP adresi olan birim, kurum ve kuruluşlar, kamu hukuku ve özel hukuk tüze! kişileri ile gerçek kişilerden KEP iletisi alabilirler. KEP iletisinin alınarak EBYS’ye aktarılması sonrasındaki süreç, bu Yönergedeki usul ve esaslar çerçevesinde gerçekleştirilir.

(2) Sehven alınan KEP iletileri, ana işlem yetkilisi ve işlem yetkilisi/yetkilileri tarafından girilen açıklama ile birlikte KEP üzerinden iade edilir.

(3) e-Yazışma Teknik Rehberinde belirtilen elektronik yazışma paketi kurallarına uygun olmayan KEP iletileri, ana işlem yetkilisi ve işlem yetkilisi/yetkilileri tarafından girilen açıklama ile birlikte KEP üzerinden iade edilir.

(4) Gizlilik derecesi “çok gizli, gizli, hizmete özel veya özel” olarak belirlenen ve KEP ile gönderilen belgeler teslim alınmaz. Bunlar, ana işlem yetkilisi ve işlem yetkilisi/yetkilileri tarafından girilen açıklama ile birlikte KEP üzerinden iade edilir.

e-Otoban

(1) EBYS üzerinden mülki amirin (vali, vali yardımcısı veya kaymakamın) imzalaması için İçişleri Bakanlığının EBYS’sine e-Otoban entegrasyonu ile gönderilecek evrak, EBYS’de otoban şablonu kullanılarak imzaya sunulur.

(2) e-Otoban entegrasyonunda meydana gelebilecek teknik aksaklıklar nedeniyle

belge akışının sağlanamaması halinde acil yazılar ıslak imzalı olarak onaya sunulabilir.

İYEM

(1) İYEM modülüne veri girişi ve verilerin takibi, birim ve kurumların İYEM görevlileri tarafından yapılır.

(2) Bakanlık merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatı ile bağlı ve ilgili kuruluşları merkez ve taşra teşkilatından her birinin insan kaynakları biriminde en az iki personel İYEM görevlisi olarak çalışır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

İstisnalar

(1) Bakanlık merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatı ile bağlı ve ilgili kuruluşları merkez ve taşra teşkilatında kullanılan yazılımların farklılık göstermesi nedeniyle EBYS üzerinden elektronik belge akışının sağlanamadığı durumlarda bu Yönergenin 8 inci ve 9 uncu maddelerindeki usul uygulanır.

(2) Mahkemeler, savcılıklar ve icra dairelerinden gelen veya buralara gönderilen hukukî belgeler kanunen belli sürelere tabi olduğu cihetle, bu nevi belgenin alınması ve gönderilmesinde, EBYS'ye kayıt hususu saklı kalmak üzere bu Yönergenin 8 inci ve 9 uncu maddelerindeki usul uygulanmayabilir. Muhakemat hizmetlerine ilişkin iş ve işlemlerin yürütülmesinde, Bakanlık Hukuk Müşavirliği ile her İl Sağlık Müdürlüğü bünyesinde oluşturulan “Hukuk Hizmetleri Birimleri” arasında doğrudan belge havalesi yapılabilecektir. Bu durumda ilgili birimler durumu kurum/taşra birim evrak birimine bildirecektir.

(3) Herhangi bir sebeple EBYS'nin kullanılamadığı durumlarda belge kayıt altına alınarak fiziksel olarak işleyiş sağlanır. Engelin ortadan kalkmasını müteakip ilgili belge bilgilerinin EBYS'ye girilmesi, belgenin üretildiği veya teslim alındığı birimin sorumluluğundadır.

Görevden ayrılma ve vekâlet

(1) Kanuni bir sebeple görevi başında bulunamayacak olan personel, görevden ayrılmadan önce yetkili mercince vekil tayin edilen personele dair bilgileri ve vekâlet süresi bilgisini EBYS’ye işlemek zorundadır.

(2) Mücbir sebeple görevi başında bulunamayan personel yerine tayin edilen vekile ilişkin bilgilerin, ilgili birim tarafından EBYS’ye işlenmesi sağlanır.

(3) EBYS kullanıcısı personelin görev yeri değişikliği durumunda, görevden ayrılan ve yerine bakacak olan personelin bilgileri ayrıldığı birim tarafından vakit geçirilmeksizin www.yazilimdestek.saglik.gov.tr adresi üzerinden bildirilir. Ayrılan personelin yetkilerinin kaldırılması ve yerine görevlendirilen personelin yetkilendirme işlemleri, ilgili kurumun ve birimin EBYS yetkilileri tarafından yapılır.

(1) Herhangi bir sebeple elektronik imza temin edemeyen birimler, elektronik imza temin işlemlerini en kısa sürede gerçekleştirir.

(2) Herhangi bir yasal gereklilik nedeniyle muhatap birime ıslak imzalı olarak gönderilmesi gereken belge, kullanıcı tarafından taranarak EBYS’ye aktarılır ve sistemde üretilen barkod bilgisi orijinal belge üzerine eklenerek muhatap birime fiziksel olarak gönderilmek üzere birim evrak/evrak birimine ulaştırılır.

(3) Belge gizlilik dereceleri EBYS’de uygulama sırasında değişen yasal zorunluluklara göre kullanılır.

(4) Yasal zorunluluklar nedeniyle. EBYS üzerinden gizli belge gönderilmemesi istenildiği durumlarda aşağıdaki esaslara göre işlem tesis edilir:

(a) EBYS’de yalnızca üst veri bilgileri ile oluşturulan belge, belgeyi hazırlayan kişi tarafından belgenin üzerine tarih ile sayı bilgisi yazılıp kapalı zarfa konulduktan sonra, zarf üzerine tarih, sayı, barkod numarası ve gideceği yer bilgileri yazılarak birim evrak/evrak birimine ulaştırılır.

(b) Birim evrak/evrak birimi gizli evrak usul ve esaslarına uygun bir şekilde işlemleri gerçekleştirir.

Kaldırılan hükümler

(1) 24/04/2013 tarihli ve 18805 sayılı Makam Oluru yürürlükten kaldırılmıştır.

Yürürlük

(1) Bu Yönerge onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme

(1) Bu Yönerge hükümlerini Sağlık Bakanı yürütür.