EN
TR
Sayı: E-66995690-010.04-1756286
Konu: Orman Bilgi Sistemi(ORBİS) e-İzin Modülü' nün Orman Bölge Müdürlüğü Personeli Tarafından Kullanımı Talimatı
DAĞITIM YERLERİNE
Genel Müdürlüğümüzce yapılan değerlendirmede Genel Müdürlüğümüzün takip ve denetiminde İzin ve İrtifak Dairesi Başkanlığı görev ve yetki alanınındaki iş ve işlemlerin yürütülmesi için geliştirilen Orman Bilgi Sistemi e-İzin Modülü' nde Orman Bölge Müdürlüklerinde görev yapan personelin görev tanımları gereğince yapması gereken iş ve işlemlerin ayrıntılarıyla açıklanması gerektiği değerlendirilmiştir.
İş bu yönerge ile bölge müdürü, ilgili bölge müdür yardımcısı, izin irtifak şube müdürü, şube müdürlüğünde görev yapan teknik personel, orman işletme şefi, kadastro ve mülkiyet şefi, işletme müdürü ve diğer teknik personel ünvanlarında bulunan personelin ORBİS e-İzin Modülü içinde yapması gereken görev ve sorumlulukları aşağıda belirtildiği şekilde yürüteceklerdir.
Bölge Müdürü
1- Bölge Müdürlüğü sınırlarında Orman Kanununun 16, 17/3 ve 18 inci maddesine dayalı olarak talep edilen ve yürürlükte olan izinlerin veri girişlerinin sisteme düzgün bir şekilde yapılmasını sağlatmak,
Bölge Müdür Yardımcısı
1- Bölge Müdürlüğü sınırlarında Orman Kanununun 16, 17/3 ve 18 inci maddesine dayalı olarak talep edilen ve yürürlükte olan izinlerin veri girişlerinin sisteme düzgün bir şekilde yapılmasını sağlatmak ve takip etmek,
İzin ve İrtifak Şube Müdürü
1- Modül içinde yer alan Talep Takibi/ Gelen Başvurular içinde yer alan "Gelen Başvurular" sekmesinden hizmet envanterinden yapılan taleplerin on iş günü içerisinde ön incelemesinin yapılabilmesi için kontrol mühendisine atamasını yapmak,
2- Hizmet envanterinden yapılan ve kontrol mühendisi ataması yapılmış ancak ataması yapılan kontrol mühendisinin değiştirilmesi gerektiği izin taleplerinde Talep Takibi/ Gelen Başvurular içinde yer alan "Kontrol Aşamasında Olanlar" sekmesinden kontrol mühendisini değiştirmek,
3- Modül içinde yer alan Talep Takibi/ Gelen İzin Raporları "Atama Bekleyenler" sekmesinden işletme müdürünce onaylanmış ve şube müdürlüğünce incelenmesi gereken izin taleplerinin kontrol mühendisine atamasını yapmak,
4- İşletme müdürünce onaylanmış izin taleplerinde şube müdürlüğü incelemesi için kontrol mühendisi ataması yapılmış ancak ataması yapılan kontrol mühendisinin değiştirilmesi gerektiği izin taleplerinde Talep Takibi/ Gelen İzin Raporları/ "Ataması Yapılanlar" sekmesinden kontrol mühendisini değiştirmek,
5- Modül içinde yer alan Talep Takibi/ Çed Atama "Atama Bekleyenler" sekmesinden İzin ve İrtifak Dairesi Başkanlığı üzerinden gelen çed projelerine görüş oluşturma iş ve işlemlerini başlatabilmek için kontrol mühendisine atamasını yapmak,
6- İzin ve İrtifak Dairesi Başkanlığından gelen Çed Projelerine ilişkin kontrol mühendisinin değiştirilmesi gerektiği izin taleplerinde Talep Takibi/ Çed Atama/ "Ataması Yapılanlar" sekmesinden kontrol mühendisini değiştirmek,
7- Orman Kanununun 16, 17/3 ve 18 inci maddelerine ait izin talepleri ile ilgili işletme müdürü tarafından onaylanmış izin raporu içinde yer alan Kontrol Mühendisi İşlemleri bölümüne şube müdürü görüşünü kaydetmeden önce öncelikli olarak müracaat dilekçesinde bulunan talebe ilişkin iş ve işlemlerin sistem kaydının tam ve düzgün olarak yapılıp yapılmadığını Talep Detayları ekranı üzerinden kontrol etmek, sistem kaydı, işletme müdürü imzalı izin raporu ve talebe ilişkin belgelerin kontrolü sonucunda şube müdürü görüşünü kaydetmek.
8- Basvur.ogm.gov.tr üzerinden yapılan taleplerin evrak incelemesini yapmak ve talebin uygun bulunup bulunmadığı ile ilgili şube müdürü görüşünü Talep Detayları/ Dış Talep sekmesinde bulunan görüş kısmına kaydetmeden önce müracaat dilekçesinde bulunan talebe ilişkin iş ve işlemlerin sistem kaydının tam ve düzgün olarak yapılıp yapılmadığını (bu kontrol yapılırken sistemde bulunan mevcut bir olura ilişkin kullanım amacı değişikliği, koordinat düzeltme, kısmi iptal, izin uzatımı vb. talebi var ise bu işlemlerin sistem üzerinde kaydının düzgün bir şekilde alınıp alınmadığı kontrol edilmelidir.) Talep Detayları ekranı üzerinden kontrol etmek, kontrol tamamlandıktan sonra şube müdürü görüşünü kaydetmek.
9- Modül içinde yer alan Tanımlamalar menüsünden bölge müdürlüğü sınırlarında e-izin modülünü kullanması gereken personele yetki vermek
10- Şube müdürü olarak sistemde vermesi gereken onayların kendi belirleyeceği en fazla iki adet personel tarafından yapılmasını sağlamak için Tanımlamalar menüsünde yer alan "Şube Müdürü Vekil Tanımları" alt menüsünden kaydını yapmak.
11- Müracaat sahiplerinin basvur.ogm.gov.tr adresi üzerinden müracaat edebilmesi için müracaat sahiplerinin talebi halinde izin sahipleri ekranında ilgili izin sahibine yetkili ataması yapmak,
12- İzin ve İrtifak Dairesi Başkanlığından gelen Çed Projeleri ile ilgili Şube Müdürü görüşünü Çed İnceleme ve Değerlendirme Formu içindeki "Kontrol Mühendisi İşlemleri" bölümüne kaydetmek,
13- Bölge Müdürü yetkisinde izin oluru verilmesi gereken taleplerin KATBİS sürecine dahil edilmesi aşamasında Genel Müdürlüğe resmi yazı ile ilgili talep bildirildikten sonra ayrıca sistem üzerinde Talep Detayları ekranından "Katbise Gönder" butonuna basarak sistem kaydının "Katbis Değerlendirme Sonucunu Bekliyor" şeklinde güncellenmesini sağlamak.
14- Genel Müdürlüğe gönderilmesi gerektiği halde sehven Bölge Müdürlüğü sürecinde kalan taleplerin Genel Müdürlük incelemesine gitmesini sağlamak için Talep Detayları ekranında bulunan "Genel Müdürlüğe gönder" butonuna basmak,
15- Bölge Müdürü yetkisinde olan ve Katbis sürecine dahil olan izinlerin Katbis sonucunu gerektiği hallerde Üst Yönetim Sunum/ KATBİS menüsünden işlemek
16- İzin dosyalarının bölge müdürlüğü ve işletme müdürlüğü bilgilerinin değiştirilmesi gerektiği durumlarda Tanımlamalar menüsünde yer alan "Dosya No Geçmiş" butonuna basarak dosyaların bölge müdürlüğü ve işletme müdürlüğü bilgilerini değiştirerek yeni dosya numarası almasını sağlamak
17- İzin dosyalarının birleştirilmesinin gerektiği durumlarda İzin Dosyaları menüsünde yer alan "Dosya Birleştir" butonuna basarak dosyaların birleştirilmesini sağlamak
18- Sistem üzerinde yer alan kayıtlı ruhsatların birleştirilmesi gerektiği durumda Ruhsatlar mesününde yer alan "Ruhsat Birleştir" butonuna basarak ruhsatların birleştirilmesini sağlamak,
19- Islak imzalı olurların sistemde değiştirilmemesini sağlamak için şube müdürü tarafından oluru onaylayarak kilitlemek
20- İmzalanan olurların talep bilgilerinin değiştirilmesini engellemek amacıyla "Olumlu İmzalandı" "Olumsuz İmzalandı" butonlarından uygun olana basarak oluru kilitlemek
21- Sistem üzerinden verilen bir olurun mahkeme kararı nedeniyle iptal edilip yeniden olur verilmesi gerektiği durumlarda "İzin Olur Girişi" ekranında bulunan "İptal Edilmiş Belgeler" butonuna basarak istenilen bilgileri sisteme kaydederek izin olurunun yeniden yazılması için sistemde düzenleme yapmak 22- Zorunlu hallerde izin talepleri içinde yer alan Talep Kontrol butonunu kullanarak hatalı veri girişlerini düzeltebilmek,
23- Talep Takibi/ Üzerimdeki İşler menüsünü kontrol etmek ve gerekli işlemi yapmak
24- Genel Talep Durumu ekranından bölge müdürlüğü uhdesindeki farklı aşamalarında bulunan izin taleplerinin durumunu takip etmek, gerektiği hallerde gerekli olan işlemleri başlatmak,
25- Orman Kanununun 16, 17/3 ve 18 inci maddelerine dayalı olarak verilen izinlerle ilgili istatistiki bilgilerin sağlıklı alınabilmesi için gerekli altyapıyı oluşturmak
Şube Müdürlüğü Kontrol Mühendisi
1- Bağlı bulunduğu şube müdürü tarafından ataması yapılan talepleri Talep Takibi/ Üzerimdeki İşler bölümünden sorgulayarak yapılacak iş tanımına göre ilgili işlemi yapmak,
2- Basvur.ogm.gov.tr üzerinden yapılan taleplerin eksik evrak incelemesini yapmak ve talebin uygun bulunup bulunmadığı ile ilgili görüşünü Talep Detayları/ Dış Talep sekmesinde bulunan görüş kısmına işlemek. Reddedildi veya revize olarak görüş girişi yapılması gerektiği durumlarda öncelikli olarak EBYS üzerinden yazı yazılmalıdır. Yazılan yazının tarih ve sayısı görüş girme aşamasında açıklama bölümüne kaydedilmelidir.
3- Başvurunun eksik evrak yönünden incelenip hazırlık aşamasına geçmesinden sonra talep ile ilgili haritaları sisteme kaydetmek, talep içinde istenilen eksik bilgi ve belgeleri eklemek ve izin talebinde görevli heyet ile ilgili bilgileri sisteme kaydettikten sonra talebi onaylamak,
4- İşletme Müdürlüğü tarafından imzalanan izin raporlarının Kontrol Mühendisi İşlemleri bölümüne Şube Müdürlüğü Kontrol Mühendisi görüşünü kaydetmek,
Bu görüşü kaydederken;
a) Talep içinde bulunan belgelerden eksik olan veya yenilenmesi istenilen bir belge olduğunda "Revize/ Belge Eksikliği"
b) Talebin değiştirilmesi, raporun değiştirilmesi, yetkinin bölge müdürlüğünde olduğu izin taleplerinde "Revize/ Yeniden Değerlendirme/ Bölge Müdürlüğü"
c) Talebin uygun bulunmaması halinde "Reddedildi",
d) Talebin uygun bulunması halinde "Onaylandı"
şeklinde görüşünü kaydetmelidir. Reddedildi veya revize olarak görüş girişi yapılması gerektiği durumlarda öncelikli olarak EBYS üzerinden yazı yazılmalıdır. Yazılan yazının tarih ve sayısı görüş girme aşamasında açıklama bölümüne kaydedilmelidir.
5- Kontrol mühendisi olarak atandığı taleplerle ilgili sistem üzerinden izin olurunu hazırlayarak EBYS ye göndermek
6- İzin sahibi tanımlamak
7- Çed Projeleri ile ilgili görüşünü Çed İnceleme ve Değerlendirme Formu içindeki "Kontrol Mühendisi İşlemleri" bölümüne kaydetmek,
8- Katbis sürecinin sonunda izin verilmesi uygun bulunmayan izin talepleri için Genel Müdürlük tarafından Orman Bölge Müdürlüğüne yazılan yazı doğrultusunda Bölge Müdürlüğünce talep sahibine yazılması gereken yazı ilgili kontrol mühendisince yazılır. Yazılan yazının tarih ve sayısını Orbis/ e-İzin/ İzin Talepleri/ Talep Detayları/ Olur ekranında bulunan tarih ve sayı alanlarına kaydeder.
9- İzin talebinin değerlendirme sürecinin herhangi bir aşamasında talep sahibinin izin talebinden vazgeçtiğine dair dilekçe vermesi ve talebin Orman Bölge Müdürlüğü değerlendirme sürecinde bulunması halinde Talep Detayları ekranında bulunan Talebi İptal Et butonuna Bölge Müdürlüğü kontrol mühendisi tarafından basarak talebi iptal etmek
10- Kontrol mühendisi ORBİS zerinden EBYS ye gönderdiği evrağı EBYS de imza sürecine dahil etmelidir. EBYS de evrağın kopyasını oluşturup kopya evrağın sistem üzerinden imza sürecine dahil edilmesi ve ORBİS üzerinden gönderilen evrağın EBYS den silinmesi durumunda ORBİS sistemi imzalanan evrağı bulamayacaktır. ORBİS sisteminde "İmza süreci iptal edildi" yazılarak sistem üzerinden yeniden olur hazırlanması hususunda kullanıcı uyarılacaktır.
12- İzin talepleri muhakkak surette izin dosyası üzerinden giriş yapılarak incelenmeli, bölge müdürlüğünce dosya ile ilgili daha önceden yapılan girişlerde kontrol edilerek sistemde sorunlu veri girişleri de tespit edilmeli, gerekiyorsa dosya bütünlüğü bulunmayan taleplerde dosya bütünlüğü oluşturulabilmesi için sorunlu veri girişlerinin düzeltilmesi sağlanmalıdır.
13- İzin talepleri hazırlık aşamasında iken süreç dahilinde izin talepleri oluşturulmalıdır. Örneğin mevcut bir ön iznin kesin izin olarak devamı isteniyor ise Talep Detayları ekranında mevcut ön izin oluru muhakkak surette talebe dahil edilmelidir.
14- İlgili şube müdürlüğü görev tanımı içinde yer alan izinlerle ilgili talep aşamasında ve kullanımda olan izinlerin e-İzin Modülü üzerindeki süreçlerinin kontrolü ve düzeltilmesinin sağlanması, (varsa) hatalı veri girişlerinin tespiti ve düzeltilmesinin sağlanması hususlarında da ilgili şube müdürlüğü personeli sorumludur.
İşletme Müdürü
1- EBYS üzerinden Orman Kanununun 16, 17/3 ve 18 inci maddelerine dayalı olarak talep edilen izinlerle ilgili Heyet tarafından imzalı izin raporlarının gelmesinden sonra, heyet imzalı izin raporunun sistem üzerinden incelemesini yaparak İşletme Müdürlüğü görüşünü kaydetmek ve EBYS ye gönderilmesini sağlamak,
2- İzinlerle ilgili verilen izin olurlarının tebligatın yapmak/ yaptırmak, tebligat bilgilerinin sisteme girişinin yapmak/ yaptırmak,
Orman İşletme Şefi, Kadastro ve Mülkiyet Şefi
1- Talep Takibi/ Üzerimdeki İşler menüsünden Orman Kanununun 16, 17/3 ve 18 inci maddelerine dayalı olarak izin verilmesi talep edilen izinlerle ilgili izin raporunun hazırlanması aşamasında rapor içeriğini ve heyet görüşünü sisteme kaydetmek
2- Verilen izin olurları ile ilgili bedel dekontları, taahhüt senedi, saha teslim/ geri teslim tutanağı bilgilerinin sisteme kaydını yapmak.
Orbis kapsamında e-İzin modülünün yukarıda ayrıntılarıyla açıklandığı şekilde talimata uygun olarak orman bölge müdürlüğünde görevli personel tarafından kullanılması hususunda,
Gereğini rica ederim.
