2020/2 Elektronik Belge Yönetim Sistemi Genelgesi

Sayı : 13712388-010.06.01-156300

Konu : Elektronik Belge Yönetim Sistemi Genelgesi

GENELGE

(2020/2)

Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü’ne bağlı Merkez ve Taşra Teşkilatının tamamında birimler arası yazışmalar ile DSİ dışındaki kurum, kuruluş ve şahıslarla yapılan yazışmalar

13.03.2020 tarihinden itibaren ekte bulunan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (BELGENET) Uygulamasına Dair Usul ve Esaslarda belirtilen hususlar doğrultusunda BELGENET kullanılarak elektronik imzalı olarak yapılacaktır.

13.03.2020 tarihinden itibaren mevcut Elektronik Belge Yönetim Sisteminde (EBYS) yeni evrak hazırlama, havale ve imzalama işlemleri Teknoloji Dairesi Başkanlığınca kapatılacak olup henüz tarih ve sayı almamış olup işlemi devam eden evrakların BELGENET üzerinden tekrar hazırlanması gerekecektir. Sisteme https://belgenet.dsi.gov.tr/ adresinden ulaşılacaktır.

13.03.2020 tarihine kadar mevcut EBYS’de üretilen, sayı almış resmi evraklar Arşivnet altyapısına taşınana kadar mevcut EBYS üzerinden erişilebilecek, bu evraklar kullanılarak BELGENET üzerinden işlem yapılmak istendiğinde (ilgi, ek vs.) mevcut EBYS’den evrak indirilmek suretiyle BELGENET’te oluşturulacak evraka eklenecektir.

EBYS’ den BELGENET’ e geçiş sürecinde yaşanacak sorunların en aza indirilmesi amacıyla 13.03.2020 tarihi itibari ile EBYS sistemi üzerinde taslak evrak bulundurulmaması gerekmektedir.

Bu Genelge ve ekindeki Usul ve Esasların tüm personel tarafından hassasiyetle uygulanması ve ilgili Birim Üst Yöneticileri tarafından takip edilmesi hususunda;

Gereğini rica ederim.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi Uygulanmasına Dair Usul Ve Esaslar

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar, İlkeler ve Kurallar

Amaç

(1) Bu Usul ve Esasların amacı, Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü merkez ve taşra teşkilatında yapılacak yazışmalarda kullanılacak olan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (BELGENET) ile evrak ve bağlantılı belgelerin üretilmesi, kaydedilmesi ve muhafazasına ilişkin esas ve usulleri belirlemektir.

Kapsam

(1) Bu Usul ve Esaslar, Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü’ne bağlı birimler tarafından yapılacak yazışmalarda kullanılan Elektronik Belge Yönetim Sisteminin (BELGENET) işletilmesine ve kullanılmasına dair hususları kapsar.

Dayanak

(1) Bu Usul ve Esaslar;

a) 15.01.2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve 06.01.2005 tarihli ve 25692 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Elektronik İmza Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe,

b) 09.10.2003 tarihli ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu ve 27.04.2004 tarihli ve 25445 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğe,

c) 15.07.2018 tarihli ve 30479 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Bakanlıklara Bağlı, İlgili, İlişkili Kurum ve Kuruluşlar ile Diğer Kurum ve Kuruluşların Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 796’ncı maddesine,

ç) 13.05.1964 tarihli ve 6/3048 sayılı “Gizlilik Dereceli Evrak ve Gerecin Güvenliği Hakkında Esaslar” adlı Bakanlar Kurulu Kararına,

d) 02.02.2015 tarihli ve 29255 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğe,

e) 18.10.2019 tarih ve 30922 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğe,

f) 14.10.2017 tarihli ve 30210 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 2017/21 sayılı Başbakanlık Genelgesine,

g) 25.03.2005 tarihli ve 25766 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Hakkındaki Başbakanlık Genelgesine

ğ) TSE tarafından yayınlanan 13298 sayılı Elektronik Belge Yönetimi Standardına,

h) 18 Ekim 2019 tarih ve 30922 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan 2019/23 sayılı Cumhurbaşkanlığı Genelgesine,

dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

(1) Bu Usul ve Esaslarda geçen;

a) Amir: Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü Merkez ve Taşra Birimlerinde imza ve onay yetkisine sahip yöneticiyi,

b) Belge: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idare tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanmış ve EBYS ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içinde kayıt altına alınmış her türlü kayıtlı bilgi veya dokümanı,

c) BELGENET kullanıcısı: İlgili birim amiri tarafından görevlendirilen ve Kullanıcı Yöneticisi tarafından BELGENET’te yetkilendirilen Kurum personelini,

ç) Birim Evrak: Başında imza yetkisine haiz bir birim amirinin bulunduğu her bir hizmet birimine ait iç evrak birimini,

d) Doküman: Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesi amacıyla idare tarafından hazırlanan ya da toplanan her türlü bilgiyi,

e) Elektronik Belge: Elektronik ortamda meydana getirilen, gönderilen ve muhafaza edilen her türlü belgeyi,

f) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden idare faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemi,

g) Elektronik İmza: Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi,

ğ) E-yazışma paketi: Elektronik ortamda hazırlanan resmi yazışmaların ekleri ile birlikte bir bütünlük oluşturduğunu gösteren paketi,

h) Geçici kullanıcı: Kurum personeli olmayan ancak belirli bir süre aralığında Kurumda görevi olan kullanıcıların BELGENET’te belirlenen kullanıcı çeşidini,

ı) Genel Evrak: Genel Müdürlüğün Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı bünyesindeki ve bölge müdürlüklerinin ilgili birimlerinde, diğer kurum ve kuruluşlarla ya da gerçek ve tüzel kişilerle evrak akışını sağlayan evrak birimini,

i) Genel Müdürlük: Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü’nü,

j) Güvenli Elektronik İmza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,

k) Islak imza: Kâğıt evrak üzerine el ile atılan imzayı,

l) İmza: Bir evrakın onaylamaya veya işlemi tesise yetkili olanlar tarafından atılan imzayı,

m) İmza sahibi: Fiziksel ortamda üretilen belgeyi imzalayan veya elektronik imza oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan gerçek kişiyi,

n) KAYSİS: Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi,

o) Kurum: Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü (DSİ),

ö) Kayıtlı Elektronik Posta (KEP): elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dahil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukuki delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şeklini,

p) KYS (Kimlik Yönetim Sistemi) : Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü Merkez ve Taşra Birimlerinde uygulama, kullanıcı, birim, kullanıcı profili yönetim altyapısını,

r) KYS Yerel Kullanıcısı: Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü Merkez ve Taşra Birimlerinde uygulama, kullanıcı, birim, kullanıcı profili yönetimini birimi kapsamında gerçekleştirecek kullanıcıyı,

s) LDAP: Lightweight Directory Access Protocol: Basit Dizin Erişim Protokolünü,

ş) Mobil İmza: Cep telefonu, tablet bilgisayar gibi taşınabilir elektronik cihazlarda ve bir GSM şebekesi üzerinden kullanılmak için geliştirilen elektronik imzayı,

t) Muhatap birim: Bir belgenin gönderileceği birimi,

u) Paraf: Bir evrakı hazırlayan veya hazırlamasında katkısı olanlar tarafından atılan kısa imzayı,

ü) Resmi yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında ve/veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmi belge, resmi bilgi ve elektronik belgeyi,

v) Sanal Kullanıcı: Bir kullanıcının aynı anda birden fazla görev yeri bulunması halinde Kullanıcı Yöneticisi tarafından o kullanıcı için sonradan verilen her görev yeri için BELGENET’te belirlenen kullanıcı çeşidini,

y) Standart dosya planı: Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen ve Başbakanlık tarafından yayımlanan sınıflama şemasını,

z) SSL VPN: (Secure Sockets Layer Virtual Private Network): Kullanıcı tarafında herhangi bir VPN yazılımına veya donanımına gerek kalmadan, işletim sistemlerinde standart olarak gelen internet tarayıcıları vasıtası ile kurum ağına güvenli erişim sağlamayı,

aa) S-imza: Sayısal imzayı,

bb) Taslak: Bir evrakın, hukuki bir sonuç doğuracak aşamaya gelmeden önceki durumunu,

ifade eder.

İlkeler ve kurallar

(1) Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü merkez ve taşra teşkilatınca işbu Usul ve Esasların kapsamında uyulması zorunlu ilke ve kurallar şunlardır:

a) Görevleri gereği yürütülen tüm iş ve işlemleri elektronik ortamda gerçekleştirilecektir.

b) Çok gizli, gizli ve özel olarak nitelendirilen belgeler elektronik ortamda gönderilmeyecektir. Söz konusu yazılar 13/5/1964 tarihli ve 6/3048 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Gizlilik Dereceli Evrak ve Gerecin Güvenliği Hakkında Esaslara göre işlem görecektir.

c) BELGENET üzerinde hazırlanan taslak evrak son halini alıncaya kadar tüm değişiklikler BELGENET üzerinde gerçekleşecek evraka ait versiyonlar korunacaktır.

ç) BELGENET üzerinde hazırlanan evraklara her kademe idareci e-imza veya mobil imza atacaktır. Sayısal imza kullanılmayacaktır.

d) Kullanıcılar imza-onay aşamalarında yer almalarına rağmen, ilgili mevzuatı esas alarak tereddüt ettikleri durumlarda şerhlerini BELGENET içerisinde notlar bölümüne kaydetmekle yükümlüdürler.

e) Genel Müdürlük Merkez ve Taşra tüm birimlerinde BELGENET’in kullanımı esastır.

f) Evrak akışında iş ve işlemlerin en az zamanda ve ekonomik olarak yürütülmesi esas alınacaktır.

g) Tüm birimlerce hazırlanan her türlü belgeye standart dosya plânına uygun bir dosya numarası verilecektir.

ğ) Kendisine hatalı evrak havale edildiğini düşünen personel bu evrakı gerekçesini yazmak suretiyle iade edecek bir başka personele iletmeyecektir.

h) Elektronik olarak imzalanan ve BELGENET üzerinde iletilen evrakların ayrıca çıktısı alınıp fiziksel olarak postalanmayacaktır.

ı) Personel BELGENET hesabını günde en az bir kere kontrol etmekle yükümlüdür.

i) Personel BELGENET hesabına girdiğinde ilk iş tebliğler ve sonrasında havale edilen evrakları kontrol etmekle yükümlüdür.

j) BELGENET’te mobil imza da kullanılabilecektir.

İKİNCİ BÖLÜM

Rol Tanımlamaları, Karşılaşılan Sorunlar, BELGENET Sorumlularının atanması ve görevleri, Güvenlik kodu tanımlamaları, Birim tanımlamaları

Rol tanımlamaları

(1) BELGENET’te; BELGENET Sistem Yöneticisi, BELGENET Yardım Masası, Birim BELGENET Sorumlusu, Standart Kullanıcı, Birim Evrakçısı, Giden Evrakçı, Gelen Evrakçı ve Amir rolleri sabit olarak bulunmaktadır.

a) Amir: Havale, teslim alma, rapor görme, vekâlet verme ve imza yetkisine sahip roldür. Her birim amiri, kendi biriminde amir rolüne sahiptir.

b) Birim evrakçısı: Sorumluluğu alanındaki birimlerde gelen evrakları görme, havale etme ve/veya havale onayına sunma yetkisine sahip roldür.

c) Birim BELGENET sorumlusu: Sorumluluğu alanındaki birimlerde sistem tanımlamaları, kullanıcı işlemlerini ve ilgili birimlere ait belgeleri görüntüleme yetkisine sahip roldür.

ç) BELGENET sistem yöneticisi: Tüm sistem üzerinde yönetim hakkına sahip roldür.

d) BELGENET yardım masası: Kurumun bütün birimlerinde sistem tanımlamaları, kullanıcı işlemleri, klasör işlemleri ve gerçek kişi, tüzel kişi ve kurum kaydetme vb. işlemlerde çözüm üreten personel/personellere verilen roldür.

e) Gelen evrakçı: Kurum dışından Kuruma/birime gelen fiziksel evrakları sisteme kaydedip ilgili birime havale etme ve gerçek kişi, tüzel kişi ve Kurum kaydetme yetkisine sahip roldür.

f) Giden evrakçı: Kurum dışına giden evrak postalama işlemleri yapma yetkisine sahip roldür.

g) İmza: İmza akışı sürecinde tüm imza yetkisi olanları görebilme ve imzaya sunabilme yetkisine sahip roldür.

ğ) Standart kullanıcı: Kurumdaki tüm kullanıcıların kendi biriminde sahip olduğu roldür.

h) Tüm birim ve kullanıcılara havale: Kendi birimi dışındaki diğer birim ve kullanıcılara havale yapma yetkisine sahip roldür.

Karşılaşılan sorunlar

(1) Kullanıcılar karşılaştıkları sorunları Birim BELGENET sorumlularına, Birim BELGENET Sorumluları ise çözemedikleri sorunları BELGENET yardım masasına bildireceklerdir. Kullanıcılar tarafından yardım masasına sorun bildirilmeyecektir.

BELGENET Sorumlularının atanması ve görevleri

(1) BELGENET Sorumluları; Birim BELGENET Sorumluları, BELGENET Yardım Masası, BELGENET Sistem Yöneticisi olmak üzere 3 çeşittir.

(2) a) Birim BELGENET Sorumluları merkez teşkilatında Daire Başkanlığı, danışma, denetim ve yardımcı birimler altında İdari İşler Şefliklerinden, İdari İşler Şefi bulunmayan birimlerde birim amirinin görevlendireceği personellerden, taşra teşkilatında ise Personel Şube Müdürlükleri bünyesinde teşekkül ettirilecektir. Birim BELGENET sorumlularının değiştirilmesi talebi resmi yazı ile Teknoloji Dairesine bildirilecektir.

b) Birim BELGENET Sorumlusunun görevleri şunlardır:

1) KYS' de her yeni kullanıcıyı LDAP kullanıcısı olarak tanımlamak. Kullanıcılar üzerinde BELGENET uygulama profilini oluşturmak,

2) KYS de kullanıcı güncellemelerini ve kullanıcı birim değişikliklerini yapmak,

3) BELGENET’te Birimiyle ilgili gerçek kişi ya da tüzel kişi tanımlamalarını yapmak,

4) KYS’de Kullanıcının görevli olduğu birim tanımlamasını kullanıcı kaydı sırasında yapmak.

5) KYS’de Kullanıcının fiilen görev yaptığı birim dışında, aynı anda başka birimde de tanımlanması gerektiğinde, birim amirlerinin onayı alınmak suretiyle tanımlamayı yapmak.

6) Kurum personelinin birimden/kurumdan ilişiğinin kesilmesi gerektiği durumlarda; personelin BELGENET’te üzerinde bulunan evrakların tümünü kapatıp, imza, paraf, kontrol vb. tüm işlemleri sonlandırıp sonlandırmadığını takip etmek. İşlemlerini bitirmemiş olan personelin ilişiği kesilmeden önce bu durumu birim amirine bildirmek. İlişiği kesilen personelin aktif birimini KYS’de pasifleştirmek,

7) Fiilen çalıştığı birimden farklı birime nakli yapılan personelin birim amirlerinin onayı alınmak suretiyle KYS üzerinde kullanıcı ve BELGENET uygulaması profili işlemlerini yapmak,

8) Sistemdeki birimlerin fiziki arşiv birimi, KEP posta birimi, posta birimi değişiklikleri, antet değişiklikleri, iletişim bilgilerinin güncellenmesi ve değiştirilmesi işlemlerini yapmak,

9) BELGENET’te Kullanıcılara, tanımlı oldukları birim bazında ve yaptıkları işlemler doğrultusunda klasör erişimleri yetkisini birim amirinin onayı ile vermek,

10) BELGENET’te Personelin görevden el çektirilmesi, istifası, emekli olması, ölümü gibi durumlarda ilgili kullanıcının rolleri birim amiri onayı ile üzerindeki belgeleri ise birim amiri tarafından belirlenen başka bir personele devretmek.

(3) a) BELGENET Yardım Masası Merkezde Teknoloji Dairesi Başkanlığı personelinden teşekkül ettirilecektir.

b) BELGENET Yardım Masasının görevleri şunlardır:

1) Birim BELGENET Sorumlularının sistemin kullanılmasıyla ilgili ve karşılaştıkları sorunlarda problemin çözülmesi için destek vermek,

2) BELGENET konusunda bilgilendirme çalışmaları yapmak,

3) Kullanıcılar ve Birim BELGENET Sorumlularından gelen sistemle ilgili görüş ve önerileri toplayarak BELGENET sistem yöneticisine bildirmek,

4) Birim BELGENET Sorumlularının yetkilerinin yetmediği veya acil durumlarda sistemin devamlılığı için gerekli işleri yapmak,

5) Birim BELGENET Sorumlularının değiştirilmesi ihtiyacı ortaya çıktığında birim amirleri tarafından bildirilen yeni birim BELGENET sorumlularını KYS’de tanımlamak,

6) Yeni Birim eklenmesi ihtiyacı olduğunda Kaysis'de tanımlı olan idari birimi kimlik kodunu kullanarak KYS’de sisteme kaydetmek,

7) KYS’de Genel Müdürlük merkez ve taşra teşkilatına ait birimleri sisteme tanımlamak ve yönetmek,

8) BELGENET uygulamasındaki Kurum yönetimi menüsünde Kaysis’de kayıtlı olan tüm kurumları sisteme eklemek,

9) Standart Dosya Planını sisteme tanımlamak,

(4) a) BELGENET Sistem Yöneticisi Merkezde Teknoloji Dairesi Başkanlığı personelinden teşekkül ettirilecektir.

b) BELGENET Sistem Yöneticisinin görevleri şunlardır:

1) Sistemin süreklilik ve çalışması yönünden takibini yapmak, sistem altyapı ve yazılım güncellemeleri konularında destek vermek,

2) Rollerin tüm aksiyonlarının kontrolünü yapmak veya yaptırmak,

3) Sisteme yeni rol eklenmesi gerektiği durumlarda bu işlemi gerçekleştirmek,

4) BELGENET yardım masası tarafından kullanıcı ve Birim BELGENET sorumlularından toplanılarak iletilen sistemle ilgili görüş ve önerileri değerlendirerek TÜRKSAT’a bildirmek.

Güvenlik kodu tanımlamaları

(1) BELGENET'te çok gizli, gizli, özel, kişiye özel, hizmete özel, tasnif dışı, normal olmak üzere 7 farklı güvenlik kodu tanımlanmıştır. Güvenlik kodları kullanıcıların bu gizlilik derecelerine uygun evrak oluşturması ve oluşturulmuş evrakları görmesini sağlamaktadır. Güvenlik kodlarında değişim gerekliliği durumunda bu değişimi birim amirlerinin onayı ile Birim BELGENET Sorumluları, BELGENET yardım masası veya BELGENET sistem yöneticisi tarafından yapılır.

(2) Kapsamdaki kuruluşlarda hazırlanan belgeler, mutlaka aşağıdaki erişim hak kategorilerinden birisiyle işaretlenecektir.

a) Tasnif dışı: İçerdiği konular itibarıyla gizlilik dereceli bilgiler taşımayan belgelere verilen erişim sınıfıdır.

b) Hizmete Özel: İçerdiği konular itibarıyla gizlilik dereceli konular dışında olan, güvenlik İşlemine ihtiyaç gösteren ve Devlet hizmetine ait özel bilgileri ihtiva eden bilgi ve belgelere verilen erişim sınıfıdır.

c) Özel: İçerdiği konular itibarıyla, müsaadesiz olarak açıklandığı takdirde millî menfaatlerimizi, Genel Müdürlüğümüzün saygınlık ve çıkarlarını olumsuz yönde etkileyecek veya bir şahsın zarar görmesine yahut yarar sağlamasına neden olabilecek bilgi ve belgelere verilen erişim sınıfıdır.

ç) Gizli: Müsaadesiz olarak açıklandığı takdirde millî güvenliğimizi ya da itibarımızı ciddi ve olumsuz yönde etkileyecek, idari soruşturmaya, adlî soruşturma ve kovuşturmaya zarar verebilecek olan bilgi ve belgelere verilen erişim sınıfıdır.

d) Çok gizli: Müsaadesiz olarak açıklandığı takdirde millî güvenliğimizi büyük ölçüde tehlikeye düşürecek, Devletimize ve müttefiklerimize büyük ölçüde zararlar verebilecek bilgi ve belgelere verilen erişim sınıfıdır.

Birim tanımlamaları

(1) Genel Müdürlük merkez ve taşra teşkilatının BELGENET sistemine tanımlanması ve yönetiminden Teknoloji Dairesi Başkanlığı sorumludur.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Uygulama ve Genel Esaslar

Gerçek / Tüzel kişi tanımlama işlemleri

(1) Gerçek kişi ya da tüzel kişi kaydedilmeden önce sorgulanarak sistemde kayıtlı olup olmadığı kontrol edilip mükerrer kayıtların önüne geçilecektir.

(2) Gerçek kişi kayıt menüsüne, sadece gerçek kişilerin kaydı yapılacak olup; T.C. kimlik numarası ile doğru olarak girilecektir.

(3) Tüzel kişi kayıt menüsüne sadece tüzel kişilerin kaydı yapılacak olup vergi kimlik numarası doğru olarak girilecektir.

Kurum yönetimi işlemleri

(1) BELGENET’te bulunmayan Kurumların sisteme eklenmesi talepleri Birim BELGENET sorumluları tarafından BELGENET yardım masası personeline iletilecektir. BELGENET yardım masası bu listeyi www.kaysis.gov.tr adresinden kontrol ederek gerekli tanımlamayı yapacaktır.

Gelen evrak kayıt, dağıtım ve tebliğ etme işlemleri

(1) Gelen evrakta yapılacak evrak kayıt işlemleri:

a) Gelen her tür belge ve evraklar ilgili birim tarafından tasnif edilecek; BELGENET uygulaması kullanılarak kayıt ve takibi yapılacaktır.

b) Kurum dışından gelen belgelerin tüm ekleri ile birlikte taranması esastır. Fiziksel eki olan belgeler, taranamayacak boyuttaki harita vb. basılı doküman ile ekinde gönderilen klasör, dosya, CD, DVD, gazete, kitap, dergi, broşür ve benzeri basılı süreli veya süresiz yayınlar sisteme fiziksel ek olarak girilecek, sadece üst yazıları taranacaktır.

c) Kurum dışından elektronik yöntemlerle (kurumsal e-posta, faks vb.) gönderilen evraklar sisteme alınacaktır.

ç) Bilgi edinme birimine, genel evraktan havale edilen evraklar, bilgi edinme birimince değerlendirilerek BELGENET üzerinden ilgili birime yönlendirilecektir.

d) Kapalı zarf ile gelen gizli evrakların yalnızca zarfları taranacak, Gelen Evrak Kayıt menüsünden üst verileri girilecek, evrak tarih ve sayısının sistemden alınması sağlanacaktır. Sistemden alınan tarih ve sayı bilgisi taranan zarfa elle yazılacaktır. Gelen evrak kayıt menüsünden üst verileri kaydedilen belgeler kesinlikle taranıp sisteme atılmayacaktır.

(2) Gelen evrak dağıtım işlemleri:

a) Genel evrak servisine elektronik veya fiziksel ortamda gelen her türlü evrakın kayıt ve takibi BELGENET uygulaması kullanılarak yapılır.

b) Genel evrak servisi tarafından kaydı yapılarak elektronik ortama geçirilen evrakların, fiziksel örnekleri muhafaza edilmek üzere, elektronik ortamdaki örnekleri de işlem yapılmak üzere ilgili birime havale edilir. İlgili birimlerde fiziksel evrak üzerinden herhangi bir işlem yapılmayacak olup işlemlerin tamamı elektronik ortamdaki örnekler üzerinden gerçekleştirilecektir.

c) Genel evrak servisine ulaşan evraklar BELGENET üzerinden ilgili birime havale edilir.

ç) Resmi yazı ve eklerinin fiziksel örnekleri genel evrak servisince ilgili birime teslim edilir.

d) Resmi yazı ve eklerinin fiziksel örnekleri ilgili birimin arşivinde tutulur.

e) Dağıtımı yanlış yapılan evraklar zaman kaybetmeden yeniden dağıtım için genel evrak servisine ivedi şekilde iade edilecektir. Genel evrak servisine zamanında iade edilmeyen evraklarla ilgili olarak evrakın son havale edildiği birim sorumludur.

f) Evrakın havale edildiği birim, gelen evrakın kendisi ve kurum içinde herhangi bir birimle ilişkili olmadığına kanaat getirirse; evrakı bir üst yazıyla ilgilisi gerçek, kurum veya tüzel kişiye iade eder.

g) Birime gelen evrak; birim evrakçısı tarafından birim amirinin havale onayına sunularak gereği, bilgi, tebliğ için ilgili personele gönderilir.

ğ) Birim evrakçısının ilgili evrakı gereğini yapacak personele doğrudan havale edebilmesi birim amirinin sorumluluğundadır.

h) Bir birime gelen evrak, alt birimlerine dağıtımı BELGENET üzerinden yapılmak üzere gereği ya da bilgilendirme maksadı ile havale edilebilecektir.

ı) Genel evrak işlemleri birimlerin evrak servislerince yapılacaktır.

(3) Gelen evrak tebliğ etme işlemleri:

a) Birime gelen bir evrakın o birimde görevli personel ya da personellere tebliğ edilmesi gerektiği durumlarda işlem, birim amirince BELGENET üzerinden yapılacaktır.

b) Kullanıcılar kendilerine gelen belgeleri yasal süresi içinde BELGENET üzerinden tebellüğ etmek zorundadır.

c) Birim amirlerinin BELGENET üzerinden tebliğ edilen belgeleri Tebligat Kanunu ve ilgili mevzuat hükümlerine göre fiziksel olarak ilgili personel ya da personellere tebliğ etmeleri gerekmektedir.

Evrakların oluşturulması, paraf, imza, onay ve dağıtım işlemleri

MADDE 14

(1) Evrakların oluşturulması, onay akışları, paraf işlemleri:

a) Evraklar, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak, kurumun belirlediği kurumsal kimlik şablonları doğrultusunda hazırlanacaktır.

b) Oluşturulan yazılar var ise ilgileri dikkate alınarak hazırlanır ve tüm ilgi, ilişik ve ekleri bağlantılarına uygun olarak BELGENET menüleri kullanılarak yazı içinde belirtilecek, fiziksel olarak yazılmayacaktır.

c) Sistemde oluşturulan yazılara eklenecek olan tüm ek, ilgi, ilişiklerin dışarıdan eklenmesi durumunda bu bilgi ve belgeler sisteme dosya olarak eklenecektir.

ç) Evrakların üzerindeki sayı ve tarih alanları BELGENET tarafından otomatik olarak doldurulacak olup teşkilat genelinde gelen ve giden evraklar için ayrı ayrı olmak üzere tek numaratör kullanılacaktır. Sistem haricinde bir evrak numarası kullanılmayacaktır.

d) Nitelikleri açısından BELGENET’te hazırlanamayacak belgeler (çok gizli, gizli vb.) fiziksel olarak hazırlanıp, Giden Evrak Kayıt menüsünden üst verileri girilecek, evrak tarih ve sayısının sistemden alınması sağlanacaktır. Sistemden alınan tarih ve sayı bilgisi ıslak imzalı belgeye elle yazılacaktır. Giden evrak kayıt menüsünden üst verileri kaydedilen belgeler kesinlikle taranıp sisteme atılmayacaktır.

e) BELGENET’e aktarılamayacak ekler ile özellik arz eden ve/veya içeriğinin görünmemesi gereken ekler, sistem üzerinde hazırlanan üst yazının fiziksel çıktısına eklenerek, ilgililerine fiziksel olarak gönderilecektir (Plan, proje, harita gönderimi gibi).

f) Evrakı oluşturan kişi; evrakın dağıtımı yapılacak olan birim, kurum, gerçek ya da tüzel kişi seçimlerini sistem üzerinden yapacaktır. Evrak oluşturulurken dağıtım yerleri seçimi hiyerarşik kurallara uygun olarak seçilmek zorundadır.

g) BELGENET üzerinden makam atlayarak yazı yazılmayacaktır. Başmüfettiş ve müfettişler, kendilerine verilen görevi ifa edecek şekilde yazışma yapabileceklerdir.

ğ) Onay akışının (paraf, kontrol, imzacı seçimini) hiyerarşik kurallara uygun olarak seçilmesi zorunludur. BELGENET üzerinde evrak onay akışı seçilirken amir atlayarak onay akışı oluşturulmayacaktır.

h) Yazı üzerinde Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak parafçı sayısı belirlenecektir.

ı) Olur yazıları dağıtımının üst yazıya bağlanarak yapılması esastır. Ancak yıllık, günlük, mazeret ve hastalık izinleri; birim içinde hazırlanan görevlendirme olurları; birim içinde hazırlanan ihale ve komisyon görevlendirme olurları üst yazıya bağlanmadan Olur yazısı üzerinde dağıtım listesi belirlenerek de gönderilebilecektir.

i) Yıllık, günlük, mazeret ve hastalık izinleri üst yazıya bağlanmaksızın olur yazısı üzerinden dağıtımı yapılan belgeler, kişilerin özlük dosyalarının tutulduğu birimleri kapsayacak şekilde düzenlenecektir.

j) Yıllık, günlük, mazeret ve hastalık izinleri ile görevlendirme olurları kurumsal kimliğe uygun şablon olarak sisteme kaydedilecek ve kullanıcılar bu şablonları kullanarak olur yazısı oluşturacaktır.

(2) Evrak paraf, imza, dağıtım işlemleri:

a) Elektronik ortamda oluşturulan belgeler sistem tarafından ekleri ile birlikte elektronik yazışma paketine dahil edilip, güvenli elektronik imza ile imzalanacaktır.

b) Elektronik imza sahibi kullanıcılar, güvenli elektronik imzalarının arızalanması ya da kaybolması durumunda, durumu Teknoloji Dairesi Başkanlığına resmi yazı ile bildirecektir.

c) Yurt dışına gönderilecek veya yabancı dilde yapılacak yazışmalarda imza ya da olurların güvenli elektronik imza ile imzalanması ile birlikte son imza aşaması ıslak imza ile de tamamlanacaktır.

ç) Elektronik ortamda son imzası güvenli elektronik imza ile tamamlanan evrakın yazıcıdan çıktısının alınması sırasında, bilgisayar ortamında otomatik olarak, “5070 sayılı elektronik imza kanunu gereği bu belge elektronik imza ile imzalanmıştır.” şeklinde şerh sistem tarafından düşecektir.

d) Kurum dışına yazılan yazıların dış suretleri postalanacak evraklar menüsünden evrak postalama yetkisine sahip kullanıcılarca yapılacaktır.

e) Dış kurumlara gönderilecek yazılarda evrak doğrulama kodu olmayan evrak suretinin gönderimi yapılmayacaktır.

f) Dış kurumlara gönderilecek doğrulama kodu bulunan yazılar evrak postalama yetkisine sahip kullanıcılarca bilgisayar çıktısı alındıktan sonra ilgili birim amirince yetkilendirilmiş personel tarafından tarih kaşesi ve mühür basılıp imzalanacaktır. Yazı, birden çok sayfa ise yetkilendirilmiş personel tarafından tarih kaşesi ve mühür her sayfaya basılacaktır. “Bu Evrakın 5070 sayılı Kanun gereğince e-imza ile imzalandığı tasdik olunur” ifadesinin basılamadığı durumlarda yetkilendirilen personel tarafından el ile yazılacak ya da kaşe ile basılacaktır. Yazı, birden çok sayfa ise, “Bu Evrakın 5070 Sayılı Kanun gereğince e-imza ile imzalandığı tasdik olunur” ifadesi, yetkilendirilmiş personel tarafından her sayfaya el ile yazılacak ya da kaşe ile basılacaktır.

g) Kurum içi ya da dışı yazışmalarda, evrak güvenli elektronik imza ile imzalandıktan sonra, belge üzerinde ve içeriğinde değişiklik yapılamaz. Elektronik ortamda oluşturulan belgelerin son imza ya da olurları güvenli elektronik imza ile imzalandıktan sonra, yazışma paketi hiç bir şekilde değiştirilemez geri alınamaz. Bu nedenle BELGENET de oluşturulan evraklarda gerekli dikkatin gösterilmesi gerekmektedir.

Giden evrak sevk işlemleri

(1) Elektronik ortamdan çıkış kaydı ve sayısı alınmamış hiçbir evrak, dağıtılmak üzere, giden evrak servisine teslim veya havale edilmez.

(2) Alıcısı elektronik ortamda evrak almaya hazır olan kurumlara web servisler aracılığı ile evraklar doğrudan elektronik ortamda gönderilecektir. KEP hizmeti kullanan kurumlara evraklar KEP marifeti ile gönderilecektir. Web servis ya da KEP hizmeti aracılığı ile yazışma altyapısı işlemleri Teknoloji Dairesi Başkanlığınca yapılacaktır.

(3) Web servis ve KEP imkânı olmayan hallerde, elektronik ortamda onaylanan ve Kurum dışında kalan kurum ve kuruluşlara (dış yazışmalar) gidecek olan evraklar, onay aşamaları tamamlandıktan sonra giden evrak servisine gönderilecektir. Evrakların giden evraka ulaştırıldığının takibi ve kontrolü evrakı üreten birimin sorumluluğundadır.

(4) Kurum dışı yazışmalarda, evrak postalama yetkisi verilmiş personelce, evrak postalama işlemleri menüsünden üzerine doğrulama kodu eklenmiş olan belgenin, fiziksel çıktısı alınarak posta işlemleri gerçekleştirilecektir.

(5) Posta işlemi yapılacak olan belgenin fiziksel eki olması durumunda; belge, fiziksel eki posta birimine gelene kadar postalanmayacak fiziksel ek geldiğinde postaya verilecektir.

(6) Posta işlemleri yapılacak belgeye, varsa ekleri (fiziksel ekler, yazıyı hazırlayan birimce postalama yetkisi verilmiş personele önceden teslim edilir) eklenerek posta birimince postalama işlemi yapılacaktır. Fiziksel olarak postalama işlemi tamamlanan belgeler, sistemde postalanacak evraklar menüsünden açılarak, Evrak postala menüsü üzerinden postalanması sağlanacaktır.

(7) Diğer kurum ve kuruluşlara koli/paket halinde gönderilecek olan fiziksel evrakların paketleme/kolileme ve adresinin yazılması işleri giden evrak servisi tarafından yapılacaktır.

(8) Acele posta gönderileri, iadeli taahhütlü gönderiler, tebligatlara dair posta alındı, teslim kartları ve posta zimmet tutanakları evrakı üreten birime gönderilecektir.

Evrak klasör işlemleri

(1) Kurum birimlerinin standart dosya planları 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Hakkındaki Başbakanlık Genelgesine göre standart dosya planındaki konu kodlarıyla aynı isimle oluşturulmuş klasörlerde arşivlenecektir.

(2) Evrak, konularına uygun klasör ile ilişkilendirilecektir. Güvenli elektronik imzası tamamlanmış evrakın bir nüshası da yazıyı oluşturan birim tarafından BELGENET’te oluşturulan klasöründe arşivlenecektir.

(3) Gelen ve giden tüm evrakın elektronik ortamda arşivlenmesi evrakı oluşturan ve evrakın dağıtımı yapılan birimler tarafından yapılacaktır.

Vekâlet işlemleri

(1) Çeşitli nedenlerle belirli süre görevde olamayacak birim amirleri BELGENET'te hazırlanan vekâletle ilgili onay evrakını, vekâlet ekranında ekleyip vekalet işlemini tanımlayacaklardır.

(2) Onay evrakı alınmadan verilen vekâletlerde sistem üzerinden bir üst birim amirine vekâlet onayına sunularak vekalet verilebilir. Vekâleti onaylamak üst birim amirinin inisiyatifindedir.

(3) Birim amirlerinin yetki sahaları içinde günübirlik göreve çıkmaları durumunda vekâlet tanımlanmayacaktır.

(4) Vekâlet veren kişi sistemde sahip olduğu rolleri (amir, standart kullanıcı) zorunlu, kendi üzerinde işlem bekleyen evrakları isteğe bağlı olarak devredecektir.

(5) Vekâlet verilme sürecinde gerekli evrak ve rol devri vekâlet verecek olan kullanıcının bir üst amiri tarafından belirlenir.

Bakan veya Bakan Yardımcısı tarafından imzalanacak evraklar.

(1) Bakan veya Bakan Yardımcısı tarafından imzalanması gereken evraklar sistem içerisinde hazırlandıktan sonra imza makamı olarak Bakan veya Bakan Yardımcısı seçilerek imzalanacaktır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Yükümlülükler, Çeşitli Hükümler, Erişim Hakları, Yürürlük ve Yürütme

Yükümlülükler

(1) Bu Usul ve Esasların uygulanmasından tüm Kurum personeli sorumludur.

(2) Tüm kullanıcılar, sistemden gelen belgeler ve tebliğ etmek için gönderilen belgeler ile imza, paraf, kontrol ya da koordinasyon imzası için kişiye gelen evrakları günlük olarak sistem üzerinden kontrol edeceklerdir.

(3) Birim evrakçısı rolüne sahip kullanıcılar birime gelen evrakları saatlik olarak takip ederek gerekli havale işlemlerini yapacaklardır.

(4) Elektronik ortamda yapılan paraf, onay, imza, olur aşamalarının tümünde işlemi yapan personel ilgili mevzuat hükümleri uyarınca sorumludur. Mevzuata aykırı eylem veya işlemde bulunan personel hakkında gerekli idari ve cezai işlemler yapılacaktır.

(5) BELGENET yardım masası ile sadece belgenetyardim@dsi.gov.tr adresinden ve BELGENET üzerinden elektronik yazışmalar ile iletişim sağlanacaktır.

(6) Kamu kurumları gizlilik açısından genel olarak iletişim aracı olarak kendi kurumsal e- posta servislerini kullanırlar. Bütün kullanıcılar BELGENET ile iletişim aracı olarak kurumsal e- postalarını kullanmak zorundadır. BELGENET yardım masasına gönderilecek mail yoluyla yapılacak tüm bildirimler kurumsal e-posta üzerinden yapılacak diğer sunuculardan gelen e- postalar dikkate alınmayacaktır.

(7) BELGENET'e geçildikten sonra Kurumda evrak kayıt için halen kullanılan evrak kayıt araç ve gereçleri (evrak kayıt defteri, excel vb.) kullanılmayacaktır.

Çeşitli hükümler

(1) Teftiş Kurulu Başkanlığı ve İç Denetim Birimi Başkanlığı tarafından yapılacak çalışmalarda ihtiyaç duyulan belgelere BELGENET üzerinden erişilebilmelerini sağlamak için, Teftiş Kurulu Başkanlığının ve İç Denetim Birimi Başkanlığının yazılı bildirimi doğrultusunda, Teknoloji Dairesi Başkanlığı tarafından teftiş yapan personele gerekli yetki tanımı yapılacaktır. Çalışma bittikten sonra verilen yetki sonlandırılacaktır.

(2) Fiziksel ortamda bulundurulması gerekli olan belgeler “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” hükümlerine göre muhafaza edilecektir.

(3) BELGENET üzerinde her kullanıcının kullanıcı adı ve şifresi mevcut olup, şifrenin ikinci ve üçüncü kişiler ile paylaşımı durumunda oluşacak tüm sonuçlardan kullanıcının kendisi sorumlu olacaktır.

(4) Elektronik imza sahipleri, e-imza sertifikalarının pin kodunu ikinci ve üçüncü kişilerle paylaşmaları durumunda oluşacak tüm sonuçlardan e-imza sahibi sorumlu tutulacaktır.

(5) Elektronik imza sahiplerinin, e-imza sertifikalarını kaybetmeleri, istifa etmeleri, kurum değiştirmeleri, emekliye ayrılmaları gibi durumlarda e-imza sertifikaları ile ilgili sorumluluk kendilerine aittir.

(6) Kurum dışı BELGENET’e girişler VPN üzerinden sağlanacaktır. Uygulama sunucuları lokal ağ dışında internete açılmayacaktır.

(7) SSL VPN bağlantısına sahip kullanıcıların erişim hakkının getirdiği sorumluluklardan ve yaptıkları tüm işlemlerden kendileri sorumludur.

(8) İmza sahiplerinin BELGENET'e erişim için kullandıkları kullanıcı adı ve şifrelerinden kendileri sorumludur.

(9) Kullanıcıların BELGENET üzerinde yapmış oldukları tüm iş ve işlemlerin kaydı sistemde tutulacaktır. Herhangi bir yasal inceleme durumunda bu kayıtlar kullanılacaktır.

(10) Nitelikli elektronik sertifikası bulunan kullanıcılar, belgeleri imzalama, paraflama, koordine ya da koordinasyon imzası vb. işlemlerde güvenli elektronik imzayı kullanacaklardır.

(11) BELGENET hakkında tüm yetkiler ve yapılacak değişikler Teknoloji Dairesi Başkanlığı tarafından yürütülecektir.

Kaldırılan hükümler

(1) Genel Müdürlüğümüzün 2010/24 sayılı Elektronik Doküman Yönetim Sistemi Genelgesi ve ekinde yer alan Uygulama Yönergesi, 2012/6 sayılı EDYS Genelgesi ve ekinde yer alan EDYS Kullanımında Usul ve Esaslar Yönergesi yürürlükten kaldırılmıştır.

Yürürlük

(1) Bu Usul ve Esaslar Devlet Su İşleri Genel Müdürünün onayı ile yürürlüğe girer.

Yürütme

(1) Bu Usul ve Esasların hükümlerini Devlet Su İşleri Genel Müdürü yürütür.