EN
TR
ELEKTRİK ÜRETİM A.Ş. GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
Satın Alma ve Malzeme Yönetimi Daire Başkanlığı
Mevzuat ve Şartnameler Müdürlüğü
Sayı: 99957384-010.06.01 -E.58132
Konu: Teknik Şartname Hazırlama Esasları
GENELGE
67
Kuruluşumuz bünyesinde yer alan merkez ve taşra teşkilatlarının Mal alımı, Hizmet alımı ve Rehabilitasyon işlerine ait taleplerin zamanında ve ihtiyaca uygun olarak karşılanabilmesi, ihale dokümanlarından kaynaklanan ihale iptallerinin önüne geçilebilmesi amacıyla aşağıda belirtilen hususlara uyulması büyük önem arz etmektedir:
1- Ünitelerce hazırlanacak olan Teknik Şartname, Diğer Hususlar Belgesi ve diğer ihale dokümanlarının (İhale Onay Belgesi ve Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve bu kanuna ait ikincil mevzuatlar doğrultusunda ve işbu "Teknik Şartname Hazırlama Esasları" Genelgesi de dikkate alınarak hazırlanması gerekmektedir.
2- Süreklilik arz eden hizmet alımı işleri (Personel taşıma, araç kiralama, özel güvenlik, genel temizlik, işletme ve bakım işleri vb.) için bir önceki sözleşme süresi dolmadan en az 5 ay önceden taleplerin fiziki ekleriyle birlikte Satın Alma ve Malzeme Yönetimi Daire Başkanlığına gönderilmesi gerekmektedir.
3- Satın Alma ve Malzeme Yönetimi Daire Başkanlığı'nın 06.08.2018 tarih ve E.67209 sayılı "Yaklaşık Maliyet Hesabı" konulu yazısı ile hizmet alımı işlerine ait yaklaşık maliyet hesabının nasıl yapılacağına dair dikkat edilmesi gereken hususlar ayrıntılı olarak belirtilmiş olup, yaklaşık maliyet hesaplamalarının bu yazıda belirtilen hususlar dikkate alınarak yapılması gerekmektedir. Ayrıca; hazırlanacak olan Teknik Şartnamelerde, maliyeti oluşturan giderler için "vb." , "vs." gibi ifadelerin kullanılmaması ve bu giderler net bir şekilde belirtilerek, yaklaşık maliyet hesabında da bu hususa dikkat edilmesi gerekmektedir.
4- Hizmet alımı işlerine ait hazırlanacak olan Teknik Şartnameler ile ihale dokümanları arasında çelişkilere sebebiyet verilmemesi için, ihale uygulama yönetmeliğinin ekindeki tip İdari Şartname ve tip Sözleşme tasarısında düzenlenmiş hususların mükerrerlik/çelişki oluşturmayacak şekilde Teknik Şartnamenin düzenlenmesi gerekmektedir.
5- İşletme Müdürlüklerine ait satın alma taleplerinde talep miktarı belirlenirken; Oracle ERP sistemi üzerinden satın alınacak malzemenin stoktaki miktarı kontrol edilecektir. Bu malzemenin stokta bulunması halinde, ihtiyaç devam ediyorsa taleple birlikte satın alma gerekçesinin yazılı olarak belirtilmesi gerekmektedir.
6- Ödeneği yatırım programından karşılanan ve yılı içinde tamamlanması gereken yatırım malzemeleri için, talep edilen işin teslim süresi ile bahse konu yatırım projesinin bitiş tarihi dikkate alınarak ihale hazırlık çalışmalarına yatırım bütçesinin onaylanmasına müteakip başlanılması gerekmektedir. Talep edilen işin yılı içerisinde tamamlanamayacak olması halinde ise talebin bir sonraki yıla ait yatırım programında yer alması için gereken işlemler yapılmalıdır.
7- İhale dokümanları hazırlık çalışmalarının başlangıcında; işin konusunun mal veya hizmet alımı olacağı belirlenmeli, işin konusunun mal alımı olması durumunda malzemenin özel imalat olup olmadığı tespit edilmeli ve ihale dokümanları buna göre hazırlanmalıdır.
8- Mal ve Rehabilitasyon taleplerine ilişkin Teknik şartnamelerde; Konu, Kapsam, Malzemenin Cinsi ve Miktarı, Teknik Özellikler, Genel Hususlar (Yer Teslimi, Montaj-Demontaj, İş Güvenliği, Deneme Çalışması vb.), Muayene ve Testler, Garanti başlıkları altında ilgili hususlar belirtilmelidir.
9- Teknik Şartnamelerde belirtilen teknik özellikler ve tanımlamalar, güncel teknolojiler de göz önünde bulundurularak ve varsa ulusal ve/veya uluslararası standartları sağlayacak şekilde olacaktır.Ayrıca ihale konusu işin açık ve anlaşılır şekilde detaylı olarak belirtilmesi, işin yapılmasına yönelik ifadelerde tekrarlardan kaçınılması, tereddüte veya yanlış anlaşılmaya mahal vermeyecek ve çelişki oluşturmayacak şekilde düzenlemeler yapılması gerekmektedir.
10- Yerli ve milli enerji üretim imkanlarının geliştirilmesi, kaynak çeşitliliğinin arttırılması ve dışa bağımlılığın azaltılması amacıyla; yerli imalatçıların sürece dahil edilebilmesi için, Mal alımına ait teknik şartnamelerde, imalata esas teknik dokümanların (teknik resim, montaj-de montaj resmi, proje vb.) veya numunelerin istekli ve/veya yükleniciye verilebilecek şekilde düzenleme yapılması gerekmektedir.
11- Mal ve Rehabilitasyon taleplerine ilişkin Teknik Şartnameler ile birlikte tip İdari Şartnamenin ilgili maddelerine temel teşkil edecek "Diğer Hususlar" başlığı altında ikinci bir belge düzenlenecektir. "Diğer Hususlar" belgesinde; Kapsam, Teklif Ekinde Verilecek Belgeler, Fiyat, Ambalaj ve Nakliye, Teslim Yeri ve İşin Süresi, Kabul İşlemleri, Ödeme, Eğitim, Cezalar ve ihtiyaca göre ilave başlıklar altında ilgili hususlar belirtilecektir.
12- Teknik Şartname ve Diğer Hususlar Belgesinin her sayfası ilgili personel ve birim amiri tarafından paraflanmalı; son sayfaları ise imza ve kaşeli olmalıdır.
13- Satın Alma ve Malzeme Yönetimi Daire Başkanlığınca teknik şartname üzerinde ilave çalışmalar yapılmasına gerek görülmesi halinde, İşletme Müdürlüğü ve/veya bağlı bulunduğu Daire Başkanlığından konunun uzmanı ve imza yetkili personelin katılımı talep edilebilecektir.
14- Mal alımı ve Rehabilitasyon işleri için, İhale Onay Belgesi ve Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli ilgili Kanun ve yönetmelikte de kapsamı ve hazırlanışı belirtildiği şekilde eksiksiz düzenlenecek (birden fazla firmadan proforma fatura temin edilerek ve Yaklaşık maliyetin hesaplanmasında kullanılan her türlü bilgi ve belgeye hesap cetveli ekinde yer verilerek) ve diğer ihale dokümanları ile birlikte Satın Alma ve Malzeme Yönetimi Daire Başkanlığına gönderilecektir. Talep sahibi ünitelerce hazırlanan İhale Onay Belgesinde işin adı, tanımı ve niteliği, ödeneğin nereden karşılanacağı, avans verilip verilmeyeceği, ihale usulü ile diğer bölümler net olarak belirtilecektir.
15- İhale konusu işin özelliğine göre Satın Alma ve Malzeme Yönetimi Daire Başkanlığı personeli Teknik Şartname hazırlama çalışmaları için ilgili İşletme Müdürlüğüne gidebilecektir. İşletme Müdürlüğünde yapılacak olan Teknik Şartname hazırlama çalışmaları esnasında, personel desteği, teknik bilgi, belge, doküman, resim vb. her türlü konuda gerekli tüm kolaylıklar sağlanacaktır.
16- Satın Alma ve Malzeme Yönetimi Daire Başkanlığınca Teknik Şartname üzerinde yapılan inceleme ve ilave çalışmalar neticesinde mevzuat kapsamında yapılması gerekli görülen düzeltme ve açıklama istekleri, ihtiyaç sahibi birim tarafından yerine getirilecektir.
17- İhale dokümanları İşletme Müdürlüklerince eksiksiz bir şekilde hazırlanacak olup, imzalanıp onaylandıktan sonra bağlı bulunduğu Daire Başkanlığına gönderilecektir.
18- İhtiyaç sahibi İşletme Müdürlüğünce gönderilmiş olan ihale dokümanlarının ilgili Daire Başkanlığınca incelenmesi ve üzerinde yapılması düşünülen çalışmaların tamamlanmasından sonra, Teknik Şartname ve Diğer Hususlar Belgesinin Belgenet üzerinden söz konusu talep yazısının ekinde Word/Excel belgesi formatında yüklenmesi ve tüm ihale dokümanlarının orijinallerinin ise fiziki ek olarak Satın Alma ve Malzeme Yönetimi Daire Başkanlığına gönderilmesi gerekmektedir.
Bu Genelgenin yayımı tarihinde 2016/E.6 sayılı Genelge yürürlükten kaldırılacaktır.
Tüm personelin bilgi edinmesini ve gereğini rica ederim.
