41-542 Türkiye Elektrik İletim A.Ş. Genel Müdürlüğü Nakit ve Kıymet Muhafaza Yönergesi

BİRİNCİ BÖLÜM

Genel Hükümler

Amaç

Bu Yönergenin amacı, Türkiye Elektrik İletim A.Ş. Genel Müdürlüğü Ana Statüsünde belirtilen faaliyetler kapsamındaki nakit ve kıymetlerin muhafazasında uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi ile muhafazadan sorumlu olan personelin görev, yetki ve sorumluluklarının düzenlenmesidir.

Kapsam

Bu Yönerge, Türkiye Elektrik İletim A.Ş. Genel Müdürlüğü Ana Statüsünde belirtilen faaliyetler kapsamında yer alan nakit ve kıymetlerin muhafazasına yönelik usul ve esasları kapsar.

Dayanak

Bu Yönerge, 233 sayılı Kamu İktisadi Teşebbüsleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ile bu Kararnamede değişiklik yapan 399 sayılı Kanun Hükmünde Kararname ve 29.06.2001 tarihli ve 24447 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren Türkiye Elektrik İletim A.Ş. Ana Statüsü hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Bu Yönergede geçen;

a) Teşekkül: Türkiye Elektrik İletim A.Ş.'yi,

b) TEİAŞ: Türkiye Elektrik İletim Anonim Şirketi’nin kısaltılmış adını,

c) Merkez Teşkilatı: Türkiye Elektrik İletim A.Ş. Genel Müdürlüğü’nü,

d) Taşra Teşkilatı: Teşekküle ait olan tesis ve işletmeler topluluğunu,

e) Ünite: Teşekküle bağlı merkez ve taşra teşkilatında yer alan müstakil birimi,

f) İşletme: TEİAŞ'a bağlı işletmelerin mal ve/veya hizmet üreten birimlerini,

g) Nakit ve kıymet: Bu yönergenin 5 inci maddesinde ifade edilen muhafazaya tabi nakit ve kıymetleri,

h) Sorumlu: Bu yönergenin 5 inci maddesinde ifade edilen nakit ve kıymetleri kasada veya çelik dolapta muhafaza eden, noksanlığı veya kaybı halinde sorumlu olan görevlileri,

ifade eder.

Muhafazaya Tabi Nakit ve Kıymetler

Muhafazaya tabi nakit ve kıymetler şunlardır;

a) Para (Türk Lirası ve Yabancı Paralar),

b) Türk Ticaret Kanunu’na göre kıymetli evrak sayılan Kambiyo Senetleri (Poliçe, Bono, Çek), Hisse Senedi, İlmühaber, Kupon ve Talon, İntifa Senedi, Tahvil, Makbuz Senedi ve Varant, Konişmento, Taşıma Senedi,

Türk Medeni Kanunu'na göre kıymetli evrak sayılan İpotekli Borç Senedi, İrat Senedi, Rehinli Tahvil, Rehin Makbuzu,

Sermaye Piyasası Kanunu’na göre kıymetli evrak sayılan Varlığa Dayalı Menkul Kıymet, Oydan Yoksun Hisse Senedi, Yatırım Fonu Katılma Belgesi, Depo Sertifikası, Hisse Senedi İle Değiştirilebilir Tahvil, Katılma İntifa Senedi, Kâra İştirakii Tahvil, Banka Bonosu ve Banka Garantili Bonolar, Finansman Bonosu, Gayrimenkul Sertifikası, Kâr ve Zarar Ortaklığı Belgesi, Altın Gümüş ve Platin Bonosu ile Teminat Mektubu, Çek Karnesi, Kefaletnameler, Sigorta Poliçeleri,

c) Teşekkülün leh ve aleyhine taahhüt veya kefaleti, hak veya ibrayı içeren Taahhütname ve Sözleşmeler, Protokoller, Anlaşmalar,

d) Diplomalar, Sicil Raporları, Gizli Tezkiye Varakaları, Gizli Tahkikat ve Teftiş Raporları, Şifreler, Özel Kodlar,

e) Tahsilat ve Tediyata ilişkin Fiş ve Belgeler, Tesellüm Vesikaları, Bordrolar, Mahsup Fişleri ve diğer kıymetli evrak,

İKİNCİ BÖLÜM

Muhafaza Yerleri ve Nitelikleri, Kasa Çeşitleri, Güvenlik Tedbirleri, Kasa Anahtarları

Muhafaza Yerleri

Bu yönergenin 5 inci maddesinin (a) ve (b) fıkralarında belirtilen kıymetler çift anahtarlı, yangına ve her çeşit tehlikelere karşı dayanıklı kasalarda (c), (d), (e) ve (f) fıkralarında yazılı kıymetler, gereğine göre çift veya tek anahtarlı aynı nitelikteki kasalarda, çelik dolaplarda ve kilitli odalarda muhafaza edilir.

Vezne Kasası

Ünitelerin her türlü ödemelerini bankalar aracılığı ile yapması esastır. Bu Yönergenin yürürlüğe girmesinden sonra mevcut vezne kasaları kapatılacaktır. Ancak, vezne kasasından ödeme zorunluluğu bulunan üniteler gerekçe belirtmek suretiyle alınacak Genel Müdürlük Makam Oluru İle vezne açabilirler. Vezne kasası açılmasına izin verilen ünitelerde, vezne odası bulundurulması ve bu yönergenin vezne kasasına ilişkin hükümlerinin uygulanması zorunludur. Vezne kasasında günlük ihtiyacı karşılayacak kadar para muhafaza edilir. Vezne kasalarında bulundurulacak limit Genel Müdürlük tarafından tespit edilir ve bu limitten fazlası vezne kasasında saklanamaz, banka hesaplarına yatırılır.

Vezne Kasalarının Adedi

Vezne kasalarının adedi, nakit ve kıymetlerin çeşit ve hacmine göre ünite amirleri tarafından tespit olunur.

Güvenlik Tedbirleri, Kasalarda Aranacak Nitelikler

Para, Kambiyo Senetleri (Poliçe, Bono, Çek), Hisse Senedi, İlmühaber, Kupon ve Talon, İntifa Senedi, Tahvil, Makbuz Senedi ve Varant, Konişmento, Taşıma Senedi, İpotekli Borç Senedi. İrat Senedi, Rehinli Tahvil, Rehin Makbuzu, Varlığa Dayalı Menkul Kıymet, Oydan Yoksun Hisse Senedi, Yatırım Fonu Katılma Belgesi, Depo Sertifikası, Hisse Senedi İle Değiştirilebilir Tahvil, Katılma İntifa Senedi, Kâra İştirakli Tahvil, Banka Bonosu ve Banka Garantili Bonolar, Finansman Bonosu, Gayrimenkul Sertifikası, Kâr ve Zarar Ortaklığı Belgesi, Altın Gümüş ve Platin Bonosu, Teminat Mektubu, Çek Karnesi Kefaletnameler ve Sigorta Poliçelerinin muhafaza edilmesine mahsus kasalarda başlıca şu nitelikler aranır;

a) Yangına, çalınmaya ve kırılmaya karşı dayanıklı olmalıdır.

b) Çift ve yedek anahtarlı olmalı ve bunlar eksiksiz olarak mevcut bulunmalıdır.

c) Bütün anahtarlar kasayı imal eden tarafından yapılmış olmalıdır.

d) Kilit ve tesisat ile yüzeylerinde pas bulunan kasalar ile anahtarcılar tarafından fazla anahtar imal edilmesi veya kaybolan anahtarların başkaları tarafından bulunup saklanmış olması ihtimalleri göz önünde tutularak, anahtarı kaybolan kasalar, kasayı imal eden tarafından kilidi değiştirilmedikçe bu yönergenin 5 inci maddesinin (a) ve (b) fıkralarında belirtilen nakit ve kıymetlerin muhafazasında kullanılamaz.

e) Bu yönergenin yürürlüğe girmesinden sonra alımı yapılacak kasalarda yukarıdaki hususlara ilaveten TSE ve/veya ISO standartları aranır.

Vezne Odasına Başkalarının Girmesine Engel Olunması

Kasanın açık bulunduğu saatlerde görevleri gereğince vezne odasına ilgili ünitenin Başkan, Şube Müdürü, Müdür Yardımcısı, Bölge/İşletme Müdür Yardımcısı, Müdür, vezneden sorumlu Şef ve Memur ile Müfettiş ve İç Denetçilerden başkalarının girmesi kesin olarak yasaktır. Veznedarlar, kasa işleriyle uğraştıkları sırada herhangi bir sebeple meşgul edilemezler.

Kasanın Açık Bulunacağı Saatlerde Alınacak Tedbirler

Veznedarlar sayıp teslim aldıkları veya ödemek üzere hazırladıkları paraları gişe bankının yanına veya dışardan alınması muhtemel yerlere koyamazlar.

Gerek paket halinde, gerekse paketlenmemiş durumda olan paralar, kasaya konuluncaya kadar gişe bankının iç tarafındaki çekmecelerde saklanır ve ödeme buradan yapılır.

Kasa Anahtarları ve Anahtarların Kaydı, Teslim ve Tesellüm İşleri

Kasaların anahtar ve yedek anahtarları Ünitelerde "Kasa Anahtarları Kayıt/Verbal Defteri" ne kaydedilir. Bu deftere;

Her kasaya bir sayfa ayrılarak, sıra numarası ve kasanın demirbaş numarası, markası, fabrika numarası,

Kullanılmakta olan anahtarların adedi, cinsi (dış kapak üst anahtarları, iç göz anahtarı vb.) ve numarası,

Yedek anahtarların adedi, cinsi, numarası, hangi bankaya konulduğu banka yazısı veya makbuzunun tarih ve numarası yazılır.

Her kasanın kullanılmakta olan anahtarlarının kimlerin elinde bulunduğu kayıt defterinin "anahtarların devir ve teslim işlemleri" kısmına kaydedilerek, anahtarları teslim alanlar ve teslim edenler tarafından imzalanır. Anahtarların her devir ve teslimi sırasında ilgili hususlar tekrar deftere yazılarak imzalanır.

Ayrıca, kasanın marka ve numarasıyla, anahtar numarası ve anahtarların cinsi, kimin tarafından teslim alındığı anahtarla birlikte devredilen değerler varsa cins ve tutarlarını içeren eden üç nüshalı bir tutanak düzenlenerek, bu tutanağın ikinci nüshası bir yazı ekinde vezne servisinin bağlı bulunduğu muhasebeye, üçüncü nüshası varsa kontrol servisine, kontrol servisi yoksa ünite amirine verilir. Birinci nüshası ise kıymetli evrakın bulunduğu kasada saklanır.

Bu tutanak anahtarı teslim eden ve alanlarla birlikte ünite amiri veya görevlendireceği yetkililerce müştereken imzalanır.

Muhasebeye verilen tutanağa istinaden personel elindeki her anahtar 1,00.- TL iz bedel üzerinden nazım hesaplara kaydedilir, tutanak mahsup fişine eklenir ve birinci nüshanın kıymetli evrak kasasında olduğuna dair mahsup fişine not yazılır.

Yeniden devir ve teslim işlemi yapılırken eski yapılan işlem iptal edilir ve yukarıda yazılan hususlar yeniden tekrarlanır.

Yedek Anahtarların Saklanması

Kasaların yedek anahtarları; hangi kasaya ait olduğu, sayısı, cinsi ve numaraları üç nüsha olarak düzenlenen bir tutanakla tespit edilerek sağlam bir ambalaja sarıldıktan sonra tutanağın üçüncü nüshasıyla kutuya konulur. Bu kutu posta kolisi şeklinde ambalajlanıp bağlandıktan sonra ek ve düğümleri birkaç yerinden mühür mumu ile kapatılıp üzerleri resmi mühürle mühürlendikten sonra emaneten saklanmak üzere makbuz veya resmi bir yazı karşılığında bankaya verilir. Bu anahtarların hangi bankada saklanacağı Genel Müdürlük tarafından tayin ve tespit olunur. Yedek anahtarların ünitelerde saklanması yasaktır.

Kasa yedek anahtarı ile ilgili üç nüsha olarak tanzim edilen tutanak ünite amiri veya görevlendireceği yetkilinin, vezne servisinin bağlı olduğu amirin ve veznedarın imzası olmak üzere en az üç görevli tarafından imzalanır, kutunun kapatılmasında bu görevliler hazır bulunurlar.

Tutanağın birinci nüshası, bankadan alınacak makbuz veya resmi yazıya (Bankadan alınan makbuz veya yazı bu yönergenin 12 nci maddesine göre kasa anahtarları kayıt defterine de işlenir.) eklenerek kıymetli evrakın bulunduğu kasada saklanır. İkinci nüshası, vezne servisi ile ilgili muhasebeye verilerek 1,00.- TL iz bedeli üzerinden nazım hesaplara kaydı yapılır. Tutanak ve bankadan alınan yazı veya makbuzun sureti mahsup fişine eklenir, mahsup fişine tutanağın birinci nüshası ile banka makbuz veya yazısının kıymetli evrak kasasında olduğuna dair not yazılır. Saklanması için bankaya verilmiş olan yedek anahtarları ve tutanağın üçüncü nüshasını ihtiva eden kutu gerektiğinde ünite amiri veya yardımcısı başta olmak üzere yetkili iki şahsın imzası ile bankadan geri alınabilir. Geri alınmasını zorunlu kılan sebepler bir tutanakla tespit edildikten sonra ünite amirinin havalesini taşıyan bir yazı ile durum ilgili muhasebeye bildirilir. Muhasebe bu yazıya istinaden gerekli işlemi yapar.

Teşekkül müfettişleri, senelik teftişleri sırasında kasa anahtar ve yedek anahtarlarıyla bunlara ait makbuz, yazı ve tutanakları, "Kasa Anahtarları Kayıt/Verbal Defteri”nde ve nazım hesaplarda bulunması gereken kayıtlarla karşılaştırmak suretiyle tetkik ve teftiş ederler. Bu tetkikler sırasında gerekli görüldüğü takdirde, yedek anahtarlar saklanmak üzere verilen bankalardan yukarıda yazılan usule göre alınarak sayılır ve tespit işlemi bittikten sonra yedek anahtarlar belirtilen usul çerçevesinde aynı gün bankaya teslim edilir.

Anahtarları Teslim Alanların Yükümlülükleri

Kendilerine kasa anahtarı teslim edilen her personel, anahtarlarını itina ile saklamak, mevzuat hükümlerine ve teamüllere göre kullanmak zorundadır. Bu personeller teslim aldığı anahtarların ait olduğu kasa veya çelik dolaplar gibi muhafaza yerlerinin açık bulunduğu zamanlarda buralardan ayrılamazlar. Her türlü sorumluluk bu personellere aittir.

Muhafaza Şekilleri, Muhafaza Personeli, Görev ve Sorumluluklar

Tek Muhafaza Şekli

Muhafazaya tabi nakit ve kıymetlerin Teşekkülümüz elemanı olan bir görevlinin sorumluluğu altında muhafazası tek muhafazadır.

Ortak Muhafaza Şekli

Muhafazaya tabi nakit ve kıymetlerin Teşekkülümüz elemanları olan birden fazla görevlinin sorumluluğu altında ve bu görevliler tarafından müştereken açılıp kapanabilen kasa veya çelik dolapta muhafazası ortak muhafazadır. Bu yönergenin 27 nci maddesinde ortak muhafaza ve sorumluluğa katılma ayrıntılı olarak belirtilmiştir.

Tek veya Ortak Muhafazaya Tabi Kıymetler

Bu yönergenin 5 inci maddesinin (a), (b), (c), (d) ve (e) fıkralarında yazılı nakit ve kıymetlerin ortak muhafazaya tabi tutulmaları esastır. İşin gereğine veya hacmine göre ne gibi hallerde hangi kıymetlerin tek muhafazaya tabi tutulacağı hangi servislerde tek muhafazanın yeterli olacağı hususları, yapılacak teklife göre veya re'sen Genel Müdürlük tarafından tespit olunur.

Muhafaza Personeli, Vezne Servisleri Personeli

Vezne servisi görevlilerinin bu işlerde çalışmış veya çalışmaya elverişli kişiler arasından seçilmesi şarttır. Unvan ve adetleri ünitelerin iş hacimlerine göre kadrolarla tespit edilir. Bu personelin memur veya sözleşmeli memur olmaları şarttır.

Herhangi bir şekilde görevine gelmeyen Şef veya veznedar gibi görevlinin bu görevini başka bir görevliye gördürmeye ünite amiri yetkilidir. Bu gibi hallerde ünite amirleri her türlü tedbiri almak zorunluluğunda olup, aksine davranış ve ihmallerinden dolayı sorumludurlar.

Mutemetler

Vezne servisleri dışında görev unvanları ne olursa olsun personel ödemelerini karşılamak için mutemet avansı verilerek görevlendirilenlere bu yönergenin uygulanmasında

"Mutemet" denir. Mutemetlere verilecek avansların miktarı iş hacimlerine göre amirlerinin teklifi ve ünitenin ödeme emri vermeye yetkilisinin onayı ile takdir olunur.

Mutemetlerin sayısı ünitenin iş hacmine ve ihtiyaçlarına göre kadrolarla tespit olunur.

Mutemetlik yapacak personelin memur veya sözleşmeli memur olması şarttır.

Mutemet işin tamamlanmasından sonra, son harcama tarihini takip eden 3 (üç) iş günü içinde avans artığını iade etmek ve süresinde mahsubunu yaparak hesabını kapatmak zorundadır.

Avans İşlemleri

Rotatif Avans: Ünitenin/İşletmenin günlük işleri dışındaki işlemlerini yürütebilmek için amirlerinin teklifi ve Ünitenin/İşletmenin ödeme emri vermeye yetkili ita amirinin onayı ile parasal limitler dâhilinde belirli personele ödenen devamlı ve dönüşümlü avanstır.

Rotatif avansa esas harcamalara ilişkin belgeler, ilgili birim amirlerinin kontrol ve imzası ile muhasebenin dönemsellik ilkesi gereği merkez teşkilatında Mali İşler Dairesi Başkanlığı’na taşra teşkilatında muhasebe birimlerine her ayın sonunda sunulur. Muhasebe birimleri tarafından yapılan tahakkuk sonrası rotatif iş avansından yapılan harcama tutarı avans sahibine ödenir. Rotatif avansının bilanço dönemleri olan Mart-Haziran-Eylül-Aralık ayları sonu itibarıyla kapatılması zorunludur.

İş Avansı: Ünitenin/İşletmenin yapılması öngörülen mahiyeti belli bir işin tamamlanması için ünite amirinin teklifi ve ita amirinin onayı ile belirli kişilere verilen avans olup, işin tamamlanması ile kapanır.

İş avansı, harcama yetkilisinin uygun görmesi ve karşılığı ödeneğin saklı tutulması kaydıyla ilgili kanunlarında öngörülen haller ile gerçekleştirme işlemlerinin tamamlanması beklenilemeyecek ivedi veya zorunlu giderler için verilir.

İs avansı, işi yapacak, mal veya hizmeti sağlayacak olan kişi veya kuruluşa ödenmek üzere doğrudan harcama yetkilisi personele verilir.

İş avansları hangi iş için verilmiş ise yalnızca o işte kullanılabilir.

İş avansı verilen her personel harcadığı tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri amirlerinin kontrol ve imzasını da aldıktan sonra işin bitiminden itibaren 3 (üç) iş günü içerisinde merkez teşkilatında Mali İşler Dairesi Başkanlığı'na, taşra teşkilatında muhasebe birimlerine vermek ve varsa artan tutarı iade ederek hesabını kapatmakla yükümlüdür.

İş avansının verildiği tarihten önceki tarihi taşıyan harcama belgeleri avansın mahsubunda kullanılamaz.

İş avansının acil ihtiyaçlar için verildiği göz önünde bulundurularak, avansın verildiği tarihten itibaren en kısa zamanda işe başlanılmalıdır. İşe başlanılamaması veya görevin ertelenmesi durumunda avans derhal iade edilmelidir.

İş avansı kapatma süresi verildiği tarihten itibaren 30 (otuz) günü geçemez. Avans kapatılmadan avans verilmez.

Ortak Hükümler

Rotatif veya iş avansı üstünde bulunduran personel istirahat veya senelik izne çıkmadan bir gün öncesi akşamına kadar avansını mutlaka kapatmalıdır.

Kendilerine avans verilen personel avansları süreleri içinde kapatmakla, merkez teşkilatında avansı talep eden ünite, taşra teşkilatında Bölge /İşletme Müdür Yardımcıları (İdari-Mali) bu avansların hesabını izlemekle yükümlüdürler.

Muhafaza Personelinin Görevleri ve Yükümlülükleri Veznedarların Görevleri

Veznedarların başlıca görevleri şunlardır:

a) Kendilerine tevdi olunan para ve her çeşit değerleri sorumlulukları altında saklamak ve korumak,

b) Tahsil ve tediye fişlerinin kontrolünde gereken ihtimamı ve dikkati sarf etmek, tahsil ve tediye fişlerindeki imzaları kontrol etmek,

c) İhtilafları ve şikâyetleri çözmek, çözemediklerini derhal amirlerine bildirmek,

d) Usulüne göre düzenlenmiş ve imza edilmiş kasa fişi ve bordroları karşılığında para tediye ve tahsilatını yapmak, Kasa Dökümü(Ecnas) Defteri ile fış döküm ve teslim föyünü tutmak,

e) Vezneye görevlilerden başka kimseyi sokmamak, vezne mahallini acil ihtiyacı dışında amirine haber vermeden terk etmemek,

f) Bu yönergede belirtilen işler ile amirleri tarafından verilen diğer vezne işlerini yapmak.

Veznedarların Başka İşte Çalıştırılması

Vezne servislerinde görevli olanlar veya geçici olarak görevlendirilenler, bu servislerde görevli bulundukları sürece vezne işlemleri dışında diğer işlerde çalıştırılamazlar.

Mutemetlerin Yükümlülükleri

Mutemetler, bu yönergede belirtilen işler ile amirleri tarafından verilen görevleri yapmakla yükümlü olup, aldıkları avansları, görevlerinin icaplarına göre yaptıkları harcamalara ilişkin belgelerle amirlerinin kontrol imzasını da aldıktan sonra, tespit olunmuş süre içinde kapatıp mahsup ettirmeye zorunludurlar.

Daha önce alınan avanslara ait belgeler ibraz edilip kapatılarak mahsup olunmadıkça ve varsa artan para iade edilmedikçe mutemetlere yeni avans verilemez.

Mutemetler sarf evrakı, bordrolar ve benzeri belgeler ile yapacakları ödemelerde, bu belgeler üzerinde tahakkuk, kontrol ve yetkili imzaların bulunup bulunmadığını kontrol etmekle yükümlü, aksine davranışlardan sorumludurlar.

Rotatif Avans ve İş Avansı Personelinin Yükümlülükleri

Rotatif avans ve iş avansı personeli, bu yönergede belirtilen ve amirlerince verilen görevleri yapmakla yükümlü olup, aldıkları avansları görevlerinin icaplarına göre yaptıkları harcamalara ilişkin belgelerle, amirlerinin kontrol imzasını da aldıktan sonra, rotatif avansı en geç avansın alındığı ay sonunda, iş avansını ise işin tamamlanmasını müteakip kapatarak, mahsup ettirmeye zorunludurlar. Daha önce alman avanslara ait belgeler ibraz edilip kapatılarak mahsup olunmadıkça ve varsa artan para iade edilmedikçe yeni rotatif avans ve iş avansı verilemez.

Alınan iş avansı o işin gerçekleşmemesi halinde başka bir iş için sarf edilemez derhal iade edilir. Rotatif avans ve iş avansı harcamayı yapacak personele ödenir. Başka bir kişi bu avansları kullanarak harcama yapamaz.

Muhafaza Personelinin Sorumlulukları ve Ana İlkeler

Muhafaza ile görevli personel, kendilerine teslim olunan değerleri kayıplara meydan vermeden korumaya ve hesap sorulduğunda aynen veya belgelerine göre hesap vermeye ve kanunlar, yönetmelikler, yönergeler ve genelgelerle bu alandaki teamüllere uygun olarak görev yapmakla yükümlü olup aksine davranışlardan sorumludurlar.

Bunları gözetmek ve kontrol etmekle görevli personel de aynı derecede sorumludur.

Nakitle uğraşacak ve özellikle veznedar ve mutemet görevlerini yapacak personel bu işe başlatılmadan önce uygun bir süre teorik ve pratik eğitime tabi tutulur. Görevleri ile ilgili kanun, yönetmelik, yönerge vb. yürürlükteki mevzuatı okumaları sağlanır. Bunları okuduklarına dair kendilerinden alınan bir yazı sicil dosyalarına konulmak üzere insan kaynakları bölümüne gönderilir.

Kanun, yönetmelik, yönerge vb. bilmemek sorumluluk yönünden mazeret sayılmaz. Tek başına muhafaza İle görevli olanlar bunların kaybından şahsen sorumludurlar.

Ortak Muhafazada Sorumluluk

Ortak muhafazaya tabi kasalar mevcudundan asıl görevli personel birinci derecede, diğer ortak muhafaza personeli ikinci derecede sorumludurlar.

Ortak Muhafaza ve Sorumluluğa Katılma

Muhafaza ile görevli personel ortak muhafaza ve sorumluluğa aşağıdaki esaslar dâhilinde katılırlar.

a) Genel Müdürlük Merkez Teşkilatında:

Kasanın bulunduğu ünite Başkanlık ise. kasanın iç göz anahtarı ile dış kapak anahtarının bir tanesi veznedarda, dış kapağın ikinci anahtarı Başkan veya vezne servisi ile ilgili Şube Müdürü veya Müdür Yardımcısı veya Şef'te bulunur.

Kasanın bulunduğu Ünite Müdürlük ise, kasanın iç göz anahtarı ile dış kapak anahtarının bir tanesi veznedarda, dış kapağın ikinci anahtarı Şube Müdürü veya Müdür Yardımcısı veya Şef'te bulunur.

b) Taşra Teşkilatında:

Kasanın iç göz anahtarı ile dış kapak anahtarının bir tanesi veznedarda, dış kapağın ikinci anahtarı Bölge/İşletme Müdür Yardımcısı (İdari-Mali), Müdür (İdari-Mali) veya Muhasebe Şefi’nde bulunur.

c) Merkez teşkilatındaki Başkanlık ve Müdürlüklerdeki, Taşra Teşkilatında Bölge ve İşletme Müdürlüklerindeki ödeme amiri bu maddenin (a) ve (b) fıkralarında sayılan hususların uygulanmasında birinci derecede sorumludur.

Ortak Muhafazalar ile ilgili Diğer Hususlar

Ünitelerin 27 nci maddede yazılı görev kadrolarında herhangi biri bulunmadığı veya bulunup da kadro boş olduğu takdirde ortak muhafazaya katılacak benzeri görevliler ünitelerin amirleri tarafından tespit olunur ve bunların listesi Genel Müdürlüğe gönderilir. Bu kadroda yapılacak değişiklikler de aynı usule tabidir. Bu listelerin birinci nüshaları ise ilgililerin ünitelerinde saklanır.

Vezne İşleri, Servislerin Çalışma Esasları,, Tahsil ve Tediye İşlemleri

Veznelerin tahsil ve tediye işlemleri: İlgili servis tarafından düzenlenmiş tahsil ve tediye fişleri veya tahsil ve tediye fişleri eki olarak işlem görecek tahsil ve tediye listeleri veya tahsil ve tediye bordrolarının ödeme emri vermeye yetkili ödeme amirlerinin imzalamasından sonra yapılır.

Sözlü emirle para tahsil ve tediye edilemez.

Yukarıda yazılı belgeler olmaksızın veya bu vesikalarda ödeme veya tahsil emri vermeye yetkili imzalar bulunmaksızın tediye ve tahsilat yapan veznedar sorumlu tutulacağı gibi, yürürlükteki mevzuat ve usullere uymadan tahsil ve tediye emri veren amirler de aynı şekilde sorumludurlar.

Ödeme (İta) Amiri Tanımı

Teşekkül ile ilgili masrafların geçici veya kat'i olarak ödenmesi hakkında yazılı emir veya izin verenlere "Ödeme (İta) Amiri" denir. Ödeme (İta) Amirleri ile bunların yetki ve limitleri Genel Müdürlük tarafından belirlenir.

Tahsil Fişleri ve Bunlara Ait Belgelerin incelenmesi ve Tahsil İşlemi

Para tahsili için fişi alan veznedar:

a) Fişin işlem günü tarihini taşıyıp taşımadığı,

b) Meblağın rakam ve yazı ile belirtilmiş olup olmadığı, bunların birbirine uyup uymadığı,

c) Fişte, ilgili servisin imzaya yetkili bir sorumlusunun imzasının bulunup bulunmadığı,

d) Fişe bağlı belgelerde yazılı para miktarlarıyla fişte yazılı miktarların birbirine uygun olup olmadığı, bunlarda görünür bir kazıntı, silinti veya tahrifat bulunup bulunmadığı, fişe eklerinin tam yazılıp yazılmadığı ve tam eklenip eklenmediği,

hususlarını tetkik etmekle yükümlü olup, aksine davranıştan sorumludur.

Yukarıdaki ve benzeri hususlar veznedar tarafından incelendikten sonra para tahsil edilir. Bu hususlardan birinin eksikliği halinde veznedar fişi ilgili servise tamamlanması için geri gönderir.

Tahsilden Sonraki İşlem

Üçüncü kişilerden yapılacak tahsilatlardan tahsil fişinin düzenlenerek yetkililerin imzalan tamamlandıktan sonra, tahsil fişi ve suretlerine veznedar tarafından "Tahsil Edilmiştir" kaşesi vurularak ödemeyi yapan kişi veya kuruluşa tahsil fişinin ikinci sureti verilir.

Tahsil Fişlerinin Muhasebe Servisine Teslimi

İmza işlemleri tamamlanmış olan tahsil fişleri veznedar tarafından "Fiş Döküm ve Teslim Föyü"ne kaydedilir ve muhasebe servisine teslim edilir.

Tediye Fişleri ve Diğer Ödeme Belgelerinin Düzenlenmesi

Tediye fişi ve tediye bordrosu ve bunun gibi belgeler, ünitenin birinci ve ikinci derecede imzaya yetkili amirleri tarafından imzalandıktan sonra ödeme yapılmak üzere vezneye gönderilir.

Tediye Fişlerinin Veznedar Tarafından İncelenmesi ve Ödeme

Tediye için tediye fişini alan veznedar, ödeme yapmadan önce:

a) Fişin işlem günü tarihini taşıyıp taşımadığı.,

b) Fişte, birinci ve ikinci derecede imzaya yetkili amirlerin imzalarının (imzaların mürekkepli veya tükenmez kalemle atılması zorunludur) bulunup bulunmadığı,

c) Rakam ve yazı ile belirtilmiş meblağın birbirine uygun olup olmadığı,

d) Fişe bağlı belgelerde yazılı para miktarlarıyla fişte yazılı miktarların birbirine uygun olup olmadığı, bunlarda görünür bir kazıntı, silinti veya tahrifat bulunup bulunmadığı, fişe eklerinin tam yazılıp yazılmadığı ve tam eklenip eklenmediği,

e) Fişe ekli maaş ve ücret bordrolarında tahakkuk ve kontrol imzalarının bulunup bulunmadığı,

hususlarını dikkatle araştırmak ve kontrol etmekle yükümlü olup aksine davranıştan sorumludur.

Bu şartlardan birisinin bulunmaması veya noksan olması halinde ödeme yapılamaz. Noksanlıklar tamamlanmak, hatalı olan yönler düzeltilmek üzere belgeler ilgili servise gönderilir.

Veznedar yukarıda belirtilen hususların tamam olması veya noksanlıklar bulunup da ilgili servis tarafından bunların tamamlanması halinde aşağıda belirtilen esaslar dâhilinde ödemeyi yapar:

1) Veznedar parayı alan şahsı tanımıyorsa kimlik belgesini ibraz etmesini talep eder.

2) Parayı alacak olana önce fişi, bordroyu veya diğer ödeme belgesini imza ettirir ve ödemeyi ondan sonra yapar.

3) Ödeyeceği parayı, alacak olanın önünde sayar, parayı alacak personel veya üçüncü kişi de aldığı parayı veznedarın önünde sayar. Veznedarın yanından ayrıldıktan sonraki noksanlıklar dikkate alınmaz.

Tediyeden Sonraki İşlem ve Tediye Fişlerinin Muhasebeye Teslimi

Ödemeden sonra veznedar fişe "Ödenmiştir" damgasını vurur ve imza eder. Tediye fişlerini "Fiş Döküm ve Teslim Föyü”ne döker ve muhasebe servisine teslim eder.

Çek İle Yapılan Ödemeler

Ünitelerin kasalarında yeteri kadar para bulunmaması halinde alacaklılara ödenmesi gereken paranın, ünitenin hesabı bulunan bankalardan birisine çek kesmek suretiyle tediyesi yapılabilir. Bu husus Teşekküle bağlı ünitelerde de aynen uygulanır. Bu gibi çekler usulüne göre tanzim edilip (kesinlikle hamiline düzenlenmez) ilgililerin imzasından geçtikten sonra imza edilmiş tediye fişine ekli olarak vezneye gönderilir. Çeki kesen servis çekin dip koçanına çeki alacak şahsın imzasını alır. Çek vezneye geldikten sonra veznedar ilgili tetkikatı yapar, gerekiyorsa şahsın hüviyetini sorar, tediye fişinin ön ve arka kısmına çeki alacak şahsın imzasını alır ve çeki İlgiliye verir. Çekle yapılan ödeme için aynı zamanda bir de tahsil fişi tanzim edilir. Çekler için kesilen tahsil ve tediye fişlerine veznedar tarafından "Karşılıklı" damgası vurulur ve imzalanır.

Çeklerle ilgili muavin defter kayıtları, merkez teşkilatında tahsilat ve ödeme, taşra teşkilatında muhasebe servisi tarafından tutulur. Bu hesaplar her ay sonu banka ekstreleri ve yardımcı defter kayıtları ile karşılıklı kontrol edilerek mutabakat sağlanır.

Tahsil ve Tediye Fişleri ve Bordroları

Teşekkül ünitelerinde kullanılan tahsil tediye fişleri ve bordrolarının düzenlenmesinde dikkat edilecek hususlar aşağıda gösterilmiştir:

A- Tahsil Fişleri

Tahsil fişleri iki nüsha ve müteselsil sıra numaralı olarak düzenlenir. Birinci nüshası vezne servisinde kalır, ikinci nüshası istek halinde makbuz olarak parayı yatırana verilir.

B- Tahsil Bordroları

Bir gün içinde aynı hesaba çeşitli kişilerden yapılacak tahsilatın her biri için ayrı ayrı fış düzenlenecek yerde bu çeşit tahsilatı bir bordroda toplamak üzere, işlemin gereğine ve özelliğine göre düzenlenen listelerdir. Diğer tahsilatlar da bu bordrolara yazılabilir. Kasa kapanmadan evvel bu bordrolar kapanır ve yekûnları bağlanır. Düzenlenecek tahsil fişi üzerine gerekli izahat verilerek bordro fişe eklenir.

C- Tediye Fişleri

Tediye Fişleri iki nüshalı ve müteselsil sıra numaralı olarak düzenlenir. Birinci nüshası vezne servisinde, ikinci nüshası ilgili serviste kalır.

D- Tediye Bordroları

Bir gün içinde aynı hesaptan çeşitli kişilere yapılacak ödemelerin her biri için ayrı fiş düzenlenmesi yerine, bu çeşit ödemeleri bir bordroda toplamak üzere işlemin gereğine ve özelliğine göre düzenlenen listelerdir. Diğer tediyeler de bu bordrolara yazılabilir. Bu bordrolardaki ödemenin yapılabilmesi için her ödeme yapılmadan önce bu bordronun ilgili tutar sütunu karşısına ödeme emri verenin imzasının alınması şarttır. Kasa kapanmadan evvel bu bordrolar kapanır, yekûnları bağlanır. Düzenlenecek tediye fişi üzerine gerekli izahat verilerek bordro fişe eklenir. Tediye bordrolarında yazılı tutar üzerinden yapılması gerekli kesintiler İçin aynı günde kasa tahsil fişi düzenlenmesi zorunludur.

Veznedarların Kasa Fişleri Düzenleyemeyecekleri

Veznedarların tahsil ve tediye fişleri düzenlemeleri kesin olarak yasak olup, aksine davranış sorumlulukları gerektirir.

Veznedarlara bu yolla emir verilmesi de yasaktır.

Kasa Fişlerinin Düzenlenmesinde Uyulacak Esaslar

Kasa fişlerinin vezneye verilmesinden önce bu fişlerde:

a) İşlem günü tarihinin bulunması,

b) İhtiva ettikleri meblağın yazı ve rakam ile yazılmış olması ve bunların birbirine uygun bulunması,

c) Yetkililerin imzalarının bulunması,

d) Tediye fişi veya tediye bordrolarında parayı alacak şahsın ad ve soyadının bulunması,

e) İşlemin mahiyeti hakkında gerekli açıklamanın yazılmış olması,

f) Fişlerin ekleri varsa, bunların fış metnine adetleriyle mahiyetlerinin kısaca yazılmış olması,

şarttır.

Kasa Fişleri ve Çeklerin Vezneye Verilmesi

Tahsil, tediye fiş ve bordroları, ekleri ve çekler görevli servisler veya görevlendirilen personel tarafından vezneye verilir. Bunlar kasaya konulmak üzere görevlileri dışında kimseye teslim edilemez.

Kasa Fişlerini Düzenlemeye Yetkili Servisler

Kasa işlemlerinin dayanağı olan tahsil, tediye fişleri ile çekler muhasebe servisleri tarafından düzenlenir.

Başka hiçbir servis kasa fişi ve çek düzenleyemez.

Kasa Fişleri ve Eklerinin Muhasebe Servisine Verilmesi

Veznede işlem gören fişler ve benzeri belgeler vezne kapanıncaya kadar veznede muhafaza edilir. Vezne kapandıktan sonra veznedar tarafından “Fiş Döküm ve Teslim Föyü”ne kaydedilerek, muhasebe servisine teslim edilir.

Kasa mesai saatleri içinde açık bulundurulur. Kasa işlemleri, vezne kasalarının açık bulunduğu saatlerde yapılır. Mesai saatleri dışında zorunlu hallerde kasanın açılması, süresi ve kapanması ünite amirinin emrine bağlıdır.

Dışarıda Yapılması Zorunlu Olan Tahsil ve Tediyeler

Bankalardan, resmi kuruluşlardan veya diğer özel veya tüzel kişilerden tahsil edilecek paralar veznedar veya bu görev kendisine verilen personel tarafından tahsil edilir.

Tahsil veya tediye edilecek paranın çek, fatura, dekont, makbuz, yazı ve benzeri geçerli belgelerden birine dayanması gerekir.

Ünitelerce bankalardan veya başka yerlerden alınacak paranın miktarına göre ünite amiri veya ünite amirinin görevini yapan kimse tarafından gerekli her türlü tedbirlerin alınması şarttır.

Dışarıdaki tahsil ve tediyelerin öncelikle banka havalesiyle yapılması esastır.

Veznedarlar ve Vezne İşleri İle Görevlendirilenlerin Uymaya Zorunlu Oldukları Diğer Hususlar ve Tedbirler, Sahte, Çalınmış veya Tedavülden Kaldırılmış Paralar

Sahte veya çalınmış paraların özellik ve numaraları ile tedavülden kaldırılan veya kaldırılacak olan paraların değiştirme süre ve şartları hakkında ilgili makam ve mercilerin gerek ilan yolu ile gerek sözlü ve yazılı olarak verecekleri bilgiler, veznedarlar veya para tahsili ile görevli olanlar ilgili emirler tarafından önemle izlenir. Tahsil ve tediye sırasında bu hususlara dikkat edilir. Ayrıca Genel Müdürlük bu konuda yayımlayabileceği genelgelerle üniteleri uyarır. Tahsil ve tediye ile görevli olanlar bu hususta tereddüt ettikleri takdirde amirlerine danışmak zorundadırlar.

Veznedarların Görev Başından Ayrılmaları ve Sonuçları

Veznedarlar iş saatleri içinde kasa işlemlerini hesaben ve nakden teslim etmedikçe görevleri başından ayrılamazlar. İzin, hastalık vb. sebepler ile kısa ve uzun süre için görevleri başından ayrılanlar, gerek tek olarak gerekse ortak olarak korumakla görevli bulundukları kasa muhteviyatını, yerine bakacak personele bir tutanakla tam olarak teslim etmedikçe açık ve noksanlardan sorumludurlar.

Kasayı usulü dairesinde devir ve teslim etmeden ayrılan ve görevlerine gelmeyen veznedarlara hemen görevleri başına gelerek işlerine devam ve kasayı devir ve teslim etmeleri yazı ile bildirilir. Bu bildiriye rağmen gelmeyen veya nerede oldukları bilinmeyen veya firar ettikleri anlaşılan veznedarların buldurulup getirilmeleri, kasayı devir ve kasa anahtarlarını teslime zorlanmaları için durum savcılık veya emniyet makamlarına bildirilir.

Veznedarlar bu merciler tarafından bulunup getirilemediği takdirde kasa savcılık makamının yetkili memuru ile birlikte mühürlenerek keyfiyet bir tutanakla tespit edilir.

Veznedar anahtarları getirdiği takdirde bu anahtarlarla, getirmediği takdirde yedek anahtarlar getirilerek kasa açılmak üzere kasayı mühürleyen makama başvurulur. Bu makamın yetkili memuru ile birlikte kasanın mührü kaldırılarak muhteviyatı sayılıp sonucu müşterek imzalı bir tutanakla tespit edilir. Sayım sonunda tespit edilen nakit miktarlarında bir noksanlık varsa tutanağa geçirilir. Tutanağa geçirilen bu miktar tediye fişi ile veznedara zimmet kaydedilerek veznedar hakkında derhal kovuşturmaya geçilir. Para haricindeki kıymetleri muhafaza etmekle görevli olanların bunları devir ve teslim etmeden görevlerine gelmemeleri veya firar etmeleri halinde de yukarıdaki esaslara göre işlem yapılır.

Kasaya Konulacak Kıymetler

Vezne kasasına Teşekküle ait Para, Kambiyo Senetleri (Poliçe, Bono, Çek), Hisse Senedi. İlmühaber, Kupon ve Talon, İntifa Senedi. Tahvil, Makbuz Senedi ve Varant, Konişmento, Taşıma Senedi, İpotekli Borç Senedi, İrat Senedi, Rehinli Tahvil, Rehin Makbuzu, Varlığa Dayalı Menkul Kıymet, Oydan Yoksun Hisse Senedi, Yatırım Fonu Katılma Belgesi, Depo Sertifikası, Hisse Senedi ile Değiştirilebilir Tahvil, Katılma İntifa Senedi, Kâra İştirakli Tahvil, Banka Bonosu ve Banka Garantili Bonolar, Finansman Bonosu, Gayrimenkul Sertifikası, Kâr ve Zarar Ortaklığı Belgesi, Altın Gümüş ve Platin Bonosu ile Teminat Mektubu, Çek Karnesi, Kefaletnameler, Sigorta Poliçeleri ve var ise veznedarın tabancasından başka hiçbir şey konulamaz ve saklanamaz. Kasa kapatıldıktan sonra zorunluluk halinde ünite amirinin emri ile açılan kasadan çekilen veya yatırılan para için tanzim edilen tediye veya tahsil fişi imzaları tamamlanmış vaziyette vezne kasasında saklanabilir ve ertesi gün işleme konur.

Veznedarlar Arasında Para Alıp Verme

Ünitelerde bulunan bir veznedarın diğer bir veznedardan para alması ve/veya diğer bir veznedara para vermesi yasaktır. Ancak ilgili ünitelerin amirlerinin karşılıklı yazacakları talep ve kabul yazıları ve usulüne göre düzenlenmiş kasa fişi veya çek ile para tahsil ve tediyesi yapılabilir.

Vezne Odasında Bulunacak Eşya

Vezne odasının eşyası; kasa, bilgisayar, yazıcı, veznedarın sandalyesi ve masası, gözlü ve çekmeceli bank, para sayma makinesi, sahte para kontrol cihazı, hesap makinesi ve çelik dolaptan ibarettir. Vezne odasına sayılanlardan başka hiçbir şey konulamaz.

Paranın Cinslerine Göre Paket Haline Getirilmesi

Veznedar, aldığı paraları kupür cinslerine göre her biri 100 (yüz) kupürü ihtiva eden paketler halinde tasnif eder. Paketleri bandrollere geçirerek her bandrolün üzerine paranın tutarını yazar ve paketi parafe eder.