Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu İç Kontrol Eylem Planı ve Risk Eylem Planı Hazırlanmasına Yönelik Usul ve Esaslar

Amaç

Bu Usul ve Esasın amacı Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu Birim ve İdare İç Kontrol Eylem Planı ve Risk Eylem Planlarının hazırlanmasına ve izlenmesine yönelik usul ve esasları belirlemektir.

Kapsam

Bu Usul ve Esas, Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumunun görevi kapsamında sunulan hizmetleri kapsar.

Dayanak

Bu Usul ve Esas, 24/12/2003 tarih ve 25326 sayılı resmi gazetede yayımlanan 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 55 inci, 56 ncı ve 57 nci maddeleri ile 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 220/A maddesine dayanılarak Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından hazırlanan Kamu İç Kontrol Yönetmeliği ve Kamu Kurumsal Risk Yönetimi rehberine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Bu Usul ve Esasta geçen,

a) Bakanlık: Hazine ve Maliye Bakanlığını,

b) Kurum: Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumunu,

c) Başkan: Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu Başkanını,

d) Birim Yöneticisi: Harcama Birimi Başkan Yardımcısını,

e) Birim İç Kontrol Eylem Planı: İlgili harcama birimlerine ait İç Kontrol Eylem Planını,

f) Birim Risk Eylem Planı: İlgili harcama birimlerine ait Eylem Risk Eylem Planını,

g) Kurum İç Kontrol Eylem Planı: Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu İç Kontrol Eylem Planını,

h) Kurum Risk Eylem Planı: Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu Risk Eylem Planını,

i) İzleme ve Değerlendirme Kurulu: Kurum Başkan Yardımcıları, Hukuk Müşaviri ve Strateji Geliştirme Daire Başkanından oluşan komisyonunu,

j) Mali Hizmetler Birimi: Strateji Geliştirme Daire Başkanlığını,

İfade eder.

Genel esaslar

Kurumumuz amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere harcama birimleri ve Kurum bazında oluşturulan organizasyon, yöntem, süreç ile iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütününü İç kontrolün 5 Bileşen, 18 Standart ve 79 Genel Şartı kapsamında değerlendirmek ve uyumunu sağlamak amacıyla yapılan çalışmalar bütünü İç kontrolü ifade eder.

İç kontrolün amacı

Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini,

a) Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini,

b) Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini,

c) Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini,

d) Varlıkların kötüye kullanılmasını ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamaktır.

Kurumumuzda İç kontrol çalışmalarının amacı Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini sağlamak amacıyla, Bakanlık tarafından belirlenen 5 Bileşen kapsamında, düzenleme ve yöntemlere uygun olarak;

1. Faaliyetlerin; görev, yetki ve sorumlulukların belirlendiği uygun bir kurumsal yapı içerisinde, etik değerleri benimsemiş, yeterli ve yetkin personel tarafından yürütülmesini,

2. Amaç ve hedefler ile bunların gerçekleşmesini ve faaliyetleri etkileyebilecek risklerin belirlenmesini, değerlendirilmesini ve bu riskler için uygun kontrol yöntemlerinin geliştirilmesini ve uygulanmasını,

3. Etkin bir bilgi ve iletişim sisteminin kurulmasını ve işletilmesini,

4. Faaliyetlerin sürekli ve sistemli bir şekilde izlenmesini ve geliştirilmesini, sağlamak üzere iç kontrol sistemini oluşturmak, uygulamak, izlemek ve geliştirmektir.

Birim kamu iç kontrol standartlarına uyum eylem planı çalışmaları MADDE 7- Harcama birimleri kendi görev ve yetki alanlarına giren iş ve işlemleri bünyelerinde oluşturmuş oldukları iç kontrol çalışma ekibi ve yöneticileri ile birlikte aşağıda yer alan İç Kontrolün beş bileşeni kapsamında, on sekiz standart ve yetmiş dokuz genel şartlar açısından mevcut durumu değerlendirirler.

Stratejik planda yer alan hedef, vizyon ve misyonlarına ulaşmayı sağlamak üzere uyum eylem planında yer alan her bir genel şart için bu standartların gerçekleştirilebilmesi amacıyla birim faaliyetlerine ilişkin mevcut durumun Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak veya güçlendirmek için düzenleme, uygulama, yöntem, süreç ve işlemler gibi tedbirleri içeren eylemler belirler ve eylemlere ilişkin çalışmaları yaparlar.

Kontrol ortamı: Faaliyetler; görev, yetki ve sorumlulukların açık bir şekilde belirlendiği bir kurumsal yapı içerisinde, etik değerleri benimsemiş, yeterli ve yetkin personel tarafından yürütülür. Hesap verebilirliği sağlamak üzere yöneticilerin ve personelin performans ölçütleri belirlenir, iç kontrol sisteminin oluşturulması ve uygulanması için gerekli yetki, görev ve sorumluluklar tanımlanır.

Risk değerlendirme: İdarenin stratejik amaç ve hedeflerine yönelik kurumsal riskler ile harcama birimlerinin faaliyet ve süreçlerine yönelik operasyonel risklerin, suistimal risklerinin, teknolojiye ilişkin risklerin ve benzer risklerin belirlenmesi, analiz edilmesi, etki ve olasılıklarının ölçülmesi, önceliklendirilmesi, risklere yönelik alınacak kararların belirlenmesi, raporlanması ve izlenmesi aşamalarından oluşur.

Kontrol faaliyetleri: Risk değerlendirme sürecinde belirlenen risklerin etki ve olasılıklarını kabul edilebilir düzeylere indirmek amacıyla uygun kontrol faaliyetlerinin belirlenmesini, uygulanmasını ve izlenmesini kapsar. Risklere yönelik belirlenen ve uygulamaya konulan yönlendirici, önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyetleri idarenin iç düzenlemelerine ve uygulama süreçlerine dâhil edilerek süreklilik sağlanır.

Bilgi ve iletişim: İdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilginin uygun bir şekilde kaydedilmesini, tasnif edilmesini ve ilgililerin sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilmesini kapsar.

İzleme: İç kontrol sisteminin ve işleyişinin sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapmaya da bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmesi ve raporlanmasıdır.

Harcama birimleri görev ve sorumluluk alanında olan faaliyetlerine ilişkin eylemlerin yer aldığı Birim Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planını iki yıllık olarak oluşturur. Harcama birimi tarafından hazırlanan Eylem Planı yıl içerisinde sürekli izlenerek gerçekleşmeleri takip edilir. Birimler tarafından haziran ve aralık aylarında eylemlerin izlemeleri raporlanarak mali hizmetler birimine gönderilir.

Birim Kamu İç Kontrol Standartlarına uyum eylem planında yer alan eylemlerden idarenin bütününü ilgilendiren veya birimin görev alanına girmekle birlikte üst yöneticinin onayını gerektiren eylemler ise İdare Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planına dâhil edilmek üzere malî hizmetler birimine bildirilir.

Birden fazla birimi ilgilendiren eylemler, tüm ilgili harcama birimleri tarafından kendi birim kamu iç kontrol standartlarına uyum eylem planlarına kaydedilerek eylemlerin gerçekleşmesi takip edilir.

İdari kamu iç kontrol standartlarına uyum eylem planı çalışmaları MADDE 8- İç Kontrol Standartlarına uyum eylem planı hazırlanırken idarenin bütününü ilgilendiren veya birimin görev alanına girmekle birlikte üst yöneticinin onayını gerektiren eylemler olduğunda, bu eylemler malî hizmetler birimine bildirilir. Mali hizmetler birimi tarafından koordine edilerek “İdare Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı”na dâhil edilir.

Mali hizmetler birimi tarafından iki yıllık olarak hazırlanan eylem planı İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunun değerlendirmesine sunulur. Kurum Başkanı tarafından onaylanan İdare Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı, izleyen on iş günü içinde mali hizmetler birimi tarafından Bakanlığa gönderilir ve Kurum internet sayfasında yayımlanarak iki yıl boyunca takibi yapılır.

İdari kamu iç kontrol standartlarına uyum eylem planı izleme ve değerlendirme çalışmaları

Birim Yöneticisi; Birimindeki düzenleme, faaliyet, süreç ve işlemlerin iç kontrol bileşenleri ile Kamu İç Kontrol Standartlarına uyum düzeyini sürekli değerlendirmeler yapmak suretiyle izler, haziran ve aralık aylarında izleme raporlarını malî hizmetler birimine raporlar. Malî hizmetler birimi, idarenin yönetici ve diğer personelinin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve önerileri, harcama birimlerinin değerlendirmeleri, iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporları ve eylem planlarında yer alan eylemlerin gerçekleşme sonuçlarını dikkate alarak değerlendirme raporu hazırlar.

İzleme ve Değerlendirme Kurulu, idare kamu iç kontrol standartlarına uyum eylem planı izleme ve değerlendirme raporunu Kurum Başkanı onayına sunar. Rapor mart ayının on beşine kadar mali hizmetler birimi tarafından Bakanlığa gönderilir ve Kurum internet sayfasında yayımlanır.

Birim ve idari risk eylem planı çalışmaları

Harcama biriminde yürütülen faaliyet ve süreçleri olumsuz etkileyebilecek risklerin tespit edilmesini, değerlendirilmesini ve bu risklerin etki ve olasılıklarını azaltacak önlemlerin alınmasını sağlamak üzere Birim Yönetici tarafından görevlinin iç kontrol ve risk koordinatörü, harcama birimindeki alt birim yöneticileri ve personelin de katılımlarıyla birim risk kontrol eylem planı hazırlanır.

Harcama birimleri risk kontrol eylem planlarını hazırlanırken harcama birimlerinin faaliyet ve süreçlerine yönelik operasyonel risklerden Kurumun Stratejik Planında yer alan amaç ve hedeflerini olumsuz etkileyebilecek olanlar ile idare risk kontrol eylem planına da yer almasını istedikleri riskleri Kurum İdari risk kontrol eylem planına dâhil edilmek üzere malî hizmetler birimine bildirirler. Harcama birimleri tarafından gönderilen riskler Malî hizmetler birimi tarafından koordine edilerek idare risk kontrol eylem planını hazırlar. Hazırlanan eylem planı İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunun değerlendirmesine sunulur.

Kurul tarafından değerlendirilen idare risk kontrol eylem planı Kurum Başkanının onayından sonra Kurum internet sayfasında yayımlanır ve yürürlüğe girer.

Birim ve idari risk eylem planı izleme ve değerlendirme çalışmaları

Birim risk kontrol eylem planı, birim risk koordinatörü tarafından yıl içerisinde sürekli izlenmeli, acil oluşan riskler için yeni eylemler öngörülmelidir.

Kritik önemdeki bir riskin gerçekleşmesi durumunda ilgili birim yöneticisi gecikmeksizin üst yöneticiye bildirim yapmalıdır. İlgili riskin önceden belirlenmiş olan acil eylem planı veya düzeltici ilave risk yönetimi faaliyetleri ivedilikle uygulamaya alınmalı ve düzeltici faaliyetlerin sonuçları malî hizmetler birimine raporlanmalıdır.

Harcama birimleri Kurum İdari risk eylem planın da yer alan risklerine ilişkin İzleme sonuçlan Risk Kayıt ve İlave Risk Yönetimi Faaliyeti Takip Formlarını düzenleyerek haziran ve aralık aylarında mali hizmetler birimine raporlar.

Malî hizmetler birimi, İdare Kamu İç Kontrol Standartlarına uyum eylem planlarında öngörülen eylemlerin gerçekleşme sonuçları, harcama birimlerinden gelen izleme raporlarını koordine ederek her yılın haziran ve aralık ayı sonu itibarıyla iki dönem halinde ve eylem planı formatında Kurula raporlandıktan sonra üst yöneticiye sunar.

Üst yönetici, uygulama sonuçlarını izler ve gerekli tedbirleri alır.

Yürürlük

Bu Usul ve Esaslar Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurum Başkanı tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme

Bu Usul ve Esaslar, Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurum Başkanı tarafından yürütülür.